Slack（スラック）は全世界で利用されているチャットツールであり、日本でも多くの企業が活用しています。テキストベースでやりとりできる「チャット機能」のほかにも、さまざまな機能が備わっているのが特徴です。
また、Slackには「タスク管理」の機能もあるので、工夫すればチャットとタスク管理を並行してできるようになります。しかし、「Slackでうまくタスク管理ができない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Slackでのタスク管理がうまくいかない理由や4つの管理術を中心にご紹介します。
- Slackを利用しているがタスク管理ができていない
- Slackは情報が流れてしまうのでタスク管理に手間がかかる
- 重要なタスクを確実に管理できる仕組み整えたい
という方はこの記事を参考にすると、Slackでのタスク管理がうまくいかない原因が分かるほか、より効率的な管理方法を実践できるようになります。
目次
Slackでのタスク管理とは
以下では、Slackの特徴を踏まえたタスク管理についてご紹介します。Slackはチャットツールですが、工夫次第でタスク管理ツールとしても運用できるので必見です。
Slackの特徴
引用（以下含む）：https://slack.com/intl/ja-jp
Slackはアメリカの企業が提供するチャットツールであり、2,400以上の外部サービスと連携できる点が特徴です。
たとえば、タスク管理ツールと連携させればタスクの作成や完了の通知をSlack上で流せます。そのため、自社で使っているツールと連携できるかをSlackの公式ホームページで確認しましょう。
また、オリジナルの絵文字を作成したりbotを利用したりできるなど、カスタマイズ性が高い点もポイントです。
Slackの主な機能
Slackの主な機能は「チャット」や「ファイル共有」の機能です。以下では、それぞれを詳細にご紹介します。
チャット
上図のように、チャット機能ではテキストや絵文字でのやりとりに加え、ファイル共有ができます。また、特定のアクションをショートカットする「スラッシュコマンド」を使えるのもポイントです。
たとえば、「/open[#チャンネル名]」と入力すると特定のチャンネルをすぐに開けるので、作業の効率化につながるのです。
ファイル共有
上図のように、ファイル共有機能を使えばチャットに添付されたファイルを一覧で見られます。さらに、ひとつのメッセージに紐付くファイルは、メッセージに返信（リプライ）する形で送信すると管理しやすいです。
また、ファイル名の付け方を社内でルール化しておくと、検索時に該当のファイルを見つけやすくなるのでおすすめです。
Slackの料金体系
Slackの料金体系は以下の通りです。
- フリー：無料
- プロ：925円（月払いの場合は1,050円）/ユーザー/月
- ビジネスプラス：1,600円（月払いの場合は1,800円）/ユーザー/月
- Enterprise Grid：要問い合わせ
ただし、無料プランでは「過去のメッセージ及びファイルを閲覧できるのは90日間のみ」という制限があるので注意しましょう。
Slackでタスク管理をする2つのメリット
以下では、Slackでタスク管理をするメリットを2つご紹介します。これまでSlackのタスク管理機能を十分に使えていなかった方は必見です。
（1）メッセージとタスクを紐づけられる
はじめに、Slackのメッセージと紐付けてタスクを管理できる点がメリットです。
具体的には、タスクが記載されたメッセージに目印をつけて管理します。そのため、Slackのメッセージをそのままタスクとして残せるのです。
さらに、専用のチャンネルを作成すればチャットと混ざらずにタスク管理ができます。また、ほかのアプリを開かずにタスクの一覧が見られるのも便利です。
（2）新規メンバーにも過去のやりとりを共有できる
次に、新規メンバーにも過去のやりとりを共有できるメリットがあります。
Slackではプロジェクトに途中参加したメンバーでも過去のタスクを確認できます。そのため、情報共有の手間が大きく省けるのです。
一方、チャットツールの代表格としては「LINE」もありますが、LINEではグループに入る以前の会話を閲覧できません。そのため、人が入れ替わる可能性のあるプロジェクトではSlackの利用がおすすめです。
Slackでのタスク管理がうまくいかない理由4選
以下では、Slackでのタスク管理がうまくいかない4つの理由をご紹介します。自社に当てはまっている場合は即座に改善しましょう。
（1）タスクに関連する情報をまとめられない
まずは、Slackでのタスク管理がうまくいかない理由として、タスクに関連する情報（資料や書類）をまとめられないことがあります。
Slackのメッセージ上でタスクを依頼しても、関連する情報をまとめられないので再度メッセージを送る手間がかかります。また、あくまでもチャットツールのため、次第に情報が流れてあとからスムーズに振り返れません。
以上のように、Slackではタスクの関連情報をまとめられずメッセージも流れるため、結果としてタスク管理の失敗につながってしまうのです。
（2）タスクの期限を設定できない
次に、タスクの期限を設定できないことが挙げられます。
Slackではメッセージのリマインド設定機能はあるもののタスクの期限は設定できません。そのため、抜け漏れを防ぐにはメンバーごとに個別管理する必要があります。
