作業日報は、業務状況の把握や翌日以降に対応する仕事の整理において役立ちます。また、昨今の製造業では、入力のしやすさや共有の簡単さから、作業日報の作成に紙ではなくITツールを活用する企業が増えているのです。
しかし、「作業日報を効果的に運用できているのか分からない」「使うべきITツールが選べない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、製造業の作業日報の書き方やおすすめアプリ、テンプレートを中心にご紹介します。
- 現状の作業日報の作成・管理体制では非効率だと感じている
- 日報を作成することが目的になっていて、経営判断やマネジメントに活かせていない
- 他の企業の成功事例をもとに、自社でもアプリの導入を検討したい
という方はこの記事を参考にすると、なぜ製造業の作業日報にアプリを使うべきかが分かり、業務の負担を大きく省けるようになります。
目次
製造日報とは
製造日報とは、製品を作る際に「関連する情報」を記録して残しておくためのものです。
具体的には、製造日や社員の所属、生産時間などを記録します。企業ごとに記入事項が異なるため、自社の日報に適したフォーマットを作成するのが一般的です。
紙やエクセルを使って日報を管理する企業もありますが、電子化を進めたり、エクセル以外のツールを導入したりする企業が増えています。
製造日報が無駄だと感じる理由
以下では、製造日報が無駄だと感じる2つの理由を紹介します。「日報は無駄」と考える社員は日報の作成がただの作業となり、十分な効果が得られなくなってしまうので、理由を把握したうえで対策を講じましょう。
- 製造日報を活用できていない
- 目的が理解できていない
製造日報を企業として経営・マネジメントに活用できていないと、社員は日報作成が意味のないものだと感じます。日報に記載された内容を元にフィードバックを実施して、日報の作成が重要であることを伝えましょう。
製造日報を作成する目的が理解できていないと社員は無駄に感じます。そのため、日報を通して業務を振り返ることが、生産性の向上やミスの再発防止につながることを周知しましょう。
上記の2つを意識して、日報作成に対する社員のモチベーション低下を防ぎましょう。
製造業で作業日報を作成する3つのメリット
ここでは、製造業で作業日報を作成するメリットを3つ解説します。抜け漏れなく作業日報を作成すれば、以下の効果を得られます。
（1）業務の振り返りができる
製造業で作業日報を作成する一番のメリットは、業務の振り返りが可能となる点です。
作業の内容やかかった時間が記録されていないと、管理者は当該社員の成果を正確に把握できません。また、作業の進捗を社員自身が把握できず、業務の円滑な進行が困難になってしまいます。
一方、作業日報の作成を義務付けておけば、管理者が後から社員の動きを詳しく見返せます。また、記載されている時間をもとに「作業の無駄を省くための施策」にもつなげられるのです。
（2）進捗を把握できる
作業日報の作成は、進捗の把握にも役立ちます。
作業日報があれば完了・未完了の業務や、今後優先すべき業務がすぐに分かります。そのため、自身の持っているタスクの管理をより効率的に進められるのです。
さらに、メンバーの進捗を把握すれば、ひとりに作業の負担が偏る心配もありません。したがって、作業日報は個人で管理せず、社内の全員が確認できる体制を整えましょう。
（3）コミュニケーションの活性化につながる
最後に、作業日報の作成はコミュニケーションの活性化にもつながります。
作業日報に「個人の所感」や「部門長のフィードバック」も記載すると、対面でのコミュニケーションが難しい場合もメンバーの状態を把握できます。そして、社員が抱えている問題に気が付きやすくなり、早い段階から環境や業務改善を図れるのです。
さらに、フィードバックがあることで、モチベーションの維持や課題の早期発見につながります。以上より、作業日報にはコミュニケーションを円滑にし、良好な職場環境の構築する効果があります。
製造業における作業日報の書き方・必要な項目
製造業においては、以下のような項目を設定して作業日報を書く必要があります。
- 日付
- 作業者の氏名
- 作業時間
- 製品番号
- 製品名
- 作業数
- 不良数
- 不良内容
