業務の経過や結果を円滑に社内共有するには、報告書で分かりやすく伝えなければなりません。また、トラブルや作業ミスが発生した場合も「上司に伝える」「相手に謝罪する」ために報告書の作成と迅速な対応が必須です。
 
しかし、「分かりやすい報告書が書けない」「報告書作成が遅れて対応に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、報告書を上手く書く方法や種類別のテンプレートを中心にご紹介します。
 
  • 分かりやすい報告書を作成して、社内の情報共有を円滑にしたい
  • あらゆるシーンに備えて、報告書のテンプレートを用意しておきたい
  • トラブルへ素早く対応するために、効率的に報告書を作成したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、伝わりやすい報告書を作成し、情報共有やトラブル対応を円滑にする方法が分かります。


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報告書とは?

報告書とは業務で発生した特定の事柄について、書面(テキスト)で報告する資料を指します。
 
社内向けに報告書を作成する目的は、担当者が経験した内容を適切に共有し、以降の営業活動に活かすことです。一方、社外向けの報告書は取引先との信頼関係を構築・維持するために作成されます。
 
報告書は提出先や報告書の種類に関わらず、文面だけで内容や意図が伝わるように分かりやすく作成しなければなりません。また、チーム内の円滑な情報共有や社外への迅速な対応のために、スピーディーに作成する必要もあります。
 
関連記事: 【必見】報告書を電子化すべき理由や効果的な方法を解説


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報告書とレポートの書き方の違い

報告書と似たものとして取り上げられるのが「レポート」です。しかし、報告書とレポートには違いがあります。
 
報告書には客観的な事実を中心に記載することが原則であるのに対し、レポートには客観的な事実に加えて主観的な意見を記載することが求められます。
 
実際に起こったことを適切に伝えるために、報告書とレポートの書き方は「主観的な視点の有無」という点において差別化しなければなりません。


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報告書を上手く書く方法

ここでは、報告書を上手く書く方法をご紹介します。文面を見ただけで内容が伝わる報告書を作成するには、以下の3つのポイントに気を付けましょう。

(1)目的を意識する

報告書を「何のために作成するのか」を明確にしましょう。作成の目的によって、まとめ方を変える必要があるためです。
 
たとえば、重大なトラブルをトップ層に提出する報告書を作成する場合は、客観的な視点を中心にしつつ、現場社員の所見が伝わるようにまとめなければなりません。また、現場特有の専門用語も可能な限り控える必要があります。
 
以上のように、どのような目的で誰に向けて提出するのか確認し、適切な表現を心がけましょう。

(2)5W1Hを意識する

報告書の執筆では5W1Hの明示を意識しましょう。
 
5W1Hとは、「When(いつ),Where(どこで),Who(誰が),What(何を),Why(なぜ),How(どのように)」の頭文字をとったものです。5W1Hの要素に沿って報告書を作成することで、情報の過不足がなくなり意図が正しく伝わります
 
このように、必要な情報を文面だけで相手に伝えることが求められる報告書では、5W1Hの明示は必須なのです。

(3)表現を整える

報告書があらかた作成できたら、全体の表現を整えましょう。
 
文章に誤字・脱字がない確認することはもちろん、「助詞の重複」や「ですます調・である調の混合」はよく見られるミスなので注意します。
 
また、社外向けの報告書である場合は「儀礼に反していないか」「相手を尊重した表現になっているか」を入念に確認することが大切です。

(4)報告先ごとに書き方を変える

次に、報告書を提出する相手によって適宜書き方を変えます。
 
  • 役員に提出する報告書
  • 役員は時間がないため、要点を端的にまとめる必要があります。また、現場の専門用語は極力控え、所見を必ず添えるなどの工夫をしましょう。
     
  • 上司に提出する報告書
  • 現場のことを隅々まで把握している上司には、可能な限り詳細に記載した報告書を提出します。報告書をもとに適切に判断するために詳細な情報は必要になるので、A4用紙2〜3枚が妥当です。
     
