社員が個々で持っている有益な知識(ナレッジ)を蓄積し、会社全体で共有すれば、業務クオリティの底上げが期待できます。そこで、ナレッジデータベースを作成し、ナレッジを適切に管理することで、目的の情報を簡単に探し出せるのです。
 
しかし、「ナレッジデータベースで業務負担を軽減したいが、適切な作り方が分からない」「社内にナレッジはあるが、管理する場所がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ナレッジデータベースの作り方や誰でも簡単に使えるおすすめのツールを中心に紹介します。
 
  • ナレッジの簡単な作成方法を知りたい
  • 時間や場所を問わずナレッジを確認したい
  • ナレッジの管理・共有までできるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジデータベースの簡単な作り方が分かり、社内に有益なナレッジを蓄積できるようになります。


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ナレッジデータベースの概要

以下では、ナレッジデータベースの意味や注目される背景について解説します。ナレッジデータベースの目的やメリットを把握し、適切に社内共有できる仕組みを整えましょう。

ナレッジデータベースとは

ナレッジデータベースとは、社内の”知識”をデータで蓄積し、探しやすいようにまとめたものです。
 
類義語に「社内wiki」がありますが、こちらは議事録やマニュアルなどの業務情報のまとまりを指します。一方、ナレッジデータベースは、各人が得た経験・知識・技術の集合体を指すため、扱う情報が異なるのです。
 
つまり、あらゆる知識を一か所に蓄積してナレッジデータベースを作れば、社員が業務に役立つ情報を見つけやすくなります。

ナレッジデータベースが注目される背景

ナレッジデータベースが注目される背景には、”人材の流動化”や”IT技術の発達”があります。
 
近年では、働き方が多様化したことで人材の流動性が高まり、個人が持つ情報を社内で管理する必要が出てきました。また、リモートワークが浸透したことで、各人のノウハウを離れた場所にいても、共有できる仕組みが求められるようになったのです。
 
そのような中で、IT技術の発展に伴い、社内情報をクラウド上で一元管理する「データベース」の構築が一般的になりました。また、データベースが「企業内検索システム」「FAQシステム」の情報源として活用される事例もあります。
 
このように、人材の流動化やIT化に伴い、社内情報へのアクセスや顧客サービスの向上のために、ナレッジデータベースを導入する企業が増えたのです。
 
関連記事: 【簡単解説】ナレッジ化とは?ノウハウとの違いや使い方も解説


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ナレッジデータベースを作るメリット3選

以下では、ナレッジデータベースを作るメリット3選を紹介します。これまでナレッジ管理を個人に委ねていた担当者の方は必見です。

(1)簡単に情報共有できる

1つ目は、ナレッジを簡単に共有できることです。
 
ナレッジデータベースを作成すれば、そこに社内の知識や情報が集約されます。このように、ナレッジデータベースで情報を管理・共有することで、メンバーが退職や異動するときでも、後任のメンバーへ知識をスムーズに引き継げるのです
 
その結果、業務クオリティを一定に保つことができるほか、情報のブラックボックス化を防ぐことにもつながります。

(2)情報のアクセス性を高められる

2つ目のメリットは、情報へのアクセス性を高められることです。
 
ナレッジデータベースを構築すれば、企業内に存在する様々なデータや資料を、保管場所を意識することなく横断的に検索できるようになります。
 
たとえば、業務のノウハウに乏しい新人でも、蓄積されたナレッジを活用しながら業務を進められるので、逐一担当者に質問する手間が省けます。さらに、データの最終更新者を確認することで誰がその情報に詳しいのかも分かるのです。
 
また、ナレッジを簡単に蓄積できる「ナレカン」のようなツールを使うと、教育コストをかけずに必要な情報がすぐに見つかるようになるので、業務効率化に貢献します。

(3)顧客への対応力が高まる

3つ目のメリットとして、顧客への対応力が高まることが挙げられます。
 
たとえば、ナレッジデータベースに「顧客からの問い合わせ」と「質問の回答」をまとめておくと、トラブルが起きた場合でもすぐに顧客対応できます。また、顧客の問題解決が迅速に実施されることで、顧客満足度が向上するのです。
 
したがって、ナレッジデータベースで情報管理すれば、顧客との対話や問題解決の対応にムラがなくなり、営業の属人化を防ぎながら全メンバーが良質な対応ができるのです。
 
関連記事: ナレッジを蓄積すべき3つの理由!効果的な方法やおすすめツールも紹介


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ナレッジデータベースの作り方

以下では、ナレッジデータベースの作り方を2つご紹介します。ほかの業務と並行する場合もあるため、簡単な作り方を選択しましょう。

作り方1|ドキュメントを作成する

まずは、GoogleドキュメントやExcelを使い、ひとつのオンラインストレージにナレッジを集約する方法です。以下ではExcelでのドキュメント作成手順をご紹介します。
 
