業務の進め方や質を均一にするには、説明書/マニュアルの作成が欠かせません。そこで、操作が比較的簡単で、導入コストも低いWordを使って作成する企業は多いです。
 
しかし、「説明書/マニュアルづくりに時間を取られてしまい仕事が進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Wordによる説明書/マニュアルの作り方や、作成に役立つ無料テンプレートを紹介します。
 
  • Wordを使った説明書の作り方が知りたい
  • Wordのテンプレートを使って、説明書の作成時間を短縮したい
  • 作成した説明書が活用されるように管理したい
という方はこの記事を参考にすると、説明書やマニュアルをWordでつくる方法だけでなく、それらを最適に管理する方法までわかります。


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3ステップ|Wordによる説明書/マニュアルの作り方

以下では、Wordによる説明書/マニュアルの作り方を3ステップで紹介します。内容の抜け漏れや読みづらさを防ぐためにも、以下の手順を押さえましょう。

(1)作業を洗い出す

まずは、説明書/マニュアルに載せる作業を洗い出します。
 
実際に活用されるマニュアルをつくるためには、現場の声を反映する必要があります。具体的には、以下の4点を従業員にヒアリングしましょう。
 
  1. 業務の目的
  2. 業務をスムーズに進める手順
  3. 業務に必要なもの
  4. 業務ノウハウ(専門的な知識、経験に基づく情報)
とくに、4つ目の業務ノウハウがあると、経験の浅い従業員でも質の高い作業をしやすくなります。そのため、情報収集は念入りに実施しましょう。

(2)構成を考える

作業を洗い出したら、説明書/マニュアルの構成を考えます。
 
具体的には、洗い出した作業を関連性に基づいて分類して、時系列で並べます。たとえば、営業マニュアルでは「営業で必要な商品の知識→営業活動のフロー→トラブル発生時の対処法」などと記載すれば、新入社員でも営業の流れを把握できるのです。
 
また、以上の大まかな流れをマニュアル冒頭の目次や見出しに反映させると、読み手が情報を見つけやすくなります。
 
このように、説明書/マニュアルを作成するときには、読み手に必要な情報が適切な順で並べられた構成を考えましょう。

(3)内容を記入して共有する

最後に、内容を記入したらメンバーに共有します。
 
説明書やマニュアルは作って終わりではなく、活用してはじめて効果を発揮します。そのため、作成が完了したら必ず全体に共有しましょう。
 
ただし、紙の場合コピーの手間がかかるうえ、離れたメンバーとはスムーズに共有できません。また、WordやExcelの場合はメールやチャットで共有する必要があるため、他の話題と入り乱れてファイルが流れやすいのです。
 
そこで、ITツールを導入すれば、説明書/マニュアルをスピーディーに共有できます。たとえば、PCやスマホから手軽に使えるシンプルな「ナレカン」のようなツールを使えば、場所や時間を問わず簡単に説明書/マニュアルを扱えるのです。
 
関連記事: 【具体例あり】分かりやすい作業手順書の作り方や運用のコツを解説


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Wordで見やすい説明書/マニュアルを作成する3つのコツ

ここでは、Wordで見やすい説明書/マニュアルをつくるコツを紹介します。説明書/マニュアルは作成後の活用が重要なため、以下のコツを参考に、読み手が見やすいように作成しましょう。

