建設業において、マニュアルは作業の進め方を統一したり、事故を防いだりするうえで欠かせません。また、マニュアルを効率よく作成するには、記載や修正に時間がかかる紙ではなく「ITツール」を使うのが効果的です。
しかし、なかには「マニュアルの正しい作成方法や、自社に最適なツールが分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業におけるマニュアルの作成手順や管理・運用におすすめのツールを中心に解説します。
- 建設業のマニュアル作成手順を知りたい
- マニュアルや作業手順書の管理・作成に役立つツールを知りたい
- どこでも簡単にマニュアルにアクセスできるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、建設業におけるマニュアルの正しい作成手順が分かるほか、自社にマッチしたツールも見つけられます。
目次
建設業におけるマニュアルの意義とは
建設業でマニュアルが重要なのは、業務の標準化や効率的な人材育成ができるからです。
建設業では重機や工具などを扱うため、使い方が人によって異なるとケガや事故につながってしまいます。しかし、マニュアルがあればやり方を統一できるので、事故防止はもちろん作業の品質がばらつく心配もありません。
また、マニュアルをナレッジとして蓄積すると、作業手順をわざわざ担当者に質問する手間が省けます。その結果、新人教育もスムーズになるのです。
建設業におけるマニュアルの基本項目
一般的に、建設業におけるマニュアルの基本項目は以下の通りです。
- 作業の目的
- 作業の開始～終了までの流れ
- 詳細な作業手順
- 作業のコツや注意点
- 確認事項などのチェックリスト
上記の項目を抜け漏れなく記載すれば、読み手の認識がズレることなく「活用されるマニュアル」にできます。また、適宜画像や動画を使って誰が見ても伝わりやすいマニュアルを作成しましょう。
5ステップ｜建設業のマニュアル作成手順
ここでは、建設業のマニュアル作成手順を5ステップで解説します。マニュアルをスムーズに作成するためにも、以下の手順で進めましょう。
ステップ1｜対象の業務を選定する
まずは、マニュアルの対象となる業務を選定します。
急にすべての業務を標準化すると、かえって現場の混乱を招く恐れがあります。そのため、標準化すべき業務に優先度をつけて、段階的に進めるのが大切です。
たとえば、「日報や工程表の書き方」や「安全点検の手順」など、属人化しやすい業務から優先してマニュアルを作成しましょう。
ステップ2｜業務フローを整理する
次に、対象の業務が決まったら、業務フローを整理します。
業務フローを整理すれば、作業の全体像を掴めるので、作業者は適切な目標設定ができます。また、認識齟齬防止のために、抽出したフローに過不足がないか、現場の担当者に適宜ヒアリングをしましょう。
加えて、フローチャートや実際の機材の写真などを挿入すると、作業者はより具体的なイメージを持てるようになります。
ステップ3｜項目を抜け漏れなく記載する
業務フローの整理が完了したら、マニュアルの項目を抜け漏れなく記載します。
作業の目的やタイミング、確認事項などを抜け漏れなく記載すれば、全員がミスなく作業を進められます。ただし、項目が分かりづらければ次第に利用されなくなってしまうため、適宜改行を入れるなどの工夫をしましょう。
また、「専門用語には解説をつける」「各作業にはコツや注意点も記載する」など、経験の浅い従業員に向けた配慮も大切です。
ステップ4｜見直し・修正をする
最後に、マニュアルの見直し・修正をします。
マニュアルは一度作成して終わりではなく、作業に変更点があればその都度反映しなければなりません。そのため、現場からのフィードバックを受けつつ、必要に応じて見直しや修正をすべきなのです。
とはいえ、紙のマニュアルでは、修正と共有に工数がかかるので、クラウド型ITツールを使うのが効果的です。クラウド型であれば、修正したマニュアルをデバイスや場所を問わずにすぐに共有・確認ができます。
ステップ5｜メンバーに分かりやすいよう管理・運用する
マニュアルの作成後は、メンバーに分かりやすいように管理・運用する必要があります。
マニュアルはいつでも確認しやすく、かつ変更点にも対応しやすく管理・運用するべきです。そのため、検索機能の付いた情報共有ツールを使えば、変更した情報にもすぐにアクセスできます。
たとえば、「Stock」のように情報に紐づいたメッセージ機能付きのITツールであれば、マニュアル変更の周知や、変更点に関する質問共有がチームで可能なのです。
【よくある質問】建設業に動画マニュアルは必要？
建設業において、動画マニュアルは必須ではありません。
動画は手順を分かりやすく説明でき便利な一方で、マニュアルを改定するときに動画を撮り直して編集する手間がかかります。そのため、マニュアル作成のときには、変更の頻度や内容によってテキストや画像・動画を使い分けましょう。
たとえば、手順が決まりきっていてかつテキストでの説明が分かりにくい場合は動画マニュアルが適切です。しかし、やり方の変更や改定の可能性がある場合はテキストベースの方が編集がしやすく、変更部分の確認も簡単です。
また、テキストだけで伝わりにくい場合は画像を挿入すると見やすいマニュアルが作れます。テキストと画像で情報をまとめられる「Stock」のようなITツールであれば、分かりやすくかつ編集しやすいマニュアルの作成が可能なのです。