一方、タスク管理アプリは期日に通知が自動で送られるので、タスクが抜け漏れる心配がありません。そのため、より確実にタスクを完了できるのです。
（3）管理に手間がかかる
次に、Slackはチャットに特化したツールのため、タスク管理の用途では工数が多くかかる点に注意が必要です。
タスク管理では「タスクの入力」「定期的な更新」「未完了を完了に変更する」などの手順を踏みます。しかし、Slackでは各手順が複雑なため抜け漏れのリスクがあるのです。
したがって、Slack単体でタスク管理をするよりも、タスク管理アプリをSlackと連携するのが得策です。
（4）タスクの情報が流れる
最後に、タスクの情報が流れるのもうまくいかない原因です。
ほかのメンバーからSlackのチャットで依頼を受けた場合、別の会話をしているうちにタスクに関する情報が上に流れてしまいます。そのため、振られたタスクは自分宛のダイレクトメッセージや別のアプリで管理しなければなりません。
そこで、Slack上でタスク管理をするには以下の方法があります。
はじめに、自分宛てのダイレクトメッセージで［︙］を選択して［後でリマインドする］をクリックします。
すると、上図のようにリマインドの日時を選べるので、任意の時間帯を選択しましょう。
上記の機能を使えばタスクに関する通知を再度受け取れるため、業務の抜け漏れを防ぎやすくなります。ただし、タスクを設定する工数が多くなってしまうので、タスクを簡単に登録して期日に自動通知される「Stock」を使うのがより効果的です。
Slackのタスク管理を成功させる4つの方法
Slackにはタスク管理専用の機能はありませんが、既存の機能を使って代用できます。
そこで、以下ではSlackのタスク管理を成功させる4つの方法をご紹介します。「Slack上でタスク管理を完結させたい」と考える方は必見です。
方法1｜ポストを使う
Slackでは「ポスト」という書式付きドキュメントを作成できる機能があります。
方法としては、下図のようにメッセージ入力の左下にある［＋］をクリックし、表示されたタブから［ポストを作成する］を選択すれば起動します。
また、ポストは共同編集に対応しているためチームで進める業務にも活用できます。ただし、PCのみでしか使えない機能のため注意しましょう。
方法2｜Slackの機能を使う
Slackには「タスク管理機能」がないので、以下の機能を活用する方法もあります。
- ブックマーク
- ピン留め
- タスク専用のチャンネル
ブックマークを活用する
タスクが記載されたメッセージをブックマークすれば「ブックマーク」に重要なメッセージを集約できるため、タスク管理として使えます。
具体的には、下図のようにメッセージにカーソルを合わせて［︙］から［ブックマークに追加］をクリックします。
また、下図のように画面左上の［ブックマーク］をクリックすると、選択したメッセージのみを確かめられるほか、タスクの一覧表示もできます。
メッセージをピン留めする
方法としては、下図のように、メッセージのメニューにある［チャンネルへピン留めする］をクリックすればピン留めが完了します。
また、下図のように、上部のピンマークをクリックするとピン留めしたメッセージのみを確認できます。
タスク管理専用のチャンネルを作る
下図のように、タスク管理専用のチャンネルを作ってやりとりをすればほかのメッセージと混ざりません。
ただし、タスクが記載されたメッセージをコピーして、タスク管理チャンネルに転送する手間がかかるので注意です。
方法3｜botを使う
次に、作業を自動化するための仕組みやアプリである「bot」をSlackのタスク管理で使う方法もあります。また、botの使い方は「タスク管理用のbotを自社で作成する」もしくは「既存サービスのbotを利用する」の2つです。
タスク管理用のbotをつくる
各自でタスク管理用のbotを作れば、使いやすいように自由に機能を編集できるなどのメリットがあります。ただし、作成するにあたっては高いIT知識が求められます。
既存のbotを使う
「@MUST-READ」というbotを活用すれば、メッセージをタスク化できます。
具体的には、Slack上で@MUST-READを記載したメッセージを送ると、メッセージが相手の「read-list」へ追加されます。read-listをタスク表として使えば、取り組むべきタスクが一目で分かるので、タスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。
方法4｜リマインダーを使う
最後に、Slackのリマインダーを使った方法に以下の3つが挙げられます。
ショートカットメニューを使う
「ショートカットメニュー」とはSlackのメッセージ欄にあるメニューです。ここでは、リマインダーの設定もできます。
手順としては、下図のようにチャンネルもしくはダイレクトメッセージの左下にある［＋］アイコンをタップします。
次に、表示されたタブから［自分自身にリマインダーを作成する］を選択します。
すると、下図のように［いつ］［時間］［説明］の項目が表示されるので、それぞれにタスクの詳細を入力しましょう。
上記のように設定しておけば、指定した時間（時間が未指定の場合は午前9時）にSlackbotからリマインダーのメッセージを受け取れます。
メッセージからリマインダーを設定する
メッセージからもリマインダーを設定できます。以下では、端末ごとに設定方法を解説します。
