近年では税理士事務所向けのITツールが登場するなど、税理士業界にもDXの波が押し寄せています。具体的には、人手不足の解消を目的として、ITツールを活用した事務作業の自動化やペーパーレス化が進められています。
したがって、税理士事務所が効率的に業務を進めるには、ITツールの導入は欠かせません。しかし、なかには「導入すべきツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士事務所におすすめのツール7選を中心にご紹介します。
- 顧問先が増えて業務が回らなくなってきたので、業務を効率的に進めたい
- 「どの顧問先と、何を話したのか」を管理するのが大変で困っている
- 社員全員が使いこなせるツールを使いたい
という方がこの記事を参考にすると、税理士業務に最適なツールを見つけられるだけでなく、具体的な運用イメージもできます。
目次
税理士事務所における業務上の課題
以下では、税理士事務所が抱える3つの課題を解説します。事務所の課題を解決できるツールでなければ意味がないため、選定の前に課題を明らかにしましょう。
情報が乱立する
1つ目の課題として、顧問先の情報が整理されていないことが挙げられます。
税理士事務所では数十件以上の仕事を並行することになるため、管理すべき情報は膨大です。そのため、適切な管理ルールを設けなければ、必要な書類が見つからないトラブルにつながります。
しかし、正しく整理しようとするあまり複雑な管理ルールを作ると、運用にストレスを感じやすくなってしまいます。そこで、「誰でも簡単に情報を仕分けできるITツール」を導入すれば、ルールが複雑になりにくく、書類を管理しやすい体制が整えられるのです。
繁忙期には残業が発生する
2つ目の課題は、繁忙期に残業が発生しやすいことです。
Money Forwardの調査によると、確定申告が必要になる忙しい時期には、全体の4割の事務所で残業時間が一人あたり月に45時間を超えることが分かっています。
残業や休日出勤が増えれば、疲労による集中力の低下を招き、結果として業務ミスの発生につながってしまいます。そのため、ITツールによる単純業務の自動化といった、業務効率化に取り組むべきなのです。
スタッフ間でITリテラシーが異なる
3つ目の課題として、「ITに詳しい税理士」と「苦手な税理士」の差が激しいことが挙げられます。
税理士事務所に所属する税理士の多くが60代以上という統計があり、平均年齢が年々高くなっています。そのため、所属する税理士が使いこなせない懸念があり、ITツールの導入に踏み込めないケースが多いのです。
そこで、必要な機能に過不足がないシンプルな「Stock」のようなツールを選定しましょう。シンプルなITツールは過剰な機能がないので「導入即日から運用に乗せられる」「低料金で使い続けられる」メリットが得られます。
税理士事務所の課題を解決する方法とは
結論、税理士事務所の課題は「ITツール」で解決できます。
主な課題は「情報の乱立」「残業の発生」「ITリテラシーの格差」の3つです。そこで、ITツールを利用すれば、それぞれの課題に対して以下の効果が得られます。
- 情報が乱立する
- 繁忙期には残業が発生する
- スタッフ間でITリテラシーが異なる
ITツールを使えば、顧問先ごとにフォルダ分けをして、書類をまとめられます。さらに、締め切りを忘れないように税務申告などの書類に「タスク」を設定できるサービスもあり、対応漏れを未然に防ぐことも可能です。
業務のDX化を促進するITツールがあれば、手間がかかっていた仕事が短時間で終わるようになり、より専門的な作業に時間を割けられるようになります。
ITツールには「多機能で何でもできる」ということを強調するサービスがありますが、スタッフ間でITリテラシーが異なると全員が使いこなせず浸透しません。そこで、必要な機能に過不足がないITツールであれば、操作が簡単なうえに低コストで運用できます。
以上のように、税理士を悩ます3つの課題に対して、ITツールは的確に解決できる特徴を持っています。
税理士事務所と親和性の高いツールの種類とは
以下では、税理士事務所で役立つツールの種類を7つ紹介します。ここでは業務効率化に直結するツールを厳選したので、ITツールへの理解を深めて最適なものに目星をつけましょう。
(1)情報共有ツール
結論、税理士事務所にもっとも最適なのが情報共有ツールです。