上記に加えて、備考欄を設けると日報に関連するメモが残しやすくなります。また、下記でご紹介するテンプレートを参考にして、製造業における作業日報の具体的なイメージを持ちましょう。
【製造業向け】作業日報のテンプレート3選
ここでは、作業日報の作成に役立つテンプレートを3選ご紹介します。作業日報を早く簡単に作成したい方におすすめです。
【テンプレート倉庫】製造業向け作業日報のテンプレート
こちらは、テンプレート倉庫が提供する、製造業向け作業日報のテンプレートです。
製造業において、作業数や不良数をチェックするのに適しています。とくに、加工・組立・品質検査をするときに役立ちます。
【雛形の無料ダウンロード】工場での作業日報テンプレート
こちらは、雛形の無料ダウンロードが提供する、作業日報のテンプレートです。
時間が30分間隔で記載されており、細かく作業状況を管理したい方に最適です。また、詳細に作業内容を管理することで作業時間の目途が立ちやすくなるため、今後のスケジュール管理もしやすくなります。
【登録不要のフリーテンプレート】製造業向けExcelテンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートが提供する、製造業向けExcelテンプレートです。
自由に作業時間を記載できるため、時間単位で大まかに進捗状況を管理したい方におすすめです。そのため、個人の作業日報より全体の作業状況を管理するのに向いています。
＜課題あり＞製造業の作業日報を電子化すべき理由
近年では、日報作成をアプリで効率化している企業が増えています。
しかし、製造業界においては、ITへの苦手意識から未だにアナログな手法で日報業務をしているケースも多いです。そこで以下では、製造業の作業日報にアプリを活用すべき4つの理由を解説します。
理由1｜抜け漏れを防げる
アプリで日報管理をすると、抜け漏れを防げるようになります。
仮に、日報管理がすべてアナログでは、提出や回収、確認漏れのリスクが高くなるのです。また、日報を作成するのにも手間がかかり、誤字脱字も多くなってしまいます。
一方、アプリであれば作成者が日報を入力するだけで報告が完了するため、ヒューマンエラーが少なくなります。さらに、字体が統一されているデジタル文字であれば読み手にとっても内容が入りやすいため、確認時間の短縮にもつながります。
理由2｜転記の手間を減らせる
次に、アプリを使うと転記の手間を減らせます。
紙日報を使っている場合、デジタルで記録を残すにはWordやExcelに転記するケースが一般的です。しかし、すべてを転記するには多くの時間がかかるので、ほかの業務にかける時間も圧迫されてしまいます。
一方、あらかじめアプリで日報管理すれば簡単に作業日報を書き残せるので、転記の手間がかからずに済むのです。その結果、より円滑に業務を進められるようになります。
理由3｜画像をその場で添付できる
その場で画像の添付が可能であることも作業日報を電子化すべき理由のひとつです。
文字だけでは伝わりづらい内容も、写真とともに記載することで読み手は理解しやすくなります。また、不良品の状態なども記録として残せるのです。
しかし、電子化が進んでおらず紙で日報を作成している場合、その場で写真を撮影してすぐに添付することはできません。
理由4｜管理しやすくなる
アプリを使えば、日報を管理する負担を軽減できます。
日報を紙で作成する場合、後でファイリングしたり、保管場所を確保したりする手間がかかります。また、忙しくてファイルの整理を後回しにしてしまうと、「従業員」や「期間」ごとに分け直さなければならず、余計に時間がかかってしまうのです。
一方、アプリを使って電子化すれば、クラウド上で一括管理できるので、以上のような管理にかかる煩わしさを省けるのです。なかでも、日報を「フォルダ」ごとに整理できる「ナレカン」であれば、自身に必要な日報だけをすぐに見つけ出せます。
＜これで解決＞製造業の日報を作成・管理できるアプリ
以下では、製造業における日報作成を最も効率化するアプリを解説します。
作業日報は作成して終わりではなく、正しく管理し、適宜進捗を把握していく必要があります。しかし、エクセルなどのファイルで管理すると、内容を閲覧するためにいちいち開かなければならないため、確認作業に膨大な時間がかかってしまうのです。
そこで、作業日報をノートに記録してフォルダ別に管理できるアプリを使えば、確認にかかる手間と時間を省けます。たとえば”作業員””日付”ごとにフォルダを整理すれば、誰の日報がどこにあるのか、どの日報がいつ書かれたのかを瞬時に確認できます。
