請求・支払明細書は、領収書のように発行が義務付けられている書類ではありませんが、取引を円滑に進めるうえで重要な書類です。そのため、ExcelやWordで明細書を作成している企業も多くあります。
しかし、「明細書を作成したいが、どのように作れば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ExcelやWordで使える請求・支払明細書のテンプレートを中心にご紹介します。
- テンプレートを使って簡単に明細書を作成したい
- 明細書の概要を知って、ミスのない書類を作りたい
- 作成した明細書の管理に使えるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、テンプレートを活用して明細書を短時間で作成できるだけでなく、作成した明細書の最適な管理方法もわかります。
目次
明細書とは
ここでは、支払明細書の概要や、混同されやすい領収書との違いについて解説します。まずは以下を読んで、支払明細書への理解を深めましょう。
支払明細書の概要
支払明細書とは、商品の代金や給与など、企業や個人が支払う金額の内訳を明記した書類のことです。
支払内容や金額が確定したタイミングで発行され、請求書の作成・発行に先立って、取引の詳細を相手に伝える目的があります。また、記載内容には取引先の氏名、発行日、金額、取引内容などが含まれ、取引の証拠としても有効です。
このように、支払明細書を発行することで、取引内容や金額に関する認識のズレを防ぎ、トラブルを未然に回避することができます。また、取引の透明性を高め、会計処理の正確性を担保するうえでも重要な役割を果たすのです。
支払明細書と領収書の違い
支払明細書は、発行が義務付けられている書類ではないのに対し、領収書は購入者からの請求があれば発行しなくてはならない書類です。
また、支払明細書が支払いの「前」に発行されるのに対し、領収書は金銭授受の「後」に発行される点も違いです。なぜなら、支払明細書は取引の内容を事前に明確にし、お互いの認識齟齬を防止することが目的だからです。
このように、支払明細書の発行は必須ではありませんが、取引の内容を相互に確認できるので、トラブルの発生リスクを抑えるために活用されます。
【無料】すぐに使える明細書のテンプレート5選
以下では、すぐに利用できる明細書のテンプレートを5つご紹介します。目的に合わせて、必要なテンプレートを使いましょう。
【Excel】消費税の計算が自動でできる内訳明細書
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、消費税の計算が自動でできる内訳明細書のテンプレートです。あらかじめ、Excelに消費税を自動計算する関数が入っているので、計算の手間なく明細書を作成できます。
【Excel】シンプルな表形式の支払明細書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、シンプルな表形式の支払明細書です。シンプルなため、汎用性があります。
【Excel】カスタマイズして使える請求内訳明細書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、請求内訳明細書です。
商品名を入力する欄がある明細書であるため、仕入れや小売での取引詳細を残す場合に役立ちます。また、必要な項目を追加してカスタマイズしやすいデザインも特徴です。
【Word】ビジネスで使える請求書の送付状
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、請求書明細を郵送する場合に使える請求書送付状のテンプレートです。
明細書を郵送するときには送付状も用意しなくてはなりませんが、テンプレートを使えば手間がかかりません。あらかじめ必要項目が記載されているので、抜け漏れのない書類を簡単に作れます。
【Word】表形式の内訳明細欄がある受領書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、表形式の内訳明細欄がある受領書のテンプレートです。
請求内容を表形式で品目ごとに示せるうえ、小計・消費税・合計をそれぞれ記載する欄があるので、取引の内容を詳細に把握できます。
明細書に書くべき項目
以下では、Excelのテンプレートで作成した支払明細書を参考に、記載すべき項目をご紹介します。支払明細書に書くべき内容に厳格な決まりはありませんが、一般的に記載が推奨される項目は以下の通りです。
- 書類名
- 発行日
- 取引相手
- 自社名
- 支払残高
- 取引内容
書類名は「支払明細書」と記載します。請求書と形式が似ているため、誤解を避ける目的があります。
支払明細書を発行した日付を記載します。日付を記載することで、いつの取引に関する明細書なのかを明らかにできます。
送付先の企業名または個人名を記載します。企業の場合は「○○株式会社 御中」、個人の場合は「○○様」と記載しますが、両方を併記する場合は「御中」「様」を重ねて使用しないよう注意しましょう。
自社の情報を記載します。万が一問題が生じたときに連絡しやすいよう、自社の「企業名・担当者名・住所・電話番号・メールアドレス」などを明記するのが望ましいです。
取引における残高情報を記載します。ただし、掛取引のように取引日と支払日が異なる場合に必要となるものであり、ひと月のみの取引では記載不要です。
取引内容には、以下の内訳を記載します。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 日付 | 商品の納品日やサービスの提供期間 |
| ナンバー | 自社の商品・管理コード |
| 内容 | 商品名・サービス名 |
| 数量 | 納品した個数・重量など（単位まで記載） |
| 単価 | 消費税を抜いた単価 |
| 金額 | 数量と単価を掛けた金額 |
| 小計 | 税抜きの合計金額 |
| 消費税 | 小計にかかる消費税（軽減税率がある場合、別に欄を設けて記載） |
| 合計 | 税込みの合計金額 |
ただし、領収書と違い、必須項目が定められているわけではないので、状況に応じて必要な項目を追加したり不要な項目を削除したりしましょう。
【必見】作成した明細書を適切に管理する方法
以下では、作成した明細書を適切に管理する方法を解説します。
明細書は、取引の内容を双方が確認するために発行される重要な書類です。そのため、必要なときにすぐ内容を確認できる状態で管理しておかなければなりません。
ただし、社内では複数の取引が同時に進行するため、明細書のExcelやWordファイルを各自のパソコンで管理していると、どこにどの取引の明細書があるのかわからなくなってしまいます。そこで、誰もが簡単に情報を共有できるITツールで明細書を管理しましょう。
結論、社内の明細書の管理には、明細書のファイルを添付して、取引の詳細やメモも同時に残せる情報共有ツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、ExcelやWordのファイルを直接貼ってすぐに共有できるほか、取引の背景や注意事項などもあわせて記載できます。また、ノートに紐づく「タスク」で取引に関するToDoも管理可能です。
“明細書がどこにあるかわからない”を解決する情報管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
請求・支払明細書のテンプレートまとめ
これまで、請求・支払明細書のテンプレートを中心にご紹介しました。
ExcelやWordのテンプレートを活用することで、簡単に請求・支払明細書を作成できます。しかし、作成した明細書を個人のパソコンやファイル共有ストレージに保管していると、必要な書類を探すのに時間がかかります。
そこで、ファイルを添付するだけで関係メンバーにリアルタイムで情報共有できるITツールを導入しましょう。また、請求・支払明細書を発行している時点では取引は未完了であることが多いため、それぞれの取引の進捗も把握できると便利です。
したがって、自社の明細書管理に最適なのは、明細書と一緒に取引の詳細や背景情報まで管理できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内の明細書を適切に管理しましょう。
