昨今では「働き方改革」「リモートワークの導入」「海外企業の進出」により、働くことに関する価値観が多様化してきています。そのため、社員の成長を促しつつ、離職率を低下させるには「部下への理解」が欠かせません。
そこで、注目されている取り組みのひとつが「1on1ミーティング」です。しかし、「1on1ミーティングでは、どのようなことを質問したら良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、1on1ミーティングの重要性や質問例を中心にご紹介します。
- 1on1ミーティングと面談の違いを明確にしたい
- すぐに使える1on1ミーティングシートを探している
- メンバーごとに情報を管理するのが大変で困っている
という方はこの記事を参考にすると、1on1ミーティングの重要性が分かるだけでなく、すぐに使えるミーティングシートも見つかります。
目次
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、その名の通り「1対1」のミーティングのことです。
主に、上司と部下の組み合わせで実施されます。頻度は企業によってさまざまですが「月に1回」「繁忙期が続く場合には2~3か月に1回」「少なくとも半年に1回」の継続的な実施が望ましいと言えます。
とくに昨今では、働き方に対する価値観が多様化しており、より一層社員一人ひとりの価値観を重要視する動きが強まっています。そのため、1on1ミーティングを通じて、社員への理解を深めることが重要なのです。
1on1ミーティングで話し合うテーマ
1on1ミーティングのテーマは、大きく分けて3つ挙げられます。
- 業務に関連するテーマ
- キャリアに関連するテーマ
- プライベートに関連するテーマ
担当する業務・職場の人間関係などへの悩みやチームへの要望などがテーマとなります。人によっては悩みを抱え込んでしまう場合があるので、部下に圧迫感を与えずに、話しやすい雰囲気をつくりましょう。
部下がどのように自己評価しているか、今後どのようなキャリアビジョンを描いているのかを質問します。仮に、部下自身の評価と現状のスキルに乖離がある場合は、的確なアドバイスをしましょう。
万が一、休息できる時間を十分に確保できていない状態では、心身ともに不調をきたしかねません。そのため、仕事の負担がプライベートに悪影響を及ぼしていないかも、上司として注視すべきポイントになります。
ただし、プライベートな話に踏込まれすぎると、不快に感じてしまう方もいるので、距離感の詰めすぎには注意しましょう。
1on1ミーティングをするにあたり、何をテーマに話すかは大きなポイントです。ただし、どのテーマを取り扱うにしても「部下に寄り添う姿勢」が何よりも重要であることを念頭に置いておきましょう。
1on1ミーティングと人事面談との違い
1on1ミーティングと人事面談との違いは、実施する目的にあります。
1on1ミーティングの目的が「部下が成長できるようにサポートすること」であるのに対して、面談では「部下の仕事への取り組みや実績を正当に評価すること」にあります。
また、言い換えれば、1on1ミーティングは「部下のため」に実施されており、人事面談は「上司が部下を管理するため」の面談だと言えるのです。
1on1ミーティングの3つの重要性とは
以下では、1on1ミーティングの重要性を3つ解説します。継続的に1on1ミーティングを実施できている企業では、以下の重要性を社員（上司）が理解しているのです。
（1）部下の成長を促す
1つ目に、部下の成長を促すことが挙げられます。
上司という立場は、部下のマネジメントだけでなく、複雑な業務を抱えていたりさまざまな会議に参加したりするため多忙だと言えます。そのため、部下の働きぶりに対して、細かいアドバイスをしてあげるだけの時間を確保しきれないことがあるのです。
そこで、1on1ミーティングのように、部下と話せる機会を確保することで、部下の成長を促すような的確なアドバイスが可能になるのです。
（2）部下への理解が深まる
2つ目の重要性は、部下への理解が深まることです。
上司という立場は、一人で複数人の部下を従えるため、部下全員に目を配り続けるのは難しいと言えます。そこで、1on1ミーティングで部下と意思疎通を図ることで、通常の業務だけでは分からなかった、部下の人柄や内心を理解できるようになるのです。
また、「部下を理解してくれている上司」は、部下が働くうえで頼りになる存在になります。そのため、部下への理解を深めることは、結果として「部下からの信頼」につながるのです。
（3）部下のモチベーション向上のため
3つ目の重要性として、部下のモチベーション向上が挙げられます。
たとえば、1on1ミーティングを通じて得た部下からの意見をもとに、改善を実現できれば、部下が働きやすい環境をつくれます。また、以上のように風通しの良い職場にすることで、副次的効果として部下の働くモチベーションの向上が期待できるのです。
