当日におこなった業務内容の報告や、業務の状況報告書として役立つ日報ですが、介護職のヘルパーにおいてもその活用が重要視されてきています。
しかし、福祉業界においては「いまだに情報共有のメインは口頭であり、なぜ日報運用を行うべきか周知できていない」というケースも多いのではないでしょうか。
そこで今回はヘルパーが介護日報を書くべき理由と効果的な書き方について解説します。
- 訪問介護（ホームヘルパー）で業務日誌が必要なわけを教えてほしい
- 介護や福祉の日報の書き方や内容が、思いつかなくて困っている
- 日報の作成から管理まで一元化できるツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、ヘルパーにとって介護日報が必要な理由を理解したうえで、効果的な日報作成ができるようになります。
目次
訪問介護(ホームヘルパー)に業務日報が必要なわけ
以下では、なぜヘルパーでも介護日報が必要なのか理由を解説します。対人サービスがメインであるヘルパー職では、以下の理由で介護日報の導入が不可欠だとされています。
（1）スタッフ間での情報共有のため
ヘルパーが介護日報を記載すべき一番の理由は、スタッフ間での情報共有のためです。
利用者に対する介護サービスの実績を記録として残せば、担当者以外のスタッフも利用者の状況を把握しやすくなります。
介護業においては利用者ひとりに対して複数のスタッフが関わってケアを行うのが一般的です。そのため、担当者を固定できないという業務の仕様上、正確な情報共有は必要不可欠と言えます。
このように、「前回の担当者が利用者に対してとった行動」を介護日報を通してスタッフ全員に共有しておけば、統一のとれたサービス提供が可能になるのです。
（2）よりよいサービス提供のため
ヘルパーの介護日報作成は、サービス品質向上にも役立ちます。
介護日報には、スタッフが利用者に対してとった行動と、それに対する利用者の反応などを記録します。こうした記録を振り返ると、利用者ごとの「受けが良かったケア」「悪かったケア」が把握でき、利用者一人一人に最適化された対応が行えるようになります。
さらに、介護日報は、ケアプラン作成にも十分な効果を発揮します。なぜなら、介護日報には「現時点での問題点」「今後の課題」が可視化されており、最適なプランの設定に役立つためです。
以上のことから、日々のケアの改善や計画作成のために、介護日報は必須だと言えます。
（3）利用者とのコミュニケーションのため
介護日報は、利用者とのコミュニケーションにも役立ちます。
たとえば、利用者の家族から普段の様子などを確認されたとき、介護日報がないと詳細な状況を教えることは難しいです。一方で、介護記録が適切にとられていれば、日報を読むだけで状況が把握できるため、より詳細な状況を伝えられます。
利用者の自宅でサービスを行う訪問介護において、利用者や家族との信頼関係の構築は必要不可欠です。そのため、介護日報を導入し、利用者やその家族とのコミュニケーションを活性化しましょう。
（4）スタッフの意識改革のため
介護日報の作成は、スタッフの意識改革に繋がります。
介護日報では実際に提供したサービス内容と、サービスに対する利用者の様子が記載されます。そのため、日報を見るだけで、おこなった介護サービスが適切かどうかを客観的に判断できるのです。
さらに、記載を元に第三者によるフィードバックを受ければ、サービス提供での問題点や今後の課題など、スタッフが改善すべき内容がわかるようになります。結果として、スタッフの意識改革が実現し、より高品質なサービス提供に繋がるのです。
（5）トラブルからスタッフを守るため
介護日報を作成すると、スタッフをトラブルから守れるようになります。
トラブルの際、発生状況と利用者に対するスタッフの対応を利用者の家族に伝える必要があります。しかし、介護日報がないと発生状況や対応を鮮明に説明できないため、利用者家族に状況が適切に伝わらず、最悪の場合スタッフが責任を問われる恐れがあります。
一方で、介護日報が作成されていれば、事故発生時のスタッフの対応が正しいものであったと証明できるため、スタッフや施設を守れるのです。
介護日報(業務日誌)に記載すべき項目
ここでは、訪問介護時の介護日報に記載すべき項目をご紹介します。介護日報を作成するときは、以下の表を参考に項目を追加しましょう。
| 記載内容 | |
|---|---|
| 利用者氏名 |
漢字に加えてひらがなで読みも記載する。 |