【無料あり】建設業でのマニュアル作成に役立つツール5選
以下では、建設業でのマニュアル作成に役立つおすすめのツールを5つご紹介します。
マニュアルは作成して終わりではなく、社内で活用されなければなりません。しかし、手書きでのマニュアルやエクセルでの管理では、記載や修正が困難なうえ、多くのファイルから求めている情報を探すのに手間がかかります。
そこで、情報管理ツールを用いてマニュアルを管理・運用すれば、マニュアルの作成から共有まで一つのツールで完了します。ただし、すべてのメンバーが使いこなせるよう、操作はシンプルなツールを選びましょう。
したがって、建設業界のマニュアル管理には、ITが苦手な方でも迷わずマニュアルの作成・管理・運用ができるツール「Stock」一択だと言えます。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく、画像や動画ファイルを挿入できるため分かりやすいマニュアルを簡単に作成できます。また、マルチデバイス対応なため現場でもスマホで情報を確認できるのです。
【Stock】動画や画像で見やすいマニュアルを作成・管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで作成したマニュアルの例＞
Stockでは、上図のように、画像やテキストで分かりやすいマニュアルを「ノート」に作成し、ワンクリックで任意のメンバーに共有できます。また、作成したマニュアルは、カテゴリごとの「フォルダ」で見やすく管理出来ます。
【ナレカン】マニュアルやノウハウ管理に最適なツール
ナレカンは超高精度な検索機能を備えており、情報にアクセスしやすいナレッジ共有ツールです。
マニュアルだけでなく、属人化しがちなノウハウをメンバーで共有し業務に活かしたい場合は「ナレカン」の利用が適しています。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【TEんDO】マニュアルを自動で作成できるツール
＜TEんDOの特徴＞
- 豊富な編集機能がある
- さまざまな形式で出力できる
ズーム機能や音声入力機能など、さまざまな方法で編集できます。
紙はもちろん、動画やWord・Excel、PowerPointなど、マニュアルをさまざまな形式で出力可能です。
TEんDOの機能・使用感
- オプション機能が豊富
- eラーニング機能
オプション機能を活用すれば、多言語での音声付コンテンツ作成やテンプレートを使ってのマニュアル作成ができます。
eラーニングコンテンツも作成できるので、人材育成に役立ちます。
＜TEんDOの注意点＞
- メンバーとのコミュニケーションが取れる機能はない
- 最低利用期間が12ヶ月
マニュアル作成ソフトなので、作成したマニュアルの管理やメンバーとのメッセージでのやりとりまではできません。
TEんDoは最低利用期間が12ヶ月なので、途中で使わなくなった場合も12ヶ月分の費用がかかります。
＜TEんDOの料金体系＞
- ベーシックプラン：80,000円/ライセンス/月（月払い）
- （上記プランに追加で）オプション：16,000円/ライセンス/月（月払い）
【Dojo】豊富なテンプレートが備わるマニュアル作成ソフト
＜Dojoの特徴＞
- マニュアルを短時間で作成できる
- 使い方を教える時間が省ける
テンプレートや自動入力の機能により、誰でも気軽に、高品質のマニュアルを短時間で作成できます。
オンラインで使い方を学習できるため、社員の教育に時間がかかりません。
Dojoの機能・使用感
- キャプチャーの取得
- PowerPointに似た操作感
マニュアルや業務手順書を作成したいアプリケーションを操作するだけで、自動的にキャプチャを記録し、操作内容を補足する吹き出しが挿入されるため、手順書作成の手間を削減できます。
テキストのサイズやフォント、色などの編集・追加・削除の操作がPowerPointと似ているため、手軽に編集可能です。
＜Dojoの注意点＞
- 自動作成機能の精度が低い
- Dojoを利用するためのマニュアルが必要
自動先性機能の精度が低いことで、意図していないマニュアルを作ってしまうことがあります。
なかには「ほかのマニュアルツールと比較して、特出した部分がない。もっと直感的な操作のしやすさであれば、”Dojoを利用するためのマニュアルをDojoでつくる”という手間をなくせる。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Dojoの料金体系＞
- 詳細な料金は要問い合わせ
【Teachme Biz】伝わりやすいマニュアルを作成できるツール
＜Teachme Bizの特徴＞
- マニュアルを簡単に作成できる
- アクセスログを見られる
テンプレートに沿ってマニュアルを作成できるほか、手順が表示されるので初心者でも見やすく、更新も簡単にできます。
アクセスログによって、マニュアルの閲覧状況や検索ログを確認できるため、従業員の傾向を分析して適切にマニュアルを運用できます。
＜Teachme Bizの機能・使用感＞
- スナップショット機能
- 自動翻訳機能
動画の一部を表紙やマニュアル画像として利用できるので、一目見ただけで内容がすぐに分かるマニュアルを作成でき便利です。
20言語から選択するだけでマニュアルを自動翻訳可能なので、海外との関わりを持つ企業においても役立ちます。
＜Teachme Bizの注意点＞
