業務の経過や結果を円滑に共有するには、報告書で分かりやすく伝えなければなりません。また、トラブルや作業ミスが発生したときも、上司に伝えたり相手に謝罪したりするために報告書づくりが必須です。
 
しかし、「分かりやすい報告書が書けない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、報告書の目的や書き方、種類別のテンプレートを紹介します。
 
  • 上司に刺さる報告書を作成したい
  • あらゆるシーンに備えて、報告書のテンプレートを用意しておきたい
  • 報告書の作成・管理・提出を一元化できるツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、伝わりやすい報告書を簡単に作成できる方法が分かります。


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報告書を書く目的とは

報告書とは、業務で起きた事柄について書面(テキスト)で報告する資料を指します。
 
報告書を書く目的は、「担当者の経験」や「見聞きした情報」を適切に共有して、以降の営業活動に活かすことです。さらに、報告書には担当者の成果や仕事量が記載されているので、人事評価に利用することも可能です。
 
このように、報告書は第三者に向けて書かれるので、作成者は内容や意図が相手に伝わるように分かりやすくまとめなければなりません。また、円滑に情報を共有したりトラブルへ迅速に対処したりするために、スピーディに作成する必要もあります。
 
関連記事: 【必見】報告書を電子化すべき理由や効果的な方法を解説


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報告書とレポートの書き方の違い

報告書に似たものとして「レポート」がありますが、報告書とレポートには明確な違いがあります。
 
報告書には「客観的な事実」を中心に載せる一方、レポートには「客観的な事実に加えて主観的な意見」を載せることが求められます。
 
実際に起こったことを適切に伝えるために、報告書とレポートは「主観的な視点の有無」で差別化しなければなりません。


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報告書を上手く書く方法

ここでは、報告書を上手く書く方法を紹介します。文面を見ただけで内容が伝わる報告書を作成するには、以下の5つのポイントに気を付けましょう。

(1)作成する目的を意識する

報告書を作成する場合、最終的には「そこからどのような行動をとるべきか」まで報告することが求められるので、まずは「作成する目的」を明確にしましょう。
 
たとえば、「出張報告書」の場合、出張先での有益な情報や営業実績を報告し、営業スクリプト反映させることなどが目的として挙げられます。また、「市場調査報告書」では、具体的な数値を照らし合わして、今後の事業の方針を決定することが目的だと言えます。
 
以上のように、「どのような目的があり、報告書を作成するのか」を確認し、適切なまとめ方を心がけましょう。

(2)5W1Hを意識する

報告書を書くときは5W1Hを意識しましょう。
 
5W1Hとは「When(いつ),Where(どこで),Who(誰が),What(何を),Why(なぜ),How(どのように)」の頭文字をとったものです。5W1Hに沿って報告書を作成することで、情報の過不足がなくなり意図が正しく伝わります
 
このように、必要な情報を文面で伝えることが求められる報告書では、5W1Hの明示が必須です。

(3)表現を整える

報告書を作成したら、全体の表現を整えましょう。
 
文章に誤字・脱字がないことを確認するのはもちろん「助詞の重複」や「ですます調・である調の混合」はよく見られるミスなので注意が必要です。
 
また、社外向けの報告書では「儀礼に反していないか」「相手を尊重した表現になっているか」を入念に確認しなければなりません。不適切な表現で心証を損ねないように注意しましょう。

(4)報告先ごとに書き方を変える

次に、報告書を提出する相手によって書き方を変えます。
 
  • 役員に提出する報告書
  • 役員のなかには、多忙なスケジュールによって確認に多くの時間を割けないという方もいるため、要点を端的にまとめる必要があります。また、現場の専門用語は極力控え、所見を必ず添えるなどの工夫をしましょう。
     
  • 上司に提出する報告書
  • 現場のことを隅々まで把握している上司には、可能な限り詳細な報告書を提出します。報告書をもとに意思決定をするため、A4用紙2〜3枚の情報量が適切です。
     