  1. <項目を入力する>
  2. 新しいExcelファイルを開き、ナレッジを蓄積する上で必要な項目をExcelの1行目(横列)に入力します。
     
    Excelに必要項目を入力した画像
     
    必須項目は業界・業種ごとに異なるので、自社の業務に合った項目を追加しましょう。
     
  3. <体裁を整える>
  4. 続いて、Excelファイルの体裁を整えます。ナレッジを蓄積し全社で共有する場合、誰でも見やすいデザインであることが重要です。
     
    まず、項目が入力されている各列(縦列)の幅を、入力する内容が見切れないように広げます。
     
    Excelの列を広げる前の画像
     
    幅を広げたい列の右隣の列との間(赤い円で囲ってある場所)にカーソルを当て、クリックしながら横にドラッグすることで、列の幅を引き延ばすことができます。
     
    Excelの列を広げた後の画像
     
    次に罫線を追加します。
     
    Excelに罫線を引く前の画像
     
    罫線を引きたい範囲を選択し、「ホーム」→「罫線」→「格子」の順に操作すると、選択した範囲に格子状の罫線が引かれます。
     
    Excelに罫線を引た後の画像
     
  5. <ナレッジを入力する>
  6. Excelファイルの体裁が整ったら、情報を入力してナレッジを蓄積していきます。記入する際は、社内で共有されることを想定して、誰でも分かりやすい内容・表現を意識しましょう。
以上が、Excelのドキュメント作成手順となります。ただし、Excelは誰でも気軽に使える反面、「共有に時間がかかる」「スマホの小さい画面では使いづらい」といったデメリットがある点に注意が必要です。

作り方2|ツールを活用する

次に、ツールを活用してナレッジデータベースを作る方法です。
 
ツールであれば、ナレッジの入力・保存がスピーディに完結するため、紙やExcelよりも手間なくナレッジデータベースを作成できます。また、検索機能が優れているので、必要な情報へすぐにアクセスできるのも大きなメリットです。
 
ただし、アナログな管理方法に慣れている方は、多機能なツールだと使いこなせない恐れがあります。そこで、メールを使える方ならばすぐに使える程シンプルな「ナレカン」はナレッジ管理に特化したツールなので、社内でナレッジが陳腐化する心配もありません。
 
関連記事: ノウハウの蓄積・管理をすべき理由とは?おすすめツールも紹介


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【全社向け】ナレッジデータベースの構築に最適なツールとは

以下では、ナレッジデータベースの構築に最適なツールをご紹介します。
 
社内のナレッジを一か所に集めて有効活用するには「情報共有が簡単である」「すぐに情報が見つかること」が前提なので、紙やExcelではなくITツールの利用が必須です。
 
しかし、紙やExcelなどのアナログな方法に慣れている方は、いきなり多機能なITツールを導入しても使いこなせない可能性が高いです。そこで、教育コストのかからない「シンプルな情報共有に特化したツール」を導入しましょう。
 
結論、ナレッジデータベースを作るのに最適なのは、メールを使える方ならば、すぐに使えるほどシンプルな「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」に書き残したナレッジは、手動で公開するかコントロールできるうえ、公開した記事はすぐに社内に共有できます。また、多階層で管理できる「フォルダ」で部署や話題ごとに記事を整理すれば、大企業のデータベースとして活躍します。

メールを使える方なら簡単にナレッジを蓄積できる「ナレカン」

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「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プランページ

ナレカンの詳細はこちら


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ナレッジデータベースを作成するときの4つのポイント

ここでは、ナレッジデータベースを作るポイントを3つご紹介します。ポイントを押さえて「データベースを構築しても活用されない事態」を防ぎましょう。

(1)マルチデバイス対応か

1つ目のポイントは、マルチデバイス対応かです。
 
ナレッジデータベースに知識が蓄積されても、PCだけでなく、スマホやタブレットから情報の確認や更新ができないと、出張先でリアルタイムで情報を共有できず不便です。
 
また、スマホから操作ができても仕様が変わって見づらかったり、PCで更新した情報がすぐにスマホに反映されなかったりするツールでは業務の抜け漏れが発生しやすいです。
 
そこで、マルチデバイス対応のツールでナレッジデータベースを構築すれば、情報をすぐに確認・更新できるため、業務の抜け漏れを防げます。

(2)誰でも簡単に使えるか

2つ目のポイントは、誰でも簡単に使えることです。
 
ITが苦手な社員が多い職場に、多機能なツールを導入しても、社員が使いこなせずツールが活用されなくなります。そのため、全社員がすぐに活用できる「使いやすいツール」を選定すべきです。
 