(1)見出しや目次を設定する

従業員が必要な情報を探しやすいように、以下の手順で見出しや目次を決めましょう。

<見出しの設定方法>

見出しにするテキストを下図のように選択します。
 
見出しにする部分を選択している画面
 
次に、[ホーム]タブの[見出し1]をクリックします。
 
見出しボタンを押した画面
 
見出しの設定が完了した画面
 
選択したテキストが上図のように変更されていれば完了です。

<目次の設定方法>

目次をつくるまえに、下図のようにあらかじめ見出しを設定します。
 
目次用の見出しを入力した画面
 
次に、目次を入れたい部分にカーソルを合わせて[参考資料]タブの[目次]を選択します。
 
参考資料タブの目次を選択した画面
 
目次の自動設定をクリックした画面
 
そして、上図のように[自動作成の目次2]をクリックします。
 
目次の設定が完了した画面
 
以上の操作で上図のような目次がつくられます。

(2)図や画像を挿入する

図や画像を入れると、読み手が作業を具体的にイメージしやすくなります。

<画像の挿入方法>

Wordに画像を入れるときは、下図のように[挿入]タブから[画像]を選択し、[このデバイス]をクリックしましょう。
 
目次の設定が完了した画面

<図の挿入方法>

Wordに図を入れるときは、下図のように[挿入]タブから[図形]を選択します。たとえば、フローチャートを作成したい場合は、[フローチャート]のなかから利用したい記号をクリックして選びます。
 
図形を選択する画面
 
ファイル上でクリックして図形を挿入し、同じ手順を繰り返してフローチャートに使いたい図形を挿入していきます。
 
図形をすべて入れ終わった画面
 
次に、線や矢印を挿入します。下図のように[挿入]タブから[図形]を選択し、[線]のなかから利用したい記号をクリックして選びます。
 
矢印を選択した画面
 
最後に、図形にテキストを入れます。図形を選択した後に、[テキストボックス]をクリックして、入れたい文字を入力していきます。
 
テキストを入れ終わった画面
 
以上の操作で上図のようなフローチャートを作成できます。

(3)テンプレートを用意する

見やすい説明書を短時間でつくるには、テンプレートの活用も効果的です。
 
テンプレートには目次や見出しの項目が最初から設けられているため、構成やデザインを一から考える手間がかかりません。また、「作成者によってフォーマットにばらつきがある」といったトラブルも回避できるのです。
 
ただし、テンプレートの枠内に収めようとして情報が抜け漏れては意味がありません。そこで、テンプレートの項目を追加したり変更したりする必要がありますが、Wordの場合レイアウトが崩れやすい点に注意しましょう。
 
以上のことから、自社に合ったテンプレートを活用したい企業には、オリジナルのテンプレートを作成して数クリックで呼び起こせる「ナレカン」のようなツールが最適です。


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Wordの説明書/マニュアル作成に役立つ無料テンプレートサイト

以下では、Wordの説明書に使える無料テンプレートサイト2選を紹介します。いずれのサイトのテンプレートも、カスタマイズ性に優れているので必見です。

Microsoft

MicrosoftのOfficeテンプレートページの画像
 
MicrosoftのOfficeテンプレートページでは、さまざまな種類のフォーマットを無料で使えます。
 
ただし、業務用に特化したサイトではないため、目的のテンプレートが見つからない可能性があります。
 

SILAND・JP

SILAND・JPのトップページ画像
 
SILAND・JPは、Wordの説明書やマニュアルの専用テンプレートをダウンロードできるサイトです。
 
ただし、目次を手動で入力する必要があったり、図形と文字の位置を調整しなければならなかったりする点に注意しましょう。
 


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Wordで説明書/マニュアルを作成するデメリット4選

ここでは、Wordで説明書/マニュアルをつくるデメリットを4つ解説します。Wordは導入ハードルが比較的低い反面、以下のようなデメリットもあります。

(1)共有に手間がかかる

まずは、説明書/マニュアルの共有に手間がかかるデメリットがあります。
 
Wordでつくった説明書/マニュアルをメンバーに共有するには、チャットやメールなど別のツールを使わなければなりません。また、内容を見るたびに逐一ファイルを開く工数がかかるので面倒です。
 
以上のように、Wordを使う場合すぐに共有できなかったり、ファイルを開く工数が大きかったりして、説明書/マニュアルの運用に手間がかかります。

(2)スマホからは確認しづらい

Wordの説明書/マニュアルはスマホからの確認がしづらいです。
 
Wordはパソコンでの利用に特化しているため、スマホやタブレットではレイアウトが崩れたり、動作が重くなったりします。そのため、パソコンでの作成・確認に限定されるケースが少なくありません。
 
