昨今では、業界・職種問わず業務にITを取り入れる企業が増えており、社労士事務所でも同様にDX化の動きが進んでいます。とくに、顧問先ごとに情報管理しなければならない社労士事務所でITツールを活用すれば、スタッフの業務負担も減ります。
とはいえ、ITツールの導入に関心はあっても「どれを選べば良いのか分からず、結果として導入できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社労士事務所を業務改善するツールと選定ポイントを中心に解説します。
- 業務に役立つツールをすぐに使い始めたい
- ツールの種類が多いので、比較するのが大変で困っている
- 普段ITを使わない世代でも即日使えるアプリが欲しい
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、これまでの煩わしい業務が改善できるツールが見つかります。
目次
社労士事務所向けツール・アプリの3つの選定ポイント
ツールを導入するときは、有名なツールであれば何でも良いということはなく、職場環境に合ったものでなければうまく運用できません。そこで以下では、業務効率化に役立つツールを選ぶための3つのポイントを解説します。
(1)導入目的を明確にする
はじめに、導入する目的を明確にしましょう。
たとえば、「スタッフ間のコミュニケーション活性化」が目的であれば、自動計算ツールを導入しても意味がありません。すなわち、「どのような課題を解決したいのか」という導入目的に沿ったツール選定が求められるのです。
また、社労士事務所の導入ケースで多いのが、「情報共有がスムーズにできない」という悩みです。例えば、「複数のスタッフで対応する案件の場合に、顧問先の情報がリアルタイムで共有されずに困る」などがあります。
以上のように、手当たり次第にツールを導入するのではなく、まずは職場で抱える課題を言語化することから始めましょう。
(2)マルチデバイス対応か
次に、マルチデバイス対応かを確認しましょう。
マルチデバイス対応とは、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどにも対応している仕様を指します。顧問先の企業などに定期的に足を運ぶ機会が多い社労士が、外出先でも滞りなく仕事をするためには必須の仕様です。
ただし、スマホに対応しているツールには使い勝手が悪いものも多いため、「スマホの小さな画面でもスムーズに操作できる、シンプルなツール」を選びましょう。
(3)誰でも簡単に使えるか
最後に、スタッフが簡単に使えるツールを選定しましょう。
「業務効率化」や「DX化」のために運用されるツールは多機能なものが多いので、ITに詳しくないために使いこなせず、運用コストだけを払い続けている企業も多いです。それゆえに、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが求められています。
たとえば、情報管理やタスク管理、業務連絡などの機能に過不足がない「Stock」であれば、ITが苦手な65歳でも説明なしで使いこなせるほど使い勝手が良いです。
社労士事務所の業務効率化におすすめのツール・アプリ8選
以下では、業務の効率化をサポートするおすすめのツールを紹介します。
社労士は複数の案件を同時に処理するだけでなく、顧問先ごとに情報管理したり、申請書類を用意したりと事務作業も多いです。そのため、より専門的な作業に時間を費やすためにも、ツールの導入は必要になります。
しかし、社労士の平均年齢は55.8歳で、現在も高齢化が進んでいるのが現状です(参照:社会保険労務士白書)。そのため、DXを推進するには、ITに詳しくなくても使いこなせるシンプルなツールが適しています。
結論、導入すべきツールは、あらゆる情報をまとめる「ノート」と提出締切を管理する「タスク」があり、ITに詳しくない65歳の方でもすぐに使える「Stock」一択です。
Stockには、顧問先の基本情報や打ち合わせ内容を残せる「ノート」があり、顧問先ごとに「フォルダ」で分けて整理できます。また、ノートには申請書類などの期限を設定する「タスク」が紐づいているため、提出漏れなどが起きないように管理できるのです。
【Stock】非IT企業の65歳でも簡単に使える情報共有ツール
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【ナレカン】顧問ごとの情報とマニュアルを一か所で管理できるツール
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「案件ごとの情報」 「マニュアル」「資料」「議事録」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」で顧客ごとの情報をまとめられるほか、マニュアルや資料も蓄積できます。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「案件ごとの情報」 「マニュアル」「資料」「議事録」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
【Teachme Biz】手順を分かりやすくするマニュアル作成ツール
Teachme Bizの特徴
- マニュアル作成ツール
- マニュアルの浸透率を分析する
画像・動画をベースにしたステップ構造のマニュアルを作成できるツールです。
「いつ・誰が・何を・何回見たか」などの閲覧情報や、検索キーワードの履歴を確認できるので、マニュアルの浸透率を分析できます。
Teachme Bizの機能・使用感
- 作業ステップごとに説明できる
- リンクの添付ができる
