重要度の有無を問わず、営業活動において必ず発生する「報告」ですが、手段としては口頭もしくは文面、2つの手法に分けられます。とくに今日では働き方の変容によって、テキストでの報告がより重要となっています。
 
テキストで報告をする際に用いられるのが「報告書」ですが、報告書にはさまざまな種類があり、活用されるシーンも異なるので使い分けが必要です。これらの報告が分かれていなければ、重要事項の見落としや適切な情報共有ができないというデメリットがありますが、実際にそのような事態になりかけたというチームや企業も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は報告書の種類やテンプレートなどをはじめとした報告書に関する内容について網羅的にご紹介します。
 
  • 自社の「報告作業」に関する認識が統一できていない
  • これを機に報告書のあり方を見直しIT化やDX化を検討したい
  • 報告書が適切に共有されず、情報共有にストレスを抱えている
という担当者の方はこの記事を参考にすると、報告書の種類はもちろん適切な取り扱い方が分類でき、自社に正しい認識を浸透させられます。


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報告書とは?

報告書とは、営業活動で発生した特定の事柄について書面(テキスト)で報告するための資料を指します。そして、報告書を作成する目的としては担当者が経験した内容を社内に正しく情報共有し、以降の営業活動に繋げていくことです。
 
報告書にはさまざまな種類がありますが、報告の内容や種類によってその棲み分けを変える必要があります。極端な例ですが、社外に提出する経緯方向書と、自社の新入社員が作成する研修報告書では記載内容はもちろん異なります。
 
同じ「報告」であっても報告をする相手に応じた報告内容を変えることで、必要な情報を「過不足なく」伝えられるのです。
 
また、報連相に不可欠な要素ではあるものの、報告書として報告するか簡単なテキストで報告するかは事前のルール化で決めておく必要があります。内容によって報告の方法がわかれば社員によっても効率的な情報共有ができると言えます。


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日報や週報との違い

報告書と似たような書類としてよく取り上げられるのが「日報」や「週報」です。
 
両者の違いとして、日報や週報はその日や週で起こった事柄について報告する資料であるのに対し、報告書は営業活動におけるある事柄について報告する資料、という違いがあります。そのため、日報や週報は全体の概要を報告し、報告書の方がある事柄の粒度を細かく説明します。
 
具体的な項目としては日報の場合は「先週の目標」「本日の業務内容」「課題」「今後の目標」など、その書類でPDCAサイクルを回すことができます。報告書の場合は「報告する事柄」はもちろん「進捗」「得られた成果」などを事実ベースで記載していきます。
 
とくに報告書に関しては個人の日報と違い、より情報としての蓄積されやすい書類です。すなわち「いつ誰が見てもすぐに内容がわかる」ように記載しなければなりません。


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報告書の作成で意識すべき書き方とは

報告書の書き方にはさまざまなテクニックがありますが、一番重要なポイントは「その事柄について過不足なく記載すること」です。
 
報告書の内容を深掘りしてわかりやすくするためには「見出し」「5W1H」を活用するなどの技もありますが、報告書への記載内容は多すぎても少なすぎてもいけません。仮に記載内容が全て事実であったとしても情報過多であれば、どの内容が伝えたい項目か一瞬で判断できないうえ、逆に少ない場合はそもそも読者の理解度が不十分なままとなってしまいます。
 
誰が見てもわかるような情報にするためには簡潔かつ正確に書くことが求められるのです。


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情報共有に必要な報告書の種類とは

ここではさまざまな報告書の種類について代表的なものを複数ご紹介します。一方、活用されるシーンは違えど情報共有に用いられるという点では共通しています。

経緯報告書

経緯報告書は業務上何かトラブルがあった際に作成されることの多い報告書です。たとえば、あるプロジェクトにおいて何かトラブルが発生した際、クライアントに対して事の発端から現状までを説明する際に作成されます。
 
注意点としては、主に社外に向けて作成される報告書になるので、「時系列で簡潔に」作成するのはもちろん、記載方法にも注意を払う必要があります。時系列を書く際には以下のポイントを押さえる必要があります。
 
  • 過去:そのトラブルが発生する前はどうであったのか
  • 現在:トラブルが発生現状どうなっているのか
  • 未来:以降の対応はどうするのか
また、出来事だけを記載するのではなく、関わった人物や経緯のポイントとなる時間を書く必要があります。一方で、トラブルが発生し収束した後に作成する報告書に「顛末書(てんまつしょ)」という報告書もあります。

在宅勤務報告書

在宅勤務報告書は、働き方の変容に伴って採用する企業も多くなった報告書です。この報告書はリモートで勤務するメンバーがその日や週で「どんな業務にあたり」「その進捗はどんな状況か」を報告するための資料です。
 
物理的に距離が離れた状態で業務をしているので、企業やマネジメントの立場からすると各メンバーがどんな業務にどれだけの時間がっかっているかを把握するのは至難の技です。そのため、この在宅勤務報告書を通じて労働時間を把握し、成果物に対する評価ができるので今日の情勢下では必須の報告書と言えます。
 
