当日におこなった業務内容の報告や、業務の状況報告書として役立つ日報ですが、介護職のヘルパーにおいてもその活用が重要視されてきています。
 
しかし、いまだに情報共有のメインは口頭であり、なぜ日報運用を行うべきかよくわからないという方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回はヘルパーが介護日報を書くべき理由と効果的な書き方について解説します。
 
  • ヘルパーが介護日報を書くべき理由を確認したい
  • “分かりやすく、職員同士で認識の齟齬が生まれない日報”を作成するためのポイントを知りたい
  • 介護に活用されるような日報を、全社で運用したい
という方は今回の記事を参考にすると、ヘルパーにとって介護日報が必要な理由を理解したうえで、効果的な日報作成ができるようになります。


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なぜヘルパーに介護日報(業務日誌)が必要なのか

以下では、なぜヘルパーでも介護日報が必要なのかの理由を解説します。対人サービスがメインであるヘルパー職では、以下の理由ゆえに介護日報の導入が不可欠だとされています。

(1)スタッフ間での情報共有のため

ヘルパーが介護日報を記載すべき一番の理由は、スタッフ間での情報共有のためです。
 
利用者に対する介護サービスの実績を記録として残せば、担当者以外のスタッフも利用者の状況を把握しやすくなります。
 
介護業においては利用者ひとりに対して複数のスタッフが関わってケアを行うのが一般的です。そのため、必ずしも同一担当者でないという業務の仕様上、正確な情報共有は必要不可欠と言えます。
 
このように、「前回の担当者が利用者に対してとった行動」を介護日報を通してスタッフ全員に共有しておけば、統一のとれたサービス提供が可能になるのです。

(2)よりよいサービス提供のため

ヘルパーの介護日報作成は、サービス品質向上にも役立ちます。
 
介護日報には、スタッフが利用者に対してとった行動や対応と、それに対する利用者の反応などを記録します。こうした記録を振り返ると、利用者ごとの「良い反応がみられたケア」や「あまり受け入れられなかったケア」などが把握できます。記録を次回の対応に活かすことで、利用者へより良いサービスを提供できるようになるのです。
 
さらに、介護日報は、ケアプラン作成にも十分な効果を発揮します。なぜなら、介護日報には、「現時点での問題点」「今後の課題」が可視化されており、最適なプランの設定に役立つためです。
 
以上のことから、日々のケアの改善や計画作成のために、介護日報は必須だと言えます。

(3)利用者とのコミュニケーションのため

介護日報は、利用者とのコミュニケーションにも役立ちます。
 
たとえば、利用者の家族から普段の様子などを確認されたとき、介護日報がないと詳細な状況を教えることは難しいです。一方で、介護記録が適切にとられていれば、日報を読むだけで状況が把握できるため、より詳細な状況を伝えられます。
 
利用者の自宅でサービスを行う訪問介護において、利用者や家族との信頼関係の構築は必要不可欠です。そのため、介護日報を導入し、利用者やその家族とのコミュニケーションを活性化しましょう。

(4)スタッフの意識改革のため

介護日報の作成は、スタッフの意識改革に繋がります。
 
介護日報では実際に提供したサービス内容と、サービスに対する利用者の様子が記載されます。そのため、日報を見るだけで、おこなった介護サービスが適切かどうかを客観的に判断できるのです。
 
さらに、記載を元に第三者によるフィードバックを受ければ、サービス提供での問題点や今後の課題など、スタッフが改善すべき内容がわかるようになります。結果として、スタッフの意識改革が実現し、より高品質なサービス提供に繋がるのです。

(5)トラブルからスタッフを守るため

介護日報を作成すると、スタッフをトラブルから守れるようになります。
 
トラブルの際、発生状況を利用者の家族に伝えるとともに、利用者に対するスタッフの対応が適切であったことを、客観的な事実として示す必要があります。しかし、介護日報がない場合、客観的な事実として状況が判断できず、最悪の場合スタッフが責任を問われる恐れがあります。
 
一方で、介護日報が作成されていれば、事故発生時のスタッフの対応が正しいものであったと証明できるため、スタッフや施設を守れるのです。


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効果的な介護日報の記載方法

介護日報の作成はさまざまなメリットがある一方で、ただ内容を記載するだけでは十分な効果は発揮できません。そこで、以下では介護日報を効果的なものにさせるための、記載方法を解説します。

5W1Hを意識する

介護日報では、5W1Hを意識した記載を行いましょう。5W1Hとは、以下の6項目を指します。
 
  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Who:だれが
  • What:なにを
  • Why:なぜ
  • How:どのように
これらの項目がひとつでも欠けた日報は、状況が分かりにくく、介護日報のメリットである「正確な情報が担当者以外にも共有される点」を阻害します。したがって、記載した内容にこの6項目が含まれているかをよく確認しましょう。
 
とくに、Who:だれがについては、「言動をおこなったひと」と「言動を受けたひと」が混合しやすくなるため、注意が必要です。

客観的事実のみを書く

介護日報では、客観的事実のみを書き、主観や憶測は避けましょう。たとえば、以下のような内容を記載します。
 
3/29 18:00 夕食時、副菜を二口食べて、箸を置いてしまう。声をかけると「きんぴらごぼうが固くて食べられない」と訴えた。きんぴらごぼうを除き、完食された。主食10割、水分は300cc摂取された。
 
