建設業において、マニュアルは作業の進め方を統一したり、事故を防いだりするうえで欠かせません。また、マニュアルを効率よく作成するには、記載や修正に時間がかかる紙ではなく「ITツール」を使うのが効果的です。
しかし、なかには「マニュアルの正しい作成方法や、自社に最適なツールが分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業におけるマニュアルの意義や作成手順、おすすめのツールを中心に解説します。
- マニュアルや作業手順書の作成に役立つツールを見つけたい
- 建設業のマニュアル作成手順を知りたい
- 必要な情報を、誰でも簡単に見つけ出せるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、建設業におけるマニュアルの正しい作成手順が分かるほか、自社にマッチしたツールも見つけられます。
目次
建設業におけるマニュアルの意義とは
建設業でマニュアルが重要なのは、業務の標準化や効率的な人材育成ができるからです。
建設業では重機や工具などを扱うため、使い方が人によって異なるとケガや事故につながってしまいます。しかし、マニュアルがあればやり方を統一できるので、事故防止はもちろん作業の品質がばらつく心配もありません。
また、マニュアルをナレッジとして蓄積すると、作業手順をわざわざ担当者に質問する手間が省けます。その結果、新人教育もスムーズになるのです。
建設業におけるマニュアルの基本項目
一般的に、建設業におけるマニュアルの基本項目は以下の通りです。
- 作業の目的
- 作業の開始～終了までの流れ
- 詳細な作業手順
- 作業のコツや注意点
- 確認事項などのチェックリスト
上記の項目を抜け漏れなく記載すれば、読み手の認識がズレることなく「活用されるマニュアル」にできます。
4ステップ｜建設業のマニュアル作成手順
ここでは、建設業のマニュアル作成手順を4ステップで解説します。マニュアルをスムーズに作成するためにも、以下の手順で進めましょう。
ステップ1｜対象の業務を選定する
まずは、マニュアルの対象となる業務を選定します。
急にすべての業務を標準化すると、かえって現場の混乱を招く恐れがあります。そのため、標準化すべき業務に優先度をつけて、段階的に進めるのが大切です。
たとえば、「日報や工程表の書き方」や「安全点検の手順」など、属人化しやすい業務から優先してマニュアルを作成しましょう。
ステップ2｜業務フローを整理する
次に、対象の業務が決まったら、業務フローを整理します。
業務フローを整理すれば、作業の全体像を掴めるので、作業者は適切な目標設定ができます。また、認識齟齬防止のために、抽出したフローに過不足がないか、現場の担当者に適宜ヒアリングをしましょう。
加えて、フローチャートや実際の機材の写真などを挿入すると、作業者はより具体的なイメージを持てるようになります。
ステップ3｜項目を抜け漏れなく記載する
業務フローの整理が完了したら、マニュアルの項目を抜け漏れなく記載します。
作業の目的やタイミング、確認事項などを抜け漏れなく記載すれば、全員がミスなく作業を進められます。ただし、項目が分かりづらければ次第に利用されなくなってしまうため、適宜改行を入れるなどの工夫をしましょう。
また、「専門用語には解説をつける」「各作業にはコツや注意点も記載する」など、経験の浅い従業員に向けた配慮も大切です。
ステップ4｜見直し・修正をする
最後に、マニュアルの見直し・修正をします。
マニュアルは一度作成して終わりではなく、作業に変更点があればその都度反映しなければなりません。そのため、現場からのフィードバックを受けつつ、必要に応じて見直しや修正をすべきなのです。
とはいえ、紙のマニュアルでは、修正と共有に工数がかかるので、クラウド型ITツールを使うのが効果的です。クラウド型であれば、修正したマニュアルをデバイスや場所を問わずにすぐに共有・確認ができます。
たとえば、マルチデバイスのナレッジ管理ツール「ナレカン」なら、修正したマニュアルをスマホからすぐに見れるので、共有のストレスもありません。
【無料あり】建設業でのマニュアル作成に役立つツール5選
以下では、建設業でのマニュアル作成に役立つおすすめのツールを5つご紹介します。
マニュアルは作成して終わりではなく、社内で活用されなければなりません。しかし、手書きでのマニュアルでは記載や修正に時間がかかるうえ、更新や修正が重なれば徐々に見づらくなってしまいます。
とくに、大企業では、更新したマニュアルを現場に共有するのに手間と時間がかかります。そこで、テキスト入力によって視認性を保てる「ITツール」を使えば、全体への共有も一か所で完結します。
とはいえ、現場作業が多い建設業界では多機能なITツールだとメンバーが使いこなせない恐れもあるので注意しましょう。したがって、建設業界のマニュアル管理には、ITが苦手な方でも迷わず使えるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択だと言えます。
