業務の経過・結果などを社内で円滑に共有するには、報告書で事実を分かりやすく伝えなければなりません。また、トラブルや作業ミスが発生した場合も、「上司に伝える」「相手に謝罪する」ためには報告書の作成と迅速な対応が必須です。
 
しかし、「分かりやすい報告書が書けない」「報告書作成が遅れてトラブル対応に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は報告書を上手く書く方法や、種類別のテンプレートを中心にご紹介します。
 
  • 分かりやすい報告書を作成して、社内の情報共有を円滑にしたい
  • さまざまなシーンに備えて、報告書のテンプレートを用意しておきたい
  • トラブルへ素早く対応するために、効率的に報告書を作成したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、伝わりやすい報告書を作成し、情報共有やトラブル対応を円滑にする方法が分かります。


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報告書とは?

報告書とは業務で発生した特定の事柄について、書面(テキスト)で報告するための資料を指します
 
社内向けに報告書を作成する目的は、担当者が経験した内容を適切に共有し、以降の営業活動に繋げることです。一方、社外向けの報告書は取引先との信頼関係を構築・維持するために作成されます。
 
報告書は提出先や報告書の種類に関わらず、文面だけで内容や意図が伝わるように分かりやすく作成しなければなりません。また、チーム内の円滑な情報共有や社外への迅速な対応のために、スピーディーに作成する必要があります。
 
関連記事: 【社内向け】報告書の作成時に押さえるポイントと注意点を紹介
 
関連記事: 【例文付き】メールを使った報告書の書き方とは?ポイントや注意点も紹介


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報告書とレポートの書き方の違い

報告書と似たものとして取り上げられるのが「レポート」です。しかし、報告書とレポートには違いがあります。
 
報告書には客観的な事実を中心に記載することが原則であるのに対し、レポートには客観的な事実に加えて主観的な意見を記載することが求められます。
 
実際に起こったことを適切に伝えるために、報告書とレポートの書き方は「主観的な視点の有無」という点において差別化しなければなりません。
 
関連記事: 報告書のミスをなくすには?ミスの原因と対策について解説


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報告書を上手く書く方法

以下では、報告書を上手く書く方法についてご紹介します。文面を見ただけで内容が伝わる報告書を作成するには、以下の3つのポイントに気を付けて執筆しましょう。

(1)目的を意識する

報告書を「何のために作成するのか」を明確にしましょう。作成の目的によって、まとめ方を変える必要があるためです。
 
たとえば、「重大なトラブルをトップ層に報告するため」に報告書を作成する場合は、客観的な視点を中心にしつつ、現場社員の所見が伝わるようにまとめなければなりません。また、現場特有の専門用語も可能な限り控える必要があります。
 
以上のように、どのような目的で誰に向けて提出するのか確認し、適切な表現を心がけましょう。

(2)5W1Hを意識する

報告書の執筆では5W1Hの明示を意識しましょう。
 
5W1Hとは、「When(いつ),Where(どこで),Who(誰が),What(何を),How(どのように)」の頭文字をとったものです。5W1Hの要素に沿って報告書を作成することで、情報の過不足が削減されたり内容が相手に伝わりやすくなったりします
 
このように「必要な情報を文面だけで相手に伝える」ことが求められる報告書では、5W1Hの明示は必須なのです。

(3)表現を整える

報告書の文章が書けたら、表現を整えましょう。
 
文章に誤字・脱字がない確認することはもちろん、「助詞の重複」や「ですます調・である調の混合」はよく見られるミスなので注意しましょう。
 
また、社外向けの報告書である場合は、「儀礼に反していないか」「相手を尊重した表現になっているか」を入念に確認する必要があります。
 
関連記事: 【必見】報告書やレポートを電子化して管理すべき理由とは?


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情報共有に必要な報告書の種類とは

以下では、ビジネスで使用頻度の高い報告書の種類を紹介します。各種報告書がどのような目的で使われるのか、全社で把握しておくことが求められます。

経緯報告書

経緯報告書とは未解決のトラブルの経過を報告するための書類です。似た文書に「顛末書(てんまつしょ)」が挙げられますが、顛末書は収束後に作成するトラブル報告書です。
 
経緯報告書ではトラブルが発生した日時・場所などの基本項目のほかに、現状に至るまでの経過を記載しましょう。その際、時系列を意識すると分かりやすい報告書になります。
 
また、経過や現状以外にも今後の対応策の記入を求められることが一般的です。ただし、社外向けのものは客観的で正しい情報の記載が原則なので注意しましょう。

謝罪報告書

謝罪報告書とは、業務でミスが発生した場合に上司へ報告するための書類です
 
謝罪報告書では冒頭に謝罪文を設けます。その後、「ミスの内容、経緯、原因、今回の対処法、今後の対応策」を中心に記載します。
 
また、謝罪報告書には再発防止の対策を考える狙いもあります。そのため、ミスを起こした間接的な原因も分析し、具体的な対応策を提示しましょう。

在宅勤務報告書

在宅勤務報告書とは、リモートワーク中のメンバーの業務内容や進捗状況を上司に報告するための資料です
 
在宅勤務報告書には、1日または1週間ごとの「目標、業務内容、進捗状況、成果、所感」を中心に記入します。
 
上司はそれぞれのメンバーの進捗状況を確認しながら業務量やスケジュールを調整します。そのため、物理的に距離がありコミュニケーションがとりづらいリモートワーク下では、在宅勤務報告書の作成は必須であると言えます。