また、提出を義務付けることでメリハリをつける効果も見込め、モチベーションの維持にも貢献するという副次的効果も見込めます。

クレーム報告書

クレーム報告書はtoB、toCビジネス問わず、顧客から寄せられたクレームの内容を社内へ共有するための報告書です。寄せられたクレームの重要度によっては、別途始末書を作成することもあります。
 
この報告書にはクレームの内容はもちろん、そのクレームが発生した原因やクレーム発生時に企業側でとった対応、今後の予防策も細かく記載しなければなりません。
 
注意点としては、他の報告書と同様事実ベースでの記載が必須です。そうでなければ、クレーム報告書を皮切りに更なるトラブルに発展してしまう可能性もあるからです。
 
また、クレーム報告書は報告書としての役割だけでなく、クレームを元に商品やサービスの改善をしていくための根拠となる貴重な情報源です。そのためたとえば、「サービスのβ版をリリースしユーザーに利用してもらった感想やクレームをまとめ、社内で議論し対応を決定していく」というフローにも応用できます。

研修報告書(レポート)

研修報告書(レポート)は、以下ふたつの種類に分けられます。
 
  • 研修受講報告書:新卒・中途問わず新入社員が記載したり、マネジメント向け研修に参加した上長が作成したりする報告書
  • 研修実施報告書:研修を「実施」した側が作成する報告書
両者「目的」や「研修内容」は一緒であるものの、実施した側は「以降の課題」のようにその後の研修をよりよくしていくための改善案を記載。受講した側「研修からの学び」を記載し、日々の業務に活かしていく必要があります。
 
そのため、実施・受講した研修が無駄とならないよう、両者ともに研修から得た内容を情報として適切に保管することが求められます。

調査報告書

調査報告書はビジネスで発生するさまざまな調査の概要から結果までをわかりやすくまとめた報告書です。
 
書き方としては基本的な報告書の書き方である「目的」「結果」「詳細」に加え、実施した調査の「方法」も記載する必要があります。
 
注意点として、調査によっては専門的な内容に関わる調査を行うケースもありますが、その際の報告書は「誰が読んでもわかる」ほどに書き下すことが重要です。具体的に、専門用語などを多用してしまうと同じチーム内でしか内容がわからず、正確な調査結果を伝えることができなくなってしまいます。
 
したがって、その調査を知らない人が見てもわかるように簡潔に記載しましょう。また、調査報告を受けて次回のアクションをどうするかの記載も忘れずに「所感」として記載する点に注意です。

工事完了報告書

この報告書は主に土木・建築業界で利用される報告書のひとつであり、該当の工事を依頼した元請業者に対して、どんな工事を行い完了したか、費用はどれほどかかったかを報告するために用いられます。
 
他の報告書と比較すると、費用を算出する際に必要な「領収証」の添付や、「現場の写真」を求められることがあります。工事前には請負契約書にて契約がなされますが、依頼者と契約者の間で認識齟齬が発生しないように、報告書の内容と契約内容が合致しているか、という意味でもこの報告書が重要となります。
 
具体的な記載内容としては以下が挙げられます。
 
  • 工事名称・現場名
  • 発注者・請負業者
  • 工事内容
  • 費用
  • 工事完了前と工事完了後の写真
  • (工事完了確認後)発注者・請負業者のサインもしくは印鑑
企業によってフォーマットは異なりますが、基本的な記載内容は変わりません。トラブルの元とならないよう正確に記載しましょう。


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各種報告書のテンプレート一覧

以下では報告書の各種テンプレートをひとつずつご紹介します。各リンク先からダウンロードができるので、自社でフォーマットが定まっていない場合におすすめです。

経緯報告書のテンプレート

経緯報告書のテンプレート

こちらのテンプレートは、該当のトラブルや事態を説明する項目が過不足なく揃っているテンプレートになります。
 
シンプルな経緯報告書であるため、発生しているトラブルや事件に対してA4サイズの資料として提出できるので、素早く情報共有をしたいケースで利用できます。
 
【今後の対応】の箇所には以降どのような対策を講じていくかはもちろん、現在でも行っている対策を記載すると良いでしょう。
 

在宅勤務報告書のテンプレート

在宅勤務報告書のテンプレート

こちらは在宅勤務における勤務内容をシンプルに報告できるテンプレートです。
 
どんな業務にどれほど時間がかかったかを自由に掲載できる形式なので、自社の報告スタイルに合わせて柔軟に合わせられます。
 
また、日報や週報のように決まりきった期間が設定されていないので、ある期間だけ勤務する業務委託やアルバイトの報告書としても活用できます。
 

クレーム報告書のテンプレート

在宅勤務報告書のテンプレート

こちらは発生したクレームについて状況から対応策、今後の対応についてもまとめて記載できるテンプレートです。
 
クレームの発生内容を最終結果(どうなったか)がわかりやすくデザインされているのが特徴です。顧客や回答者の記入欄もあるのでクレームがどこから来ているかがわかるうえ、回答者が同じケースが多ければその社員のナレッジを蓄積できるという効果も見込めます。
 