ナレカンの「記事」は画像や、ファイルの添付にも対応しており、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成できます。また、AIを活用した「自然言語検索」で目当ての情報を簡単に見つけられるほか、スマホ対応のため現場からもマニュアルを確認できます。
【ナレカン】最も簡単にマニュアルを運用できるナレッジ管理ツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで作成したマニュアルの例＞
ナレカンでは、上図のように、マニュアルを「記事」に作成し、ワンクリックで任意のメンバーに共有できます。また、作成したマニュアルは、カテゴリごとの「フォルダ」で見やすく管理出来ます。
【Stock】最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツール
Stockは、あらゆる情報を誰でもリアルタイムで共有しながら書ける「ノート」に「タスク」や「メッセージ」を紐付けられるのが特徴の情報共有ツールです。
マニュアルに関連するタスクをメンバーに割り振ったり、迅速にコミュニケーションを取りたい場合は、「Stock」の利用が適しています。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【TEんDO】マニュアルを自動で作成できるツール
＜TEんDOの特徴＞
- 豊富な編集機能がある
- さまざまな形式で出力できる
ズーム機能や音声入力機能など、さまざまな方法で編集できます。
紙はもちろん、動画やWord・Excel、PowerPointなど、マニュアルをさまざまな形式で出力できます。
TEんDOの機能・使用感
- 豊かな表現機能
- eラーニング機能
表現機能が豊富なので、自社製品のデモやプレゼンなどの作成にも役立ちます。
eラーニングコンテンツも作成できるので、人材育成に役立ちます。
＜TEんDOの注意点＞
- メンバーとのコミュニケーションが取れる機能はない
- 最低利用期間が12ヶ月
マニュアル作成ソフトなので、作成したマニュアルの管理やメンバーとのメッセージでのやりとりまではできません。
TEんDoは最低利用期間が12ヶ月なので、途中で使わなくなった場合も12ヶ月分の費用がかかります。
＜TEんDOの料金体系＞
- ベーシックプラン：80,000円/ライセンス/月（月払い）
- （上記プランに追加で）オプション：16,000円/ライセンス/月（月払い）
【Dojo】豊富なテンプレートが備わるマニュアル作成ソフト
＜Dojoの特徴＞
- マニュアルを短時間で作成できる
- 使い方を教える時間が省ける
テンプレートや自動入力の機能により、誰でも気軽に、高品質のマニュアルを短時間で作成できます。
オンラインで使い方を学習できるため、社員の教育に時間がかかりません。
Dojoの機能・使用感
- キャプチャーの取得
- 操作説明文の自動作成
マニュアルや業務手順書を作成したいアプリケーションを操作するだけで、自動的にキャプチャが保存されます。
キャプチャーを自動的に取得するのに加えて、アプリケーションを操作すると、その操作の種類と内容を自動的に作成し、説明文として保存します。
＜Dojoの注意点＞
- ライセンスキーがUSB
- Dojoを利用するためのマニュアルが必要
DojoにアクセスするためのライセンスキーはUSBであり、ライセンスの共有にはUSBの貸し借りが必要なので、紛失や破損のリスクがあります。
なかには「ほかのマニュアルツールと比較して、特質した部分がない。もっと直感的な操作のしやすさであれば、”Dojoを利用するためのマニュアルをDojoでつくる”という手間をなくせる。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Dojoの料金体系＞
- 詳細な料金は要問い合わせ
【Teachme Biz】伝わりやすいマニュアルを作成できるツール
＜Teachme Bizの特徴＞
- マニュアルを簡単に作成できる
- アクセスログを見られる
テンプレートに沿ってマニュアルを作成できるほか、手順が表示されるので初心者でも見やすく、更新も簡単にできます。
アクセスログによって、マニュアルが活用されているかを確かめられるので、従業員の傾向を分析して業務効率化へつなげることができます。
＜Teachme Bizの機能・使用感＞
- スナップショット機能
- 自動翻訳機能
動画の一部を表紙やマニュアル画像として利用できるので、一目見ただけで内容がすぐに分かるマニュアルを作成できて便利です。
20言語から選択するだけでマニュアルを自動翻訳可能なので、海外との関わりを持つ企業においても役立ちます。
＜Teachme Bizの注意点＞
- 動作が遅く生産性に難がある
- フォルダの分類が分かりづらい