たとえば、必要な機能に過不足がなくシンプルで、ナレッジ管理に特化したツールを活用すれば、教育コストをかけることなく誰でも情報を残せます。その結果、新しくツールを導入しても、ナレッジデータベースの運用も上手くいくのです。

(3)テンプレートで手間を省けるか

3つ目のポイントは、テンプレートで手間を省けるかです。
 
個人のノウハウや案件ごとの情報を残すのに、書き方にバラつきがあると、見づらいだけでなく、情報の抜け漏れが起きやすくなります。そこで、残すべき項目をあらかじめ記載したテンプレートを使えば、工数の削減だけでなく、必要な情報を確実に残せるのです
 
たとえば、ノート形式でナレッジを残せる「ナレカン」には、テンプレート機能が備わっているほか、わずかな操作で呼び起こせるので面倒な操作が一切かかりません。

(4)検索性に優れているか

4つ目のポイントは、検索性に優れているかです。
 
ナレッジデータベースに知識が蓄積されても、目的の情報がどこにあるのか分からなければ次第に活用されなくなります。そのため、ナレッジデータベースの効果を最大化するには、必要な情報へすぐにアクセスできるようにすべきです。
 
したがって、社内の膨大な情報やデータから瞬時に欲しいデータを見つけられるように、「フォルダ管理機能」や「検索機能」が充実したツ-ルにナレッジデータベースを構築しましょう。
 
関連記事: ナレッジマネジメントとは?システムや成功事例も紹介!


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ナレッジデータベースの活用事例と便利機能とは

以下では、ナレッジデータベースの活用事例と便利機能についてご紹介します。自社でナレッジデータベースを活用する際の参考にしましょう。

(4)企業内検索システム

1つ目の活用事例は「企業内検索システム」です。
 
企業内検索システムとは、企業内に存在するデータや資料を、保管場所に関係なく横断的に検索できるシステムです。企業内検索システムを導入すると、社内にある膨大なデータから瞬時に欲しい情報を見つけられるので、業務の効率化にもつながります。
 
とはいえ、情報漏えいの観点から、部署ごとに管理すべきナレッジもあるので、誰でも情報にアクセスできる仕組みが最適とは言い切れません。そこで、必要な情報を簡単に検索できることに加え、閲覧権限が設定できるシステムを使いましょう。

(4)FAQシステム

2つ目の活用事例は「FAQシステム」です。
 
FAQシステムとは、ユーザーからのよくある質問を掲載し、自己解決を促すものです。企業のホームページで見かける「よくある質問」がこれにあたります。
 
一般顧客向けに利用されることが多いFAQシステムですが、社内向けに利用すれば、社内での質疑応答に費やす時間の削減に繋がります。そのため、従業員からよく質問される項目を「ナレッジ」として蓄積することで、社員が抱える疑問の自己解決を促すのです。
 
また、ナレッジを「記事」に残しつつ、記事に「コメント」を紐づけられる「ナレカン」を使えば、追加の質疑応答のやりとりまでナレッジとして蓄積できるのでおすすめです。


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ナレッジデータベースの作り方まとめ

これまで、ナレッジデータベースの作り方やポイントを中心に解説しました。
 
今日における人材の流動化を考慮すると、有益なナレッジをまとめられるナレッジデータベースは自社に不可欠です。また、ナレッジデータベースを作るには、情報を簡単に作成・共有できる”ITツール”を使わなければ、適切に管理ができません。
 
ただし、多機能なツールを導入すると、ITリテラシーの低い社員が正しく操作できない恐れがあります。そのため、「導入後、誰でもすぐに使いこなせる程シンプルなツール」を使いましょう。
 
結論、自社が導入すべきツールは、ナレッジデータベースを誰もが簡単に作成・共有・管理できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンには、既存のナレッジ(PowerPoint、Word、PDF等)も移行できるので、新しいナレッジ管理の仕組みに最適なのです。
 
ぜひ「ナレカン」で社内にナレッジデータベースを作り、有益なナレッジを蓄積しましょう。
 
関連記事: ナレッジとは?ノウハウとの違いや効果的な管理方法も解説!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。