少子高齢化や人口減少が進むなか、自治体には限られた人員で多様化する住民ニーズに対応することが求められています。そのため、業務効率化や住民サービス向上を実現する手段として、自治体DXへの注目が高まっているのです。
しかし、実際には「自治体DXの必要性は理解しているものの、庁内の理解が得られず思うように進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自治体DXが進まない原因や成功している自治体の共通点を中心にご紹介します。
- DXを進めたいものの、何から着手すべきか分からない自治体職員
- 紙やExcel中心の業務が残り続け、庁内の業務効率化が進まないことに悩む担当者
- 情報共有が不十分で、異動や退職のたびに引き継ぎに時間がかかっている管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自治体DXを推進するときの課題や解決策が分かるだけでなく、自庁に適したDX推進の進め方や成功のポイントを把握できます。
目次
自治体DXとは
自治体DXとは、各自治体がデジタルテクノロジーの活用により、住民に提供するサービス・業務フローの変革を進めることです。
デジタルテクノロジーを使うと、地域データの適切な収集・分析が可能になります。したがって、自治体は地元住民に対して有意義なサービスを提供できるようになるのです。
DX化に取り組むという点では、一般企業と変わりません。しかし、自治体DXの場合は「地域住民への貢献」が目的であるため、自社利益の拡大を目的に進める企業のDXとは本質的には異なると言えます。
自治体DX推進手順書とは
自治体DX推進手順書とは、自治体が地域住民への貢献を目的としたDX推進を円滑に取り組めるように、具体的な手順や方法を指す手順書です。
そして、手順書には以下4つの種類があります。
- 自治体DX全体手順書
- 自治体情報システムの標準化・共通化に係る手順書
- 自治体の行政手続のオンライン化に係る手順書
- 自治体の行政手続のオンライン化に係る申請管理システム等の構築に関する標準仕様書
自治体DX推進手順書は、総務省の管轄であり定期的に改定されているので、こまめに方針を確かめましょう。
参照：総務省｜自治体DXの推進
自治体DXの推進に対する補助金
自治体DXを導入・推進する自治体には、補助金を申請できます。補助対象や補助率は、補助金によって異なるので公募要項をよく読み込んで利用しましょう。
| ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金 | デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金） | 事業再構築補助金 | |
|---|---|---|---|
| 対象 | 中小企業と小規模事業者 | 中小企業と小規模事業者 | 新型コロナの影響を受けた中小企業、中堅企業など |
| 主な特徴 | 経営革新のための設備投資等を支援する補助金制度 | ITツール導入のための経費の一部を補助する制度 | コロナ渦で影響を受け、業態転換や新分野への展開を支援する補助金制度 |
| 詳細 |
自治体DXで取り組むべき5つの対策
以下では、自治体DXで取り組むべき5つの対策を解説します。自治体がDX化を進めるうえでは、以下の対策が不可欠です。
情報システムの共通化
自治体DXでの一番の課題は、情報システムの共通化です。
従来、自治体が利用する情報システムは、各自治体の判断に任されており、利用するシステムはバラバラでした。しかし、このような状態では、自治体間での情報共有・確認に時間がかかるケースも少なくありません。
情報システムの標準・共通化は、職員の作業負荷を軽減することからも、散在するシステムを取りまとめる必要があるのです。
行政手続きのオンライン化
行政手続きのオンライン化も、自治体DXにおける課題のひとつです。
行政手続きがオンライン化されれば、住民は役所の窓口に行かずとも、オンライン上で各種の届け出や申請ができます。仕事の都合などにより、窓口が空いている時間に来庁できない住民もインターネットから手続きできるため、地域住民の利便性が向上します。
たとえば、行政手続きシステムである「マイナポータル」の活用が進んでいます。一方で、独自の電子申請システムを導入している自治体も存在するため、住民が利用しやすい環境を整備するには、国と自治体の連携が欠かせません。
AI・RPAの活用
AIやRPAの活用による業務効率化の実現も、自治体DXで取り組むべき内容です。
RPAはパソコン上の定型作業を自動でこなすシステムで、毎日のデータ入力やファイル整理を代行できます。またAIを使えば、過去のデータをもとに判断したり、問い合わせ内容を自動で振り分けたりできるため、職員の確認作業や判断の負担を減らせます。