このように、1on1ミーティングで上がった改善点や要望の実現は、よい循環を生み出します。その結果として、部下のモチベーションの向上につながるのです。
1on1ミーティングシートを活用するメリットとは
以下では、1on1ミーティングシートを活用するメリットを解説します。万が一、1on1ミーティングにシートを活用していないという場合には、早急に導入すべきです。
（1）効率良く進められる
1つ目のメリットは、ミーティングシートがあることで、効率良く進められることです。
何を話すかが明確になっていないミーティングは、段取りが悪くなりがちで、テンポよく進めることができません。その結果、時間が切迫されてしまい、聞きたい内容をすべてを質問できなかったり、部下から明確な回答を得られなかったりしてしまいます。
そこで、ミーティングシートを用意しておけば「何を話せば良いのか分からず、時間を無駄にしてしまった」という事態を回避しつつ、効率よく進めていけるようになるのです。
ただし、シートに沿って進めるだけでは、事務的な印象を与えかねないため、雑談を挟むなどして良い雰囲気づくりを意識しましょう。
（2）議事録になる
2つ目のメリットは、ミーティングシートは、議事録としても活用できる点です。
1on1ミーティングで聞き取った内容は、今後の職場改善や個人のスキルアップのために、反映していかなければ意味がありません。そこで、ミーティングシートに部下からの意見を残しておけば、議事録として振り返ることができるのです。
ただし、複数人のミーティングを担当する場合、適切にシートを管理しなければ、情報は入り乱れてしまうので注意しましょう。たとえば、「フォルダ」を2階層に分けて管理できる「Stock」のようなツールなら、メンバーごとに情報を管理できるので安心です。
【テーマ別】1on1ミーティングで使える質問事項とは
以下は、1on1ミーティングで使える質問事項です。テーマ別にしているので、例を知りたいという方は参考にしましょう。
冗長な質問になってしまうと「結局は何を聞きたいのか」が分からなくなってしまうので、簡潔に伝えることが大切です。
1on1ミーティングのシートのテンプレート
以下は、1on1ミーティングのシートのテンプレートです。テンプレートを活用すれば、ミーティングの度に一からシートを作成したり、他の作成済みシートを使い回したりする手間がかかりません。
・氏名
・役職
・目標
| 業務に関する質問 | キャリアに関する質問 | プライベートに関する質問 | |
|---|---|---|---|
| 質問 | |||
| 回答 |
・備考
こちらのテンプレートをコピーして、「Stock」の「ノート」に貼り付ければ、すぐに活用できます。また、一度「ノート」に作成したシートは、テンプレートとして登録もできるので便利です。
1on1ミーティングのシートの作成・管理に最適なツール
以下では、1on1ミーティングのシートの作成・管理に最適なツールを紹介します。
1on1ミーティングにシートを活用すれば、テンポよく質疑応答を進めることができ、議事録としても活用できるので便利です。ただし、ミーティングの度にシートを作成するのは面倒なので、テンプレートの活用がおすすめです。
とはいえ、ExcelやWordのようなファイルによる管理では、情報が入り乱れやすく管理が面倒だと言えます。そのため、「メンバーごとに情報を管理でき、テンプレートを活用できるツール」の活用が最適なのです。
したがって、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を簡単に残すことができ、メンバーごとに管理できるツール「Stock」一択です
Stockの「ノート」に1on1ミーティングに関する情報を残しつつ、メンバーごとに「フォルダ」を分けて管理すれば、情報が混ざる心配がありません。また、一度作成したシートはテンプレートとして登録できるので、一から作成する手間も軽減します。
あらゆる情報を一元化するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
1on1ミーティングの重要性や質問例まとめ
ここまで、1on1ミーティングの重要性や質問例を中心に紹介しました。
1on1ミーティングを実施することで、上司は部下の抱えている問題に寄り添うことができ、結果として部下の信頼獲得やモチベーションの向上が期待できるのです。また、ミーティングを実施するときは「シート」を活用して、効率よく記録を残していきましょう。
ただし、ExcelやWordによる作成・管理は、メンバー同士で情報が混ざりやすく、適切な管理が難しいです。そのため、メンバーの情報が入り乱れることなく作成・管理できるツールの活用が最適です。
結論、自社が導入すべきは、「ノート」「フォルダ」に加えて、テンプレート機能を兼ね備えた情報共通ツール『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、1on1ミーティングシートの作成・管理を効率化しましょう。