  • 顧客に提出する報告書
  • 顧客に提出する報告書は、1枚目に要旨、2〜3枚目に詳細を書きます。また、「事実誤認がないか」「礼儀を欠いていないか」を欠かさずにチェックしましょう。
以上のように「誰へ報告するのか」を明らかにすることで、適切な報告書の書き方が分かるのです。

(5)項目を過不足なく埋める

最後に、報告書の項目を過不足なく埋めましょう。以下は、一般的な報告書に共通する項目の一覧表です。
 
報告書の項目 項目の内容
提出日
報告書を提出する日付を載せます。類似の報告書と区別するために、西暦(和暦)も載せましょう。
宛名
報告書を提出する相手の氏名と役職を載せます。
差出人
誰が提出したのかを明らかにするために、差出人の氏名と所属を載せます。
タイトル
報告書の内容をイメージしやすいタイトルを付けます。
要旨
報告書全体を通して伝えたいことの概要を載せます。
詳細内容
補足説明や経緯など、相手に伝えるべき内容を載せます。
補足等
追加で伝える事項や添付資料があれば載せます。
以上の項目は原則として載せたうえで、必要に応じて項目を追加するのがおすすめです。
 
関連記事: 例文あり!Excel・Wordで見やすい報告書を作成する方法を紹介
 
関連記事: 【即解決】報告書のミスをなくすには?ミスの原因と対策を解説


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業務報告書の書き方|構成

報告書は、下図のように「標題」「主旨」「詳細内容」の3層で構成されています。
Googleサイトにレイアウトが挿入された画面
 
「標題」では、報告の概要を端的に示します。「主旨」では、報告書の中身についてまとめ、「詳細内容」でより具体的な事柄や事例を記述します。詳細内容は、見出しと小見出しからなる説明文で詳述するのが一般的です。
 
上図のピラミッド型の、下に行くにしたがって説明が詳細になり、反対に上に行くにしたがって内容が要約されているのが理想的です。


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業務報告書の書き方|例文

ここでは、業務報告書の書き方を例文で紹介します。以下を参考にして、実際に書くときのイメージを掴みましょう。
 
業務報告書
 
作成日:2023年5月9日
差出人:開発部 鈴木 一郎
宛名:総務部 佐藤 花子様
 
日時:2023年5月2日~5月8日
場所:東京都〇〇区××支店
 
業務内容
  • 商品Aのパッケージ変更
  • 消費者分析をもとに、商品Aの既存パッケージを変更することになりました。
  • 商品Bの広告分析
  • 商品Bの広告の効果測定を実施しました。
  • 商品Cの開発
  • 消費者のニーズを分析した結果、商品Cの開発を決定しました。


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報告書を書くときの注意点

ここでは、報告書を書くときの注意点について、紙やExcelで報告書を書く場合に分けて紹介します。以下を参考にして、効果的な報告書を作成しましょう。

デメリット1|紙の報告書

紙の報告書のデメリットは「共有に時間がかかる」「紛失の恐れがある」ことです。
 
紙の報告書を手渡しで渡す方法では、タイミングが合わなければ伝達が遅くなってしまいます。また、FAXで送るなどの方法でも、送信コストがかかるほか、届いたかどうかの確認を別途する必要があるのです。
 
また、紙の報告書は適切な場所に保管しないと、雑多なデスクの上に埋もれて紛失してしまいます。仮に、決まったファイルや棚で管理していても、量が増えればあとから探すのも大変になるのです。
 
したがって、紙べースでの報告書の提出をしている企業は、早急に共有方法を見直し、共有が簡単なデジタルの報告書に切り替えましょう

デメリット2|Excelの報告書

次に、Excelの報告書のデメリットは「共有に手間がかかる」「スマホから閲覧・編集しづらい」ことです。
 
Excelで作成した報告書は、共有にメールやチャットツールを使います。まずメールを開き、煩雑なフォルダからファイルを選択し送るのは手間がかかり、チャットツールは他のメッセージに埋もれてしまうデメリットもあります。
 