社内向けの研修報告書のテンプレート

社内向けの研修報告書のテンプレート

こちらは「研修名」「テーマ」「日時や場所」などの定型的な項目もあり、研修内容や成果が自由に記載できるスペースのあるテンプレートです。
 
新卒の新入社員からマネジメント層まで幅広く対応できる書式となっています。備考欄に関しては、特定の記載項目へと変更したり、サインや印鑑を記載する欄としても利用できます。
 

調査報告書のテンプレート

調査報告書のテンプレート

こちらは見出しを活用し、見やすい形にデザインされたテンプレートです。
 
各見出しの下は文章で記載する形となったおり、全ての文章が3行程度でまとめられるような形となっています。また、報告内容によっては、箇条書きを用いてわかりやすく構造化された形での記載もおすすめです。
 

工事完了報告書のテンプレート

工事完了報告書のテンプレート

こちらは工事完了の報告に必要な内容が揃っており、工事の種類問わず汎用的に利用できるテンプレートです。
 
工事内容はもちろん、仕様や概要についても記載できる欄が設けてあったり、自社で管理できるように「管理番号」の項目も記載されているのが特徴です。
 
現場の写真は別途添付となる形ですので、提出の際の写真は別紙で共有しましょう。
 


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報告書の「適切な管理」が重要視される理由

報告書を正しく管理することが求められる理由として「情報」を取り扱うから、という理由が一番に挙げられます。報告書は作成者の記載内容によって、受領者の認識が左右される重要な資料です。
 
たとえば、部下が上長へ報告書を提出するシーンを想定した場合、上長は基本的に現場を任せている社員からの報告でしか現場の状況を把握できません。そのため、部下からの報告書を通じた「情報共有」によって適切な判断を下すことができると言えます。
 
その際に、事実とは異なる報告をしてしまえばトラブルになることはもちろん、報告書として提出した内容も役割を果たさなくなってしまいます。つまり、報告書には情報共有のためのコミュニケーションツールとしての役割があるので、適切な管理が求められるのです。


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報告書の共有手法は「ツール」が良い理由

これまでご紹介したテンプレートをそのまま活用するだけでも「報告書を一から作成する」という手間を効率化できますが、より素早く情報共有を行うためには「ITツール」の活用が必須となります。
 
ご紹介したテンプレートを用いれば報告書の作成が簡単にできる一方、報告書は作成して終わりではなく「共有」するという工程が発生します。つまり、作成した報告書はメールや書面にて提出する必要があります。
 
しかし、紙の場合は印刷が必要であり、ミスをしたら再度また印刷をするという非効率な手間がかかるうえ、メールの添付であっても一つひとつファイル化し、契約ごとに管理しなければなりません。このことからわかるようにテンプレートを活用しても、担当する案件が増えた場合は案件管理も増え、抜け漏れなどのリスクも上がってしまうのです。
 
社員ごとに案件や管理手法や報告書が異なるという属人的な管理ではリスクマネジメントという意味では非効率です。したがって、今日のIT化・X化の流れから遅かれ早かれツールでの報告書管理が求められます。


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報告書の管理や社内の情報共有に使えるツール

以下では報告書の管理はもちろん、社内の情報共有に使えるツールをご紹介します。
 
報告書にはさまざまな種類があるので、各種書類を適切に管理できなければ振り返りの際に素早く情報へアクセスできなかったり、社内外への情報共有にタイムラグが発生したりする弊害があります。
 
このような状態を解消できるのがITツールとご紹介しましたが、導入すべき管理ツールは社内のITリテラシーに沿ったものでなければなりません。ツールは提供しているベンダーによって報告書の管理・共有以外にも多くの機能が備わっている「多機能なもの」も存在します。
 
したがって、「有名だから」「導入社数が多いから」という理由だけでツールを選定するのは得策ではなく、社内のITリテラシーの有無を問わずにすぐ活用できる「Stock」のようなシンプルな管理ツールが必須です。
 
Stockのメイン機能のひとつの「ノート」機能で作成した報告書はドラッグ&ドロップで簡単に管理、さらに社内向けの報告であればノートがそのまま報告書代わりとなるので、ファイル共有における煩わしさを解消。ほかにも、報告書をはじめとした社内のあらゆる情報を一元管理できるので、情報を扱う際に必ず発生する「情報を探すストレス」がありません。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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報告書の概要まとめ

ここまで報告書における日報との違いや効果的な書き方、種類やテンプレートなどを網羅的に解説しました。
 
報告書は社外向けであれば事実確認の裏付けとして利用できますが、社内への報告書はそのままであれば単なる報告に用いる書類ですが、「情報を残しておくこと」で貴重な社内の情報資産にもなるのです。
 
資産になりうる報告書を仮に紙で管理していた場合は「探す」というストレスが発生してしまい、情報の活用までの心理的ハードルが高く、効率的に情報を活用するという環境が構築できません。
 
そのため、導入したその日から誰でも使えるほどシンプルな管理ツールであるStockであれば、報告書管理に関わるストレスを発生させることなく「社内の情報は全てStockへ」という効率的に情報管理ができる環境が醸成できます。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で効率的な報告書管理を実現しましょう。