仕事をする場所や環境に関わらず、ビジネスの基礎となるコミュニケーションが上手くいかなければ、さまざまな業務に支障が出始めます。そのため、コミュニケーションを円滑にするITアプリを導入する企業が増えているのです。
そこで、”コミュニケーション機能”や”作業進捗を自動分析できる機能”を備えた「Talknote（トークノート）」が注目を集めています。しかし、「Talknoteの導入を検討しているが、自社に合ったツールか分からない」と悩む企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Talknoteの概要や使い方、口コミ・評判を中心にご紹介します。
- Talknoteの使い方や機能を知りたい
- 評判や口コミを見たうえで自社への導入を検討したい
- Talknoteよりも簡単に社内情報を共有・管理できるツールを教えて欲しい
という方はこの記事を参考にすると、Talknoteがどのようなツールなのか分かり、さらに自社にマッチするかを判断できるようになります。
目次
Talknote（トークノート）とは
以下では、Talknoteの概要と機能をご紹介します。とくに「自社で運用するイメージがつかめない」という方は必見です。
Talknoteとほかの情報共有アプリとの違い
Talknote（トークノート）は、日本企業の「Talknote株式会社」が展開する情報共有プラットフォームです。『組織のチカラを最大化すること』を目的としており、リアルタイムで情報を共有したり、データを蓄積したりすることで組織運営をサポートします。
また、ほかの情報共有アプリとは異なり、情報を書いた「ノート」が時系列に「タイムライン」に表示される点が特徴です。さらにPCやiPhone、Androidなどのスマホに対応しているため、時間や場所を問わず最新の情報をすぐに共有できます。
Talknoteは医療や製造、小売、飲食をはじめとしたさまざまな業界で、1,100社以上の導入実績があります。
Talknoteの機能
以下では、Talknoteで利用できる機能を4つの種類ごとに紹介します。Talknoteを使いこなすには、機能や特徴を把握することが重要です。
(1)社内コミュニケーション活性化機能
社内コミュニケーション活性化機能は、メッセージやスタンプ、いいね機能を中心に、社員同士が気軽にやりとりができる環境をつくります。具体的な機能は以下の通りです。
| ＜機能＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| ノート |
情報の種類に応じて、関連する社員に共有できる機能です。 |
| プロフィール |
メンバーのプロフィールを確認できる機能です。 |
| サンクス |
ほかの社員に感謝を伝えられる機能です。 |
| メッセージ |
チャット形式で会話感覚のコミュニケーションがとれる機能です。 |
| スタンプ |
テキストでは伝わりきらない感情などを簡単に共有できる機能です。 |
| 既読・未読 |
投稿が読まれたかだけでなく、誰が閲覧したかまで分かる機能です。 |
| タイムライン |
自身が参加しているグループへの投稿を、まとめて確認できる機能です。 |
| いいね |
投稿に対して簡単にリアクションできる機能です。 |
(2)HR機能
HR機能はTalknoteの大きな特徴であり、利用状況などからさまざまな情報を数値化、分析できます。具体的な機能は以下の通りです。
| ＜機能＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| 組織スコア |
組織の状態を可視化して、組織課題の特定をサポートする機能です。 |
| オーバーワーク検知 |
アクセス時間の増減を検知して、心身の健康維持や離職防止に役立てられる機能です。 |
| アクションリズム解析 |
各社員の仕事のリズムを見つけ、仕事に対する関心や積極性などを察知することでフォローを可能にする機能です。 |
(3)業務効率化機能
業務効率化機能を使えば、作業の手間が軽減されます。具体的な機能は以下の通りです。
| ＜機能＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| メンション |
とくにメッセージを確認してほしいメンバーに通知を送る機能です。 |
| 社外コミュニケーション |
社外のユーザーとメッセージのやりとりができる機能です。 |
| ブックマーク |
あとで見返したい投稿やメッセージを一覧にできる機能です。 |
| タスク管理 |
仕事の対応期限が過ぎたときに、通知を送り抜け漏れを防ぐ機能です。 |
| 動画 |
テキストや画像だけでなく、動画を投稿・再生できる機能です。 |
| ハッシュタグ |
同カテゴリの投稿をまとめて表示できる機能です。 |
| 絞り込み検索 |
