多くの企業で使われているWordやExcelで手順書をつくれば、紙で作成するよりも教育・作成コストを抑えながら業務の効率化を図れます。そのため、今日では「テンプレート」を使って、体裁が整った手順書を作ることが一般的です。
とはいえ、手順書を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、WordやExcelそれぞれのメリット・デメリットを中心に紹介します。
- 何で手順書を作成すればいいか分からない
- テンプレートを活用して手間をかけずに手順書を作成したい
- Word・Excelより簡単に手順書へアクセスできる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、Word・Excelのメリット・デメリットを押さえられるだけでなく、手順書を作成・管理するのに最適な方法まで見つけられます。
目次
【Word・Excel】手順書/マニュアルの作り方の注意ポイント
手順書を作るときには、注意点を2つ紹介します。以下の2点に注意しましょう。
- 5W1Hを記載する
- 読み手を意識する
When（いつ）・Where（どこで）・Who（だれが）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）の6つの要素を明確にしましょう。たとえば、「〇〇サービス」「15時まで」といった「何を」「いつ」を省略しないようにしましょう。
手順書の作成者と読み手との間には、業務に対する理解度に大きな差があります。そのため、「専門的な用語には注釈を加える」といった基本的なことを含め、誰にとっても分かりやすい手順書を目指しましょう。
上記の2つを意識して作成すれば、読み手の誤った解釈・理解を減らすことができます。
どっちがいい？WordとExcelで作業手順書を作成するメリット
以下では、WordもしくはExcelで作業手順書を作成するメリットをそれぞれ解説します。「どっちを使ったら良いのか迷っている」という担当者の方は必見です。
Word(ワード)で手順書を作成するメリット
Wordは、長文で資料を作成するのに特化したソフトだと言えます。具体的なWordのメリットは、以下の通りです。
- 誤字脱字を検知する機能が搭載されている
- ページ番号を採番できる
- 印刷しやすい
- ディクテーション機能（音声入力）が搭載されている
以上のことから、文字での説明が多い手順書や冊子形式にしたい場合は、Wordで作成することをおすすめします。
Excel(エクセル)で手順書を作成するメリット
Excelは、関数機能が備わっていることから、データ集計やグラフ作成に適したソフトだと言えます。具体的なExcelのメリットは、以下の通りです。
- 図やグラフを作成できる
- 関数を使ったり、データ集計のプロセスを表示したりできる
- タブを使って、手順書を細分化できる
- セル形式のため、一覧表を作成しやすい
とくに、売上管理や納品管理など数値を扱う作業や「計算プロセス」の手順書を作成する場合には、Excelでの作成をお勧めします。
要注意！Word・Excelで作業手順書を作成するデメリット3選
以下では、Word・Excelの手順書における3つのデメリットを解説します。テンプレートを使えば簡単に手順書を作れますが、Word・Excelには注意点があることも考慮しなければなりません。
（1）ファイル管理が面倒である
1つ目のデメリットは、ファイル管理が面倒である点です。
Wordで手順書を作成する場合、基本「1ファイルにつき、1手順書」となるため、ファイル数が増えて煩雑になりがちです。一方、Excelは”タブ”を分けて整理できますが、ファイル名だけでは「どのような中身なのか」まで判断するのは困難です。
このように、「どこに・何があるのか」分かりづらい管理方法では、作業手順書を作成したとしても運用されづらいです。そこで、フォルダの階層を分けて管理できる「ナレカン」のようなツールを活用すれば、面倒なファイル管理から脱却できます。
（2）スマホやタブレットだと見づらい
2つ目のデメリットは、スマホやタブレットだと確認しづらい点です。
Word・Excelはパソコンに最適化されているため、スマホやタブレットだと手順書が読みづらいことがあります。また、PDF化すれば多少は読みやすくなるものの、すぐに編集できないうえ、原本とPDFの両方を管理する手間がかかるのです。
したがって、Word・Excelは、スマホやタブレットからアクセスしづらい点で、手順書の運用に適していません。
（3）共有に時間がかかる
Word・Excelで手順書を作成する3つ目のデメリットは、共有に時間がかかる点です。
Word・Excelの手順書を共有するには、メールやチャットなど別のツールを経由しなければなりません。また、資料を見るたびにファイルを開く工数がかかり、すぐに情報を共有するのが難しくなります。
一方、「手順書の作成・共有・管理」が1つのツール上で完結できるツールなら、手順書を瞬時にメンバーに共有できるので、情報を更新した際も別のツールを使って再度共有する手間を省けるのです。
Word・Excelで作成した手順書を簡単に管理・共有できるツール