作業ステップごとに、画像や動画、説明文などを設定できるので「細かく教えられる時間はないが、説明を省きたくない」という場合に最適です。
他のマニュアルや、WebページのURLを貼り付けられるので、画面を行き来する手間がかかりません。
Teachme Bizの注意点
- ファイルの添付ができない
- 文字の強調機能がない
ExcelやPowerPointなどのファイルをマニュアルに添付できない点に注意しましょう。
利用しているユーザーからは「文字の強調機能がなく、文字の色を変えたり、下線を引いたり、太文字にできると良い」というような声があります。(参考:ITreview)
Teachme Bizの料金体系
- スターター:59,800円/月
- ベーシック:119,800円/月
- エンタープライズ:319,800円/月
上記プランとは別に、初期費用がかかります。(要問合せ)
【サイボウズOffice】豊富な機能が魅力の多機能ツール
サイボウズOfficeの特徴
- 多機能ツールである
- カスタマイズ性が高い
開示版やメッセージ、ワークフロー管理、ToDoリストなど、さまざまな用途で利用できる多機能ツールです。
標準機能が充実しているだけでなく、業務内容に合わせて「クレーム管理」や「社内アンケート」などの機能をカスタマイズできます。
サイボウズOfficeの機能・使用感
- アクセス権を設定できる
- 操作履歴を追える
ユーザー単位で情報へのアクセスを許可したり、制限したりできるので、アルバイトを雇っている企業も安心して使えます。
ユーザーが操作した履歴が残るので、情報漏洩や改ざんのリスクを軽減します。
サイボウズOfficeの注意点
- 使いこなせない可能性がある
- メッセージが溜まりやすい
多機能で便利な反面、覚える操作が多くなるので、ITに馴染みのない方が使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「確認していないメッセージがたまったりするので、まとめて確認状態にする機能などがあればいいと思う。」という声があります。(引用:ITreview)
サイボウズOfficeの料金体系
- スタンダード:500円/ユーザー/月(契約は5ユーザーから)
- プレミアム:800円/ユーザー/月(契約は5ユーザーから)
【社労法務システム】日本シャルフが提供する業務効率化ツール
社労法務システムの特徴
- 業務効率化ツール
- サポート体制が充実している
給与計算や社会保険の手続きのほか、電子申請にも役立つ業務効率化ツールです。
社労士業務を熟知している専門スタッフによるサポート体制が充実しています。
社労法務システムの機能・使用感
- 情報を複数の業務に展開できる
顧問先の情報は1度入力すれば、顧客管理から申請まで展開できるため、業務効率化が期待できます。
情報セキュリティの国際標準規格である「ISO27001」を取得しているので、マイナンバーなど重要な情報を扱う企業も安心して利用できます。
社労法務システムの注意点
- プランによって機能性や料金に差がある
- ツールの併用が必要になる
プランによって利用できる機能や料金が異なるので、導入するときは慎重に検討しましょう。
顧客ごとに情報を整理したり、スタッフとやりとりしたりする機能はないので、他のツールを併用しなければならない点が面倒です。
社労法務システムの料金体系
以下は、「社労法務クラウド(ASP)」の価格体系です。
- エントリー:初期費用80,000円 + 月額費用15,100円
- メガ:初期費用120,000円 + 月額料金21,000円
また、追加ライセンスごとに初期費用3,000円+月額料金4,000円がかかります。
また、追加ライセンスごとに初期費用3,000円+月額料金5,000円がかかります。
社労法務システム(オンプレミス)は、選択するプランによって料金が異なるため、詳しくは公式HPをご確認ください。
【Zoom】オンライン通話ができるビデオ会議アプリ
Zoomの特徴
- ビデオ会議アプリ
- 登録不要で活用できる
非対面でもスムーズなやりとりを実現できるビデオ会議アプリです。
参加者はユーザー登録をする必要がなく、共有されたリンクを踏むだけで会議に出られます。
Zoomの機能・使用感
- 時間や場所問わず使える
- 編集・共有可能なドキュメントがある
時間や場所問わず使えるので、遠方で通いづらい顧客とのやりとりにも最適です。
Zoom内でドキュメントを編集したり共有したりできるので、プレゼンなどのシーンに役立ちます。
Zoomの注意点
- フリープランでは利用制限がある
- 音声設定に苦戦しやすい
フリープランではビデオ会議は40分間に制限されているため、長時間の会議では有料プランを使う必要があります。
ユーザーからは「比較的簡単な操作ですが、初めて使用される方がマイクや画面の設定に手間取っていることが多い気がします。」という声があるため、あらかじめ設定を確認するようにしましょう。(参考:ITトレンド)
Zoomの料金体系
- ベーシック:0円
- プロ:2,125円/ユーザー/月
- ビジネス:2,700円/ユーザー/月
- ビジネスプラス:3,125円/ユーザー/月
- エンタープライズ:要問い合わせ
【Eight Team】顧客整理に役立つ名刺管理ツール
Eight Teamの特徴
- 名刺管理ツール
- 社内で名刺を共有できる
スマホで撮影するだけで簡単に保存できる名刺管理ツールです。
社員同士で名刺を共有すれば、アプローチしたい企業や人物がいるときに、社内人脈をフル活用できます。
Eight Teamの機能・使用感
- スムーズなデータ移行が可能
- 外部サービスと連携できる
Excelなどに取り込んでいた名刺情報は「インポート機能」によって、スムーズに移行できるので便利です。
