昨今では「働き方改革」「リモートワークの導入」「海外企業の進出」により、働くことに関する価値観が多様化してきています。そのため、社員の成長を促しつつ、離職率を低下させるには「部下への理解」が欠かせません。
そこで、注目されている取り組みのひとつが「1on1ミーティング」です。しかし、「1on1ミーティングをどのように進めればいいのか良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、1on1ミーティングの進め方や質問例を中心にご紹介します。
- 1on1ミーティングを実施する理由を知りたい
- すぐに使える1on1ミーティングシートを探している
- メンバーごとに1on1ミーティングの情報を管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、1on1ミーティングの重要性が分かるだけでなく、すぐに使えるミーティングシートも見つかります。
目次
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、その名の通り「1対1」のミーティングで、主に上司と部下の組み合わせで実施されます。
頻度は、1回15〜30分で「月に1回」、繁忙期が続く場合は「2~3か月に1回」程度の継続的な実施が望ましいです。1on1ミーティングが実施する背景として、働き方の多様化により、社員一人ひとりの価値観を重要視する動きが強まったことがあります。
また、現代社会が「VUCAの時代」と呼ばれ、予測の難しい時代であることも理由のひとつに挙げられます。VUCAとは、「Volatility（変動性）」「Uncertainty（不確実性）」「Complexity（複雑性）」「Ambiguity（曖昧性）」の頭文字をとった言葉です。
不確実な社会環境に対応できる人材を育てるため、1on1ミーティングを通じて一人ひとりが自身のキャリアプランを自主的に描き、目標に向かって行動することを促しているのです。
1on1ミーティングシートとは？
1on1ミーティングシートとは、1on1ミーティングで話すべき項目がまとめられたシートのことです。以下では、1on1ミーティングシートのメリットと記載すべきテーマを紹介します。
1on1ミーティングシートを活用するメリット
1on1ミーティングシートを活用することで、以下の2つのメリットを得られます。
- 効率良く進められる
- 議事録になる
1つ目のメリットは、ミーティングを効率良く進められることです。ミーティングシートを用意しておけば、「何を話せば良いのか分からず、時間を無駄にしてしまった」という事態を回避できます。
2つ目のメリットは、議事録になることです。1on1ミーティングシートには、前回のミーティングで話した”反省点”や”改善点”を残せます。そのため、部下は「次回のミーティングまでに改善点を直せるように」と業務に励むきっかけになるのです。
このように、1on1ミーティングシートを活用することで、上司にも部下にもメリットが生じるため、多くの企業では、1on1ミーティングを行う際にシートを活用しているのです。
1on1ミーティングシートに記載すべきテーマ
1on1ミーティングのテーマは、大きく分けて以下の3つ挙げられます。
- 業務に関連するテーマ
- キャリアに関連するテーマ
- プライベートに関連するテーマ
担当する業務・職場の人間関係などへの悩みや、組織への要望などがテーマとなります。人によっては悩みを抱え込んでしまう場合があるので、部下に圧迫感を与えずに、話しやすい雰囲気をつくりましょう。
部下がどのように自己評価しているか、今後どのようなキャリアビジョンを描いているのかを質問します。仮に、部下自身の評価と現状のスキルに乖離がある場合は、的確なアドバイスをしましょう。
万が一、休息できる時間を十分に確保できていない状態では、心身ともに不調をきたしかねません。そのため、仕事の負担がプライベートに悪影響を及ぼしていないかも、上司として注視すべきポイントになります。
ただし、プライベートな話に踏み込まれすぎると不快に感じてしまう方もいるので、距離感の詰めすぎには注意しましょう。
1on1ミーティングをするにあたり、何をテーマに話すかは大きなポイントです。ただし、どのテーマを取り扱うにしても「部下に寄り添う姿勢」が何よりも重要であることを念頭に置いておきましょう。
【具体例】1on1ミーティングで使えるテーマ別質問事項
以下は、1on1ミーティングで使えるテーマ別の質問事項です。
冗長な質問になってしまうと「結局は何を聞きたいのか」が分からなくなってしまうので、簡潔に伝えることが大切です。
1on1ミーティングのシートのテンプレート
以下は、1on1ミーティングのシートのテンプレートです。テンプレートを活用すれば、ミーティングの度に一からシートを作成したり、他の記入済みシートを使い回したりする手間がかかりません。
・日付
・氏名
・役職
・話したいテーマ
・最近の目標
・業務に関する悩み
・キャリアに関する悩み
・プライベートに関する悩み
・備考
こちらのテンプレートをコピーして、「ナレカン」の「記事」に貼り付ければ、すぐに活用できます。また、一度「記事」に作成したシートは、テンプレートとして登録もできるので便利です。
1on1ミーティングの進め方
ここでは、1on1ミーティングの進め方を紹介します。1on1ミーティングの担当の方は、参考にしましょう。
- 部下への挨拶
- 日程の決定
- 話す内容や質問項目の決定
- 部下に質問を回答してもらう
- 回答をもとに質問をする
- シートを保管する
まず、部下に”自分が担当者だという旨”と”1on1ミーティングの目的”を伝えましょう。
挨拶を済ませたら、日程を決めます。相手に、5つ以上の候補日を出してもらい、自分の都合の良い日程に決めましょう。
次に、話す内容や質問項目を決めましょう。あまり細かい内容を決めすぎず、部下が話したいことを話せるように柔軟性を持たせておくことがポイントです。
質問項目を決めたら、それを事前に回答してもらいましょう。回答してもらったシートはミーティング前に確認する必要があるので、期日を決めておきましょう。
1on1ミーティング当日は、事前回答の深掘りをします。同時に、適切なアドバイスをしたり重要な内容をメモしたりしましょう。
