文書管理は社内の情報を正しく管理するために不可欠な業務です。しかし、紙媒体を中心としたアナログな管理では紛失や劣化の懸念があるため、近年は文書を電子化して管理するのが一般的となりました。
とはいえ、「導入に時間やコストがかかる」「導入後の運用が難しい」といった印象が先行しており、文書管理の電子化に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書を電子化するメリットや、文書電子化の進め方を中心に解説します。
- 物理的な書類の保管スペースが限界に達している総務・法務担当者
- テレワーク導入後も、紙の参照のために出社しているマネージャー
- 長年の「紙文化」に慣れた上層部を納得させたいプロジェクトリーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、文書管理の電子化に対するハードルが下がるだけでなく、役立つツールも見つかります。
目次
文書の「電子化（ペーパーレス化）」の目的とは？
「文書の電子化」とは、今まで紙で管理していた文章をデータとして起こし、ツールを使って管理することを指します。紙の書類だと、以下のデメリットが発生します。
- 目的の情報を探すのにキャビネットまで取りにいき、探す手間がかかる
- 紛失による情報漏洩のリスクがある
- 文書の保管における物理的な場所が必要となる
しかし、文書を電子化すれば、安全性の高いITツールに大量の文書を保存でき、必要なタイミングですぐに探し出せるのです。また、ペーパーレス化が促進されると、備品や管理におけるコスト削減にもつながります。
文書を電子化する4つのメリット
以下では、文書の電子化によって得られるメリットを4つ解説します。メリットが社内に浸透すると電子化を推進しやすくなります。
（1）情報検索・共有の円滑化
1つ目のメリットは、社内の情報検索・共有が円滑化する点です。
紙で文書管理をしている企業では、資料が必要になったときにはキャビネットやファイルからタイトルや番号を見て探さなければなりません。また、全員に共有したいときは書類をコピーしたり、回し読みしたりする必要があるため、情報共有に時間がかかります。
一方、文書を電子化してITツール上で管理すれば、「フォルダ」で文書を分類できるため、書類の管理場所がすぐに分かります。また、誰でも時間や場所を問わずオンライン上で閲覧できるため、社内の情報共有のスピードが格段に向上します。
（2）物理的・経済的コストの削減
2つ目のメリットは、物理的・経済的コストを削減できる点です。
紙で文書管理をすると、書類を保管するためのスペースが必要になります。また、毎回書類を印刷するため、その分インクやコピー用紙などの備品にかかるコストがかさみます。
一方、文書管理を電子化すれば、オフィススペースを本来の業務やリフレッシュエリアに有効活用できるほか、印刷コストも削減できます。
（3）セキュリティの強化
3つ目のメリットは、セキュリティを強化できる点です。
紙で文書管理をしていると、社外へ文書を持ち出すときに紛失する可能性があります。しかし、電子化すれば「セキュリティの高いITツール」を活用して管理できるので、情報漏えいのリスクを抑えられるのです。
たとえば、情報共有ツール「Stock」は、大手セキュリティ会社等も登録している国際セキュリティ資格のISO27001（ISMS）とISO27017を取得しているため、社内情報を安全に保管できます。
（4）働き方の柔軟性向上
4つ目のメリットは、働き方の柔軟性を高められる点です。
紙で文書管理をしていると、テレワークを導入してもハンコや紙の参照のために出社せざるを得ない状況に陥ってしまいます。
一方、文書管理を電子化すれば、自宅や外出先からでも最新の資料を確認できるようになります。また、複数人が同時に最新バージョンを確認・更新できるため、古い資料による誤判断を防げるのです。
文書電子化がうまくいかない3つの失敗例
以下では、文書電子化がうまくいかない失敗例を3つ紹介します。自社が以下の事項に当てはまっていないか確認しましょう。
（1）ファイルが個人ごとに散在する
1つ目の失敗例は、ファイルが個人ごとに散在することです。
ファイルが個人のデスクトップやフォルダに保存されると、情報が複数箇所に分散し、どれが最新情報なのか判断できません。また、必要な資料が見つからない場合、誰かが同じ内容をゼロから作り直すことになり、無駄な工数や重複作業が発生してしまいます。