任意の条件で投稿を絞り込みする機能です。 |
| メール連携 |
メールツールを連携して、Talknoteへ投稿する機能です。 |
| シェア機能 |
投稿やメッセージを、ほかのノートやメッセージに転送する機能です。 |
| 予約投稿 |
投稿やメッセージを、あらかじめ指定した日時に発信できる機能です。 |
(4)管理機能
管機機能があれば、管理者のアプリを導入するにあたり、Talknoteの作業工数を最小限に抑えられます。具体的な機能は以下の通りです。
| ＜機能＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| ノート一括登録・変更 |
アクセスできるノートを一括で登録・変更する機能です。 |
| 部署連動機能 |
部署とノートを紐づけて、メンバー変更時に自動的にアクセス権限が変更される機能です。 |
| 利用環境制限 |
許可していないIPアドレスや端末からの利用を制限する機能です。 |
| メンバーの権限管理 |
メンバーごとに権限を管理できる機能です。 |
以上のように、Talknoteには多種多様な機能が搭載されており、各機能を十分に活用することで組織での情報共有が改善されます。
ただし、たとえ機能が豊富でも実際に使わなければ意味がないので、本当に必要な機能なのかを判断することがポイントです。たとえば、社内の「情報共有」が目的であれば、「Stock」のような、必要な機能に過不足のないシンプルなアプリがおすすめです。
トークノートはメッセージを見られる？管理者による監視機能とは
Talknoteは、管理者による監視機能として「アクションリズム解析」機能が備わっていますが、個人的なメッセージ内容を見られてしまう心配はありません。
具体的には、管理者がメンバーの「Talknoteへのアクセス時間」「社内SNSでのコミュニケーション量」などの傾向をアクションリズムとして観測します。そして、リズムの崩れが継続した場合は、管理者や人事担当者などのメンバーへアラートが通知されます。
たとえば、「アクションリズム解析」のひとつに「コミュニケーションラインモニタリング」があります。この機能では、管理者が「各社員が誰とコミュニケーションをとっているのか」を監視して、過不足なくやりとりできているのかを確認できるのです。
スマホでTalknoteのアプリをダウンロード・ログインする方法
以下では、スマホでTalknoteのアプリをダウンロード・ログインする方法を紹介します。
まず、Google PlayまたはApp Storeからアプリをダウンロードしましょう。以下は、App Storeの画面です。【入手】をタップするとダウンロードできます。
次に、ダウンロードしたアプリを開きます。【ログイン】をタップすると、ログイン画面へ移行します。IDやパスワードを入力してログイン完了です。
Talknoteの基本的な使い方とは
以下では、Talknoteの利用用途として、4つの使い方をご紹介します。まずは基本的な使い方をマスターしましょう。
使い方1｜気軽にコミュニケーションをとる
「メッセージ」を使えば、メールよりも気軽にスピード感のあるコミュニケーションが取れます。
Talknoteでは会話形式でコメントが残せるので、対面のようにテンポよくコミュニケーションができます。さらに、テキストはもちろん、スタンプや画像の添付、ボイスメッセージの投稿機能も備わっています。
メッセージは「個人」と、任意のメンバーを招待する「グループ」のふたつに分かれます。なお、Talknoteを利用している企業同士であれば社外とのやりとりも可能です。
使い方2｜社内で情報を共有する
Talknoteの「グループ」は、複数メンバーと情報共有できる機能です。
トップ画面では参加グループのタイムラインが表示され、投稿を時系列順に閲覧できます。また、それぞれの投稿にはコメントも残せるので、掲示板のような運用も可能です。
したがって、部署やチームが多く、各メンバーが複数の業務を兼任している企業に有効な機能と言えます。
使い方3｜仕事の抜け漏れを防ぐ
Talknoteの「タスク機能」を使えば、作業を可視化して忘れないように管理できます。
“情報共有”と”作業依頼”のいずれもTalknote上でやりとり可能なので、ツールを使い分けたりメールと併用したりする必要がありません。また、タスクの抜け漏れを防ぐ「通知機能」もあり、複数の仕事を同時並行している場合に役立つのです。
さらに、Talknoteの「Taskbot」を利用すれば、日報の提出をはじめとした繰り返しタスクのリマインドを自動化します。
使い方4｜HR機能で社員をサポートする
Talknoteの特徴の一つである「HR機能」は、Talknoteの利用状況などの情報を分析し、組織改善のヒントを示唆します。