PCでは、下図のようにメッセージもしくはファイルにマウスポインターを重ねて［その他］をクリックします。
続いて、上図のように［後でリマインドする］を選択し、時間枠を設定すれば完了です。
一方、スマホやタブレットでは、下図のようにメッセージもしくはファイルを長押しするとタブが表示されるので［リマインダーを設定］をタップします。
すると、下図のようにリマインドの時間を尋ねられるので任意の日時を選択します。
上記の手順を踏めば設定が完了するので、指定した時間にSlackbotからメッセージに関するリマインダーを受け取れるようになります。
/remind（スラッシュコマンド）を使う
メッセージフィールドに「/remind」を入力すると、各自やほかのメンバーに対してリマインダーを設定できます。
具体的には、下図のように［/remind[＠メンバー/#チャンネル] [内容] [時間]］のテンプレートに沿って、必要な情報を記載しましょう。
ただし、時間の設定は英語で入力しなければならない点に注意が必要です。たとえば、毎日16時に通知させたいときは「16:00 everyday」、月曜9時に設定したいときは「9:00 monday」と記載します。
無料あり！Slackとの連携におすすめのタスク管理アプリ
以下では、Slackとの連携におすすめのタスク管理アプリを8つご紹介します。
Slackにはタスク管理機能がないので、専用チャンネルを作ったりタスクを洗い出したりしなければなりません。しかし、管理が煩雑になるので、作業が抜け漏れるリスクも高くなってしまいます。
上記の課題は、タスク管理アプリとの連携で解消できます。とくに、「シンプルで使いやすいタスク管理アプリ」であれば、ITに詳しくない人でも操作に負担がかかりません。
結論、Slackと連携すべきタスク管理アプリは、非IT企業の65歳の社員でも即日で活用できるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはタスクの詳細情報を残せるので、Slackのように情報が流れる心配がありません。また、ノートには「タスク」「メッセージ」が紐づいており、円滑なコミュニケーションとタスク管理を両立できるのです。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
【Trello】チームの生産性を上げるのに役立つアプリ
＜Trelloの特徴＞
- 直感的に操作できる
- タスクの進捗を管理しやすい
ドラック＆ドロップに対応しているなど、直感的に使える点がポイントです。
タスクが記載されたカードを動かすだけでタスクのステータスを変更でき、進捗が一目で分かります。
上図のようにタスクをカードとして管理するので、視覚的にも分かりやすいです。
＜Trelloの注意点＞
- スマホで操作がしづらい
- 有料を前提とした利用になる
スマホの場合は画面が小さいのでタスク管理がしづらい恐れがあります。
無料プランもあるものの、ボードが増えると管理しづらくなるため、将来的には有料プランを検討しなければなりません。
＜Trelloの料金体系＞
- FREE：無料
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月間払い）
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月間払い）
- ENTERPRISE：$17.50 USD 以下/ユーザー/月（年1回の支払い）
【Jooto】無料から使えるタスク管理アプリ
＜Jootoの特徴＞
- 機能がシンプル
- カラフルなインターフェース
付箋を貼る感覚でタスクを分類できるなど、操作が簡単です。
インターフェース（見た目）が鮮やかであり、ストレスなく使い始められます。
上図の画面で、登録したタスクをドラッグ＆ドロップで管理できます。
＜Jootoの注意点＞
- タスクに関連する資料は残せない
タスクごとに保存できる情報量に限りがあるので、タスクと資料を紐づけて管理するのは困難です。
＜Jootoの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月間払い）
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月（月間払い）
- コンサルティングプラン：要問い合わせ
【Backlog】エンジニア向けプロジェクト管理アプリ
＜Backlogの特徴＞
- ガントチャート形式で進捗を把握できる
- タスクにコメントできる
ガントチャートでタスクを可視化して、かんばんボードでタスクを管理できます。また、スマホでの利用にも対応しています。
タスクに絵文字やアイコンを用いてコメントできます。
下図のように「カンバンボード」機能を使えば、各タスクの進捗や担当者、期限が一目で分かります。
また、下図のように「Wiki機能」を使えば社内情報を一か所にまとめられます。
＜Backlogの注意点＞
- エンジニア以外の職種での利用は難しい
- チャットツールのようには使えない
あくまでエンジニアが利用するツールのため、ほかの職種の社員が使いこなすまでには時間がかかります。
タスク管理やプロジェクト管理がメインとなっており、チャットツールのような機能はついていません。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,970円/月（月払い）