このように、情報の散在は文書化の効率を大きく損ない、組織全体の生産性低下につながるのです。
（2）スキャンで検索性が低下する
2つ目の失敗例は、紙のスキャンにより検索性が低下することです。
簡単に紙をPDF化できますが、スキャン時に文字が正しく認識されないとテキスト情報として扱えず、ファイルの内容をキーワード検索で探せません。また、OCR精度が低いまま大量の資料をスキャンすると、使えないデータが増え、文書管理の効率を悪化させます。
そのため、紙のスキャンは便利に見えても、検索性を確保できなければ文書化の質を下げる要因となるのです。
（3）運用ルールがなく現場に定着しない
3つ目は、運用ルールがなく現場に定着しないことです。
明確なルールがないままファイル管理をしても、作業方法が人によってばらつき、結局は紙管理に戻ってしまいます。また、ルールを設けたとしてもフォルダ構成や入力項目が複雑すぎると、文書作成の負担が増え、現場がルールを守り続けることができません。
その結果、運用ルールの不備や過度な複雑さが文書化の定着を妨げてしまうのです。
なぜ電子化は失敗するのか
以下では、電子化が失敗する理由を3つ紹介します。文書の電子化を成功させるためにも、下記の事態に陥らないようにしましょう。
保存場所が統一されていない
1つ目の理由は、保存場所が統一されていないことです。
社内情報がチャットツールやメール、クラウドストレージなどに分散していると、情報検索に時間がかかってしまいます。さらに、最新情報が判断しづらくなるため、社員間で認識の齟齬が生じる恐れもあるのです。
そのため、社内情報を1箇所に集約させ、社員が「ここを見れば情報にアクセスできる」という状態を整えましょう。
文書作成・管理のルールがない
2つ目の理由は、文書作成・管理のルールがないことです。
文書の作成・管理方法に関するルールがないと、社員は、文書に何を書けばいいのか、どこに・どのような名前で保存するべきなのか迷ってしまいます。結果、文書の体裁にばらつきが生じたり、情報のアクセス性が低下したりするのです。
そのため、文書の電子化を始めると同時にルールを定め、スムーズに運用開始できるようにしましょう。
ツールが複雑で使われない
3つ目の理由は、ツールが複雑で使われないことです。
文書を電子化するにあたって、できるだけ多くの機能が搭載されたツールを選びがちです。しかし、社員のITリテラシーにはばらつきがあるため、多機能すぎるツールを導入しても、設定や入力項目が多すぎて社内には定着しません。
そのため、自社に必要な機能を過不足なく備えた、IT初心者でも使いこなせるほどシンプルなツールを導入しましょう。
失敗しない文書電子化の進め方
以下では、失敗しない文書電子化の進め方を紹介します。「電子化を検討しているが、何から手を付ければ良いか分からない」という方は必見です。
電子化する文書の優先順位を決める
まずは、電子化する文書の優先順位を決めます。
すべての紙資料を一度に電子化しようとすると、負担が大きく現場の混乱を招きかねません。そのため、まずは頻繁に参照するマニュアルやチームで共有すべき進捗表など、電子化の効果が大きい文書から優先的に着手しましょう。
電子化の優先順位を決めて少しずつ成功体験を作ることで、現場が電子化のメリットを実感でき、取り組みが自然と定着するのです。
管理ルールをシンプルに統一する
次に、管理ルールをシンプルに統一します。
たとえば、ファイルの命名規則を「日付_プロジェクト名_内容」のようにシンプルに定め、フォルダ階層を2層までにすれば、ストレスなくファイルを管理できます。これにより、管理の負担が軽減されるだけでなく、情報のアクセス性も向上するのです。
ルールを守らせるのではなく、ルールを守らざるを得ないほどシンプルな仕組みを作りましょう。
誰でも使える仕組みにする
最後に、誰でも使える仕組みを整備します。
組織には必ずITが苦手なメンバーが存在します。この層を切り捨てると、結局、紙や電話でのやり取りが残り続けます。そのため、IT初心者でもスムーズに利用できるツールを導入しましょう。
たとえば、操作がシンプルで、ノートにメッセージ機能が紐づいている「Stock」のような情報共有ツールを導入すれば、情報の保存と共有がセットになっている仕組みを構築できます。
簡単に文書を電子化する方法
ここでは、簡単に文書を電子化する方法を紹介します。
