社員が個々で持っている有益な知識（ナレッジ）を蓄積し、会社全体で共有すれば、業務クオリティの底上げが期待できます。そこで、ナレッジデータベースを作成しナレッジを適切に管理することで、社員が業務に役立つ情報を簡単に探し出せるのです。
しかし、「ナレッジデータベースを作成して業務負担を軽減したいが、適切な作り方が分からない」「社内にナレッジはあるが、管理する場所がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジデータベースの作り方や誰でも簡単に使えるおすすめのツールを中心に紹介します。
- ナレッジの簡単な作成方法を知りたい
- 時間や場所を問わずナレッジを確認したい
- ナレッジの管理・共有までできるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジデータベースの簡単な作り方が分かり、社内に有益なナレッジを蓄積できるようになります。
目次
ナレッジデータベースの概要
以下では、ナレッジデータベースの意味や注目される背景について解説します。ナレッジデータベースの目的やメリットを把握し、適切に社内共有できる仕組みを整えましょう。
ナレッジデータベースとは
ナレッジデータベースとは、社内の”知識”をデータで蓄積し、探しやすいようにまとめたものです。
類義語に「社内wiki」がありますが、こちらは議事録やマニュアルのような業務情報のまとまりを指します。一方、ナレッジデータベースは、各人が得た経験・知識・技術の集合体を指すため、扱う情報が異なるのです。
つまり、あらゆる知識を一か所に蓄積してナレッジデータベースを作れば、社員が業務に役立つ情報を見つけやすくなります。
ナレッジデータベースが注目される背景
ナレッジデータベースが注目されている背景には、”人材の流動化”や”IT技術の発達”があります。
近年、働き方の多様化によって人材の流動性が高まり、ノウハウを維持・引き継ぐ機会が増えたことで個人が持つ情報を社内で管理する必要が出てきました。また、リモートワークの浸透によって非対面でも情報共有できる仕組みが求められているのです。
そこでIT技術を活用し、社内情報をクラウド上で一元管理する「データベース」の構築が一般的になりました。また、データベースが「企業内検索システム」「FAQシステム」の情報源として活用される事例もあります。
このように、人材の流動化やIT化に伴い、社内情報へのアクセス性や顧客サービスの向上のために、ナレッジデータベースを導入する企業が増えたのです。
ナレッジデータベースの作り方
以下では、ナレッジデータベースの作り方を2つご紹介します。他の業務と並行する場合もあるため、簡単な作り方を選択しましょう。
作り方1｜ドキュメントを作成する（Excel）
まずは、GoogleドキュメントやExcelを使い、ひとつのオンラインストレージにナレッジを集約する方法です。以下ではExcelでのドキュメント作成手順をご紹介します。
- ＜項目を入力する＞
- ＜体裁を整える＞
- ＜ナレッジを入力する＞
新しいExcelファイルを開き、ナレッジを蓄積する上で必要な項目をExcelの1行目（横列）に入力します。
必須項目は業界ごとに異なるので、自社の業務に合った項目を追加しましょう。
続いて、体裁を整えます。ナレッジを蓄積し全社で共有する場合、誰でも見やすいデザインであることが重要です。
まず、項目が入力されている各列（縦列）の幅を、入力する内容が見切れないように広げます。
幅を広げたい列の右隣の列との間（赤い円で囲ってある場所）にカーソルを当て、クリックしながら横にドラッグすることで、列の幅を引き延ばすことができます。
次に罫線を追加します。
罫線を引きたい範囲を選択し、「ホーム」→「罫線」→「格子」の順に操作すると、選択した範囲に格子状の罫線が引かれます。
次に、情報を入力してナレッジを蓄積していきます。記入する際は、社内で共有されることを想定して、誰でも分かりやすい内容・表現を意識しましょう。
以上が、Excelのナレッジデータベース作成手順となります。Excelは誰でも気軽に使える反面、「共有に時間がかかる」「スマホの小さい画面では使いづらい」といったデメリットがある点に注意が必要です。
作り方2｜ツールを活用する
