業務を効率よく進めるためには、必要な情報へすぐにアクセスできる仕組みが必要です。そのため、多くの企業がオンラインストレージで社内情報を一括管理して、資料やデータを探し出す手間を省いています。
しかし、オンラインストレージを導入したいが「どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、最強のオンラインストレージ6選の比較や選定ポイントを中心にご紹介します。
- オンラインストレージの価格・容量を比較検討したい
- 選び方を把握して自社に合ったオンラインストレージを選定したい
- 欲しい情報に即アクセスできるオンラインストレージを探している
という方はこの記事を参考にすると、おすすめのオンラインストレージを徹底比較でき、自社に最適なツールを見つけられます。
目次
オンラインストレージ(クラウドストレージ)とは
オンラインストレージとは、データをオンライン上で保存・管理できるサービスで、「クラウドストレージ」とも呼ばれます。以下では、オンラインストレージの主な機能を解説します。
オンラインストレージの主な機能
オンラインストレージの基本機能として、以下の3つが挙げられます。
| ＜機能＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
バックアップ機能 |
保存したファイルがオンライン上でバックアップされる機能です。 |
|
ファイル転送機能 |
インターネットを経由して、デバイス間でファイルを転送する機能です。 |
|
ファイル共有機能 |
オンライン上に保存したファイルを他のメンバーと共有する機能です。 |
このように、オンラインストレージは社内の情報管理・共有を効率化する機能を備えています。ほかにも、ツールごとに異なる機能を搭載しているので、それぞれを比較検討して、最適なツールを選びましょう。
オンラインストレージの5つの選び方
はじめに、オンラインストレージの選び方を5つご紹介します。ツールとのミスマッチを起こさないためにも、ポイントを抑えたうえでツールを選定しましょう。
（1）利用目的に合っているか
はじめに、利用目的に合っているかを確かめましょう。
ツールを選ぶうえでは、利用目的を明確にして、必要な機能を判断する必要があります。たとえば、自社の機密情報を残すのであれば徹底した管理者権限が必要なのに対し、チームで資料を共有したい場合は全員が手軽にアクセスできる機能を重視すべきです。
このように、オンラインストレージはそれぞれ強みや機能が異なります。したがって、導入後に「思っていた機能がなかった」とならないためにも、必ず目的に合ったものを選ぶべきなのです。
（2）データ容量は過不足がないか
保存できるデータの容量に過不足がないかも確認しましょう。
容量が不足すると、頻繁にデータ整理が必要になったり、動作が遅くなったりして、情報管理のストレスにつながります。一方、容量が大きすぎるツールでは、無駄な料金コストがかかってしまうのです。
したがって、オンラインストレージを選ぶうえでは「過不足のない容量を備えているか」も必須の確認事項です。
（3）費用は適切か
費用が適切であることも重要なポイントです。
オンラインストレージにかかるコストは、ツールやプランによってそれぞれ異なります。なかには、導入時は無料でも、継続的に利用する場合は料金がかかるものもあるのです。
ただし、無料プランではユーザー数やデータ容量が制限されている場合も多いので、有料プランへの移行も検討しなければなりません。したがって、自社の予算に収まることはもちろん、継続的に運用できるかどうかも確認しましょう。
（4）セキュリティ対策は万全か
セキュリティ対策が万全であるかも必ずチェックすべきです。
オンラインストレージでは、個人情報や会社の機密情報も管理する可能性があります。そのため、万が一セキュリティに不備があると、重要なデータが外部に漏れる恐れがあるのです。
以上のような事態を防ぐためにも、「データの暗号化」や「IPアドレスの制限」、「パスワードの二段階認証」といったセキュリティ対策が万全かを確認しましょう。
（5）マルチデバイスに対応しているか
マルチデバイスに対応しているかも確認しましょう。
PCやスマホ、タブレットといったマルチデバイスに対応しているものであれば、移動中や出張先でもファイルを閲覧・編集できます。ただし、なかにはスマホの画面では操作しづらいものもあるので対応の有無だけでなく、使いやすさも確認する必要があるのです。
とくに、あらゆるデバイスに最適化されているのはもちろん、誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」のようなツールであれば、操作のストレスが一切かかりません。
無料あり｜おすすめの法人向けオンラインストレージ3選
以下では、おすすめの法人向けオンラインストレージを3つご紹介します。
オンラインストレージはファイルの一元化に便利です。しかし、セキュリティ対策に不足があったり、目的の情報を探しづらかったりするものも多いので注意が必要です。