- テキストのみのマニュアルが作りにくい
- 文字数制限が厳しい
利用しているユーザーからは「画像が無いマニュアルが作りにくいので、テンプレートのイラストからマニュアルが作れるような機能があるといい」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「文字制限をもう少しだけ緩和してほしい。特に日本語以外の言語だと、STEPを分けることになってしまいSTEP数が増えてしまう。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Teachme Bizの料金体系＞
導入には、下記から選択したプランの料金に加え、初期費用やオプション料金が発生します。詳しい料金の見積もりには問い合わせが必要です。
- スタータープラン：59,800円/月
- ベーシックプラン：119,800円/月
- エンタープライズプラン：319,800円/月
＜比較表＞建設業でのマニュアル作成に役立つツール5選
こちらは、建設業でのマニュアル作成に役立つツール5選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | TEんDO | Dojo | Teachme Biz | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
動画や画像で分かりやすくマニュアルを作成・管理できるツール
|
マニュアルやノウハウ管理に最適なツール
|
マニュアルを自動で作成できるツール |
豊富なテンプレートが備わるマニュアル作成ソフト |
伝わりやすいマニュアルを作成できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】※マニュアルへのコメント機能 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 画像編集機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
動画ベースのマニュアル作成はできない |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
最低利用期間が12ヶ月 |
自動作成機能の精度が低い |
テキストのみのマニュアルが作りにくい |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランでも1人あたり500円/月〜/div> |
・無料
・有料プランは資料をダウンロードして確認
|
・無料プランなし
・有料プランは80,000円/ライセンス/月～ |
・要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは59,800円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「TEんDO」の詳細はこちら |
「Dojo」の詳細はこちら |
「Teachme Biz」の詳細はこちら |
上記のように、マニュアル作成に特化したものを導入する場合、メンバーへのメッセージには別のツールを使う必要があります。自社の目的や予算も踏まえて慎重に検討しましょう。
【担当者必見】マニュアル作成に役立つツールの選定ポイント
ここでは、マニュアル作成に役立つツールの選定ポイントをご紹介します。ツールを導入する際は、以下の項目を満たしているかを確認しましょう。
- 画像・動画・ファイル等の添付が可能か
- スマホでも利用できるか
- 誰でも簡単に操作できるか
建設業は技術職のため、文章だけのマニュアルでは具体的な動きが伝わらない可能性があります。画像や動画等を添付できるツールであれば、視覚的にも分かりやすいマニュアルを作成することができるのです。
建設業の作業現場ではパソコンを広げられない場合があります。そのため、スマホからでもマニュアルを確認することができるツールを選ぶ必要があります。
多機能で操作が難しいツールを導入してしまうと、ITに詳しくない従業員が使いこなせず、ツールが形骸化してしまう可能性があります。そのため、誰でも簡単に操作できるシンプルなツールが望ましいです。
以上が、建設業のマニュアル作成に役立つツールの選定ポイントです。自社に導入すべきツールが定まらない場合は、上記の項目を参考に選定を行いましょう。
建設業におけるマニュアルの作成手順・管理方法まとめ
ここまで、建設業におけるマニュアルの意義や作成手順、おすすめのツールを中心にご紹介しました。
建設業におけるマニュアルでは、業務の標準化や効率的な人材育成に役立たせるために、読み手に分かりやすい構成が求められます。また、マニュアルは業務内容やメンバーの変化に合わせて改良しながら運用する必要があります。
そこで、作成から共有に時間のかかる紙ではなく、作成したマニュアルを瞬時に共有・管理ができる”ITツール”を使いましょう。なかでも、操作が簡単ですべてのメンバーが迷わずにマニュアルを確認できるツールを導入するべきです。
したがって、シンプルな操作でマニュアルを作成・即共有できる情報共有ツール「Stock」が、建設業界に最適なのです。Stockはテキストだけでなく、画像や動画ファイルを蓄積できるため、分かりやすいマニュアルを簡単に作成可能です。
ぜひ「Stock」で作成したマニュアルを共有し、自社の業務の品質を標準化しましょう。