| スタッフ氏名 |
漢字に加えてひらがなで読みも記載する。 |
| サービスの実施日時 |
サービスの開始・終了それぞれの日時を記載する。 |
| 身体介護の内容 |
食事介助・入浴介助など、提供した身体介護の内容と利用者の様子を記載する。 |
| 生活支援の内容 |
掃除や洗濯など、提供した生活支援の内容と利用者の様子を記載する。 |
| 保険外サービスの有無 |
保険外のサービス提供を行った際は、その内容を記載する。 |
| 退室時の確認 |
戸締まりや火元の確認等、退出時に確認したかどうかを記載する。 |
| 特記事項 |
その他特筆すべき内容がある際は記載する。 |
以上が、介護日報に記載すべき項目です。上記はあくまで基本的な項目となるので、施設のサービスに合わせて項目を追加・削除し、テンプレートとして保存しておくと、作成する負担を軽減できます。
効果的な介護日報の記載方法
介護日報の作成はさまざまなメリットがある一方で、ただ内容を記載するだけでは十分な効果は発揮できません。そこで、以下では介護日報を効果的なものにするための、記載方法を解説します。
5W1Hを意識する
介護日報では、5W1Hを意識した記載を行いましょう。5W1Hとは、以下の6項目を指します。
- When：いつ
- Where：どこで
- Who：だれが
- What：なにを
- Why：なぜ
- How：どのように
これらの項目がひとつでも欠けた日報は、状況が分かりにくく、介護日報のメリットである「正確な情報が担当者以外にも共有される点」を阻害します。したがって、記載した内容にこの6項目が含まれているかをよく確認しましょう。
とくに、Who（だれが）については「言動をおこなったひと」と「言動を受けたひと」が混合しやすくなるため、注意が必要です。
客観的事実のみを書く
介護日報では、客観的事実のみを書き、主観や憶測は避けましょう。たとえば、以下のような内容を記載します。
3/29 18:00
夕食時、副菜を二口食べて、箸を置いてしまう。声をかけると「きんぴらごぼうが固くて食べられない」と訴えた。きんぴらごぼうを除き、完食した。主食10割、水分は300cc摂取された。
主観や憶測を含んだ情報には正確性がなく、正確な情報共有を阻む原因となります。そのため、介護日報では、実際にあった事象を客観的な事実のみに基づいて記載しましょう。
客観性のある内容であれば担当者以外が読んでも、同じ状況を想像しやすくなります。ただし、主観的な情報であっても担当者が気付いた点などがある場合は、無理に記載を避けるようなことはせず、ほかの情報と切り分けて記載しましょう。
曖昧な表現や専門用語を避ける
介護日報では、曖昧な表現や専門用語の使用は避けましょう。
介護日報は、第三者が閲覧し活用するケースがあるゆえに、誰が読んでも分かりやすいことが大切です。そのため、特定のひとしか知らないような、専門用語の利用や略語の利用は避けましょう。
また、「たぶん」や「だいたい」などの曖昧な表現は、文章から具体的な場面がイメージできないうえ、情報が伝わりづらいので避けるべきです。まったく知識がない状態でも、利用者の状況が正しく把握できるかを意識して記載しましょう。
日報作りを効率化する3つの方法
介護日報作りはヘルパーにとって重要な業務ですが、他の業務に追われて手が回らないというケースも少なくありません。そこで以下では、時間や手間のかかる介護日報作りを効率化させるための3つの手法を解説します。
（1）メモをとる習慣をつける
介護日報の作成を効率化するには、メモをとる習慣が大切です。
利用者からの訴えがある場合や変化が生じた場合、または医師・看護師からの指示があった場合など、申し送りを行う必要がある内容は、必ずメモをとっておきましょう。必要なポイントだけを押さえておくことで、後から内容を思い出しやすくなります。
しかし、業務において最優先すべきはあくまでも利用者への対応です。したがって、メモをとる必要がある場合でも、まずは利用者への適切な対応を行いましょう。
間違っても、利用者をないがしろにしてメモをとるような事態を起こしてはなりません。
（2）テンプレートを活用する
介護日報には、テンプレートを活用しましょう。
形式が定まっていない状態で介護日報を作成すると、作成者によって記載内容の質に差が生じたり、書き漏れがでてきたりします。さらに、毎回一からフォーマットを考えるのも手間がかかります。