とくに、検索機能が使いづらいツールを導入すると、社内メンバーが業務に必要な情報をすぐに見つけられず、結果的に放置されてしまう恐れがあります。したがって、とくに膨大なファイルを管理する大企業では、「目的の情報を誰でも簡単に見つけられるか」を基準に選定すべきです。
結論、大企業の情報管理に最強なオンラインストレージは、ファイルを安全にまとめておけるうえ、欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では、テキストやファイルなどのあらゆる情報を保存しつつ、瞬時に共有可能です。また、超高精度の「キーワード検索」によって、添付ファイルの中身まで検索できるので、探している情報がすぐに見つかります。
【ナレカン】欲しい情報に即アクセスできるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】あらゆる情報をシンプルに管理できるツール
Stockは、ノート形式でシンプルに情報管理できるツールです。
「Stock」の「ノート」にはあらゆる情報を記載できるほか、分かりやすい階層の「フォルダ」で情報を整理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」や「タスク」機能で、社内のコミュニケーションやタスク管理も一か所で完結するのです。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【firestorage】ファイルを簡単に共有できるツール
＜firestorageの特徴＞
- 機能拡張アプリが豊富
- QRコードで情報共有できる
機能拡張アプリが豊富なため、用途に合わせて幅広く拡張ができます。
相手がfirestorageのアカウントを持っていなくても、QRコードで共有できます。
＜firestorageの機能・使用感＞
- アップロード完了時に効果音を鳴らせる
- モバイルでも情報を確認しやすい
アップロードが完了したら効果音を鳴らすように設定できます。そのため、ファイル数が多くアップロードに時間がかかる場合に画面から目を離しても、終了を音で確認できます。
ファイルをアップロードすると、ダウンロードに便利なQRコードもすぐに発行できます。そのため、PCからモバイルへの共有も、画面にQRコードを表示して読み込めばスムーズに行えます。
＜firestorageの注意点＞
- プランによっては共有できるデータの容量に制限がかかる
- セキュリティを整えるためにはコストがかかる
無料プランでは1ファイルあたり2GBまでのアップロード制限がかかります。
セキュリティを強化するにはオプション機能の購入が必須です。
＜firestorageの料金体系＞
- 未登録会員・無料会員（個人向け）：0円
- プラン1：98,780円/月（初期費用：110,000円）
- プラン3：999,350円/年（初期費用：0円）
- プラン5：54,780円/月（初期費用：55,000円）
無料あり｜おすすめの個人向けオンラインストレージ3選
ここでは、おすすめの個人向けオンラインストレージを3つご紹介します。以下のツールを使えば、個人でもスムーズにファイル管理ができます。
【OneDrive】Microsoft製品と相性が良いツール
＜OneDriveの特徴＞
- Microsoft製品と連携できる
- 強固なセキュリティで情報管理できる
WordやExcelなど、ほかのMicrosoft製品と豊富に連携できます。
OneDriveの「個人用Vault」では、指紋や顔、SMSコードを使って個人の機密情報を管理できます。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- 期間限定のアクセス権
- ファイル共有機能
社外の人ともチーム連携できるように、期間限定でアクセス権を付与する機能があります。この機能を使えば、案件が終了した際に、社外メンバーの権限を削除し忘れる心配がありません。
TeamsやSharePointから、共有ファイルを簡単にOneDriveへ追加できます。都度OneDriveアプリを立ち上げたり、画面を切り替える手間がかからないのです。
＜OneDriveの注意点＞
- ファイルの作成が面倒
- 同期が不安定
メモのようなテキストでも逐一ファイルで管理しなければならないので、作成が面倒に感じる可能性もあります。
ユーザーからは、「ファイルの同期失敗が、やはり多いです」といった声が挙がっています。（引用：ITreview）
＜OneDriveの利用料金＞
- Microsoft 365：0円
- OneDrive for Business (Plan 1)：749円 ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円 ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円 ユーザー/月
【Google Drive】Google製品と相性が良いツール
＜Google Driveの特徴＞