情報共有ツールは顧問先ごとに書類を簡単に分けられるため、アクセスするのに手間がかかりません。また、一部のツールでは書類ごとに締め切りを知らせてくれる「タスク」が設定できるため、提出忘れが許されない税務書類の管理に最適です。
さらに、管理されている書類はリアルタイムで更新等が反映されるため、事務所内で情報の行き違いも起こらなくなります。また、「Stock」のようにアクセス権限を設定できる情報共有ツールであれば、「閲覧しかできない」メンバーをつくることも可能です。
このように、あらゆる情報を同時並行で管理し、厳格な締め切りがある業務が多い税理士事務所には「情報共有ツール」が合っていると言えます。
(2)ナレッジ管理ツール
ナレッジ管理ツールには、事務所で共有するマニュアルや顧客情報をストックできます。
たとえば、「書類の作成方法」や「顧客対応の流れ」をマニュアル化しておけば、事務所内で業務を均一化できるだけでなく、新人の教育にも役立ちます。また、ナレッジ管理ツールには、「顧問先ごとの情報」や「対応記録」を保管することも可能です。
以上のように、ナレッジ管理ツールを使うと業務のマニュアルをストレスなく共有できます。また、個別の対応記録をナレッジとして蓄積して、同じような案件を受け持った際に参照できるのです。
(3)オンラインストレージ
オンラインストレージは、情報の保護を通して税理士事務所の業務に貢献します。
オンラインストレージにアップされたファイルは、スタッフであれば場所や時間を問わずに閲覧できます。万が一、PCが破損した場合も別の端末からオンラインストレージにアクセスできるので、重要な書類を見られないという心配はありません。
このように、オンラインストレージは情報の紛失を未然に防ぎ、税理士事務所の滞りのない業務遂行に貢献します。ただし、オンラインストレージでファイルを管理すると、「わざわざ開いて、編集し、保存する」という面倒な手間がかかるので注意しましょう。
(4)コミュニケーションツール
コミュニケーションツールによって、税理士事務所内の業務分担が進みます。
コミュニケーションツールを導入すれば、業務の依頼や進捗の報告などが場所や時間を問わずにできます。また、コミュニケーションツールの一種であるチャットツールは、メールと比較して「会話するようなスピーディなやりとり」が可能です。
このように、コミュニケーションツールはスタッフ間でのやりとりを効率化させ、業務スピードを向上させます。ただし、コミュニケーションツールの多くは「大切な情報が流れてしまい探し出すのに苦労する」という欠点があるので注意しましょう。
(5)クラウド会計ツール
クラウド会計ツールを導入すれば、税理士の主要業務を効率化できます。
クラウド会計ツールは従来の会計ツールとは異なり、データが自動で同期されるので顧問先と事務所で最新のデータを常に共有できます。また、データはクラウドに保存されているので、PCを破損してもアクセスできなくなるといった心配がありません。
現在では、口座やクレジットカードの取引データを自動で入力するツールもあるため、かつては税理士がおこなわなければならなかった事務作業の代行も可能です。このように、クラウド会計ツールは「リアルタイム共有・自動入力」を通して業務効率化に貢献します。
(6)RPAツール
RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)ツールは業務上のミスを防ぎ、税理士の業務を効率化させます。
RPAツールは、定められたルールに従って作業を正確に実行します。たとえば、手作業で数値入力した場合は人的ミスが発生しやすくなりますが、RPAツールであればその心配がありません。
そのため、RPAツールによって入力ミスを防いで業務の質を向上できるほか、自社への信頼にもつながるのです
(7)タスク管理ツール
タスク管理ツールは、「業務の進捗」や「事務所全体の業務量」を把握するための機能を備えたツールです。
スタッフごとの業務の進捗状況が分かれば、次のタスクの割り振りも適切な業務量・タイミングでできます。また、タスクに対して優先度を設定する機能を備えたツールもあるため、仕事を任されたスタッフもどの順番で着手するべきか計画が立てやすくなるのです。
このようにタスク管理ツールを使って作業を管理すれば、確実性が求められる税理士業務の抜け漏れや遅れを未然に防げます。
関連記事: 司法書士事務所に最適なクラウドツール7選を紹介!