  • 顧客に提出する報告書
  • 顧客に提出する報告書の構成は、1枚目に要旨、2〜3枚目に詳細内容とします。また、外部に出す報告書は事実誤認がないか、儀礼を欠いていないかを厳重にチェックする必要があります。
以上のように、報告書を一括りで捉えるのではなく「誰に向けて報告するのか」を考えることで、相手に伝わる報告書に必要なポイントが分かるのです。

(5)項目を過不足なく埋める

最後に、報告書の項目を過不足なく埋めることが重要です。以下は、一般的な報告書に共通する基本項目の一覧表になります。
 
報告書の項目 項目の内容
提出日
報告書を提出する日付を記載します。類似の報告書と区別するために、西暦もしくは和暦まで残しておきましょう。
宛名
報告書を提出する相手の氏名と役職を記載します。
差出人
誰が提出したのか判断するために、差出人の氏名と所属を記載します。
タイトル
報告書に何が書かれているか瞬時に分かるタイトルを記載します。
要旨
報告書全体を通して伝えたいことが分かる概要を記載します。
詳細内容
補足説明や経緯など、相手に伝えるべき詳細内容を記載します。
補足等
追加で伝えるべき事項や添付資料があれば記載します。
以上の項目は基本的に報告書に記載し、必要に応じて新たに項目を追加する等の対応をしましょう。
 
関連記事: 【必見】伝わりやすい報告書の作成方法や注意点を紹介!
 
関連記事: 【即解決】報告書のミスをなくすには?ミスの原因と対策を解説


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情報共有に必要な報告書の種類とは

以下では、ビジネスで使用頻度の高い報告書の種類を紹介します。各種報告書がどのような目的で使われるのか、全社で把握しておくことが求められます。
 
報告書の種類 利用目的の詳細
経緯報告書
未解決のトラブルを経過報告する書類です。
・経緯報告書にはトラブルが発生した日時・場所のほかに、現状までの経過を記載します。時系列に整理すると分かりやすくなります。
・また、経過や現状以外にも今後の対応策が求められることが一般的です。
謝罪報告書
業務ミスを上司へ報告するための書類です
・謝罪報告書では冒頭に謝罪文を設け、ミスの内容、経緯、原因、今回の対処、今後の対応策を記載します。
・再発を防ぐ目的があるため、具体的な対応策を提示しましょう。
在宅勤務報告書
在宅勤務の内容や進捗を上司に報告する書類です。
・具体的には、1日または1週間ごとの目標、業務内容、進捗状況、成果、所感を中心に記入します。
・コミュニケーションがとりづらい在宅勤務では、メンバーの動きを把握するために重宝するのです。
クレーム報告書
顧客からのクレームを社内共有するための書類です。
・具体的には、顧客情報、クレーム内容、原因、対策を過不足なく記載します。
・クレーム報告書は製品やサービスを改善する貴重な情報なので、他部署のメンバーでも理解できる文章を心がけましょう。
研修報告書(レポート)
研修から得た成果を上司に報告する書類です。
・具体的には、研修日時や内容の客観的な項目以外に、研修から何を学んだかの所感を記入します。
・ただし、感想を述べるだけでなく「どのように業務に応用するか」という視点で作成しましょう。
調査報告書
調査の概要から結果までを報告する書類です。
・目的や結果に加え、信憑性を担保するために調査方法も記載します。
・数値やグラフを用いれば、調査概要から結果までが分かりやすくなります。
工事完了報告書
工事内容や費用を元請け業者に報告する書類です。
・具体的には、施工内容や工期、費用などを記入します。費用明細が分かるように領収証の添付も必要です。
・また、工事の完了報告のために現場の写真を添付する場合もあります。
報告書は目的によって項目も様式も異なります。そのため、自社独自のテンプレートを登録して簡単に使える「Stock」のようなツールで一元管理するのが最適です。


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報告書の作成・共有・管理にツールが必要な理由

以下では、報告書の作成・共有にツールを使うべき理由を解説します。
 
報告書は迅速に共有しなければなりませんが、直接手渡すのはタイミングが合わなかったり、メールで提出するのは手間がかかったりして、提出が遅れるケースがよくあります。そのため、報告書を作成した瞬間から任意のメンバーに共有されるツールが必要です。
 