以下では、Word・Excelで作成した手順書を簡単に管理・共有できるツールを紹介します。
WordとExcelは、どちらもファイル管理が面倒であったり、共有に時間がかかったりするデメリットが伴います。 そのため、作成した手順書は「あらゆるファイルをまとめて管理できるITツール」上で保管すべきです。
しかし、検索機能の不十分なツールでは、必要な手順書がなかなか見つからず、ファイル管理のストレスは解消されません。そこで、「高度な検索機能を備えたツール」を選択して、手順書をすぐに確認できる体制を整えましょう。
結論、自社が導入すべきツールは、高精度の検索機能で欲しい情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの記事にWordやExcelの手順書を添付すれば、「添付ファイル内検索」機能で簡単に必要な情報を見つけられます。また、生成AIを活用した「添付ファイルの要約機能」も備わっているので、わざわざ手順書を開くことなく、一目でファイルの中身を確認できます。
高度な検索機能が備わったツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで手順書を作成・管理する例＞
- テンプレートの登録
- 編集履歴
- キーワード検索
自社の手順書作成に適したテンプレートを登録しておけば、わずかな操作で呼び出せます。新たな手順書を作成するたびに、一から作り始める必要がありません。
ナレカンには編集履歴が残るため、「誰が、どこを、どのように編集したのか」をひと目で確認できます。
画像のように、記事のタイトルやタグ、添付したファイル名で絞り込んで検索可能です。そのため、とくに扱う情報量の多い大企業でも、欲しい情報をすぐに見つけられます。
Word・Excel｜見やすい手順書の無料テンプレート・フォーマット
ここでは、Word・Excelで使える無料の作業手順書テンプレートを紹介します。以下のフォーマットを使って、短時間で手順書をつくりましょう。
Word｜デザイン済みの手順書テンプレート
こちらは、すでにデザインされたWordの作業手順書テンプレートです。
表紙と見出しがついているので、デザインを一から考える必要がありません。また、デザインはグリーン、ブルー、モノクロの3色があり、用途に合わせて選べます。
しかし、「見出し」「要点」「引用」などの構成があらかじめ用意されている一方で、カスタマイズ性が低く業務によっては使いづらい恐れがあります。
Excel｜メモ欄がある手順書フォーマット
こちらは、メモ欄があるExcelの作業手順書テンプレートです。
すでにレイアウトが整えられているので、文章を打ち込むだけで手順書が完成します。ただし、作業ごとに資料をつくる必要があり、Excelファイルが増えて管理が面倒な点に注意しなければなりません。
ファイルを必要以上に増やしたくない場合には、”タブ”を活用するのがおすすめです。
Excel｜アウトラインを書きやすい作業手順マニュアルテンプレート
こちらは、アウトライン（概要）を書きやすいExcelの作業手順書テンプレートです。
目次のレイアウトが決まっているので、アウトラインから書きはじめられます。また、小見出しを決めたうえで作成できるため、統一感が出やすい点もメリットです。
しかし、スマホでは見づらく、内容を更新したときに該当箇所を探しにくい点に注意が必要です。
Excel｜改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレート
こちらは、改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレートです。
業務内容の変更とともに、作業標準書も改訂し続ける必要があります。改訂履歴を残しておけば、いつ・どのように変えたのか簡単に分かります。
作業内容の記載欄が広く取られている点もこのテンプレートの特徴です。
WordやExcelのテンプレートを利用すれば、工数を削減できるメリットがある一方、ファイル管理が煩雑になりやすいといったデメリットもあります。
そのため、「ナレカン」のような”情報管理ツール”を使って、Word・Excelで作った手順書を管理するのも選択肢のひとつです。情報管理ツールで管理すれば、Word・Excelを使った管理の抱える課題を解消できます。
Word・Excelの業務手順書テンプレート・ひな形まとめ
これまで、Word・Excelの手順書テンプレートを中心に解説しました。
Word・Excelは多くの企業で使われており、テンプレートを使えば手順書をつくる時間を大幅に減らせます。しかし、必要な情報にすぐにたどり着けないほか、共有に手間がかるデメリットは無視できません。
そこで、「ITツール」を使って、Word・Excelの手順書を管理しましょう。しかし、検索機能の不十分なITツールでは、Wordのファイル管理のように欲しい手順書がなかなか見つかりません。
したがって、手順書の管理には、高精度の検索機能で必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、手順書の管理・共有を改善しましょう。