- スタンダードプラン：17,600円/月（月払い）
- プレミアムプラン：29,700円/月（月払い）
- プラチナプラン：82,500円/月（月払い）
【Asana】海外ベンダー発のワークマネジメントアプリ
＜Asanaの特徴＞
- タスク管理のレイアウトを選べる
- 連携できるアプリが豊富にある
タスクを一覧化できる「リスト形式」と、タスクを移動させてステータスを変更する「ボード方式」があり、好みに合わせてレイアウトを変えられます。
Slack、Dropbox、Googleドライブなど200を超えるアプリと連携できます。
下図のように「リスト形式」と「ボード形式」から好きなレイアウトを選べます。
また、下図のようにAsanaにはチャット機能もあるので、コミュニケーションツールを開かなくても会話ができます。
＜Asanaの注意点＞
- 無料プランでは管理者機能が使えない
無料プランは15人まで利用できますが、管理者機能が使えないなど制限があります。そのため、ビジネスで本格的に利用する場合は有料プランへの加入が必要です。
＜Asanaの料金体系＞
- Basic：無料
- Premium：1,475円/ユーザー/月（月間払い）
- Business：3,300円/ユーザー/月（月間払い）
- Asana Enterprise：要問い合わせ
【Todoist】ToDoリストでタスク管理できるアプリ
＜Todoistの特徴＞
- タスクの階層化や優先順位づけに手間がかからない
- 気軽にタスクを共有できる
タスクの階層を設定できるので、多くのタスクがある場合でも整理が簡単です。
Todoistを使っているほかのメンバーへタスクを割り当てられます。
下図のように、タスク管理機能ではタスクを階層化して管理できます。また、リマインダー機能がついているため、重要なタスクの漏れも防げます。
＜Todoistの注意点＞
- 作業の振り返りが難しい
- 期間の長いタスクの管理には不向き
完了したタスクに「チェック」を付けると内容が消えてしまうので、タスクの振り返りが難しくなります。
大規模プロジェクトなどで長期間のタスクが多い場合は、管理が煩雑になってしまうのでおすすめできません。
＜Todoistの料金体系＞
- 無料：0円
- プロ：588円/月（月払い）
- ビジネス：888円/ユーザー/月（月払い）
【Wrike】チームの仕事をまとめて管理できるアプリ
＜Wrikeの特徴＞
- タスク管理のレイアウトを選べる
- プロジェクトを横断してタスクを管理できる
「リスト方式」「かんばん方式」「テーブル方式」「ガントチャート（有料プランのみ）」の4つのレイアウトから選択できます。
プロジェクトを横断してタスク管理できるので、タスク漏れを防ぎやすくなります。
下図の画面で、レイアウトを「リスト方式」「かんばん方式」「テーブル方式」「ガントチャート」から選べます。
また、下図のようにファイルをオンラインで編集できるので、常にファイルを最新の状態に保てます。
＜Wrikeの注意点＞
- 多機能なツール
多機能なツールのため、ITに詳しくなければ使いこなすまでに時間がかかる恐れがあります。
＜Wrikeの料金体系＞
- Free：無料
- Team：$9.80/ユーザー/月
- Business：$24.80/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Smartsheet】共同作業におすすめのアプリ
＜Smartsheetの特徴＞
- 豊富なテンプレートが使える
- 他社ツールと連携できる
テンプレートが豊富に提供されているので、あらゆる業務に使えます。
Google WorkspaceやMicrosoft 365、Slackとの連携に対応しているため、自社のワークフローへも簡単に追加できます。
下図のようにテンプレートを利用すれば、ガントチャートを短時間で作成できます。
＜Smartsheetの注意点＞
- 自社の予算に合わない恐れがある
多機能なツールのため、自社の予算に合わない恐れがあります。
＜Smartsheetの料金体系＞
- プロ：984円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,543円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
Slackでのタスク管理まとめ
ここまで、Slackでのタスク管理がうまくいかない理由や解決策、Slackと連携できるおすすめのアプリを中心にご紹介しました。
Slackにタスク管理機能はありませんが、機能を応用すればタスクを一覧で見られます。しかし、Slackでのタスク管理は工数が多いため、抜け漏れのリスクもあるのです。
したがって、ミスなくタスク管理をするには、Slackとタスク管理アプリの連携が不可欠です。とくに、「ITに詳しくない人でも簡単に使えるアプリ」であれば、わざわざ操作方法を教える手間もかかりません。
結論、Slackと連携させるべきなのは、非IT企業の65歳の方でもすぐにタスク管理できるほどシンプルな「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でSlackのストレスを解消し、抜け漏れなくタスク管理をしましょう。