主観や憶測を含んだ情報には正確性がなく、正確な情報共有を阻む原因となります。そのため、介護日報では、実際にあった事象を客観的な事実のみに基づいて記載しましょう。
 
客観性のある内容であれば担当者以外が読んでも、同じ状況を想像しやすくなります。しかし、主観的な情報であっても担当者が気付いた点などがある場合は、無理に記載を避けるようなことはせず、ほかの情報と切り分けて記載しましょう。

曖昧な表現や専門用語を避ける

介護日報では、曖昧な表現や専門用語の使用は避けましょう。
 
介護日報は、第三者が閲覧し活用するケースがあるゆえに、誰が読んでも分かりやすいことが大切です。そのため、特定のひとしか知らないような専門用語の利用や略語の利用は避けましょう。
 
また、「たぶん」や「だいたい」などの曖昧な表現は、文章から具体的な場面がイメージできないうえ、情報が伝わりづらいので避けるべきです。まったく知識がない状態でも、利用者の状況が正しく把握できるかを意識して記載しましょう。


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日報作りを効率化するには

介護日報作りはヘルパーにとって重要な業務ですが、他の業務に追われて手が回らないというケースも少なくありません。そこで以下では、時間や手間のかかる介護日報作りを効率化させるための3つの手法を解説します。

メモをとる習慣をつける

介護日報の作成を効率化するには、メモをとる習慣が大切です。
 
利用者からの訴えがある場合や変化が生じた場合、または医師・看護師からの指示があった場合など、申し送りを行う必要がある内容は、必ずメモをとっておきましょう。必要なポイントだけを押さえておくことで、後から内容を思い出しやすくなります。
 
しかし、業務において最優先すべきはあくまでも利用者への対応です。したがって、メモをとる必要がある場合でも、まずは利用者への適切な対応を行いましょう。間違っても、利用者をないがしろにしてメモをとるような事態を起こしてはなりません。

テンプレートを活用する

介護日報には、テンプレートを活用しましょう。
 
形式が定まっていない状態で介護日報を作成すると、作成者によって記載内容の質に差が生じたり、書き漏れがでてきたりします。さらに、毎回一からフォーマットを考えるのも手間がかかります。
 
そのため、テンプレートを活用して、記載すべき項目をあらかじめ設定しておきましょう。書くべき項目が決まっていれば、短時間での作成が可能となり、日報の質も一定化されます。

ITツールを利用する

ITツールの利用も、日報作成の効率化に貢献します。
 
昨今、情報共有に特化したITツールがさまざまなベンダー(販売業者)からリリースされています。ITツールを活用すれば、手書きよりもはるかに短い時間で日報を作成できるのです。
 
しかし、ITツールには複雑な機能を備えたものが多く、使いこなせない社員にとってはかえって負担となります。そのため、導入するITツールは、「ナレカン」のように過不足のない機能を備えたシンプルなものをおすすめします。


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介護日報の作成と管理を効率化するITツール

以下では、介護日報作りを効率化するおすすめのITツールを解説します。
 
日報作成は時間がかかる業務ですが、手書きからITツールでの作成・管理に移行するだけで業務負荷を軽減可能です。しかし、人材の高齢化が進む介護業界ではアナログの方がわかりやすいという風潮があり、少しでも不便さを感じたら、従来の方法に逆戻りする可能性があります。
 
そのため、誰かひとりでも使いこなせない状況では、ツール導入は失敗してしまうのです。したがって、ツール導入時には介護日報作成が効率化するかはもちろん、「そのツールが自社スタッフに使いこなせるか」を十分見極めなくてはなりません。
 
結論、介護日報の作成に利用するべきツールとしては、ITリテラシーの差に左右されず、誰でも簡単に情報の蓄積・共有ができる「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンはノート形式を採用しており、テキストを直接入力するだけで、誰でも簡単に介護日報の作成・管理ができます。また、蓄積された日報はリアルタイムで施設や本社に共有されるので、「情報の確認漏れ」が起こりにくく、スマホとPC両方から利用できる点もポイントです。

最も簡単に介護日報を管理できるツール「ナレカン」

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「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

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<ナレカンを使った介護日報の作成例>

ここでは、ナレカンを使った介護日報の書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい介護日報を簡単に作れます。
 
  1. はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
  2.  
    テンプレートを選択する画像
     
    テンプレートを作成した画像
     
  3. 画面右下の [+テンプレート] をクリックし、介護日報のテンプレートを選択します。
  4.  
    テンプレートから作成をクリックする画像
     
    テンプレートを選択する画像
     
  5. テンプレートに沿って記載すれば、介護日報の完成です。
  6.  
    電話対応記録を作成した画像
このように、ナレカンを使えば自作のテンプレートで見やすい介護日報を簡単に作れます。


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ヘルパーが介護日報を書くべき理由と効果的な書き方まとめ

ここまで、ヘルパーが介護日報を書くべき理由や効果的な書き方、日報作りを効率化する方法を解説しました。
 
介護日報はスタッフ間の情報共有を円滑化し、利用者へのより良いサービス提供に役立ちます。また、作成する際は、第三者が閲覧することを想定し、5W1Hに基づいて客観的に記載するなど”読み手への配慮”を欠かしてはなりません。
 
さらに、日報は作成して終わりではなく、円滑に管理・運用されることで業務に活かされるので、ITツールを導入して全社的な日報管理の環境を整えるべきです。そこで、ツールの複雑さが原因でかえって業務が非効率となってしまわないように、「作成から管理までをシンプルに効率化できるツール」が求められます。
 
結論、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルな「ナレカン」を導入して介護日報の作成から管理・運用まで一括管理しましょう。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の介護日報作りを効率化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。