仕事で欠かせない業務マニュアルを作成するにあたって、文章表現に適しているWordを選択する企業は多いです。
しかし、「Wordでどのようにマニュアルを作ればよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Wordでのマニュアルの作り方を中心にご紹介します。
- 既存の説明書がなく、これから急いで作らなければならない
- 説明書の”型”がなく、何を軸に作るべきか分からない
- Wordでマニュアル作成するときの”落とし穴”を教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、Wordでマニュアルを作る手順がわかるだけでなく、Wordでマニュアルを作る際の注意点も押さえられます。
目次
Word（ワード）でマニュアルを作成する手順
ここでは、Wordでマニュアルを作成する手順をご紹介します。以下を参考にして、マニュアルを作成しましょう。
（1）マニュアルの目的と対象を明確にする
まずは、マニュアルの目的と対象を明確にします。
どのような業務をマニュアル化するのか、どのような読者を対象にするのかで、作成するマニュアルの構成や語彙が定まります。例えば、新入社員を対象にマニュアルを作成するときは、難しいビジネス用語を使うのは避けたほうが良いです。
このように、まず初めは、どのような読者にどのような目的でマニュアルを提供するのかを決めましょう。
（2）業務内容を整理して、構成を考える
次に、業務内容を整理して、構成を考えます。
業務の重要度に基づいて、マニュアルに記入する優先順位を考えましょう。そのとき「メインの文章で書く内容」と「補足程度で書く内容」を分けておくと、読者も情報の重要度を理解しながら読み進められます。
業務をマニュアル化する
その結果、「情報量が分厚くて、飛ばし飛ばしで読む」などの認識齟齬が生まれるリスクを軽減できるのです。
（3）内容を記入する
次に、構成に沿って内容を記入します。
内容を記入するときは、伝えたい情報がしっかり伝わるように「情報に過不足がないか」に注意して、簡潔に書くことが大切です。また、読まれるマニュアルでは、大事なところを太字・マーキングするなどの工夫が見られます。
ただし、色の多用は、かえって視認性が下がってしまいます。そのため、メインカラー・サブカラー・アクセントカラーの3色を使い分けて書きましょう。
（4）フィードバックを受けて随時更新する
最後に、完成したマニュアルについての意見を取り入れて、適宜更新しましょう。
マニュアルは一度作成して「終了」ではありません。業務内容に変更があった場合はもちろん、実際にマニュアルを使用した社員からの「ここがわかりづらい」などの意見をマニュアルに反映させることで、完成度の高いマニュアルが出来上がります。
しかし、Wordでは、メールなどで改善依頼を共有する必要があるため、情報が流れてしまいます。一方、「マニュアル」に紐づけて、メッセージを共有できる「Stock」のようなツールであれば、社員からのフィードバックをいち早く反映できます。
Word（ワード）でマニュアルを作成するときのポイント3選
ここでは、Wordでマニュアルを作成するときのポイントを3つご紹介します。以下のポイントを参考にして、マニュアルを作成しましょう。
目次や見出しを設定する
1つ目のポイントは、目次や見出しを設定することです。
Wordには、「目次」と「見出し」を設定できる機能があります。目次部分を見れば「何についてのマニュアルなのか」が読み取れるうえ、読者が求めている情報の所在を把握しやすいので、読み手のストレスを軽減します。
やり方も簡単で、見出しにしたい文章を選択して、「スタイル」→「見出し1」に変更します。次に、選択した状態で、「参考資料」から「目次」をクリックすれば、目次と見出しを設定できます。
図形や画像を活用する
2つ目のポイントは、図形や画像を活用することです。
文章だけでなく、図形などの視覚的な情報も取り入れることで、さらにわかりやすいマニュアルになります。Wordの図形挿入機能を使えば、簡単なフローチャートを作ることもできます。また、画像を使うと、文字では伝えづらい操作手順も説明できます。
やり方は、「挿入」から「画像」または「図形」を選択して、使いたい画像/図形を選ぶだけです。事前にパワーポイントなどで画像を編集して、マニュアルに活用できるように準備しておきましょう。
テンプレートを用いて書式を統一する
3つ目のポイントは、テンプレートを用いて書式を統一することです。
マニュアルが複数ある場合、作成者によって構成がバラバラでは、読者は読みづらくなってしまいます。一方、テンプレートを活用すれば、効率的にマニュアル作成ができるだけでなく、項目の抜け漏れもなくなり、読者に正しく業務内容を伝えられます。
テンプレートを活用するときは、「ファイル」から「新規」を選択し、自社に合ったマニュアルを選んで「作成」をクリックすれば即活用可能です。
Word運用が失敗する”落とし穴”とは
ここでは、Word運用が失敗する落とし穴をいくつかご紹介します。
- リアルタイムで共有・反映できない
- 文章だけで伝わりづらい情報がある
- オフィス外で確認する場面が多い
- コメント・質問が分断される
マニュアルを改良して、Wordファイルを更新しても、すぐに社員に共有されることはなく、共有フォルダやメールを通じて社員に共有しなければなりません。
細かな操作手順や画面遷移は、文章だけで伝えることが難しいですが、Wordでは簡単な図や表の作成しかできず、図表や画像の活用には不向きです。
現場作業や外出の多い仕事では、スマホからマニュアルを確認する場面が多いです。しかし、Wordの場合、スマホ画面では表示が崩れやすく、スマホで編集しづらいなど、書き手・読み手双方のストレスになりやすいです。
Wordの場合、マニュアルに関する意見や質問のやりとりを一元化できず、メールやチャットを介す手間がかかります。加えて、メールなどでは会話がほかの情報で流れてしまい、マニュアルへの反映が遅れたり、反映されなかったりします。
このように、Word運用にはさまざまな落とし穴があります。これらの問題を解決するために、自社にITツールを導入しましょう。
何をマニュアルで作成すべき？判断軸やおすすめの方法とは
以下では、マニュアル作成におすすめの方法をご紹介します。
マニュアルは、作成して終わりではなく、その後も社員に利用されることが前提です。しかし、Wordでマニュアルを作成すると、マニュアル更新の度にファイルが増えていき、ファイルを探す手間がかかってしまいます。
そのため、昨今では、情報の管理・共有がラクにできるITツールを活用する企業が増えているのです。ただし、マニュアルを作成できるだけでなく、管理・共有もできるツールを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきITツールは、「ノート」にマニュアルを作成できて、フォルダで管理・即共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、テンプレート機能を使って効率的にマニュアルを作成できるうえ、作成・更新したマニュアルは、どのデバイスにもリアルタイムで反映されます。また、検索機能を使うと、作成したマニュアルにすぐにアクセスできます。
マニュアルを作成・管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Word（ワード）でマニュアルを作成する手順やポイントまとめ
これまで、Wordでマニュアルを作成する手順やポイント、Word運用の注意点を中心にご紹介しました。
Wordは、文章作成に向いているソフトなので、マニュアルの作成にも効果的です。しかし、実際はさまざまな落とし穴があることがわかります。特に、外出時に確認しづらいことと、コメントや意見を反映しづらいことは大きな問題点だと言えます。
そこで、スマホでもPCでも同様な操作性を持ち、マニュアルについての意見がほかの情報で流れないITツールを、自社に導入するのがおすすめです。
結論、自社に導入するべきITツールは、スマホでも簡単に操作できて、必要な情報が流れないITツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、マニュアルを作成・管理・共有しましょう。
