昨今では、法律の整備やテレワークの普及などをきっかけに、書類の電子化が進んでいます。書類を電子化すれば、簡単に情報を探し出せるようになるのでマニュアルだけでなく、文量の多い「取扱説明書」や「重要事項説明書」の管理にも効果的です。
しかし、「何を使って電子化すれば良いのか分からない」「デジタルに弱いので管理できるか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめのアプリを中心に紹介します。
- 煩雑化した紙の説明書を電子化して整理したい
- 取扱説明書を電子化する方法やコツを把握したい
- 説明書をはじめとする、文書のペーパーレス化を促したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、説明書を電子化する方法が分かり、自社のペーパーレスな文書管理体制を整えることができます。
目次
説明書の電子化 / データ化が進む背景
説明書の電子化 / データ化が進む背景として以下の3つが挙げられます。電子化するにあたり、どのような状況変化があったのか押さえておきましょう。
（1）リモートワークの増加
まず、コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業がリモートワークの導入を始めたことが背景にあります。
リモートワークでは、オフィスで管理されている書面を確認できなかったり、対面のようにスムーズに情報交換したりするのが難しくなります。そのため、少しでも生産性を上げるためには場所に囚われずに情報を閲覧できる体制を整えることが重要なのです。
そこで、説明書等を電子化していつでも閲覧できるようにすることで、自己解決が促され効率的に業務を行うことが可能になります。
（2）SDGsの普及
国際的なSDGsへの関心の高まりは、ペーパーレス化をさらに推し進めています。
近年では、環境問題を意識した取り組みが広がっています。そのなかのひとつに、紙の使用を減らすと、原料の木材を獲得するための森林伐採量が削減され、自然破壊の抑制に大きく貢献することが挙げられています。
そのため、ペーパーレス化はSDGsにおいて重要な役割を担っていると言えます。また、このような取り組みで※ステークホルダーからの信頼を獲得するために「サステナビリティ経営」を実施する企業も増えているのです。
※株主・社員・顧客・地域社会など、企業に対して利害関係を持つ人の総称
（3）法改正
2022年5月18日に、宅地取引業法が改正され、書面の電子化の流れに拍車をかけました。
具体的な改正内容としては、不動産取引において、相手の承諾があれば「重要事項説明書」「契約締結時書面」「媒介契約締結時書面」などを電子化して公布できるというものです。この法改正によってよりスピーディーに契約することができるようになりました。
以上のように、企業を取り巻く環境は刻々と変化しており、その変化に対応する形で様々な書類の電子化 / データ化が進められているのです。
説明書を電子化する4つの方法
以下では、説明書を電子化する4つの方法をご紹介します。それぞれの注意点も紹介しているので、担当者の方は必見です。
（1）外部制作会社に委託する
1つ目は、外部制作会社に委託する方法です。
説明書の制作や電子化などを専門的に行なっている外部の会社に依頼すると、短期間での完了が見込めます。また、従業員の手間がかからないので、他の業務に人員を割くことができます。
しかし、自社で電子化するよりもコストがかかってしまうため、大量の説明書を電子化する必要があるときのみの利用が望ましいです。
（2）複合機やプリンターでスキャンする
2つ目は、複合機やプリンターでスキャンする方法です。
複合機やスキャン機能を搭載したプリンターを使って、紙の説明書をスキャンしてPDF化します。すでに自社で複合機を利用していれば、追加の導入コストをかけずに電子データを作成できるのです。
ただし、一枚ずつスキャンするためページ数が多いと膨大な時間がかかるほか、スキャンした説明書は基本的に修正できない点に注意しましょう。
（3）ExcelやWordを利用する
3つ目は、ExcelやWordを利用する方法です。
ExcelやWordを使って説明書を電子化する場合、書き替えの手間がかかりますが、長期的に運用していくうえで欠かせません。また、ExcelやWordは多くの企業で導入されているため、操作を覚えるための教育コストや、追加の料金コストも抑えられるのです。
ただし、電子化する説明書が増えると、ファイル数が膨大になり管理しきれなくなるほか、共有には別のツールを利用する必要がある点に注意しましょう。
（4）説明書作成アプリを利用する
4つ目は、説明書を作成できるアプリを利用する方法です。