利用しているユーザーからは「マニュアル作成に専用ツールを活用するのですが、動作が遅く生産性に難がありました。」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは『フォルダわけで、「すべて」と「すべて（管理者用）」がいまいちわかりずらいです。』という声があります。（参考：ITreview）
＜Teachme Bizの料金体系＞
導入には、下記から選択したプランの料金に加え、初期費用やオプション料金が発生します。詳しい料金の見積もりには問い合わせが必要です。
- スタータープラン：59,800円/月
- ベーシックプラン：119,800円/月
- エンタープライズプラン：319,800円/月
＜比較表＞建設業でのマニュアル作成に役立つツール5選
こちらは、建設業でのマニュアル作成に役立つツール5選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | TEんDO | Dojo | Teachme Biz | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単にマニュアルを運用できるナレッジ管理ツール |
最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツール |
マニュアルを自動で作成できるツール |
豊富なテンプレートが備わるマニュアル作成ソフト |
伝わりやすいマニュアルを作成できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】※マニュアルへのコメント機能 |
| テンプレート機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 画像編集機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
動画ベースのマニュアル作成はできない |
動画でのマニュアル作成ができない |
作成したマニュアルの管理機能がない |
ライセンスキーがUSBで紛失・破損のリスクがある |
動作が遅い |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
|
・無料プランなし
・有料プランは80,000円/ライセンス/月～ |
・要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは59,800円/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「TEんDO」の詳細はこちら |
「Dojo」の詳細はこちら |
「Teachme Biz」の詳細はこちら |
上記のように、マニュアル作成に特化したものを導入する場合、メンバーへのメッセージには別のツールを使う必要があります。自社の目的や予算も踏まえて慎重に検討しましょう。
【担当者必見】マニュアル作成に役立つツールの選定ポイント
ここでは、マニュアル作成に役立つツールの選定ポイントをご紹介します。ツールを導入する際は、以下の項目を満たしているかを確認しましょう。
- 画像・動画・ファイル等の添付が可能か
- スマホでも利用できるか
- 誰でも簡単に操作できるか
建設業は技術職のため、文章だけのマニュアルでは具体的な動きが伝わらない可能性があります。画像や動画等を添付できるツールであれば、視覚的にも分かりやすいマニュアルを作成することができるのです。
建設業の作業現場ではパソコンを広げられない場合があります。そのため、スマホからでもマニュアルを確認することができるツールを選ぶ必要があります。
多機能で操作が難しいツールを導入してしまうと、ITに詳しくない従業員が使いこなせず、ツールが形骸化してしまう可能性があります。そのため、誰でも簡単に操作できるシンプルなツールが望ましいです。
以上が、建設業のマニュアル作成に役立つツールの選定ポイントです。自社に導入すべきツールが定まらない場合は、上記の項目を参考に選定を行いましょう。
建設業におけるマニュアルの意義・作成手順・ツールまとめ
ここまで、建設業におけるマニュアルの意義や作成手順、おすすめのツールを中心にご紹介しました。
建設業におけるマニュアルでは、業務の標準化や効率的な人材育成に役立たせるために、読み手に分かりやすい構成が求められます。また、マニュアルは対象の業務を選定したうえで、業務フローを整理したり定期的に見直したりするのが大切です。
しかし、伝わりやすいマニュアルを作成しても、チームで活用されなければ意味がありません。そこで、作成から共有に時間のかかる紙ではなく、作成したマニュアルを瞬時に共有・管理ができる”ITツール”を使いましょう。
したがって、必要な機能に過不足がなくシンプルな「ナレカン」が、建設業界に最適なのです。なかでも、ナレカンでは、専属担当者による導入～運用支援も実施しているので、ITに不慣れな現場でも安心して使い始められます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、作成したマニュアルを共有し、自社の業務の品質を標準化しましょう。