【種類別】税理士事務所におすすめのツール7選
以下では、税理士事務所におすすめのツール7選を解説します。
税理事務所では、あらゆる情報を適切に管理しなければならないためITツールは必須です。とくに、「顧問先ごとに情報管理する機能」と「税務書類ごとに締め切りを設定する機能」を備えたITツールであれば、これまで手間がかかっていた仕事が改善されます。
しかし現在、税理士の半数以上が60歳以上と言われており、ITツールに詳しくない世代が過半数を占めているため使いこなせない可能性があります。そのため、多機能で複雑なものではなく、「必要な機能に過不足がないITツール」が最適な選択肢です。
すなわち、税理士事務所で活用すべきなのは、顧問先ごとにノートをまとめられる「フォルダ」と締め切りを管理できる「タスク」があり、非IT企業の65歳の方がすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
Stockでは顧問先とのやりとりを「ノート」へ書き込み、それぞれの「フォルダ」に格納すれば情報が錯綜しません。また、取引先のメンバーを特定のフォルダに招待できる「1フォルダゲスト」もあるため、従来よりもスムーズにやりとりできるようになります。
情報共有|最も簡単に情報を共有できるツール【Stock】
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
ナレッジ管理|業務マニュアルや顧問情報を共有できるツール【ナレカン】
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「案件ごとの情報」 「マニュアル」「資料」「議事録」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」で顧客ごとの情報をまとめられるほか、マニュアルや資料も蓄積できます。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「案件ごとの情報」 「マニュアル」「資料」「議事録」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
オンラインストレージ|書類のデータをフォルダで共有できるツール【Dropbox】
<Dropboxの特徴>
- すべての情報をクラウドに保存できる
- 共有が簡単
書類をクラウドに保存すれば、PCが故障しても別端末からアクセスできます。
簡単に共有フォルダを作成できるため、スタッフ同士の共有がスムーズです。
<Dropboxの機能・使用感>
- フォルダ内でフォルダを簡単に作成できる
- 「削除したファイル」機能が充実している
[作成]ボタンからフォルダを作成でき、フォルダ内のなかにさらにフォルダを作って階層化することも可能です。ただし、フォルダの階層は深くなると必要なデータが埋もれやすくなるので、作りすぎには注意が必要です。
一般的にはゴミ箱機能にあたる「削除したファイル」では、削除したファイルを期間やユーザー名を絞ってフィルタリングできます。したがって、誤ってファイルを削除した場合に役立ちます。
<Dropboxの注意点>
- ほかのツールと併用する必要がある
- スマートフォンだと操作しづらい
Dropboxはファイル管理に特化しているので、厳格なタスク管理や円滑なコミュケーションができる機能はありません。
ユーザーからは「スマートフォンの操作が分かりにくい」という声があります。(参考:ITトレンド)
<Dropbox(ビジネス用)の料金体系>
- Basic:0円
- Plus:1,500円/月(月払い)
- Essentials:2,700円/月(月払い)
- Business:2,900円/ユーザー/月(月払い)
- Business Plus:3,600円/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise:要問い合わせ
コミュニケーション|チャット形式で社外とやりとり可能なツール【Chatwork】
<Chatworkの特徴>
- 簡単にコミュニケーションがとれる
- 既読機能がない
チャット機能には豊富なスタンプもあるため、気軽にコミュニケーションを開始できます。
既読機能がないため、任意のタイミングでメッセージを確認できます。
<Chatworkの機能・使用感>
- グループチャット
- タスク管理
- ファイル共有
テキストメッセージに加え、絵文字やファイルも送信できます。また、社外メンバーを招待したグループも作成できるので、顧問先とチャット形式でやりとりしたい場合に便利です。
グループチャットごとにタスク管理ができます。チャットだけでなく、事務所内のタスク管理もできるのです。
グループチャットに送信したファイルを一覧で管理できます。共有された顧客情報などを読み返したいときに便利です。
<Chatworkの注意点>
- 必要な情報が見つけづらい
- 過去のメッセージに閲覧制限がある
- スマートフォンへの通知が遅いことがある
重要な情報が流れてしまうため、あとでメッセージを探すのに手間がかかります。
フリープランでは「過去40日以内に投稿された最新5,000件」のメッセージのみ閲覧可能となっています。そのため、長期間利用する場合は過去のメッセージが見られないので注意しましょう。
利用しているユーザーからは「スマートフォンアプリの通知が極端に遅いことがある」という声があります。(引用:ITreview)
<Chatworkの料金体系>
- フリー:0円
- ビジネス:840円/ユーザー/月(月払い)
- エンタープライズ:1,440円/ユーザー/月(月払い)
クラウド会計|幅広い機能が備わったグループウェア【MyKomon】
<MyKomonの特徴>
- 多種多様な機能を搭載している
- スマホでも使える
工数分析や勤怠管理、日報などのあらゆる業務に対応できるだけの機能があります。
MyKomonはPCだけでなくiPhone、Android端末でも利用できます。
<MyKomonの機能・使用感>
- 共有フォルダ
- 勤怠管理