次に、ツールを活用してナレッジデータベースを作る方法があります。
ツールを使うと、テキストベースで入力するだけで簡単にナレッジ化できます。また、検索機能が優れているので、必要な情報へすぐにアクセスできるのも大きなメリットです。
たとえば、社内のナレッジを一元管理して超高精度検索できる「ナレカン」は、蓄積した社内情報の中から素早く目的のナレッジに辿り着くことができるため、データベースの構築から運用まで幅広く役立ちます。
【全社向け】ナレッジデータベースの構築に最適なツールとは
以下では、ナレッジデータベースの構築に最適なツールをご紹介します。
社内のナレッジを一元化し有効活用するには「ナレッジ化しやすいこと」「すぐに情報が見つかること」が必要です。しかし、クラウドにファイルを蓄積しても中身がわかりにくく、チャットで共有した情報は流れるため、必要なときに見つけ出すことは困難です。
そのため、社内のあらゆるナレッジを一元化し、超高精度で検索できるITツールが必須です。ただし、操作が難しいツールは社員のITスキルにばらつきがある企業ではナレッジが適切に共有されなかったり、欲しい情報にたどり着けなかったりする恐れがあるのです。
したがって、自社のナレッジデータベースの構築には、各メンバーの頭の中にあるノウハウを共有でき、誰もが社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンは、「記事」にタイトル・本文を記載するだけで簡単にノウハウを共有でき、メールを使える方ならば迷わず使えます。また、社内ナレッジを”Google検索”するように探せる超高精度の「キーワード検索」で、思い通りに検索することが可能です。
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレッジデータベースを作成するときの4つのポイント
ここでは、ナレッジデータベースを作るポイントを4つご紹介します。ポイントを押さえて「データベースを構築しても活用されない事態」を防ぎましょう。
（1）マルチデバイス対応か
1つ目のポイントは、マルチデバイス対応かです。
ナレッジデータベースに知識が蓄積されても、PCだけでなく、スマホやタブレットから情報の確認や更新ができないと、出張先でリアルタイムで情報を共有できず不便です。
また、スマホから操作ができても仕様が変わって見づらかったり、PCで更新した情報がすぐにスマホに反映されなかったりするツールでは業務の抜け漏れが発生しやすいです。
そこで、マルチデバイス対応のツールでナレッジデータベースを構築すれば、情報をすぐに確認・更新できるため、業務の抜け漏れを防げます。
（2）誰でも簡単に使えるか
2つ目のポイントは、誰でも簡単に使えるかです。
ITが苦手な社員が多い職場に多機能なツールを導入しても、社員が使いこなせずツールが活用されなくなります。そのため、全社員がすぐに活用できる「使いやすいツール」を選定すべきです。
たとえば、必要な機能に過不足がなくシンプルで、ナレッジ管理に特化したツールを活用すれば、教育コストをかけることなく誰でも情報を残せます。その結果、新しくツールを導入しても、ナレッジデータベースの運用も上手くいくのです。
（3）テンプレートで手間を省けるか
3つ目のポイントは、テンプレートで手間を省けるかです。
個人のノウハウや案件ごとの記録の書き方にバラつきがあると、他の社員にとって読みづらいです。そのうえ、社員によって書く項目が異なれば、情報の抜け漏れが起きやすくなります。
そこで、残すべき項目をあらかじめ記載したテンプレートを使えば、工数を削減し体裁を整えたうえで、必要な情報を確実に残せるのです。
（4）検索性に優れているか
4つ目のポイントは、検索性に優れているかです。
ナレッジデータベースに知識が蓄積されても、目的の情報がどこにあるのか分からなければ次第に活用されなくなります。そのため、ナレッジデータベースの効果を最大化するには、必要な情報へすぐにアクセスできるようにすべきです。
たとえば、「ナレカン」には自然言語検索機能が備わっているため、社員の検索スキルに依存せずに目的の情報に辿り着けます。
ナレッジデータベースを作るメリット3選
以下では、ナレッジデータベースを作るメリット3選を紹介します。これまでナレッジ管理を個人に委ねていた担当者の方は必見です。
