請求・支払明細書は、領収書のように発行が義務付けられている書類ではありませんが、取引を円滑に進めるうえで重要な書類です。そのため、ExcelやWordで明細書を作成している企業も多くあります。
しかし、「明細書を作成したいが、どのように作れば良いかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ExcelやWordで使える請求・支払明細書のテンプレートを中心にご紹介します。
- テンプレートを使って簡単に明細書を作成したい
- 明細書の概要を知って、ミスのない書類を作りたい
- 作成した明細書の管理に使えるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、テンプレートを活用して明細書を短時間で作成できるだけでなく、作成した明細書の最適な管理方法もわかります。
目次
【無料】すぐに使える明細書のテンプレート5選
以下では、すぐに利用できる明細書のテンプレートを5つご紹介します。目的に合わせて、必要なテンプレートを使いましょう。
【Excel】消費税の計算が自動でできる内訳明細書
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、消費税の計算が自動でできる内訳明細書のテンプレートです。あらかじめ、Excelに消費税を自動計算する関数が入っているので、計算の手間なく明細書を作成できます。
【Excel】シンプルな表形式の支払明細書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、シンプルな表形式の支払明細書です。シンプルなため、汎用性があります。
【Excel】カスタマイズして使える請求内訳明細書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供している請求内訳明細書です。
商品名を入力する欄がある明細書であるため、仕入れや小売での取引詳細を残す場合に役立ちます。また、必要な項目を追加してカスタマイズしやすいデザインも特徴です。
【Word】ビジネスで使える請求書の送付状
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、請求書明細を郵送する場合に使える請求書送付状のテンプレートです。
明細書を郵送するときには送付状も用意しなくてはなりませんが、テンプレートを使えば手間がかかりません。あらかじめ必要項目が記載されているので、抜け漏れのない書類を簡単に作れます。
【Word】表形式の内訳明細欄がある受領書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、表形式の内訳明細欄がある受領書のテンプレートです。
請求内容を表形式で品目ごとに示せるうえ、小計・消費税・合計をそれぞれ記載する欄があるので、取引の内容を詳細に把握できます。
明細書は必須？領収書との違いとは
支払明細書は発行が義務付けられている書類ではないのに対し、領収書は購入者からの請求があれば発行しなくてはならない書類です。
また、領収書は金銭授受が完了してから発行されるのに対し、明細書が金銭の支払い前に発行される点も違いです。なぜなら、明細書は取引の内容を明確にして、お互いの認識齟齬を防止することが目的だからです。
このように、明細書は必須ではありませんが、取引の内容を相互に確認できるので、トラブルの発生リスクを抑えるために活用されます。
明細書に書くべき項目
支払明細書に書くべき内容は、厳格には決まっていませんが、一般的に記載が推奨される項目は以下の通りです。
- 書類名
- 発行日
- 取引相手
- 自社名
- 支払残高
- 取引の内容
ただし、領収書と違い、必須項目が定められているわけではないので、状況に応じて必要な項目を追加したり不要な項目を削除したりしましょう。
作成した明細書を適切に管理する方法
以下では、作成した明細書を適切に管理する方法を解説します。
明細書は、取引の内容を双方が確認するために発行される書類です。そのため、必要なときにすぐ内容を確認できるようにしなくてはなりません。
ただし、社内では複数の取引が同時に進行するため、明細書のExcelやWordファイルを各自のパソコンで管理していると、どこにどの取引の明細書があるのかわからなくなってしまいます。そこで、誰もが簡単に情報を共有できるITツールで明細書を管理しましょう。
結論、社内の明細書の管理には、明細書のファイルを添付して、取引の詳細やメモも同時に残せる情報共有ツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、ExcelやWordのファイルを直接貼って共有できるほか、取引の背景や注意事項なども記載できます。また、ノートに紐づく「タスク」で取引に関するToDoも管理可能です。
“明細書がどこにあるかわからない”を解決する情報管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
請求・支払明細書のテンプレートまとめ
これまで、請求・支払明細書のテンプレートを中心にご紹介しました。
ExcelやWordのテンプレートを作成することで、簡単に請求・支払明細書を作成できます。しかし、作成した明細書を個人のパソコンやファイル共有ストレージに保管していると、必要な書類を探すのに時間がかかります。
そこで、ファイルを添付するだけで関係メンバーにリアルタイムで情報共有できるITツールを導入しましょう。また、請求・支払明細書を発行している時点では取引は未完了であることが多いため、それぞれの取引の進捗も把握できると便利です。
したがって、自社の明細書管理に最適なのは、明細書と一緒に取引の詳細や背景情報まで管理できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内の明細書を適切に管理しましょう。