顧問先とファイルを共有できます。電子帳簿保存法にも対応しているので、スキャナ保存をしたい場合に適しています。
勤怠管理ができるうえ、同ツールの給与計算機能へ情報を結び付けられます。そのため、スタッフの給与を手計算する負担も軽減できるのです。
<MyKomonの注意点>
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- スマホのスケジュール管理アプリが上手く開かない
あらゆる業務に対応できる量の機能がありますが、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。
MyKomonでは、スケジュール管理に特化したスマートフォンアプリを展開しています。一方で、ユーザーからは「一定の操作をすると落ちてしまう」という声が寄せられています。(引用:App Store)
<MyKomonの料金体系>
- 問い合わせが必要です
RPA|業務の自動化を実現するツール【EzRobot】
<EzRobotの特徴>
- 定型業務を自動化できる
- 税理士のニーズを踏まえたRPAシステム
業務手順をシステムに記述するだけで、自動で業務を実行するロボットが完成します。そのため、ルーティン化している業務が多い場合に効果的です。
税理士の会計業務に特化したRPA(業務自動化)システムとなっており、全国の税理士法人と連携しながら開発が続けられています。
<EzRobotの機能・使用感>
- 手続きの自働化
- 自動化できるアプリが豊富
業務手順を入力すればその通りにシステムが稼働するため、定期的におこなわれる手続きについて、人の手を煩わせません。
Microsoft OfficeからGoogle Chromeまで自動化できるアプリが豊富なため、対応できる業務は多岐にわたります。
<EzRobotの注意点>
- 事前に使い方を理解しておく必要がある
- 実行中にパソコンが止まることがある
多機能性を活かすには複雑な業務手順をシステムに打ち込む必要があるため、ツールの使用方法を十分に理解しておかなければいけません。
利用しているユーザーからは「ロボットの処理の量によってはPCが止まってしまうことがあります」という声があります。そのため、とくに業務中の利用は注意が必要です。(引用:ITreview)
<EzRobotの料金体系>
- 44,000円/月~
タスク管理|税務業務タスクの管理に役立つツール【ZoooU】
<ZoooUの特徴>
- 税務業務のタスク作成・管理に役立つ
税務業務タスクがテンプレート化されているため、自動でタスクが作成されます。そのため、タスクの抜け漏れが減少するのです。
<ZoooUの機能・使用感>
- 顧客情報の管理
顧客情報はZoooUで一元化できます。そのため、顧客ごとの情報が属人化して、引き継ぎに手間がかかるといった問題が解消されます。
<ZoooUの注意点>
- 多機能ゆえに使いづらい可能性がある
「ストレージ」や「ダッシュボード」など多くの機能を備えているため、使いづらいと感じる可能性があります。
<ZoooUの料金体系>
- 基本料金17,820円(税抜)/月+1,980円(税抜)/ID/月
税理士事務所におすすめのツール7選の比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。(左右にスクロールできます)
Stock【一番おすすめ】 | ナレカン | Dropbox | Chatwork | MyKomon | EzRobot | ZoooU | |
---|---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
最も簡単に情報を共有できるツール |
業務マニュアルや顧問情報を共有できるツール |
書類のデータをフォルダで共有できるツール |
チャット形式で社外とやりとり可能なツール |
幅広い機能が備わったグループウェア |
業務の自動化を実現するツール |
税務業務タスクの管理に役立つツール |
注意点 |
自動分析機能は備わっていない |
むやみに多階層しすぎないように注意が必要 |
ほかのツールと併用する必要がある |
必要な情報が見つけづらい |
多機能ゆえに使いこなすのが難しい |
事前に使い方を理解しておく必要がある |
使いづらい可能性がある |
料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プラン:600円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プラン:1,500円/月(月払い)~ |
・無料プランあり
・有料プラン:840円/ユーザー/月(月払い)~ |
・要問合せ |
・無料プランなし
・有料プラン:44,000円/月~ |
・無料プランなし
・有料プラン:19,800円(税抜)/月~ |
公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「MyKomon」の詳細はこちら |
「EzRobot」の詳細はこちら |
「ZoooU」の詳細はこちら |
税理士事務所におすすめのツールまとめ
ここまで、税理士事務所が抱える課題とおすすめツールを中心に紹介しました。
税理士事務所では管理すべき情報が多く、人手不足になりがちです。そのため、業務を効率化して「税理士にしかできない業務」に集中できるITツールは、事務所のDX化に必須なのです。
しかし、税理士業界は過半数が60代以上であるため、ITに詳しくないとツールを導入しても使いこなせずに放置される恐れがあります。したがって、「誰でも直感的に操作できる、情報共有に過不足のない機能のITツール」が最適だと言えます。
結論、導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳がすぐに使えるほどシンプルなツール「Stock」一択です。実際に、税理士法人でのStock導入事例もあり、情報管理のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、税理士事務所が抱える課題を解消しましょう。