少子高齢化が加速する日本では、2040年を皮切りに本格的な人口減少社会に陥ると言われています。そこで、政府は各自治体に対してAI・RPA導入ガイドブックの作成・共有などをおこない、AI・RPAの導入を推奨しています。
テレワークの促進
テレワークの促進も、自治体DXに不可欠です。
働き方改革の実施により、多くの企業での導入が進められているテレワークですが、自治体においても促進が求められています。役所でのテレワークの実現は、職員のライフワークバランスの維持はもちろん、業務効率化による行政サービス向上に重要です。
自治体でのテレワークの促進には、何よりも役所以外の場所からも同様に業務を進められる環境が大切です。したがって、業務手順の標準化や、行政手続のオンライン化に積極的に取り組み、自治体職員のテレワーク実現に努めましょう。
セキュリティ対策
セキュリティ対策も、自治体DXでは欠かしてはならない問題です。
行政手続きのオンライン化やテレワークが実現すると、個人情報や機密情報の漏えいリスクが向上します。仮に情報が漏えいしてしまえば、社会的な信用も失いかねません。
したがって、適切なセキュリティ下での徹底した情報管理が大切です。そこで、導入するツールは、セキュリティ機能を確認するとともに、公開範囲を正しく設定し、情報が不用意に共有される事態を防ぎましょう。
自治体のDX化が進まない根本的な理由
以下では、自治体のDX化が進まない根本的な理由を解説します。自治体DXは地域住民への貢献に欠かせない一方で、以下の理由によって円滑に進まない現状があります。
アナログ文化から抜け出せない
自治体DXが進まないのは、自治体ではアナログ文化が強いからです。
多くの民間企業でDXの重要さが説かれ、データ化やペーパーレス化に取り組んでいるなか、自治体では今なお紙を主軸に業務を進めているケースが少なくありません。情報共有ひとつをとっても、FAXを用いて連絡をしているという自治体が多いのです。
このように、業務の基本が紙ベースなことが、デジタル化が進まない背景のひとつにあります。
専任のデジタル人材が不足している
自治体DXが進まないのは、専任のデジタル人材が不足していることも影響しています。
多くの自治体では、システムの担当者が他の仕事と兼務しており、新しい仕組みを整備する時間が十分に取れません。また、IT人材を新しく採用することも難しく、結果として外部の会社に頼る場面が増え、庁内に知識や経験が残りにくくなっています。
そのため、DXを進めるための体制が整わず、取り組みがなかなか前に進まないのです。
段階を踏まずにデジタル化してしまう
段階を踏まずにデジタル化してしまうことも、自治体のDX化が遅れる要因になります。
業務の流れを整理せずに新システムを導入すると、職員がどの場面で使えばよいのか分からず、結局これまでの紙やExcelに戻ってしまうことがあります。また、使い方が複雑だったり、業務に合っていなかったりすると、定着せずに使われなくなってしまうのです。
そのため、まずは現在の業務を丁寧に見直し、どの作業をデジタル化すべきかを明確にしたうえで、小さく試しながら進めましょう。
DXに成功している自治体の共通点
ここでは、DXに成功している自治体の共通点をご紹介します。DXがなかなか進まずお困りの担当者の方は必見です。
システム導入前に業務を整理している
DXに成功している自治体には、システムを入れる前に業務をしっかり整理しているという共通点があります。
どの作業に時間がかかっているのか、どこで手戻りが起きているのかといった現場の状況を把握したうえで、デジタル化すべき業務を明確にしています。これにより、現場の仕事に合ったシステムを導入でき、使われなくなるリスクを減らせます。
その結果、導入したシステムが現場に定着し、DXが着実に進むのです。
情報共有の仕組みを整備している
DXをうまく進めている自治体は、職員同士が必要な情報をすぐに共有できる仕組みを整えているという特徴があります。
住民対応の記録や関連資料などを1か所にまとめ、誰が見ても同じ内容を確認できる仕組みを整えています。また、担当者が不在でも他の職員が状況を把握できるように、記録の残し方や更新のルールを決めて運用していることも重要なポイントです。
たとえば、情報を1か所にまとめリアルタイムで共有可能な「Stock」のようなツールが整備されている自治体では、業務が滞りなく進み、DXの効果が現れやすくなるのです。
現場が継続的に運用できる仕組みを採用している
現場で無理なく使い続けられる仕組みを選んでいるという共通点も、DXが成功している自治体によく見られます。
シンプルな操作性のツールを導入しているため、職員が業務の中で自然に使いこなせています。また、入力項目が多すぎない、手順が複雑でないなど、現場の負担を増やさない工夫がされているため、担当者が変わっても同じ運用を続けやすくなっているのです。
