司法書士事務所に限らず、士業の皆様がクラウドツールを導入する事例は増えてきています。
今回の記事では、司法書士事務所でクラウドツールを導入すべき業務と、使えるツールのご紹介をさせていただきます。
普段の業務をクラウド化できていない事務所の方々は是非参考にしてみていただければと思います。
目次
司法書士事務所でクラウドツールを導入すべき業務
①顧客管理
各顧客との打ち合わせ議事録など、日々蓄積しなければいけない情報の管理は非常に重要となります。
クラウドツールを利用することで、それらの情報にすぐにアクセスでき、スピーディーで正確な対応につながります。
②マニュアル作成
事務員の方や、アルバイトスタッフの方にお願いする作業は多いのではないでしょうか。
そのため、各作業のマニュアルをツールで管理しておくことで、その内容を見ながら作業をしてもらうことができ、誰が作業をしても同じ時間・クオリティで進めることが可能となります。
③バックオフィス
労務管理や経費精算など、バックオフィス業務にかけている時間も多いかと思います。
それらをクラウド化しておくことで、毎月発生する作業時間を削減することができます。
司法書士事務所で使えるクラウドツール10選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して打ち合わせの議事録などを簡単に管理できるだけれでなく、事務所内の情報やノウハウの蓄積にも利用することができます。
また、「タスク管理」や「メッセージ」の機能を利用し、記載したノートを起点としたコミュニケーションが取れるため、事務所内の情報管理をStock一つで行うことができます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
司法書士の業務支援ツール
「司法くん」
司法くんは、独立開業や継続的な事務所運営を助ける、司法書士向けの業務支援システムです。
＜司法くんのポイント＞
- 専属の担当者がつく
提案から実際の導入まで、専属の担当者がサポートしてくれます
- 全国1,800事務所への導入実績
販売開始から20年で、全国1,800事務所へ導入されています
＜司法くんを使う上で気をつけておきたい点＞
- 導入時にかかる費用は10万円以上
初期費用＋初年度の年間費用で10万円以上かかるため、小規模の事務所だとハードルが高くなっています
顧客管理や打ち合わせで使えるクラウドツール
「Eight」
Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。
最新の名刺情報をクラウド上で管理できるため、クライアントや見込み顧客の管理に利用することができます。
＜Eightのポイント＞
- 名刺を撮影するだけ
名刺をスマホで撮影するだけで、内容が保存されます
- 情報の発信ができる
自分のプロフィールをweb上に公開したり、会社の情報などを発信できます
＜Eightを使う上で気をつけておきたい点＞
- 企業向け価格は高額
社内で名刺情報を共有するには、企業向けプランを契約する必要があり、固定費として1万円かかります
「formrun」
formrunは、メールフォームの設置から顧客管理までが無料で使えるツールです。
＜formrunのポイント＞
- iframeでメールフォームを簡単埋め込み
作成したメールフォームを、webページに簡単に埋め込むことができます
- ステータス管理が可能
問い合わせ対応のステータスをカンバン方式で管理することができます
＜formrunを使う上で気をつけたい点＞
- アンケートや投票には向かない
あくまで問い合わせの管理で利用するものになるため、Googleフォームのようにアンケートや投票機能としては使いにくくなります
打ち合わせ効率化できるクラウドツール
「Zoom」
Zoomは、高音質・高画質なweb会議を可能にするツールです。
画面を共有したweb会議が簡単にできるため、顧客との打ち合わせスムーズに行うことができます。
＜Zoomをおすすめするポイント＞
- 参加者はユーザー登録が不要
参加者はユーザー登録をする必要がなく、招待用のURLをクリックするだけですぐに参加することができます
- 通信が安定している
データ通信量が少ないため、通信環境の影響やパソコンのスペックの影響をあまり受けることなく利用できます
＜ZOOMを使う上で気を付けておきたい点＞
- 無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分まで
通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけません
「Skype」
Skypeは、無料で音声通話やビデオ通話、インスタントメッセージを利用できるツールです。
＜Skypeをおすすめするポイント＞
- Skypeユーザー同士なら無料通話が無制限
音声通話やビデオ通話が、無料で何時間でも通話することができます
- Office365との連携
Office365を契約していれば、例えば議事録からワンクリックでSkypeを起動することが可能になります
＜Skypeを使う上で気を付けておきたい点＞
- 通信環境の影響を受けやすい
利用している通話環境によっては、なかなか繋がらなかったり、通話が不安定になることがあります
マニュアル作成で使えるクラウドツール
「Teachme Biz」
Teachme Bizは、画像や動画などを利用したマニュアルの作成ができるだけでなく、それらのマニュアルを管理、分析ができるサービスです。
＜Teachme Bizのポイント＞
- 管理機能が充実
マニュアルの作成に加え、フォルダごとの管理、利用ユーザーの管理など、管理機能が豊富です
- マニュアルの分析が可能
マニュアルの閲覧頻度や検索履歴などの分析ができます
＜Teachme Bizを使う上で気をつけておきたい点＞
- 利用料金が高額
初期費用で30万円、最低でも毎月5万円はかかるため、気軽に利用することができません
「Dojo」
Dojoは、豊富な機能が搭載された、高品質なマニュアルが作成できるツールです。
ナレッジやノウハウをマニュアル化して共有したい場合や、専門のツールを使いたい場合に使えます。
＜Dojoのポイント＞
- マニュアル化が簡単
テンプレートが用意されているため、簡単にマニュアル化することができます
- eラーニングの作成が可能
作成したマニュアルから、eラーニングとして社内に公開することができます。
＜Dojoを使う上で気をつけておきたい点＞
- 手軽な共有がしにくい
一度マニュアルとして完成させる必要があるため、気軽な共有には向いていません
- マニュアル作成以外で使えない
マニュアル作成に特化しているため、他の業務で利用することができません
バックオフィス業務で使えるクラウドツール
「人事労務freee」
人事労務freeeは、労務管理や給与計算が効率化でき、勤怠や従業員情報から書類を作成することができるツールです。
＜人事労務freeeをおすすめするポイント＞
- 勤怠管理が簡単
勤務時間や残業代などの集計作業が簡単にできる仕様になっています
- 法令改正などに自動対応
常に最新の制度に準拠できるようアップデートされています
＜人事労務freeeを使う上で気を付けておきたい点＞
- 従業員数に関わらず基本料金がかかる
利用料金は、基本料金＋従業員1人あたりの金額となるため、少し費用が高く感じます
「kincone」
kinconeは、定期券をタッチするだけで、勤怠管理と交通費精算ができるクラウド型ツールです。
＜kinconeのポイント＞
- 定期券で勤怠管理ができる
タッチするだけで勤怠の把握ができるため、余計な手間や月末の作業を大幅に削減できます
- 交通費の精算も可能
利用した路線情報も取得できるため、経費精算の労力も削減されます
＜kinconeを使う上で気をつけたい点＞
- 専用の環境が必要
タッチするためのICカードリーダーやモバイル端末を用意する必要があります
まとめ
あらゆる業務にツールを導入する必要はありませんが、ツールを導入することで業務効率化できることはたくさんあります。
特に定例業務となっているようなものについては、検討してみるのもいいのではないでしょうか。
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、業務のクラウド化を進めていただければと思います。