そのため、テンプレートを活用して、記載すべき項目をあらかじめ設定しておきましょう。書くべき項目が決まっていれば、短時間での作成が可能となり、日報の質も一定化されます。
（3）ITツールを利用する
ITツールの利用も、日報作成の効率化に貢献します。
昨今、情報共有に特化したITツールがさまざまなベンダー（販売業者）からリリースされています。ITツールを活用すれば、手書きよりもはるかに短い時間で日報を作成できるのです。
しかし、ITツールには複雑な機能を備えたものが多く、使いこなせない社員にとってはかえって負担となります。そのため、導入するITツールは、「ナレカン」のように必要な過不足のない機能を備えたシンプルなものを使いましょう。
訪問介護(ホームヘルパー)の日報作成に役立つアプリ
以下では、訪問介護(ホームヘルパー)で、日報作りに役立つおすすめのツールを紹介します。
日報作成は時間がかかる業務ですが、手書きからITツールに移行するだけで業務負荷を軽減可能です。しかし、人材の高齢化が進む介護業界ではデジタル化は受け入れられにくく、少しでも不便さを感じたら、従来の方法に逆戻りする可能性があります。
そのため、誰かひとりでも使いこなせない状況では、ツール導入は失敗してしまうのです。したがって、ツール導入時には介護日報作成が効率化するかはもちろん、「そのツールが施設のスタッフに使いこなせるか」を十分見極めなくてはなりません。
結論、介護日報の作成に利用するべきツールとしては、ITリテラシーの差に左右されず、誰でも簡単に情報の蓄積・共有ができる「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」は簡単にテンプレートの作成・呼び出しができるほか、記載内容は任意のメンバーへ即時共有されるため、日報の作成・共有が効率化します。また、AIを活用した「自然言語検索」を使えば、蓄積された情報を横断して最適な回答を得られます。
介護の記録をスピーディーかつ正確に残せる「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
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＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った介護日報の作成例＞
ここでは、ナレカンを使った介護日報の書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい介護日報を簡単に作れます。
- ナレカンで記事を開くと、下部に”テンプレート”ボタンがあるので、クリックします。すると、以下の画面が表示されるので、”新規作成”をクリックしましょう。
- 次に、空白の”テンプレート名”、”タイトル”、”本文”の欄がでてくるので、日報のフォーマットにしたい情報を書き込みます。作成が完了したら、画面右上の”保存”ボタンをクリックしましょう。
- すると、先ほどのテンプレート一覧に、介護日報のテンプレートが表示されるようになるので、”選択”をクリックしましょう。
- 以上の手順で、テンプレートの呼び起しが完了です。最後に、テンプレートに沿って記載すれば、介護日報の完成です。
このように、ナレカンを使えば自作のテンプレートで見やすい介護日報を簡単に作れます。
訪問介護(ホームヘルパー)で日誌を書くべき理由や書き方まとめ
ここまで、ヘルパーが介護日報を書くべき理由や効果的な書き方、日報作りを効率化する方法を解説しました。
介護日報はスタッフ間の情報共有を円滑化し、利用者へのより良いサービス提供に役立ちます。また、作成する際は、第三者が閲覧することを想定し、5W1Hに基づいて客観的に記載するなど”読み手への配慮”を欠かしてはなりません。
さらに、日報は作成して終わりではなく、円滑に管理・運用されることで業務に活かされるので、ITツールを導入して全社的な日報管理の環境を整えるべきです。そこで、「日報の作成から管理までをシンプルに効率化できるツール」が求められます。
結論、メールを使える方ならば迷わず使える程シンプルな「ナレカン」を導入して介護日報の作成から管理・運用まで一括管理しましょう。また、ナレカンでは専属担当者による手厚いサポートを受けられるので、ITに不慣れな施設にも安心して運用を始められます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、施設の介護日報作りを効率化しましょう。