このような現場に寄り添った仕組みを採用している自治体ほど、DXが長く続きやすいといえます。
自治体DXの実現に貢献するおすすめのITツール
以下では、自治体DXの土台となる情報共有を効率化し、庁内のナレッジ蓄積や引き継ぎをスムーズに進められるツールをご紹介します。
DXが進まない環境では、業務改善が思うように進まず、職員の負担が積み重なってしまう可能性があります。その結果、業務効率の低下だけでなく、働きやすさにも影響を及ぼしかねません。
こうした問題を解決しようと、Excelの台帳を共有したり共有フォルダにマニュアルを保存したりする自治体もあります。しかし、情報の更新や確認が手間になっていき、結局は職員の個人管理に戻ってしまうのです。
そこで重要なのが、高度なDXを目指す前に、まずは誰でも簡単に共有・検索できる仕組みを整えることです。このような環境があれば、業務の属人化を防ぎながら、異動後もスムーズに業務を引き継げるようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、誰でも簡単に情報を蓄積・共有できる情報管理ツール「Stock」です。Stockは「ノート」に業務手順や連絡事項などを直感的にまとめられるうえ、フォルダごとに管理できるため、散在しがちな情報を一元化し、継続的な情報共有の仕組みづくりに役立ちます。
ITに詳しくなくても使いこなせる情報管理ツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
自治体DXの成功事例
以下では、自治体DXを成功させた地方自治体の事例を3選ご紹介します。成功事例を参考に、どのような取り組みをするべきかを検討していきましょう。
北海道北見市｜行政手続のオンライン化
引用：北見市公式サイト
北海道北見市では、行政手続のオンライン化を目的に、書かない窓口、ワンストップ窓口を実現しました。
書かない窓口では、職員が来庁者から、必要な情報を聞き取ったうえでシステムを使って申請書の作成を支援します。また、ワンストップ窓口では、手続きをすべて住民異動窓口に集約させることで、課の移動や重複する本人確認を省いた効率的な業務処理を成功させています。
今後はさらなる業務効率化を目的に、窓口課や窓口支援システムの導入をおこない、地域住民の満足度向上を目指すそうです。
参考：業務の効率化による書かない窓口、ワンストップ窓口の実現│北海道北見市
京都府｜ペーパーレスとテレワークの促進
引用：京都府公式サイト
京都府では、デジタル技術を活用した業務改善の取り組みとして、出勤簿廃止によるペーパーレス化とテレワークの促進に取り組みました。
従来の紙の出勤簿を廃止し、職員のパソコンへのログイン・ログアウト情報によって「出勤状況を一元的に管理するシステム」へと変更したのです。結果として、業務を圧迫していた記録業務が大幅に短縮化されました。
さらに、出勤状況がシステムを利用すればすぐに分かるため、職員へのテレワーク導入に成功しています。
参考：出勤簿廃止によるペーパーレス化とテレワークの促進│京都府
山形県酒田市｜デジタル文化の醸成
引用：酒田市公式サイト
山形県酒田市では、DXの認識共有を目的にワークショップの開催を実施しました。
ワークショップには地域おこし協力隊を招いて、職員とディスカッションしました。そのうえで、実現したい酒田市のイメージに対する意見や、デジタル技術をどのように活用できるかについて議論に取り組んだそうです。
ワークショップの実現は、今後のDXの方向性を定め、どのように取り組むかべきかを明確化する指標となりました。
自治体DXの概要や取り組むべき課題まとめ
これまで、自治体DXが進まない理由や取り組むべき課題、さらにDXに成功している自治体の共通点について解説しました。
自治体DXでは、IT人材の不足や現場の運用を考慮しないシステム導入など、さまざまな課題が存在します。一方で、DXを成功させている自治体では、業務フローの整理や情報共有の仕組みづくり、職員が無理なく利用できる運用体制の整備を徹底しています。
つまり、自治体DXを成功させるために重要なのは、高度な技術やシステムではなく、「誰でも簡単に使え、継続して運用できる仕組み」なのです。これにより、担当者の異動や引き継ぎが発生してもスムーズに運用でき、自治体DXはよりスムーズに進みます。
そこで、IT人材の育ちにくい自治体でもスムーズにDXを進めるには、必要な機能をシンプルに備え、誰でも迷わず使える「Stock」がおすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、職員全員がスムーズに情報共有できる環境を整えて、自治体DXを着実に推進しましょう。