クレーム報告書

クレーム報告書とは、顧客から寄せられたクレームを社内で共有するための報告書です
 
クレーム報告書には顧客情報・クレームの発生日時・内容はもちろん、原因や対処法なども過不足がないように記入しましょう。
 
クレーム報告書は報告書であると同時に、商品やサービスを改善するための貴重な情報源でもあります。問い合わせ対応の担当者だけでなく、開発担当者などほかの部署のメンバーにも伝わる文章を心がけましょう。

研修報告書(レポート)

研修報告書とは、研修への参加によって得た成果を上司に報告するための書類です。
 
研修報告書には研修の日時・内容などの客観的な項目以外に、「研修から何を学んだか」という所感を記入しなければなりません。
 
ただし、感想を述べるだけにならないように研修を通して得たものを「どのようにして業務に応用するか」という視点で作成しましょう。

調査報告書

調査報告書とは、業務上の調査に関する概要から結果までを上司に伝えるための報告書です
 
調査報告書では調査の「目的」「結果」に加え、実施した調査の「方法」も記載する必要があります。どの項目にも共通する注意点は「専門用語を多用しない」ことです。社内のだれが読んでも理解できる表現を心がけましょう。
 
さらに、数値やグラフを用いると、調査の概要から結果までをより分かりやすい形で上司に報告できます。

工事完了報告書

工事完了報告書とは、ある工事の内容や費用を元請け業者に報告するための書類で、主に土木・建築業界でよく利用される報告書です。
 
工事報告書では工事の内容や工期、費用などを記入します。とくに、費用に関しては材料や道具などの明細が分かるように「領収証の添付」が求められることが一般的です。
 
また、工事の完了を正しく報告するために工事現場の写真を添付する場合もあります。
 
関連記事: 【iPhone/iPad可】おすすめの報告書アプリ7選を紹介!


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各種報告書のテンプレート一覧

以下では、各種報告書のテンプレートをご紹介します。事前に構成が整えられているテンプレートを利用すれば、報告書の作成時間を短縮できます。

経緯報告書のテンプレート

経緯報告書のテンプレート

未解決のトラブルを上司に報告する「経緯報告書」のテンプレートです。
 
時系列に沿った構成になっているため、経過を分かりやすく報告できます。
 

謝罪報告書のテンプレート

謝罪報告書のテンプレート

業務で発生した過失を取引先に報告して謝罪する「謝罪報告書」のテンプレートです。経緯報告書の形式をとっています。
 
形式的な謝罪文がすでに記載されており、謝罪における儀礼を欠く心配はありません。
 

在宅勤務報告書のテンプレート

在宅勤務報告書のテンプレート

リモートワーク下のメンバーが業務内容や進捗状況を報告する「在宅勤務報告書」のテンプレートです。
 
テンプレートを用意しておけばメンバーの報告形式が統一されるため、報告書を確認する上司の負担が軽減されます。
 

クレーム報告書のテンプレート

クレーム報告書のテンプレート

顧客から寄せられたクレームを社内で共有する「クレーム報告書」のテンプレートです。
 
テンプレート通りに作成すると分かりやすい報告書ができるうえに、「クレーム内容を記入する→原因を分析する→対策を練る」と社内でも適切な対応が可能になります。
 

研修報告書のテンプレート

研修報告書のテンプレート

研修で得た成果を上司に報告する「研修報告書」のテンプレートです。
 
報告書の作成方法が分からない若手社員でも、テンプレートにしたがえば誰でも簡単に記入ができます。
 

調査報告書のテンプレート

調査報告書のテンプレート

業務上の調査の概要から結果までを報告する「調査報告書」のテンプレートです。
 
シンプルな構成で、どのような業界の調査にも柔軟に対応できます。
 

工事完了報告書のテンプレート

工事完了報告書のテンプレート

工事内容を元請け業者に報告する「工事完了報告書」のテンプレートです。
 
工期や工事内容、代金を記載し、必要に応じて領収証や現場の画像も用意します。
 
 
関連記事: 【無料】社内報告書のテンプレート・フォーマット11選!
 
関連記事: 【例文/テンプレートあり】研修報告書の書き方とポイントも解説!


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報告書の作成・共有にツールを使うべき理由

以下では、報告書の作成・共有にツールを使うべき理由を解説します。
 
報告書の作成が完了したら、その後の対応のために迅速に共有しなければなりません。しかし、上司に直接手渡す方法ではタイミングが合わなかったり、メールで提出する方法では手間がかかったりして、提出が遅れるケースがよくあります。
 
そこで、作成した日報が自動的に提出されるツールを利用すれば、手間をかけずに報告書を共有できます。また、クレーム報告書や研修報告書など業務改善につながる報告書は、社内に保存していつでも取り出せるようにしておかなければなりません。
 
したがって、社内外の報告書を作成・管理・共有する際には面倒な設定をせずに報告書を最短で共有し、社内に流さず蓄積できる「Stock」を利用すべきなのです。
 
Stockの「テンプレート」機能では、自社の業務に合わせて報告書テンプレートを登録できます。実際に報告書を作成する際は「ノート」にテンプレートを呼び出して、すぐに報告書へ記入できるようにしましょう。

【Stock】最も簡単に報告書を作成・共有できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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報告書の書き方やテンプレートまとめ

ここまで、報告書の書き方やテンプレート、報告書の共有に役立つツールについてご紹介しました。
 
報告書の作成と共有に時間をかけないためには、テンプレートを用いたり作成後に自動で共有されるツールを導入したりしなければなりません。
 
ただし、報告書の内容を振り返りやすいように、過去のものが新しいものに流される心配がないツールを導入時に選ぶ必要があります。
 
したがって、今回ご紹介したStockのように、報告書に必要なテンプレートの作成から報告書の蓄積までを簡単にできるツールが求められるのです。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して伝わりやすい報告書を作成・蓄積し、共有した情報を今後の業務に活用しましょう。
 
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