アプリを使って説明書を電子化する場合、Excel同様に工数がかかるものの、業務を効率化するうえで避けられない取り組みです。ただし、共有機能を備えていれば、メールやチャットにファイルを添付して送信する手間が省けるなど、副次的メリットを得られます。
また、既存データの移行支援を実施している「ナレカン」であれば、いちから説明書を書き直す面倒がないので、最小限の工数で電子化を進めたい方におすすめです。
説明書を電子化する2つのコツ
ここでは、紙の説明書を電子化する2つのコツを紹介します。以下のコツは、説明書だけでなく、あらゆる文書の電子化に活用できるので必見です。
（1）改訂・修正しやすい方法で管理する
1つ目のコツは、改訂・修正しやすい方法で管理することです。
説明書の内容に変更があれば、すぐに修正をしなければなりません。たとえば、業務マニュアルや作業手順書の場合、変更内容の改訂・修正が遅れると古い情報に沿って社員が作業を進めてしまい、重大なミスやトラブルにつながるのです。
したがって、説明書を電子化するときは、スムーズに改訂や修正ができる仕組みで管理しましょう。
（2）必要な情報にたどりつきやすくする
2つ目のコツは、必要な情報にたどり着きやすくすることです。
説明書を電子化するうえでは「必要な情報をすぐに見つけられるか」を重視する必要があります。しかし、ExcelやWordで説明書を扱うと、書類が混ざりやすく、情報へのアクセス性が下がってしまいます。
一方、文書のテーマごとに「フォルダ」の階層を変えて見やすく整理でき、超高度な検索機能も備えた「ナレカン」で説明書を保管すれば、目的の情報を即座に見つけられます。
【知らなきゃ損】最も簡単に説明書を電子化できるアプリ
以下では、最も簡単に説明書を電子化できるアプリをご紹介します。
説明書を電子化すれば、破損や紛失の心配がないうえ、場所を問わず説明書を閲覧できます。しかし、ExcelやWord・紙の説明書のスキャンデータを正しく整理しなければ、かえってファイル管理が煩雑になり、目的の情報をすぐに見つけられません。
そのため、以上のデメリットを解消しつつ、効果的に説明書を電子化するには「検索機能」や「フォルダ」を備えたアプリが不可欠だと言えます。ただし、多機能で操作が複雑なアプリは社内に浸透しづらく、結果的に説明書が放置されてしまうのです。
結論、説明書の電子化に最適なのは、メールを使える方ならば、誰でも簡単に説明書を電子化・共有・管理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成した説明書は、多階層のフォルダで見やすく整理できます。また、高度な「キーワード検索」とチャットGPTのような「自然言語検索」によって、必要な説明書に即アクセスでき、情報が見つからないストレスを解消します。
メールを使える方ならば誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
説明書を電子化するメリット・デメリット
説明書を電子化するメリット・デメリットには、それぞれ以下の点が挙げられます。
| メリット | デメリット |
|---|---|
|
|
以上のように、説明書の電子化にはメリット・デメリットの両方があります。とくに、導入コストがかかると電子化するのを躊躇してしまいがちですが、料金の高さではなく「費用対効果が高いか」に注目すべきです。
たとえば、プランの中に、ITに不慣れな現場でもすぐに使えるような「手厚いサポート」が含まれているのであれば、費用対効果は高いと言えます。したがって、「導入後すぐに使えるか」や「費用対効果は高いか」を慎重に検討したうえで、電子化を進めましょう。
説明書を電子化するコツや方法まとめ
ここまで、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめアプリを中心にご紹介しました。
説明書を電子化する方法として「外部制作会社に委託する」「複合機などでスキャンする」「ExcelやWordを利用する」「アプリを利用する」が挙げられます。ただし、電子化する方法は、電子化した情報に即アクセスできるかを軸に選択しましょう。
結論、「フォルダで説明書を整理でき、検索機能も搭載したアプリ」を選べば、目的の情報にすぐにたどり着けます。また、共有機能を備えたアプリであれば、メールやチャットを介さずスムーズに説明書を共有できるのです。
以上のことから、自社が導入すべきなのは、「フォルダ」「検索機能」「共有機能」を過不足なく搭載した『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、説明書をはじめとした、あらゆる文書を効果的に電子化しましょう。
