当日にした業務内容の報告や、業務の状況報告書として役立つ日報ですが、介護職のヘルパーにおいてもその活用が重要視されてきています。
しかし、福祉業界においては「いまだに情報共有のメインは口頭であり、なぜ日報運用をするべきか周知できていない」というケースも多いのではないでしょうか。
そこで今回はヘルパーが介護日報を書くべき理由と効果的な書き方について解説します。
- 訪問介護（ホームヘルパー）で業務日誌が必要な理由を教えてほしい
- 介護や福祉の日報の書き方や内容が、思いつかなくて困っている
- 日報の作成から管理まで一元化できるツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、ヘルパーにとって介護日報が必要な理由を理解したうえで、効果的な日報作成ができるようになります。
目次
訪問介護(ホームヘルパー)に業務日報は必要？目的とは
以下では、なぜヘルパーでも介護日報が必要なのか理由を解説します。対人サービスがメインであるヘルパー職では、以下の理由で介護日報の導入が不可欠だとされています。
（1）スタッフ間での情報共有のため
ヘルパーが介護日報を記載すべき一番の理由は、スタッフ間での情報共有のためです。
利用者に対する介護サービスの実績を記録として残せば、担当者以外のスタッフも利用者の状況を把握しやすくなります。
介護業においては利用者ひとりに対して複数のスタッフが関わってケアをするのが一般的です。そのため、担当者を固定できないという業務の仕様上、正確な情報共有は必要不可欠と言えます。
このように、「前回の担当者が利用者に対してとった行動」を介護日報を通してスタッフ全員に共有しておけば、統一のとれたサービス提供が可能になるのです。
（2）サービスの質を高めるため
介護日報は、サービスの質を高めるのに役立ちます。
スタッフが提供したサービスと利用者の反応を記録すれば、「何が効果的だったか」「どこに改善の余地があるか」を具体的に把握できます。このような振り返りは、より利用者に最適化されたケア提供や、ケアプラン作成の材料として役立ちます。
さらに、日報を活用して第三者からフィードバックを受ければ、スタッフ自身が課題を客観視できるようになります。その結果、個々のスタッフの意識が変わり、事務所全体としてもケアの質が底上げされていくのです。
（3）利用者との信頼関係を構築するため
介護日報は、利用者や家族との信頼関係を築くためにも有効です。
たとえば、家族から普段の様子を聞かれたときやトラブルが発生したときに、日報がなければ正確な情報提供が困難になります。しかし、日々の記録があれば、何が起こり、どう対応したのかを正確に伝えることができ、不要な誤解を防げます。
訪問介護では、利用者の自宅というプライベート空間でサービスを提供するため、信頼の積み重ねが必要不可欠です。日報をもとにした丁寧な説明と透明性のある対応が、家族との信頼関係の構築やスタッフの身を守る手段になるのです。
介護日報(業務日誌)に記載すべき項目
ここでは、訪問介護時の介護日報に記載すべき項目をご紹介します。介護日報を作成するときは、以下の表を参考に項目を追加しましょう。
| 内容 | |
|---|---|
| 利用者氏名 |
漢字に加えてひらがなで読みも記載する。 |
| スタッフ氏名 |
漢字に加えてひらがなで読みも記載する。 |
| サービスの実施日時 |
サービスの開始・終了それぞれの日時を記載する。 |
| 身体介護の内容 |
食事介助・入浴介助など、提供した身体介護の内容と利用者の様子を記載する。 |
| 生活支援の内容 |
掃除や洗濯など、提供した生活支援の内容と利用者の様子を記載する。 |
| 保険外サービスの有無 |
保険外のサービス提供をした際は、その内容を記載する。 |
| 退室時の確認 |
戸締まりや火元の確認等、退出時に確認したかを記載する。 |
| 特記事項 |
その他特筆すべき内容がある際は記載する。 |
以上が、介護日報に記載すべき項目です。たとえば、上記の項目を網羅することで、下のような介護日報が作成できます。
ただし、上記はあくまで基本的な項目となるので、施設のサービスに合わせて項目を追加・削除し、テンプレートとして保存しておくと、作成する負担を軽減できます。
【例文あり】効果的な介護日報の書き方
介護日報の作成はさまざまなメリットがある一方で、ただ内容を記載するだけでは十分な効果は発揮できません。そこで、以下では介護日報を効果的なものにするための、書き方を解説します。
5W1Hを意識する
介護日報では、5W1Hを意識して書きましょう。5W1Hとは、以下の6項目を指します。
| 例文 | |
|---|---|
| When：いつ | 2025年4月17日 午前9時から11時まで。 |
| Where：どこで | 利用者様の自宅（東京都目黒区）。 |
| Who：だれが | 佐藤 花子（さとう はなこ）スタッフが対応。 |
| What：なにを | 食事介助、排泄介助、居室の掃除、洗濯を実施。 |
| Why：なぜ | 利用者様の日常生活を支援し、快適な生活を維持するため。 |
| How：どのように | 利用者様のペースに合わせて声掛けをしながら、丁寧に介助・支援を実施。 |
これらの項目がひとつでも欠けた日報は、状況が分かりにくく、介護日報のメリットである「正確な情報が担当者以外にも共有される点」を阻害します。したがって、記載した内容にこの6項目が含まれているかをよく確認しましょう。
とくに、Who（だれが）については「発言や行動をした人」と「発言や行動を受けたひと」が混合しやすくなるため、注意が必要です。
客観的事実のみを書く
介護日報では、客観的事実のみを書き、主観や憶測は避けましょう。たとえば、以下のような内容を記載します。