- Googleアカウントがあればすぐに利用できる
- 個人向けの無料プランの容量が大きい
Googleアカウントに紐づいているため、同じアカウントで接続すれば異なるデバイスからでもすぐにアクセスできます。
個人利用向けの無料プランでも、最大15GBまで利用できます。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- プレビュー機能
- 操作履歴が残る
画像ファイルは、プレビュー表示できるため、開く前に中身を確認できます。そのため、複数の画像ファイルの中から特定の画像を選び出すときに、ひとつひとつ開く手間が減ります。
操作履歴を確認できる機能があるため、誰がどのファイルをアップロードしたかが分かり、チームでの作業のトラブルを防げます。
＜Google Driveの注意点＞
- 情報漏えいのリスクがある
- PowerPointに変換すると崩れる
Google Driveでは、ファイルごとにアクセス権限を設定する必要があります。そのため、設定を誤ると情報が漏れるリスクがあるのです。
ユーザーの口コミでは「ダウンロード、アップロードした際、PowerPointで開くと文字フォントが変更されてしまいます、また、オブジェクト(絵）の画像描写(位置)が変わったりしてしまいます」という声が挙がっています。（引用：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
- 個人向け：0円
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Dropbox】個人でも安全にファイルを管理できるツール
＜Dropboxの特徴＞
- 画像やPDFに細かい注釈をつけられる
- 無料プランでも安全にファイル管理できる
Dropboxでは画像やPDFに注釈をつけられるほか、ファイルに直接フィードバックを書き込めます。
無料プランでも、過去30日間のファイルの復元やバージョン管理ができます。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- 閲覧権限を設定できる
- スターをつけて分類できる
アップロードしたファイルに閲覧権限をつけられるため、任意のメンバーのみ閲覧を許可できます。そのため、社外のメンバーと特定の情報のみ共有する際に便利です。
特に重要なファイルは、探すのに手間を取らないように「スターをつける」という設定を行うと、スター付きのもののみ絞り込んで表示できて便利です。
＜Dropboxの注意点＞
- 多機能で操作複雑
- どこを修正したのか分からない
高度な機能を豊富に備えているので、ITに詳しくなければ使いこなせない可能性があります。
ユーザーの口コミでは「書類など共有資料の中にどこに記入したなど場所がわかるとすぐに訂正や変更がしやすい」という声が寄せられています。（参照：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Essentials：2,400円/月（月払い）
- Business（3人～）：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus（3人～）：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
無料あり｜法人・個人向けオンラインストレージ6選の比較表
ここでは、法人・個人向けオンラインストレージ6選の比較表を一覧でご紹介します。それぞれの特徴や料金、容量は以下の通りです。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | firestorage | OneDrive | Google Drive | Dropbox | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
欲しい情報に即アクセスできるツール |
あらゆる情報をシンプルに管理できるツール |
ファイルを簡単に共有できるツール |
Microsoft製品と相性が良いツール |
Google製品と相性が良いツール |
個人でも安全にファイルを管理できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 容量 |
・10GB/ユーザー（※テキスト形式で情報管理するので容量をあまり使わない） |
・無料プラン：1GB（※テキスト形式で情報管理するので容量をあまり使わない）
・有料プラン：～20GB/ユーザー（※テキスト形式で管理するので容量をあまり使わない） |
・無料プラン：2GB
・有料プラン：～18TB |
・無料プラン：5GB
・有料プラン：～1TB/ユーザー |
・無料プラン：15GB
・有料プラン：5TB/ユーザー |
・無料プラン：2GB
・有料プラン：～15TB |
| セキュリティ対策 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※オプション購入が必要 |