また、ExcelはPC向けのソフトのため、スマホから閲覧したり、編集したりするのはやりづらいと言えます。そのため、業務報告書を現場からスマホで入力という効率的な動きができず、報告書を作成する手間がかかるのです。
 
そのため、作成から提出・管理までを一元化できるツールを導入しましょう。「Stock」なら、「チェックリストや表を駆使したExcel同様の報告書」が簡単に作成できます。


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【必見】最も簡単に報告書の作成・共有ができるツール

以下では、報告書の作成・共有にツールを使うべき理由を解説します。
 
報告書は迅速に共有しなければなりませんが、紙やExcelの報告書では「作成から共有に手間がかかる」「提出が遅れる」というデメリットがあります。そこで、報告書を作成した瞬間から任意のメンバーに共有できるツールが必要です。
 
また、クレーム報告書や研修報告書など業務改善につながる資料は、あとから検索してアクセスできると便利です。つまり、「報告書の作成だけでなく、共有から管理まで簡単に運用できるツール」が求められているのです。
 
したがって、導入すべきツールは、テンプレート機能でExcel同様の報告書を作成でき、共有・管理まで一括でできる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」には自社独自の「テンプレート」もわずかな操作で呼び起こせるので、スマホからでも簡単に報告書を提出できます。さらに、報告書ごとに「メッセージ」を紐づけられるので、報告に関する細かい連絡もできます。

社内の業務報告書の運用を最適化するツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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情報共有に必要な報告書の種類とは

以下では、ビジネスで使用頻度の高い報告書の種類を紹介します。
 
報告書の種類 利用目的の詳細
経緯報告書
未解決のトラブルを経過報告する書類です。
・経緯報告書にはトラブルが発生した日時や場所のほかに、現状までの経過を載せます。時系列に整理すると分かりやすくなります。
・また、今後の対応策も載せることが一般的です。
謝罪報告書
業務ミスを上司へ報告する書類です。
・謝罪報告書では冒頭に謝罪文を示したうえで、ミスの内容、経緯、原因、今回の対処、今後の対応策を載せます。
・再発を防ぐ目的があるため、具体的な対応策も示しましょう。
在宅勤務報告書
在宅勤務の内容や進捗を上司に報告する書類です。
・具体的には、1日または1週間の目標、業務内容、進捗、成果、所感を載せます。
・コミュニケーションがとりづらい在宅勤務でも、報告書を運用することでメンバーの動きが把握しやすくなるのでおすすめです。
クレーム報告書
顧客からのクレームを社内共有するための書類です。
・具体的には、顧客情報、クレーム内容、原因、対策を過不足なく載せます。
・クレーム報告書は製品やサービスの改善につながる貴重な情報なので、他部署のメンバーでも理解できる文章を心がけましょう。
研修報告書(レポート)
研修から得た成果を上司に報告する書類です。
・具体的には、研修日時や内容などの客観的な項目のほか、所感も記載します。
・ただし、ただ感想を述べるのではなく「どのように業務に応用するか」という観点で書きましょう。
調査報告書
調査の概要から結果までを報告する書類です。
・目的や結果に加え、信憑性を担保するために調査方法も載せます。
・数値やグラフを使えば、調査概要から結果までが分かりやすくなります。
工事完了報告書
工事内容や費用を元請け業者に報告する書類です。
・具体的には、施工内容や工期、費用などを載せます。費用明細が分かるように領収証の添付も必要です。
・また、工事の完了報告のために現場の写真を添付するケースもあります。
 
報告書は目的によって項目も様式も異なります。そのため、自社独自のテンプレートを登録して簡単に使える「Stock」のようなツールで一元管理する方法が最適です。


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社内向け報告書のテンプレート一覧

以下では、各種報告書のテンプレートを紹介します。事前に構成が整えられているテンプレートを使って、報告書を短時間で作成しましょう。

経緯報告書のテンプレート

経緯報告書のテンプレート
 
こちらは経緯報告書のテンプレートです。
 
未解決のトラブルを上司に報告するときに使えます。時系列に沿って構成されているので、経過を分かりやすく報告できる点もメリットです。
 
 
関連記事: お詫びの例文付き|社外向け経緯報告書の書き方・テンプレートを紹介!