“Hubspot”や”Kintone”などの外部アプリと連携すれば、より効果的な顧客管理が期待できます。
Eight Teamの注意点
- 情報を読み取るときに誤字が起こる
- セキュリティ面に懸念がある
なかには「スキャンする角度がずれると正確な情報を取得できず、誤字が発生することがある。」という声があるので、あらかじめ許容範囲か確認しておきましょう。(引用:ITトレンド)
利用しているユーザーからは「多要素認証などでセキュリティ強化をお願いしたいです。」という声があります。(引用:ITトレンド)
Eight Teamの料金体系
1契約あたり18,000円/月で、10人まではアカウント料はかかりません。11人目以降は以下の料金になります。
- アカウント料:500円/ユーザー/月
【freee人事労務】日々の業務に役立つ給与計算ソフト
freee人事労務の特徴
- 給与計算ソフト
- 法令改正に自動対応
勤務時間や残業代の集計作業を簡単に実施できる、給与計算ソフトです。
常に最新の制度をカバーできるように定期的に更新されるのが特徴です。
freee人事労務の機能・使用感
- 従業員・管理者の負担を軽減する
- アラート機能で作業の抜け漏れを防ぐ
入社手続きから給与明細までIT化できるので、従業員・管理者双方の負担軽減に貢献します。
「アラート機能」を使って、その日・その月のやることを設定すれば、作業漏れの防止に役立ちます。
freee人事労務の注意点
- 5名より少ない従業員数での契約はできない
従業員数5名からしか契約できないため、従業員数が5人未満の場合は無駄な料金が発生します。
freee人事労務の料金体系
- ミニマム
- スターター
- スタンダード
- アドバンス
2,600円/月(最小5ユーザー分)+400円/ユーザー/月(6ユーザー目以降)
3,900円/月(最小5ユーザー分)+600円/ユーザー/月(6ユーザー目以降)
5,200円/月(最小5ユーザー分)+800円/ユーザー/月(6ユーザー目以降)
7,150円/月(最小5ユーザー分)+1,100円/ユーザー/月(6ユーザー目以降)
<比較表>社労士におすすめのツール・アプリ8選
以下は「ITを導入したいが、時間がない」とお悩みの方でもすぐに分かる、社労士におすすめITツールの比較表です。
Stock【一番おすすめ】 | ナレカン | Teachme Biz | サイボウズOffice | 社労法務システム | Zoom | Eight Team | freee人事労務 | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
非IT企業の65歳でも簡単に使える情報共有ツール |
顧問ごとの情報とマニュアルを一か所で管理できるツール |
手順を分かりやすくするマニュアル作成ツール |
豊富な機能が魅力の多機能ツール |
日本シャルフが提供する業務効率化ツール |
オンライン通話ができるビデオ会議アプリ |
顧客整理に役立つ名刺管理ツール |
日々の業務に役立つ給与計算ソフト |
注意点 |
情報の管理・共有がメイン機能になる |
投稿にコメントできるが、独立したメッセージ機能はない |
マニュアル作成で文字の強調機能がない |
多機能であるがゆえに、使いこなせない可能性がある |
スタッフとのやりとりには、別のツールが不可欠になる |
無料プランでは、ビデオ会議に時間制限がある |
名刺の情報を読み取るときに、誤字が起こることがある |
従業員数5名からしか契約できません |
料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは59,800円/月~ |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月~ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用80,000円+15,100円/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは2,125円/ユーザー/月~ |
・無料プランなし
・有料プランは18,000円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは2,600円/月〜 |
公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Teachme Biz」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「社労法務システム」の詳細はこちら |
「Zoom」の詳細はこちら |
「Eight Team」の詳細はこちら |
「freee人事労務」の詳細はこちら |
このように、ツールごとに用途や機能が異なるので、まずは自社の課題を明確にしたうえで最適なツールを導入しましょう。
社労士事務所の業務効率化に役立つツールまとめ
ここまで、社労士事務所向けのおすすめツールと選定ポイントを解説しました。
社労士は”書類の作成”や”顧問先のコンサルティング”など多岐に渡ります。そのため、まずはあらゆる業務に共通する「情報管理」「タスク管理」の仕組みを整えられるツールが必要です。
ただし、社労士業界は全体的に高齢化が進んでおり、ツールを導入しても使いこない恐れがあります。そのため、「誰でも直感的に使えるシンプルなツール」を導入すべきです。
結論、導入を検討すべきなのは、「顧問先の情報」と「仕事のタスク」ができる機能があり、ITが苦手な65歳でも説明なしで操作できる「Stock」一択と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、面倒な作業を効率化しましょう。