たとえば、「アクションリズム解析」では、Talknoteでのコミュニケーション量やアクセス時間を測定し、社員の労働状況を数値化します。大きな変化が続いたときには管理者に通知が入るので、社員への個別フォローが必要であると判断できるのです。
以上のように、TalknoteのHR機能は社員の状況を収集、分析する高度な技術です。そのため、使いこなすのは困難ですが、上手く運用すれば大きな成果につながる可能性があります。
使い方5｜マニュアルを蓄積する
Talknoteは「マニュアル」の蓄積にも使えるツールです。
とくに、マニュアル内に動画を添付すると、文章だけでは伝わりにくい内容も視覚的に示せます。また、マニュアル内には、メッセージで質疑応答や補足情報を残すことも可能なため、次々に新しい情報を提供・共有することが可能です。
このように、動画や画像を使ったマニュアルを蓄積していくことで、従業員に”本当に使われる効果的なマニュアル”になるため、業務の効率化を推し進めるのです。
使い方6｜進捗を確認できる
Talknoteに「テンプレート」機能を使い、日報のテンプレートを作成すれば、社員の進捗を把握することが可能になります。
日報のテンプレートとして業務内容、目標に対する到達度、1日の振り返りなどの項目を追加すると、日報を書くときに情報の抜け漏れや内容のばらつきがなくなります。そのため、見やすい日報が誰でも書けるようになるのです。
以上のようにテンプレートの活用は、日報をはじめとした”繰り返し発生する報告”の手間を省き、円滑に情報共有していくためのポイントになります。
【無料で使える？】Talknoteの料金プラン比較
Talknoteの利用料金は、初期費用+基本料金+管理者費用+オプションで決まります。基本料金は以下の通りです。
- ユーザーライセンス：1,380円/ユーザー/月（月払い）
- アルバイトライセンス：680円/ユーザー/月（月払い）
管理者費用は5,000円/ユーザー/月となっていますが、初期費用やオプションの料金の詳細は、問い合わせが必要です。また、無料プランはない一方、14日間無料で利用できる無料トライアルもあるので、興味のある方は使用感を確認してから導入を検討しましょう。
Talknoteはやばい？口コミ・評判とは
以下ではTalknoteの口コミ・評判をご紹介します。第三者の意見も参考に自社に合ったツールか判断しましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreview＞Talknoteを参考にしております。
Talknoteの良い口コミ・評判
はじめに、Talkknoteの良い口コミと評判をご紹介します。ツールを利用しているユーザーからは「仕事を依頼できる」「落ち着いて情報に対処できる」という声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2024年12月19日）タスク化を行うことによって、依頼をしたいユーザーに仕事を依頼したりできる。スタンプも豊富にあり、つい作業的なメッセージになったとしても、スタンプで和ませることができる
非公開ユーザー（投稿日：2024年02月15日）他の商品（2，3つしか比べていないが）と比べて、情報が流れすぎない。他の商品だと投稿など情報がフローになるので見落としやすかったり、体系的にまとまっていなかったり、流れに追いつけない場合が多い。その点このシステムだと、情報がストックになるような作りなので、見落とすことも少ないし、体系的にまとまっているし、落ち着いて情報に対処できる。
非公開ユーザー（投稿日：2024年01月04日）Talknoteはノートという掲示板を作成し、そこに参加するメンバー間で手軽に情報共有ができる。また、個人や複数人相手にメッセージとしてのやり取りもできるようになっている。メッセージが決まった相手にしか開示されないのは当たり前として、ノートはクローズにするかオープンにするかを設定できるので投稿できない人でも閲覧はできる、といった運用ができる。また、投稿者を限定することもできる。ノートにメール送信することで投稿もできるので環境がない場合でも情報共有ができて便利。
Talknoteの改善点に関する口コミ・評判
次に、Talknoteの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「よく言われていることだが、検索機能が非常に弱い」という声が寄せられており、「Talknoteがやばい」と言われる原因の一つになっていると考えられます。
非公開ユーザー（投稿日：2024年12月19日）投稿する文字が拡大できるようになったり、文字の色を変更できるようになればもっと使いやすいのではないかと思います。
非公開ユーザー（投稿日：2024年02月15日）よく言われていることだが（だいぶ良くはなったが）検索機能が非常に弱い。使ってくると慣れてこのシステムに合わせて検索できるようになるが、他社製品と比べると弱い。