（1）簡単に情報共有できる
1つ目のメリットは、ナレッジを簡単に共有できることです。
ナレッジデータベースを作成すれば、そこに社内の知識や情報が集約されます。このように、ナレッジデータベースで情報を管理・共有することで、メンバーが退職や異動するときでも、後任のメンバーへナレッジをスムーズに引き継げるのです。
その結果、業務クオリティを一定に保つことができるほか、情報のブラックボックス化を防ぐことにもつながります。
（2）情報のアクセス性を高められる
2つ目のメリットは、情報へのアクセス性を高められることです。
ナレッジデータベースを構築すれば、社内に存在する様々なデータや資料を、保管場所を意識することなく横断的に検索できるようになります。
たとえば、業務のノウハウに乏しい新人でも、蓄積されたナレッジを活用しながら業務を進めることで担当者に逐一質問する手間が省けます。さらに、データの最終更新者を確認することで誰がその情報に詳しいかも分かるのです。
また、「ヒット率100%」の超高精度検索を実現する「ナレカン」を使うと、全社員がストレスフリーで目的の情報に辿り着けます。
（3）顧客への対応力が高まる
3つ目のメリットとして、顧客への対応力が高まることが挙げられます。
たとえば、ナレッジデータベースに「顧客からの問い合わせ」と「質問の回答」をまとめておくと、トラブルが起きた場合でもすぐに顧客対応できます。また、顧客の問題解決が迅速に実施されることで、顧客満足度が向上するのです。
したがって、ナレッジデータベースで情報管理すれば、顧客との対話や問題解決の対応にムラがなくなり、営業の属人化を防ぎながら全メンバーが良質な対応ができるのです。
ナレッジデータベースの活用事例と便利機能とは
以下では、ナレッジデータベースの活用事例と便利機能についてご紹介します。自社でナレッジデータベースを活用する際の参考にしましょう。
（1）企業内検索システム
1つ目の活用事例は「企業内検索システム」です。
企業内検索システムとは、企業内に存在するデータや資料を、保管場所に関係なく横断的に検索できるシステムです。企業内検索システムを導入すると、社内にある膨大なデータから瞬時に欲しい情報を見つけられるので、業務の効率化にもつながります。
とはいえ、情報漏えいの観点から、部署ごとに管理すべきナレッジもあるので、誰でも情報にアクセスできる仕組みが最適とは言い切れません。そこで、必要な情報を簡単に検索できることに加え、閲覧権限が設定できるシステムを使いましょう。
（2）FAQシステム
2つ目の活用事例は「FAQシステム」です。
FAQシステムとは、ユーザーからのよくある質問を掲載し、自己解決を促すものです。企業のホームページで見かける「よくある質問」がこれにあたります。
一般顧客向けに利用されることが多いFAQシステムですが、社内向けに利用すれば、社内での質疑応答に費やす時間を削減できます。そのため、従業員からよく質問される項目を「ナレッジ」として蓄積することで、社員が抱える疑問の自己解決を促すのです。
また、他のメンバーのナレッジを聞き出す”社内版知恵袋”を実現する「ナレカン」を使えば、社員のニーズ起点のナレッジが集まり、実用性の高いナレッジデータベースを構築できます。
ナレッジデータベースの作り方まとめ
これまで、ナレッジデータベースの作り方やポイントを中心に解説しました。
今日における人材の流動化を考慮すると、有益なナレッジをまとめられるナレッジデータベースは自社に不可欠です。そして、ナレッジデータベースの運用には、情報を簡単に集約・共有できる”ITツール”が便利です。
ただし、検索性の低いツールを導入すると、社員の検索スキルによっては欲しい情報に辿り着けず、適切に運用できない場合があります。そのため、「検索スキルによらず、全社員がストレスフリーで欲しい情報に辿り着けるツール」を使いましょう。
結論、自社が導入すべきツールは、社内に散在するナレッジを一元化し、蓄積したナレッジを超高精度に検索できる「ナレカン」一択です。ナレカンは既存のナレッジ（PDF、PowerPoint、Word等）を移行できるので、新しいナレッジ管理の仕組みに最適です。
ぜひ「ナレカン」でナレッジデータベースを作り、有益なナレッジを蓄積しましょう。