【〇】 |
【×】※権限設定が必要 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
機能がシンプルなので、既読機能がついていない |
セキュリティを整えるにはオプションの購入が必要 |
同期が不安定で失敗が多い |
情報漏えいのリスクがある |
どこを修正したのか分からない |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは500円〜/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは54,780円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは749円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは816円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「firestorage」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
上記を比較し、自社に最適なオンラインストレージを選定しましょう。
オンラインストレージのメリット
ここでは、オンラインストレージのメリットを4つご紹介します。これまでアナログな手法でファイル管理していた方は必見です。
（1）コストが抑えられる
メリットの1つ目は、コストが抑えられることです。
ビジネスにおいてデータのバックアップを残すことは非常に重要です。しかし、従来のようにバックアップデータを保管するためのデータサーバや記憶媒体を設置する方法では、多大なコストがかかってしまいます。
一方、オンラインストレージは提供会社によってシステムがサポートされているので、サーバーの保守・管理やメンテナンスが不要になるのです。そのため、電気代や人件費といったコストが大幅に削減されます。
（2）複数の端末で使える
メリットの2つ目は、複数の端末で使えることです。
オンラインストレージは、PCやスマホといった複数の端末で使えるものがほとんどです。そのため、在宅勤務中や移動中でもすぐに情報を閲覧できます。
ただし、スピーディに同期されないと効果が薄れてしまうため、導入前に無料トライアルで同期の速度を確かめるのがおすすめです。
（3）社内全体で使える
メリットの3つ目は、社内で同じ資料を確認できることです。
メンバーと資料が常に共有されていれば、時間や場所を問わずに編集でき、更新内容もすぐに反映されます。一方、メールやExcelでファイルを管理すると、どれが最新版なのか分からなくなり、古い資料を誤って閲覧するリスクがあるのです。
そのため、あらゆる情報を「記事」に残せて、記載した情報がすぐに共有される「ナレカン」のようなツールで社内の情報を管理しましょう。
（4）紛失のリスクを軽減できる
メリットの4つ目は、データを紛失するリスクを軽減できることです。
オンラインストレージはクラウド上で情報管理できることから、USBメモリーや外付けハードディスクを持ち運ぶ必要がありません。また、万が一データを誤って削除しても、一定期間は編集履歴から復元できるものもあります。
以上のように、オンラインストレージを活用すれば、データを紛失するリスクが軽減されるのです。
関連記事： 【無料あり】オンラインストレージ8選を徹底比較！
クラウドストレージの効率的な活用方法
オンラインストレージを効率的に活用するには、ファイルの保存だけでなくメンバーとの情報共有もスムーズにできることが重要です。
業務では、メンバーへ資料やデータのファイルを送信する場面も多いです。しかし、共有するのに逐一メールやチャットツールを使うのは非効率なうえ、他のメッセージで埋もれて、共有したファイルが流れてしまいます。
以上のような状態から脱却するには、ファイルの蓄積から共有がツールひとつで完結できる仕組みが必須です。なかでも、情報を蓄積する「記事」と、記事ごとにやりとり可能な「コメント」機能を備えた「ナレカン」を使えば、ファイル共有がスムーズになります。
オンラインストレージサービスの比較まとめ
ここまで、おすすめオンラインストレージ6選の比較やメリット、選定ポイントまで網羅的に解説しました。
オンラインストレージを比較するうえでは、「容量の大きさ」や「セキュリティの強さ」を確認しましょう。また、一般的なオンラインストレージはメンバーとのやりとりができないものも多いので、「情報の蓄積・共有がひとつで完結するツール」が効果的です。
ただし、多機能なツールは、操作が複雑で目的の情報を見つけづらい場合が多く、導入しても社内に浸透しない恐れがあります。そのため、「誰でも目的の情報をすぐに探し出せるか」も必ずチェックしなければなりません。
そこで、社内の情報管理には、誰でも簡単に情報を蓄積・共有・検索できる「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理を効率化しましょう。