非公開ユーザー（投稿日：2024年01月04日）検索機能が全体検索しか無い。せっかく情報をためているのだから、ノート内を検索したい。ノート名とキーワードで検索できればいいが、複数キーワードでの検索もできないので対応不可能。メールでの投稿時、メンションの設定ができない。指定の記述子などでメンションの設定ができるようにしてほしい。環境依存かもしれないが、Androidのアプリでスタンプの投稿時にスタンプが表示されずに投稿できない。
Talknoteのデメリットとは
Talknoteのデメリットとしては、以下の2点が挙げられます。
- （1）コメント・投稿を見落としやすい
- （2）情報を探しづらい
Talknoteでは、「自分の投稿にコメントまたはリアクションがあった場合」「メンバーへ依頼したタスクが完了した場合」などの通知がすべて「お知らせ通知一覧画面」に表示されます。
そのため、通知の数が増えると、コメントや投稿を見落としやすくなってしまうデメリットがあります。
Talknoteは全体検索のみ可能で、ノートごとの検索ができないので、せっかくノートに情報を蓄積しても、あとから振り返りづらいです。また、複数のキーワードを組み合わせて検索することもできません。
このように、Talknoteでは、情報が流れるうえ、目的の情報を探す手間がかかってしまう点がデメリットです。そのため、共有した情報をストレスなく業務に役立てるには「情報が流れないうえ、アクセス性に優れたツール」の導入がおすすめです。
Talknoteよりも簡単に情報共有・管理ができるツール
以下では、Talknoteよりも簡単に情報共有・管理ができるおすすめのツールをご紹介します。
Talknoteを使えば時系列に情報を確認できますが、メッセージや投稿が次々と流れてしまい、あとから振り返るのが困難です。実際に、ユーザーからは「投稿を探すのに時間がかかる」などの声が上がっています。
そこで、情報が流れることなく蓄積できるITツールを導入しましょう。ただし、多機能なツールは、操作が複雑で社内に浸透しない恐れがあるので「社員全員が簡単に使えるほどシンプルなデザインか」も重要な選定ポイントと言えます。
結論、社内の情報共有・管理にはノート形式で簡単に情報を集約・確認できるツール「Stock」一択です。
Stockは、「ノート」に簡単に情報がまとめられるうえ、文字の装飾や画像添付も直感的です。また、ノートには「メッセージ」が紐づいており、話題が錯綜しないので情報が流れる心配がありません。
社内情報を簡単に集約・確認できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで社内情報を共有・管理するイメージ
Stockは、画像のように、テキストだけでなく画像やファイル添付で情報を見やすくまとめ、リアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で、情報が流れることなくやりとりできるので、社員同士のコミュニケーションもとりやすいと言えます。
【Talknoteの導入事例】株式会社ネクストリンク
株式会社ネクストリンクは、Talknoteによりプライベートと仕事を分立しつつ、社内間でのスムーズなコミュニケーションにより業務効率化を実現しました。
ネクストリンクでは、社内でのやりとりにLINEを使用しており、プライベートのオンオフが曖昧になるという問題がありました。そこで、Talknoteを導入したことで、仕事用の連絡を完全に分け、オンオフの切り替えができるようになったのです。
さらに、Talknoteはスマホでも使用できるため、普段パソコンを使う機会が少ないサービス業の会社でも使えて、コミュニケーションの幅が広がりました。このように、外出先やスキマ時間での使用ができたことで、よりコミュニケーションが活発になったのです。
Talknote（トークノート）の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Talknote（トークノート）の使い方や口コミ・評判を幅広くご紹介しました。
Talknoteは、機能が豊富な情報共有プラットフォームです。「メッセージ」はもちろん、組織のコンディションが分かる「分析機能」も備わっているので、組織力を強める効果が期待できます。
一方で、「検索機能が弱い」という不満の声も見られました。欲しい情報が見つからないストレスや業務効率の低下をなくすためにも、“情報の集約”と“アクセス性”を軸にツールを選びましょう。
結論、社内の情報共有・管理には情報を簡単にまとめて、検索機能で欲しい情報にアクセスできるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、誰でも簡単に情報共有できる環境を整えましょう。
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