様々なクラウドツールが出てきたことにより、ツールを駆使して業務効率化を進めている税理士事務所が増えてきています。しかし、まだまだクラウド化が進んでいない税理士事務所も多いのではないでしょうか。
 
クラウドツールを導入すると、普段の業務はどのように変わるのでしょうか。
会計業務に加え、クラインアントとのコミュニケーション、情報管理など事務所全体の業務をクラウド化することで、今までアナログ作業だった業務を劇的に変えることが可能になります。
 
今回は、税理士税理士事務所に導入しておきたいツールについてご紹介させていただきます。

 

税理士事務所に導入すべきツールとは?

①情報管理ツール
例えば、クライアントとの定例会議の議事録やクライアント情報などはどこに保管していますでしょうか?議事録に限らず、クライアントに関する情報をしっかり残しておくことができるツールを導入することで、必要な情報にいつでもアクセスできる状態を作り出すことができます。
 
②ファイルストレージ
業務の中でありとあらゆる書類を扱うのではないでしょうか。それらをクラウド上に保管しておくことで、いつでもどこでも情報を取り出すことができます。また、一定期間保管しておかなければいけない書類もあるため、そういったものをまとめて保管しておく場所が必要になります。
 
③チャットツール
主にメールでのやり取りをしている方も多いと思いますが、チャットツールを使うことで、コミュニケーションが円滑になります。
ちょっとしたことでも気軽にやり取りすることができるため、より情報を共有しやすくなったり、クライアントと密な関係を築くことができるようになります。
 
④クラウド会計ツール
今まで手作業で入力していたものなどを、ツールに置き換えることで業務効率化することができます。また、ツールを使うことで人的ミスが減り、確認作業の時間も削減することが可能です。
クライアント先にもツールを導入してもらうことで、双方にとってメリットの大きいものになります。

税理士事務所に導入しておきたいツール4選

Stock

Stockのトップページ

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

クライアントとの定例会議の議事録や、面談記録など、重要な情報を誰でも簡単に残すことができます。
Stockを使えば、驚くほど簡単に情報を残すことができるため、重要な情報があちこちに分散することがありません。
クライアントとの議事録を管理するのであれば、非常にお勧めするツールです。是非、Stockで情報共有をして、事務所内の業務効率化を目指していただければと思います。

■Stockの特徴

1.ITの知識がなくても、すぐに始められる。
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
 
3.最も簡単に、チーム内の「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックできるし、タスク管理も直感的で、これまで感じていた情報共有のストレスから解放されます。

■Stockの主な機能

ノート機能

Stockのノート画面

会議の議事録やマニュアル、ノウハウや連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができ、画像やファイルもドラッグ&ドロップで簡単に添付することができます。
ファイルの中身もweb上でプレビューすることができるため、一度ダウンロードして確認する手間が省けます。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるのがポイントです。
一覧で管理できると、いちいち各メンバーに現在の状況を聞く必要がないので、確認する手間が省けますね。
チャット

Stockのメッセージ画面

ノートのテーマ毎にチャットができるため、不要な話題が混ざることがありません。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・という従来のチャットツールで感じていたストレスから解放されるため、後から会話履歴を遡る時間を短縮することが可能となります。

■Stockの導入費用

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です(無料で利用できる期間制限もありません)。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Dropbox

Dropboxのトップページ

「Dropbox」

https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
役所に出す書類や、クライアントとのやり取りに使うファイルなど、保管庫としての役割で有用なサービスです。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存することができる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。

■Dropboxの主な機能

ファイル管理

Dropboxのファイル管理画面

共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することができます。

■Dropboxの導入費用

Dropboxの料金プランページ
https://www.dropbox.com/ja/individual/plans-comparison

容量2GBまでは無料で使えますが、容量の増加をするには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)1200円〜になります。
 
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チャットワーク

チャットワークのトップページ

「チャットワーク(ChatWork)」ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネスに特化したチャットツールです。LINEはプライベート、チャットワークは仕事と使い分けをしている人も多いのではないでしょうか。
特にクライアントとのやり取りでチャットワークを導入している税理士事務所は多いと思います。メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、ちょっとした確認にも使えるサービスです。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプでコミュニケーションが取れるのもいいですね。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないので、自分のタイミングでメッセージを確認できます。

■チャットワークの主な機能

グループチャット

チャットワークのチャット画面

テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
タスク管理

チャットワークのタスク管理画面

各グループチャットごとに、タスクの管理をすることができます。
ファイル共有

チャットワークのファイル共有画面

グループチャットに送信したファイルを一覧で管理することができます。

■チャットワークの導入費用

チャットワークの料金プランページ
https://go.chatwork.com/ja/price/

グループチャット14個までは、無料で使うことができますが、さらにグループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プランを契約する必要があります。
チームで利用する場合には、管理者機能が付いている月500円(1人あたり)のプランにするのが良さそうですね。
 
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freee

freeeのトップページ

「freee」|無料から使えるクラウド会計ソフト

https://www.freee.co.jp/
税理士事務所にもクラウドツールを入れる時代!オススメの導入すべきツール4選

freeeは、初めての決算書作成や確定申告も簡単に行える、無料から使えるクラウド会計ソフトです。

■freeeの特徴

1.簡単にできる決算書の作成
 毎月の経理処理を行っていれば、決算書作成のボタンを押すだけで簡単に決算書が作成できます。
 
2.経営状況の見える化に役立つ
 自動的に作成されるレポートから、定期的に経営状況を数字やグラフで確認することが可能です。

■freeeの主な機能

請求書作成
情報を入力するだけで、すぐに請求書の作成ができます。またテンプレートのカスタマイズも可能です。
経費精算
スマホアプリを使えば、写真で撮るだけで自動で必要な情報が読み込まれます。

■freeeの導入費用

freeeの料金プランページ
https://www.freee.co.jp/houjin/price/
税理士事務所にもクラウドツールを入れる時代!オススメの導入すべきツール4選

30日間は無料で試すことができます。
それ以降は、2,380円/月〜で有料プランにする必要があり、請求書の作成や経費精算の機能が使えるようになります。
 
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まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
クラウドツールをうまく活用することで、今までの手作業での業務や非効率な業務を改善することが可能になります。
 
また、クライアントとのコミュニケーションも円滑になるため、顧客満足度の向上も期待できるのではないでしょうか。
 
是非今回ご紹介させていただいたツールを参考にしていただき、まずは、業務の見直しを行い、どの業務にクラウドツールを導入するかなどを検討してみてください。