1on1ミーティング終了後は、やりっぱなしにせずメモや1on1ミーティングシートを適切に管理しましょう。1on1ミーティングの担当者が変更する場合があるので、”部下ごとにシートを管理する”点がポイントです。
このように、1on1ミーティング業務では、”質問の事前準備””1on1ミーティング””シートの保管”を繰り返します。
ただし、複数人のミーティングを担当する場合、適切にシートを管理しなければ、情報は入り乱れてしまうので注意しましょう。たとえば、”フォルダ”を階層に分けて管理できる「ナレカン」のようなツールなら、メンバーごとに情報を管理できるので安心です。
1on1ミーティングのシートの作成・管理に最適なツール
以下では、1on1ミーティングのシートの作成・管理に最適なツールを紹介します。
1on1ミーティングにシートを活用すれば、テンポよく質疑応答を進められ、議事録としても活用できるので便利です。ただし、ミーティングの度にシートを作成していてはフォーマットを統一できず、ミーティングの質がばらつく恐れがあるので、テンプレートの活用が必須です。
とはいえ、ExcelやWordのようなファイル形式では共有が難しいうえ、必要なときにどこにあるかわからず活用できません。また、1on1ミーティングをしたあとはやりっぱなしにせず、前回の内容をいつでも確認できるようにしておくべきです。
そのため、「テンプレートを登録できて、誰でも簡単に面談記録を残せるツール」が求められるのです。したがって、自社が導入すべきなのはテンプレート機能があり、過去の1on1ミーティングの内容をいつでも振り返れるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では、テンプレートを活用して1on1ミーティングの内容を記録できるほか、1on1ミーティングの進め方や話すべき内容・テーマの共有が簡単です。また、超高精度の検索機能が備わっているので、1on1ミーティング実施前に過去の内容をすぐに確認できます。
1on1ミーティングに関する情報を一元管理するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンで1on1ミーティングシートを作成した例
以下では、ナレカンで1on1ミーティングシートを作成した例を紹介します。
ナレカンには、テンプレートの登録機能があり、画面下部の[+テンプレート]から一度作成したシートのフォーマットは即共有できます。
また、過去の1on1ミーティングのシートを振り返りたい場合は、キーワードを入力するだけで「平均0.2秒」のスピードと「ヒット率100%」の正確性で必要な情報にたどり着けます。
1on1ミーティングでやってはいけないこととは
以下では、1on1ミーティングでやってはいけないことを3つ解説します。効果的な1on1ミーティングにするためにも、必ず押さえておきましょう。
（1）一方的に質問ばかりする
1つ目に、部下に対して一方的に質問ばかりすることが挙げられます。
1対1で上司に質問攻めにされると、部下が萎縮してしまい、話したいことも話せなくなってしまいます。部下から質問を引き出せるように、上手く誘導しましょう。
1on1ミーティングは、部下のためのものであるという意識を持ち、部下が自主的に話せる場所にすることで、効果的なミーティングを実施できます。
（2）部下に否定的なことを言う
2つ目のやってはいけないことは、部下を否定する言葉を使うことです。
たとえば、部下が仕事で困っていることを話したときに部下の能力を否定したり、聞かれてもいないのに「こうするべき」と自分の意見を押し付けたりするのは避けましょう。上司はあくまで聞き役に徹し、部下に寄り添うことが大切です。
1on1ミーティングでは、部下の抱える悩みに対する解決法をすぐに出そうとせず、部下自身で考えて成長できるようにサポートしましょう。
（3）上司が1on1ミーティングに消極的
3つ目に、上司が1on1ミーティングに消極的なことが挙げられます。
上司が1on1ミーティングに意義を感じておらず、仕事のメールを返しながら部下の話を聞いたり前回の1on1ミーティングの内容を忘れてしまっていたりすると、部下は「上司に困っていることを相談しよう」という気が失せます。
そのため、1on1ミーティングの目的は何か、社内で共通認識を持ち、実施したミーティングの内容はシートに記載して管理しておきましょう。
1on1ミーティングの導入事例
以下では、1on1ミーティングの導入事例を紹介します。ここでは、LINEヤフー株式会社の例を取り上げています。
LINEヤフー株式会社のマネジメント層では、「時短勤務など多様な背景を持った部下を持つなど、ダイバーシティの考え方が必要」「プログラミングなど、上司が部下よりもスキルがないことが増えた」といったの悩みがありました。
そこから、”上司が部下に対して目標管理を行うのではなく、部下の成長を支援する”べきだと考えられ、1on1ミーティングを導入したのです。
LINEヤフー株式会社では、週1回30分の1on1ミーティングを実施しています。部下は日ごろの業務を真摯に振り返り、上司からアドバイスをもらい、業務の効率化を図っているのです。
1on1ミーティングの進め方や質問例まとめ
ここまで、1on1ミーティングの進め方や質問例を中心に紹介しました。
1on1ミーティングを実施することで、上司は部下の抱えている問題に寄り添うことができ、結果として部下の信頼獲得やモチベーションの向上が期待できます。また、ミーティングを実施するときは「シート」を活用して、効率よく記録を残していきましょう。
ただし、ExcelやWordでシートを作成すると、社員ごとの情報が混ざりやすく適切な管理が難しいです。そのため、各社員の情報が入り乱れることなく、シートを作成・管理できるツールの活用が最適と言えます。
結論、自社が導入すべきは、ミーティング内容を簡単に記載できる「記事」と過去のミーティング内容をすぐに探せる「検索機能」に加えて、テンプレート機能を兼ね備えた1on1ツール『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、1on1ミーティングシートの作成・管理を効率化しましょう。