結論、製造業の日報管理に最適なのは、ノート形式で記録した情報を「フォルダ」に分けて見やすく管理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、予め登録したテンプレートをわずかな操作で呼び起こせるため、日報作成のたびにフォーマットを作ったり探したりする必要はありません。さらに、スマホやタブレットから操作しやすく、スマホで撮影した写真を簡単に添付できる点も製造業の日報作成に適しています。
メールを使える方ならばすぐに使える程シンプルなアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
製造業の作業日報にアプリを使った成功事例3選
ここでは、製造業の作業日報にアプリを使った成功事例を3つご紹介します。以下の事例を参考に、自社でどのようにアプリを使うべきか検討しましょう。
事例1｜株式会社原料屋ドットコム
株式会社原料屋ドットコムは、健康食品を製造・販売している企業です。
同社では従来チャットツールで情報共有をしていましたが、やりとりした内容が次々と流れていき、社内の情報が至るところに分散されている課題がありました。
そこで、あらゆる情報を確実にストックできる「Stock」を導入したところ、作業内容や連絡事項をスムーズに振り返れるようになったのです。
事例2｜積水成型工業株式会社
積水成型工業株式会社は、プラスチック製品を製造・販売している企業です。
同社では作業日報の転記や集計に多くのリソースがかかっている課題がありました。そこで、現場帳票アプリの「i-Reporter」を導入したのです。
その結果、転記ミスがゼロになっただけでなく、集計もi-Reporterに任せられるのでヒューマンエラーによる計算ミスも防げるようになりました。さらに、転記や集計の手間が省けたことでリソースの有効活用も実現させています。
事例3｜スチールテック株式会社
スチールテック株式会社は、鋼材の加工販売をしている企業です。
同社では、日報の確認者である社長の外出頻度が高く、リアルタイムで日報の確認ができない課題がありました。さらに、日報を利用してコミュニケーションをとろうとしても、作成者の手元に回るまでに時間がかかっていたのです。
そこで、日報アプリの「日報革命」を導入したところ、PCだけでなくタブレットスマホからも日報にアクセスできるようになり、社長が不在でも確認漏れがなくなりました。
日報の作成・管理にアプリを導入するときの注意点
ここからは、アプリ導入時の注意点を紹介します。以下の2つを押さえたうえで、アプリを導入しましょう。
- 十分なセキュリティ体制が整っているか
- 誰にとっても使いやすいか
日報には、業務に関する重要事項が記載されているため、万全のセキュリティ体制が構築されているアプリでなければなりません。具体的には、「ナレカン」のように国際セキュリティ資格（ISO27001）を取得しているアプリであれば安心です。
社員の中には、新たなアプリに苦手意識を持つ社員もいると考えられるため、「使いやすさ」を重視したアプリを導入しましょう。シンプルな操作性のアプリを導入すれば、「一部の社員しか使いこなせない」といった状況もなくなります。
上記の2つを押さえなければ、導入・運用に失敗して、初期費用が無駄になってしまうのです。
製造業の作業日報にアプリを使う理由や事例まとめ
ここまで、製造業の作業日報にアプリを使うべき理由や成功事例を中心に解説しました。
製造業での作業日報をアプリで管理すると、転記の手間や抜け漏れが軽減するうえ、リアルタイムでの共有もできるようになります。その結果、あらゆる情報を最新の状態で見られるようになるため、より円滑に業務を進められるのです。
ただし、複雑なアプリではITに詳しくない社員が使いこなせない恐れもあるので、選定するときは「必要な機能に過不足がなくシンプルか」を考慮しなければなりません。
したがって、ITツールに不慣れな社員でも簡単に使える「ナレカン」が、製造業の日報管理に最適なのです。
ぜひ「ナレカン」で日報を管理して、製造業務を効率化させましょう。
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