謝罪報告書のテンプレート

謝罪報告書のテンプレート
 
こちらは謝罪報告書のテンプレートです。
 
業務中の過失を取引先に謝罪するときに使えます。謝罪の例文がすでに載っているため、礼儀を欠く心配がありません。
 
 
関連記事: 【テンプレート4選】出張報告書の書き方とは?例文やコツも紹介

在宅勤務報告書のテンプレート

在宅勤務報告書のテンプレート
 
こちらは在宅勤務報告書のテンプレートです。
 
リモートワーク勤務のメンバーが、業務内容や進捗状況を報告するときに使えます。テンプレートを使えば形式も統一でき、上司が報告書を確認しやすくなるのでおすすめです。
 
 
関連記事: 【テンプレート付】工事完了報告書の書き方とは?注意点も解説!

クレーム報告書のテンプレート

クレーム報告書のテンプレート
 
顧客から寄せられたクレームを社内で共有する「クレーム報告書」のテンプレートです。
 
テンプレート通りに作成すると分かりやすい報告書となるほか「クレーム内容を載せる→原因を分析する→対策を練る」という流れで適切に対処できるようになります。
 
 
関連記事: 【例文あり】クレーム報告書の書き方や社内・社外向けテンプレートを解説!

研修報告書のテンプレート

研修報告書のテンプレート
 
研修で得た成果を上司に報告する「研修報告書」のテンプレートです。
 
報告書の作り方が分からない新人でも、本テンプレートを使えば短時間で作成できます。研修の内容はもちろん、自身の所感を記載する欄が設けられてるのが特徴です。
 
 
関連記事: 【例文付き】研修報告書・研修レポートのテンプレートや書き方を紹介

調査報告書のテンプレート

調査報告書のテンプレート
 
こちらは調査報告書のテンプレートです。
 
業務上の調査の概要から結果までを報告するときに使えます。シンプルな構成なので、どのような業界の調査にも応用できる点がメリットです。
 
 
関連記事: 【無料あり】クラウド型の報告書作成ツールおすすめ8選を紹介!

工事完了報告書のテンプレート

工事完了報告書のテンプレート
 
こちらは工事完了報告書のテンプレートです。
 
工事内容を元請け業者に報告するときに使えます。工期や工事内容、代金を載せるだけで完成しますが、領収証や現場の画像なども用意しておくと、顧客の要望に応えやすくなるのでおすすめです。
 
 
関連記事: 【iPhone/iPad対応】おすすめの報告書アプリ8選!(無料あり)


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報告書の書き方やテンプレートまとめ

これまで、報告書の書き方やテンプレート、共有に役立つツールを紹介しました。
 
報告書の作成・管理にITツールを使えば、さまざまな種類の報告書を一元管理できるうえ、共有もスムーズになります。さらに、テンプレート機能も備えたツールであれば、作成時間が短縮できて業務効率化できるのです。
 
さらに、現場からの緊急の報告や業務日報は、スマホから入力できれば便利です。したがって、「Excel同様の報告書をスマホからでも作成でき、共有まで一元化できるツール」を使って効果的な管理を実現しましょう。
 
結論、自社が導入すべきツールは、スマホからでもワンクリックでテンプレートを呼び出して報告書を作成できる「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、「Stock」で報告書を作成して、共有から管理までを一元化しましょう。


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関連記事: 【例文つき】メールを使った報告書の書き方とは?注意点も紹介
 
関連記事: 【無料あり】おすすめのレポートツール7選!選定のポイントも解説
 
関連記事: 【無料あり】bpmのツール比較5選!導入するメリットも解説!
 
関連記事: 【無料】報告書のテンプレート・フォーマット11選!書き方のポイントも紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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