当日に行った業務内容の報告や、業務の状況報告書として役立つ日報ですが、介護職のヘルパーにおいてもその活用が重要視されてきています。
しかし、いまだに情報共有のメインは口頭であり、なぜ日報運用を行うべきかよくわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回はヘルパーが介護日報を書くべき理由と効果的な書き方について解説します。
- なぜヘルパーに介護日報の作成が必要なのか理解したうえで、導入に努めたい
- 日報をより効果的に活用するために、作成時に押さえるべきポイントが知りたい
- 日報作成の非効率性に悩んでおり、改善の方法が知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、ヘルパーにとって介護日報が必要な理由を理解したうえで、効果的な日報作成ができるようになります。
なぜヘルパーでも介護日報が必要なのか
以下では、なぜヘルパーでも介護日報が必要なのかの理由を解説します。対人サービスがメインであるヘルパー職では、以下の理由ゆえに介護日報の導入が不可欠だとされています。
スタッフ間での情報共有のため
ヘルパーが介護日報を記載すべき一番の理由は、スタッフ間での情報共有のためです。
利用者に対して行った介護サービスの実績を記録として残せば、担当者以外のスタッフも利用者の状況が把握しやすくなります。介護業においては利用者ひとりに対して複数のスタッフが関わってケアを行うのが一般的です。
そのため、必ずしも同一担当者でないという業務の仕様上、正確な状況把握は必要不可欠です。
前回の担当者が利用者に対して行ったサービスを、介護日報を通してスタッフ全員に共有しておけば、統一のとれたサービス提供が可能になります。
よりよいサービス提供のため
ヘルパーの介護日報作成は、サービス品質向上にも役立ちます。
介護日報には、スタッフが当日利用者に対して行った内容や、それに対する利用者の反応などを記録します。こうした記録の振り返りにより、利用者ごとの「良い反応がみられたケア」や「あまり受け入れられなかったケア」などが可視化されます。記録を元に進めていくことで、利用者へより良いサービスを提供できるようになるのです。
さらに、介護日報は、ケアプラン作成にも十分な効果を発揮します。ケアプランでは、介護目標とそれを達成するための内容が定められていますが、介護日報には「現時点での問題点」「今後の課題」が可視化されているので、最適なプラン設定ができるようになるからです。
利用者とのコミュニケーションのため
介護日報は、利用者とのコミュニケーションにも役立ちます。
たとえば、利用者の家族から普段の様子などを確認されたとき、介護日報がないと詳細な状況を教えることは難しいです。一方で、介護記録が適切にとられていれば、日報を読むだけで状況が把握できるため、より詳細な状況を伝えられるようになります。
利用者の自宅でサービスを行う訪問介護において、利用者や家族との信頼関係の構築は必要不可欠です。したがって介護日報を導入し、利用者やその家族とのコミュニケーションを活性化しましょう。
スタッフの意識改革のため
介護日報の作成は、スタッフの意識改革に繋がります。
介護日報では実際に提供したサービス内容と、サービスに対する利用者の様子が記載されます。そのため、日報を見るだけで、行った介護サービスが適切かどうかが客観的に判断できるのです。
さらに、記載を元に第三者によるフィードバックを受ければ、サービス提供での問題点や今後の課題など、スタッフが改善すべき内容がわかるようになります。
結果として、スタッフの意識改革が実現し、より高品質なサービス提供に繋がります。
トラブルからスタッフを守るため
介護日報を作成すると、スタッフをトラブルから守れるようになります。
万が一トラブルが起こった場合、それがどのような状況で発生したのかを利用者の家族に伝えなくてはなりません。それに伴い、利用者に対するスタッフの対応が適切であったことを、客観的な事実として示す必要があります。しかし、介護日報がない場合、客観的な事実として状況が判断できず、最悪の場合スタッフが責任を問われる恐れがあります。
一方で、介護日報が作成されていれば、事故発生時のスタッフの対応が正しいものであったと証明できるため、結果としてスタッフや施設を守られるようになります。
したがって、万が一のトラブル時に活用できるように、日々の記録を確実に行うのはもちろん、開示を求められた際にも速やかな提出ができるよう管理しなくてはなりません。
効果的な介護日報の記載方法
介護日報の作成はさまざまなメリットがある一方で、ただ内容を記載するだけでは十分な効果は発揮できません。そこで、以下では介護日報を効果的なものにさせるための、記載方法を解説します。
5W1Hを意識する
介護日報では、5W1Hを意識した記載を行いましょう。5W1Hとは、以下の6項目を指します。
- When：いつ
- Where：どこで
- Who：だれが
- What：なにを
- Why：なぜ
- How：どのように
これらの項目がひとつでも欠けた日報は、状況が分かりにくく、介護日報のメリットである正確な情報が担当者以外にも共有される点を阻害します。したがって、記載した内容にこの6項目が含まれているかをよく確認しましょう。
とくに、Who：だれがは「言動を行ったひと」と「言動を受けたひと」が混合しやすくなるため、注意が必要です。
客観的事実のみを書く
介護日報では、客観的事実のみを書き、主観や憶測は避けましょう。
