法律の整備やテレワークの普及によって、書類の電子化が進んでいます。書類を電子化すれば、簡単に情報を探し出せるようになるので、契約書や領収書だけではなく、文量の多い「取扱説明書」や「重要事項説明書」の管理にも効果的です。
しかし、「何を使って電子化すれば良いのか分からない」「デジタルに弱いので管理できるか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめのアプリを中心に紹介します。
- 説明書を電子化する方法やメリットを知りたい
- 説明書の電子化に便利なアプリを使いたい
- 電子化した説明書を管理する体制を整えたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、説明書を電子化する方法が分かり、自社の文書管理体制を整えられます。
目次
説明書の電子化 / データ化が進む背景
説明書の電子化 / データ化が進む背景として、「コロナ禍によるリモートワークの増加」と「SDGsの普及によるペーパーレス化の推奨」の2つが挙げられます。
コロナウイルスの感染拡大を経て、多くの企業がリモートワークの導入を始めました。リモートワークをするときは、従来と同等以上の生産性を確保するため、場所に囚われずに情報を閲覧できる体制を整えることが何よりも重要です。
また、SDGsへの関心が高まる昨今では「サステナビリティ経営」を実施する企業も増加しています。※ステークホルダーからの信頼獲得において、ペーパーレス化の取り組みも重要な意味を持ちます。
このように、企業の経営を取り巻く環境は刻々と変化しており、その変化に対応する形で様々な書類の電子化 / データ化が進められているのです。
※株主・社員・顧客・地域社会など、企業に対して利害関係を持つ人の総称
説明書を電子化する3つの方法
以下では、説明書を電子化する3つの方法をご紹介します。それぞれの注意点も紹介しているので、担当者の方は必見です。
（1）複合機やプリンターでスキャンする
1つ目は、複合機やプリンターでスキャンする方法です。
複合機やスキャン機能を搭載したプリンターを使って、紙の説明書をスキャンしてPDF化します。すでに自社で複合機を利用していれば、追加の導入コストをかけずに電子データを作成できるのです。
ただし、一枚ずつスキャンするためページ数が多いと膨大な時間がかかるほか、スキャンした説明書は基本的に修正できない点に注意しましょう。
（2）ExcelやWordを利用する
2つ目は、ExcelやWordを利用する方法です。
ExcelやWordで説明書を作成すれば、スキャンの手間をかけず簡単に電子化できます。また、ExcelやWordは多くの企業で導入されているため、操作を覚えるための教育コストや、追加の料金コストも抑えられるのです。
ただし、電子化する説明書が増えると、ファイル数が膨大になり管理しきれなくなるほか、共有には別のツールを利用する必要がある点に注意しましょう。
（3）説明書作成アプリを利用する
3つ目は、説明書を作成できるアプリを利用する方法です。
アプリを使って説明書を作成すれば、複合機などでスキャンする必要はありません。また、共有機能を備えていれば、メールやチャットにファイルを添付して送信する手間が省けて便利です。
ただし、多機能なアプリは操作が複雑で社内に浸透しづらく、電子化した説明書が見られなくなる事態につながります。そこで、誰でも簡単に説明書を作成・閲覧できる「ナレカン」のようなアプリを使えば、効果的な説明書の電子化が実現するのです。
説明書を電子化する3つのコツ
ここでは、紙の説明書を電子化する3つのコツを紹介します。以下のコツは、説明書だけでなく、あらゆる文書の電子化に活用できるので必見です。
（1）電子化の優先順位をつける
1つ目のコツは、電子化の優先順位をつけることです。
説明書の重要度や閲覧頻度に応じて、電子化の優先順位を設定します。たとえば、「社員が毎日閲覧する業務マニュアル」と「年に数回閲覧する取扱説明書」の場合、前者を優先的に電子化する必要があるのです。
すべての文書を一度に電子化しようとすると、社内が混乱してしまい時間がかかる可能性があります。したがって、優先度の高い説明書から着手して、徐々に電子化を進めましょう。
（2）改訂・修正しやすい方法で管理する
2つ目のコツは、改訂・修正しやすい方法で管理することです。
説明書の内容に変更があれば、すぐに修正をしなければなりません。たとえば、業務マニュアルや作業手順書の場合、変更内容の改訂・修正が遅れると古い情報に沿って社員が作業を進めてしまい、重大なミスやトラブルにつながるのです。
したがって、説明書を電子化するときは、スムーズに改訂や修正ができる仕組みで管理しましょう。
（3）必要な情報にたどりつきやすくする
3つ目のコツは、必要な情報にたどり着きやすくすることです。
説明書を電子化するうえでは「必要な情報をすぐに見つけられるか」を重視する必要があります。しかし、社内サーバーで説明書を管理していると、ExcelやWordで作成したほかの書類と混ざりやすく、結果として管理が煩雑になるのです。
一方、フォルダで見やすく文書を整理でき、高度な検索機能も備えた「ナレカン」で説明書を保管すれば、目的の情報を即座に見つけられます。
【知らなきゃ損】最も簡単に説明書を電子化できるアプリ
以下では、最も簡単に説明書を電子化できるアプリをご紹介します。
説明書を電子化すれば、破損や紛失の心配がないうえ、場所を問わず説明書を閲覧できます。しかし、ExcelやWord・紙の説明書のスキャンデータを正しく整理しなければ、かえってファイル管理が煩雑になり、目的の情報をすぐに見つけられません。
そのため、以上のデメリットを解消しつつ、効果的に説明書を電子化するには「検索機能」や「フォルダ」を備えたアプリが不可欠だと言えます。ただし、多機能で操作が複雑なアプリは社内に浸透しづらく、結果的に説明書が放置されてしまうのです。
結論、説明書の電子化に最適なのは、メールを使える方ならば、誰でも簡単に説明書を電子化・共有・管理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成した説明書は、瞬時に任意のメンバーに共有されるうえ、多階層の「フォルダ」で見やすく整理できます。さらに、キーワードの絞り込みや添付ファイル内検索といった高度な「検索機能」により、目的の情報がすぐに見つかるのです。
メールを使える方ならば誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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説明書を電子化するメリット・デメリット
説明書を電子化するメリット・デメリットには、それぞれ以下の点が挙げられます。
| メリット | デメリット |
|---|---|
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以上のように、説明書の電子化にはメリット・デメリットの両方があります。とくに、導入コストがかかると電子化するのを躊躇してしまいがちですが、料金の高さではなく「費用対効果が高いか」に注目すべきです。
たとえば、プランの中に、ITに不慣れな現場でもすぐに使えるような「手厚いサポート」が含まれているのであれば、費用対効果は高いと言えます。したがって、「導入後すぐに使えるか」や「費用対効果は高いか」を慎重に検討したうえで、電子化を進めましょう。
説明書を電子化するコツや方法まとめ
ここまで、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめアプリを中心にご紹介しました。
説明書を電子化する方法として「複合機などでスキャンする」「ExcelやWordを利用する」「アプリを利用する」が挙げられます。ただし、スキャンする方法やExcel・Wordを利用する方法では、情報のアクセス性に欠ける点に注意が必要です。
そこで、「フォルダで説明書を整理でき、検索機能も搭載したアプリ」を選べば、目的の情報にすぐにたどり着けます。また、共有機能を備えたアプリであれば、メールやチャットを介さずスムーズに説明書を共有できるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、「フォルダ」「検索機能」「共有機能」を過不足なく搭載した『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、説明書をはじめとした、あらゆる文書を効果的に電子化しましょう。