したがって、現場仕事や営業など、外出が多い場面においてWordのマニュアルは不向きと言えます。社内に説明書/マニュアルが浸透するためにも、場所を問わず手軽に使える仕組みをつくる必要があるのです。

(3)更新内容が埋もれる

説明書/マニュアルの更新内容がほかの情報に埋もれるデメリットもあります。
 
Wordを更新したときは、最新版をメールやチャットなどで共有するのが一般的です。しかし、メールなどを使って共有していると、ほかのメッセージに埋もれて更新内容の確認が抜け漏れる恐れがあるのです。
 
更新の確認漏れが起これば、トラブルや作業ミスにもつながりかねません。このようなデメリットを防ぐには、更新内容がリアルタイムで確認・共有されるITツールの導入が適切です。

(4)すぐに情報へアクセスできない

Wordの説明書/マニュアルは、すぐに情報へアクセスできない点もデメリットとして挙げられます。
 
Wordで説明書/マニュアルをつくる場合「1マニュアルにつき1ファイル」になるため、膨大な量のデータを管理しなければなりません。しかし、ファイル名だけでは中身を確認できないため、結局のところ「どこに、何が記載されているのか」が分からくなるのです。
 
以上のように、膨大な量のマニュアルを管理するうえで、”欲しい情報にすぐにアクセスできない状態”は社員にとってストレスです。そのため、最新のファイルを開くことなく確認できる「ナレカン」を使って、煩わしさを一気になくしましょう。


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【担当者必見】 Wordのデメリットをすべて解消できるツール

以下では、Wordのデメリットをすべてなくせるツールを紹介します。
 
Wordで説明書/マニュアルをつくると、社内へ共有するときにメールやチャットを介する手間がかかります。また、共有してもほかのメッセージに埋もれやすく、必要な説明書/マニュアルをスムーズに見つけられないのです。
 
以上のようなWordのデメリットをなくすには「説明書/マニュアルを簡単に作成・共有・管理できるツール」が必須です。ただし、多機能なツールではITに詳しくない従業員が使いこなせないので注意しましょう。
 
結論、選ぶべきツールは、“説明書/マニュアルの作成・共有・管理”に必要な機能が過不足なく備わっている「ナレカン」一択です。
 
ナレカンでは、「予め登録しておいたテンプレート」を呼び出して簡単に”説明書/マニュアル”を作れるうえに、メンバーにはリアルタイムで共有されるため手間がかかりません。また、作成した説明書は、「業務」や「部署」ごとにフォルダで分類できるので、自身に必要な説明書だけがすぐに見つかります。

Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを運用できるツール「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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ナレカンで作った説明書/マニュアルの例

以下は、ナレカンで簡単な説明書を作成した見本になります。
 
ナレカンで作成した説明書の見本画像
 
ナレカンはテンプレート機能を備えており、あらかじめ登録しておいた説明書のテンプレートをわずかな操作で呼び出せます。また、画像やファイルの添付が可能なので、写真を使った分かりやすい説明書を作成できます。
 
上記の画像のように、説明書1つにつき1ノートを作成しておけば、タイトルを見て「〇〇の説明書だな」ということが一目で分かるのです。


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Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツまとめ

ここまで、Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツ、おすすめのテンプレートを紹介しました。
 
説明書/マニュアルは、手軽に開いて簡単に確認できないと、実際の業務に活用されず意味がありません。しかし、Wordを使うと共有に手間がかかるほか、ファイル管理やバージョン管理が煩雑になりがちです。
 
そこで、「情報がリアルタイムで共有され、フォルダで見やすく管理できるツール」を使えば、説明書/マニュアルの運用にかかる手間を省けます。ただし、社員全員が使えるように「操作が簡単なツール」を選びましょう。
 
結論、自社の説明書/マニュアルの運用には、メールを使える方ならばすぐに使える程シンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、Word説明書/マニュアルを効果的に運用しましょう。


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関連記事: 【簡単解説】マニュアルの意味とは?デメリットと作成方法も紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。