主観や憶測を含んだ情報には正確性がなく、正確な情報共有を阻む原因となります。そのため、介護日報では、実際にあった事象を客観的な事実のみに基づいて記載しましょう。客観性のある内容であれば担当者以外が読んでも、同じ状況を想像しやすくなります。
しかし、担当者が気付いた点など主観的な情報である場合は、無理に記載を避けるようなことはせず、ほかの情報と切り分けて区分をつけた記載がおすすめです。
曖昧な表現や専門用語を避ける
介護日報では、曖昧な表現や専門用語の使用は避けましょう。
介護日報は、第三者が閲覧し活用するケースがあるゆえに、誰が読んでも分かりやすいことが大切です。そのため、特定のひとしか知らないような専門用語の利用や略語の利用は避けましょう。
また「たぶん」や「だいたい」などの曖昧な表現は、文章から具体的な場面がイメージできないうえ、情報が伝わりづらいので避けるべきです。
まったく知識がない状態でも、利用者の状況が正しく把握できるかを意識した記載を行いましょう。
日報作りを効率化するには
介護日報作りはヘルパーにとって重要な業務である一方、処理すべき業務が多いゆえに日報作成に手が回らないというケースも少なくはありません。そんなときは、日報作りを効率化する手法の導入がおすすめです。
そこで以下では、時間や手間のかかる介護日報作りを効率化させるための3つの手法を解説します。日報作りの非効率性に悩む方はぜひ導入してみましょう。
メモをとる習慣をつける
介護日報の作成を効率化するには、メモをとる習慣が大切です。
利用者からの訴えがある場合や変化が生じた場合、または医師・看護師からの指示があった場合など、申し送りを行う必要がある内容は、必ずメモをとっておきましょう。必要なポイントだけを押さえておくことで、後から内容を思い出しやすくなります。
しかし、業務において最優先すべきはあくまでも利用者への対応です。したがって、メモをとる必要がある場合でも、まずは利用者への適切な対応を行いましょう。間違っても、利用者をないがしろにしてメモをとるような事態を起こしてはなりません。
テンプレートを活用する
介護日報には、テンプレートを活用しましょう。
形式が定まっていない状態で介護日報を作成すると、作成者によって記載内容の質に差が生じたり、書き漏れがでてきたりします。さらに、毎回一からフォーマットを考えるのも手間がかかります。
そのため、テンプレートを活用しあらかじめ記載すべき項目を可視化しておきましょう。書くべきポイントがわかることで、短時間での作成ができ、日報の質が一定化されます。
ITツールを利用する
ITツールの利用も、日報作成の効率化に貢献します。
昨今では情報共有に特化したITツールがさまざまなベンダーからリリースされています。こうしたツールを利用すれば、手書きで日報を作成するよりもはるかに短い時間で日報作成が行えるようになります。
さらに、日報の作成だけでなく共有や管理も行えるツールを選定すれば、日報に関わる業務を一度ですべて効率化できるのです。
介護日報作りを効率化するITツール
以下では、介護日報作りを効率化するおすすめのITツールを解説します。
日報作成は時間がかかる業務ですが、手書きからITツールでの作成・管理に移行するだけで業務負荷を軽減可能です。しかし、人材の高齢化が進む介護業界ではアナログの方がわかりやすいという風潮があり、少しでも不便さを感じたら、従来の方法に逆戻りする可能性があります。
したがって、ツール導入時には介護日報作成が効率化するかはもちろん、その「ツールが自社スタッフに使いこなせるか」を十分見極めなくてはなりません。逆に言えば、誰かひとりでも使いこなせない状況では、ツール導入は成功できなくなってしまうのです。
たとえば今回ご紹介する「Stock」は、介護業界のおけるITリテラシーの差に左右されず、誰でも簡単に情報の蓄積・共有ができるツールを使って日報に関わる業務を効率的に管理しましょう。
Stockの「ノート」にテキストを直接入力するだけで、誰でも簡単に介護日報の作成・管理ができます。また、蓄積された情報はリアルタイムでチーム内に共有されるので「情報の確認漏れ」も起こりにくく、デバイス問わず情報を確認可能な点もポイントです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
ヘルパーが介護日報を書くべき理由と効果的な書き方まとめ
ここまで、ヘルパーが介護日報を書くべき理由や効果的な書き方、日報作りを効率化する方法を解説しました。
介護日報はスタッフ間の情報共有を円滑化し、利用者へのより良いサービスの提供につながります。作成する際は、第三者が閲覧することを想定し、5W1Hに基づいて客観的に記載するなど「読み手の分かりやすさ」への配慮を欠かしてはなりません。
しかし、すぐにでも日報の管理を効率化するのであればITツールの利用は必須です。ただし、日報は作成して終わりではなく管理・運用までされるべきなので、ツールの複雑さが原因でかえって業務が非効率となってしまわないように「作成から管理までをシンプルに効率化できるツール」が求められます。
たとえば、今回ご紹介したStockは、日報の作成から共有・管理までが誰でも簡単に一元管理できる情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在150,000社以上に導入されており、日報をはじめとした情報共有の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の介護日報作りを効率化しましょう。