3/29 18:00
夕食時、副菜を二口食べて、箸を置いてしまう。声をかけると「きんぴらごぼうが固くて食べられない」と訴えた。きんぴらごぼうを除き、完食した。主食10割、水分は300cc摂取された。
主観や憶測を含んだ情報には正確性がなく、正確な情報共有を阻む原因となります。そのため、介護日報では、実際にあった事象を客観的な事実のみに基づいて記載しましょう。
客観性のある内容であれば担当者以外が読んでも、同じ状況を想像しやすくなります。ただし、主観的な情報であっても担当者が気付いた点などがある場合は、無理に記載を避けるようなことはせず、ほかの情報と切り分けて記載しましょう。
曖昧な表現や専門用語を避ける
介護日報では、曖昧な表現や専門用語の使用は避けましょう。
介護日報は、第三者が閲覧し活用するケースがあるゆえに、誰が読んでも分かりやすいことが大切です。そのため、特定のひとしか知らないような、専門用語の利用や略語の利用は避けましょう。
また、「たぶん」や「だいたい」などの曖昧な表現は、文章から具体的な場面がイメージできないうえ、情報が伝わりづらいので避けるべきです。まったく知識がない状態でも、利用者の状況が正しく把握できるかを意識して記載しましょう。
【時短】分かりやすい介護記録を書くためのコツ
介護日報の作成はヘルパーにとって欠かせない業務ですが、他の業務に追われ、記録に十分な時間を割けないこともあります。そこで、短時間で分かりやすい介護記録を作成するための3つのコツをご紹介します。
（1）メモをとる習慣をつける
介護日報の作成を効率化するには、メモをとる習慣が大切です。
利用者からの訴えがある場合や変化が生じた場合、または医師・看護師からの指示があった場合など、申し送りをする必要がある内容は、必ずメモをとっておきましょう。必要なポイントだけを押さえておくことで、後から内容を思い出しやすくなります。
しかし、業務において最優先すべきはあくまでも利用者への対応です。したがって、メモをとる必要がある場合でも、まずは利用者に適切に対応しましょう。
間違っても、利用者をないがしろにしてメモをとるような事態を起こしてはなりません。
（2）テンプレートを活用する
介護日報には、テンプレートを活用しましょう。
形式が定まっていない状態で介護日報を作成すると、作成者によって記載内容の質に差が生じたり、書き漏れがでてきたりします。さらに、毎回一からフォーマットを考えるのも手間がかかります。
そのため、テンプレートを活用して、記載すべき項目をあらかじめ設定しておきましょう。書くべき項目が決まっていれば、短時間での作成が可能となり、日報の質も一定化されます。
（3）ITツールを利用する
ITツールの利用も、日報作成の効率化に貢献します。
昨今、情報共有に特化したITツールがさまざまなベンダー（販売業者）からリリースされています。ITツールを活用すれば、手書きよりもはるかに短い時間で日報を作成できるのです。
しかし、ITツールには複雑な機能を備えたものが多く、使いこなせない社員にとってはかえって負担となります。そのため、導入するITツールは、「Stock」のように必要な過不足のない機能を備えたシンプルなものを使いましょう。
訪問介護(ホームヘルパー)の日報作成に役立つアプリ
以下では、訪問介護(ホームヘルパー)で、日報作りに役立つツールを紹介します。
日報作成は介護現場の業務のなかでもとくに時間を奪う業務のひとつです。そこで、手書きからITツールに切り替えるだけで、作業時間が大幅に削減できるうえ、共有のスピードも圧倒的に速くなります。
しかし、介護業界は高齢の職員も多く、ITへの抵抗感が根強いのが現実です。そのため、少しでも使いづらいと、現場ではすぐに手書きに逆戻りする恐れがあるのです。
結論、介護日報の作成に利用するべきツールとしては、ITリテラシーの差に左右されず、誰でも簡単に情報の蓄積・日報の共有ができる「Stock」一択が最適です。
Stockでは、テキストベースで素早く日報を作成でき、ITの知識がなくてもすぐに使い始められます。また、簡単にテンプレートの作成・呼び出しができるほか、記載内容は任意のメンバーへ即時共有されるため、日報の作成・共有が効率化します。
介護の記録をスピーディーかつ正確に残せる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを使った介護日報の作成例＞
Stockでは、テンプレート機能を活用することで以下のような介護日報を作れます。
Stockでは、事前に登録したテンプレートを簡単に呼び出し、必要な項目を入力するだけで介護日報を作成できます。これにより、担当者が変わっても一貫性のある、見やすい日報が作成可能です。
訪問介護(ホームヘルパー)で日誌が必要な理由や書き方まとめ
ここまで、ヘルパーに介護日報が必要な理由や効果的な書き方、日報作りを効率化する方法を解説しました。
介護日報はスタッフ間の情報共有を円滑化し、利用者へのより良いサービス提供に役立ちます。また、作成するときは、第三者が閲覧することを想定し、5W1Hに基づいて客観的に記載するなど”読み手への配慮”を欠かしてはなりません。
さらに、日報は作成して終わりではなく、円滑に管理・運用されることで業務に活かされるので、ITツールを導入して全社的な日報管理の環境を整えるべきです。そこで、「日報の作成から管理までをシンプルに効率化できるツール」が求められます。
結論、ITに慣れていない65歳の方でも、導入初日から直感的に使いこなせる「Stock」を導入して介護日報の作成から管理・運用まで一括管理しましょう。
ぜひ「Stock」を導入して、施設の介護日報作りを効率化しましょう。