また、クレーム報告書や研修報告書など業務改善につながる報告書は、社内に保存していつでも取り出せるようにしておかなければなりません。つまり、「報告書の作成だけでなく、共有から管理まで効率的に運用できるツール」が求められているのです。
 
したがって、導入すべきツールは、テンプレートで報告書が簡単に作成でき、共有と管理のストレスがない「Stock」一択と言えます。
 
Stockの「テンプレート」には、業務に合わせてあらゆる報告書を登録できます。さらに、報告書ごとに「メッセージ」を紐づけられるので、部下に書き方を指導したり、報告に関する細かい連絡をしたりできるのも特徴です。

誰でも簡単に報告書を作成・共有できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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各種報告書のテンプレート一覧

以下では、各種報告書のテンプレートをご紹介します。事前に構成が整えられているテンプレートを利用すれば、報告書の作成時間を短縮できます。

経緯報告書のテンプレート

経緯報告書のテンプレート
未解決のトラブルを上司に報告する「経緯報告書」のテンプレートです。時系列に沿った構成になっているため、経過を分かりやすく報告できます。
 
 
関連記事: 【無料】社内報告書のテンプレート・フォーマット11選!

謝罪報告書のテンプレート

謝罪報告書のテンプレート
業務中の過失を取引先に謝罪する「謝罪報告書」のテンプレートです。経緯報告書の形式をとっています。
 
形式的な謝罪文がすでに記載されており、謝罪における儀礼を欠く心配はありません。
 
 
関連記事: 【簡単な書き方】研修報告書のテンプレートと例文も紹介!

在宅勤務報告書のテンプレート

在宅勤務報告書のテンプレート
リモートワーク勤務のメンバーが、業務内容や進捗状況を報告する「在宅勤務報告書」のテンプレートです。テンプレートを用意しておけば形式が統一されるため、報告書を確認する上司の負担が軽減されます。
 
 
関連記事: 【テンプレート付】工事完了報告書の書き方とは?注意点も解説!

クレーム報告書のテンプレート

クレーム報告書のテンプレート
顧客から寄せられたクレームを社内で共有する「クレーム報告書」のテンプレートです。
 
テンプレート通りに作成すると分かりやすい報告書ができるうえに「クレーム内容を記入する→原因を分析する→対策を練る」と社内でも適切な対応が可能になります。
 
 
関連記事: 【テンプレートあり】社外向け経緯報告書の書き方とコツを解説!

研修報告書のテンプレート

研修報告書のテンプレート
研修で得た成果を上司に報告する「研修報告書」のテンプレートです。
 
報告書の作成方法が分からない若手社員でも、テンプレートにしたがえば誰でも簡単に記入ができます。
 
 
関連記事: 【例文/テンプレあり】クレーム報告書の書き方と注意点を解説!

調査報告書のテンプレート

調査報告書のテンプレート
業務上の調査の概要から結果までを報告する「調査報告書」のテンプレートです。シンプルな構成なので、どのような業界の調査にも柔軟に対応できます。
 
 
関連記事: 【無料あり】クラウド型の報告書作成ツールおすすめ8選!

工事完了報告書のテンプレート

工事完了報告書のテンプレート
工事内容を元請け業者に報告する「工事完了報告書」のテンプレートです。工期や工事内容、代金を記載し、必要に応じて領収証や現場の画像も用意します。
 
 
関連記事: 【iPhone/iPad対応】おすすめの報告書アプリ7選!


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報告書の書き方やテンプレートまとめ

ここまで、報告書の書き方やテンプレート、共有に役立つツールをご紹介しました。
 
報告書の作成と共有に時間をかけないためには、テンプレートで作成時間を短縮したり、手間をかけずに共有したりできるツールが必須です。ただし、メールやチャットツールのように次々と情報が流れてしまうツールは避けましょう。
 
結論、導入すべきツールは、報告書をはじめとしたあらゆる情報を蓄積でき、テンプレートや共有機能が備わった「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ワードではなく「Stock」で報告書を作成して、共有から管理までの業務を一元化しましょう。
 
関連記事: 【例文つき】メールを使った報告書の書き方とは?注意点も紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。