従業員の行動に関する基準やルールを示すために、多くの企業で「マニュアル(手順書)」や「ガイドライン」が作成されます。
 
しかし、「そもそもマニュアルとガイドラインの違いが分からない」「作成しても誰も読んでいない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、手順書とガイドラインの違いや、作成ポイントを中心にご紹介します。
 
という担当者の方はこの記事を参考にすると、手順書とガイドラインの意味や作り方の違いが分かり、さらに適切な管理方法も見つかります。


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ガイドラインの概要

以下では、ガイドラインの基本を解説します。マニュアルとガイドラインの違いを知っておくべき理由も分かるので担当者の方は必見です。

違いを理解すべき理由

マニュアルとガイドラインの違いが分かれば具体的に何を書くべきなのか迷いません。
 
たとえば、マニュアルとガイドラインが混同している場合、「具体的な作業手順が書いていないマニュアル」や「何を守れば良いのか曖昧なガイドライン」になってしまいます。
 
以上のことからも、従業員に活用してもらうためには、マニュアルとガイドラインを区別しておく必要があります。

「マニュアル」と「ガイドライン」の違い

マニュアルとガイドラインの違いは、「どこまで具体的な行動を規定しているか」の程度にあります。
 
マニュアルは誰でも同じ仕事ができるように、具体的な作業手順を示した文書を指します。一方、ガイドラインは具体的な行動などは規定せずに、守るべき基準を示すのみに留まるものです。
 
言い換えれば、マニュアルや手順書には仕事のやり方が、ガイドラインには向かうべき方向が記載されています。

【一覧表】ほかの用語との違い

ここでは、「ガイドライン」とほかの用語との違いを一覧表で紹介します。
 
ガイドラインと類似する単語を一覧にした画像
 
以上のように、似たような意味で使われることが多い用語ですが、微妙に意味が異なるため、覚えておきましょう。


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【画像あり】マニュアルとガイドラインの例文

以下では、カスタマーハラスメントに関するマニュアルとガイドラインの例文を画像付きで比較します。両者の違いを目で見て確かめましょう。
 
ガイドラインを作成するときの見本を書いた図
 
マニュアルを作成するときの見本を書いた図
 
このように、ガイドラインでは「どの範囲がカスタマーハラスメントに該当するのか」という大まかな基準を示しています。一方、マニュアルではカスタマーハラスメントが発生した場合の具体的な対処方法について記載されており、両者には明確な違いがあります。


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分かりやすいガイドラインの書き方|マニュアルと比較

以下では、ガイドラインを作成するポイントをマニュアルと比較して解説します。内容に過不足がないガイドラインを作成したい方は必見です。

(1)大まかな方向性を示す

はじめに、ガイドラインでは「大まかな方向性」を示しましょう。
 
具体的には、「今後どのような問題を解決すべきか」や「どのような対応方針をとるか」などの方向性を設定します。ただし、具体的な解決や対応の手段は書きません。
 
逆に、大まかな基準や方向性だけ書かれたマニュアルでは、従業員は「何をすれば良いのか分からない」と途方に暮れてしまいます。そのため、ガイドラインとは異なり、マニュアルには細かい作業手順を明確に示す必要があるのです。

(2)抽象的に記載する

次に、ガイドラインは抽象的に書きましょう。
 
ガイドラインを具体的に書きすぎると、従業員の裁量を狭めることにつながるため、結果的に「自分で考えて行動する」という能力が身につかなくなります。
 
逆に、抽象的なマニュアルでは「何をすれば良いのか分からない」という状況になり、部下から相談や質問が増えて対応に追われることになるので、マニュアルには業務や操作の方法を具体的に書きます。

(3)読み手に判断をゆだねる

最後に、ガイドラインでは具体的な手段、行動は示さず、臨機応変に動ける従業員に判断させましょう。
 
大きな方向性をガイドラインで示せば、予期せぬ事態に見舞われても臨機応変な対応ができるのです。逆に、マニュアルは誰でも同じ仕事ができるようにするために作成するので、具体的に書き下す必要があります。
 
ただし、ガイドラインもマニュアルも、従業員がいつでも見られる場所で管理しなければ意味がありません。そのため、パソコンだけでなく、スマホやタブレットから簡単に情報をチェックできる「ナレカン」のような管理アプリが必要です。


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【担当者必見】ガイドラインを作成・管理するときの注意点

以下では、ガイドラインを管理するときの注意点を解説します。
 
分かりやすいガイドラインやマニュアルをつくっても、従業員に活用されなければ意味がありません。たとえば、紙で管理すると「どこのページに書いてあるか」がすぐには分からないため、探すのが面倒になり、最終的には誰も使わなくなるのです。
 
また、WordやExcelで文書を作成すると、わざわざフォルダから探し出して、ファイルを開かなければならないため、手間がかかります。したがって、ガイドラインやマニュアルは「目的の情報を簡単に見つけられるアプリ」で管理しましょう。
 
結論、自社で導入すべきアプリは、あらゆる情報を「記事」に一元管理でき、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」にはテキストはもちろん、あらゆる種類のファイルや画像を簡単に添付できるので、分かりやすいガイドラインが作れます。また、生成AIを活用した「自然言語検索(ゆらぎ表記に対応)」によって、ストレスなく目的の情報を探し出せるのです。

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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

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ナレカンを使ったガイドラインの作成例

ここでは、ナレカンを使ったガイドラインの書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすいガイドラインを簡単に作れます。
 
  1. はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
  2.  
    ナレカンアプリで使えるテンプレートを新規で作成する画面
     
    オリジナルでガイドラインのテンプレートを作成する画面
     
  3. 画面右下の [+テンプレート] をクリックして、ガイドラインのテンプレートを選択します。
  4.  
    ナレカンアプリでテンプレートを呼び起こそうとする画面
     
    テンプレートの選択画面からガイドラインテンプレートを選択する画面
     
  5. テンプレートに沿って記載すれば、ガイドラインの完成です。
  6.  
    ナレカンアプリの記事にガイドラインテンプレートが呼び起こされた画面
このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートで見やすいガイドラインを簡単に作れます。


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マニュアルとガイドラインの違いや作り方まとめ

ここまで、「マニュアルとガイドラインの違い」や「ガイドラインの作成ポイント」を中心に紹介しました。
 
分かりやすいマニュアルやガイドラインは業務を進めるうえで必要ですが、そもそも適切に管理しなければ誰も見ません。そのため、アプリを使って、誰でも簡単にマニュアルやガイドラインへアクセスできる環境を整えましょう。
 
ただし、多機能なアプリを導入してもITに詳しくない従業員が使いこなせず、最終的に放置されることになります。
 
結論、自社が導入すべきなのは、スマホやタブレットでも使えるうえに、非IT企業の方でも簡単に使える「ナレカン」一択です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルやガイドラインが活用される仕組みをつくりましょう。


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関連記事: 【簡単解説】マニュアルの意味とは?手順書との違いや作成方法も紹介
 
関連記事: 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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