文書を電子化しなければ、情報の置き場所を確保するための物理的なコストや印刷代や郵送費などの経済的コストが発生します。また、紛失による情報漏えいのリスクもあります。
一方で、文書をスキャンするだけの電子化では、かえって管理が煩雑になるケースも多いです。実際に、個人のPCフォルダやチャットツールにファイルが分散し、「どこに何があるかわからない」「探すのに時間がかかる」といった状況に陥りやすくなります。
そこで重要になるのが、文書の作成・管理・共有を一元化できるITツールの活用です。ツールを使えば、保存場所が統一されるだけでなく、誰でも統一された手順で文書を管理できるため、属人化を防ぎながらスムーズに情報へアクセス可能になります。
こうした条件に最も当てはまるのが、文書を簡単に作成でき、情報の散在も防げるツール「Stock」です。Stockでは、あらかじめ登録したテンプレートを呼び出して文書を作成できるため、記載内容やフォーマットが統一されます。また、ノート単位で情報をまとめて管理できるため、個人ごとにファイルが分散するのを防ぎ、必要な情報にすぐアクセスできる環境を構築できます。
文書を簡単に作成でき、情報の散在も防げるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのテンプレート機能＞
以下の画像は、Stockで作成したテンプレートの例です。
Stockには、自作したテンプレートを「ノート」に呼び起こせるため、スムーズに情報を蓄積できます。
文書電子化により業務を効率化させた事例
有料老人ホーム・訪問介護・訪問看護・居宅介護支援の4事業を展開している株式会社アットティーでは、施設利用者に関する情報や事務スタッフからの連絡事項などの管理に「Stock」を活用しています。
当社では、日報や報告書を紙ベースで共有することが一般的でした。しかし、情報共有に遅れが生じ、最新情報を知らないまま現場対応してしまうといった問題が発生していました。
そこで、施設内での情報共有をクラウド化しようと思っていたところ、機能に過不足がなく、「ノート」単位で情報を管理できる「Stock」のことを知り、導入を決めました。
その結果、報告すべき情報を都度共有できるようになり、「情報共有を後回しにして忘れてしまう」といった問題が発生しなくなりました。また、ノートに紐づく「タスク」の機能も活用し、依頼した内容が漏れる心配もなくなりました。
文書管理を定着させる運用ポイント
以下では、文書管理の運用ポイントを2つ紹介します。以下の事項を参照して、自社に文書管理を定着させましょう。
情報の性質を見極める
1つ目は、情報の性質を見極めることです。
情報には、チャットツールで完結する連絡や相談などの「フロー情報（流れる情報）」と、文書管理ツールに保管すべきマニュアルや決定事項などの「ストック情報（蓄える情報）」があります。
情報の性質を見極めて情報の置き場所を分けることで、ストック情報がフロー情報とともに流れるのを防げます。
決定までのプロセスを残す
2つ目は、決定までのプロセスを残すことです。
単体のドキュメントだけでは、後で見返したときに「なぜこうなったのか」が分かりません。そのため、完成したPDFだけでなく、その結論に至った会議のメモや参考にした資料を紐づけて保存しましょう。
たとえば、「Stock」のような情報共有ツールを導入すれば、会議のメモを記したノートにタスクを紐づけて期限や担当者を設定できます。また、メッセージ機能も紐づいているため、社員間のやり取りの内容までスムーズに確認できます。
＜ルール＞電子化した文書の管理における注意点
文書管理を電子化するときに注意すべき点は、1988年に施行された電子帳簿保存法、2005年に施行されたe-文書法を考慮することです。
電子帳簿保存法とe-文書法との違いを簡単にまとめると、以下のようになります。
| 扱う書類の種類 | |
|---|---|
| 電子帳簿保存法 |
財務省や国税局が管轄する法律に関わる文書（請求書や仕訳帳など） |
| e-文書法 |
商法や税法で保管が義務づけられている文書（報告書や記録文書など） |
また、それぞれ以下の通り「担保されるべき要件」が異なるため注意しましょう。
- 電子帳簿保存法
・真実性の確保：電磁的記録の訂正履歴や事実が確認できること、システム関係書類が備わっていること、など
・可視性の確保：取引年月日、勘定科目、取引金額はもちろん、ふたつ以上の任意の項目を合わせて情報を検索できること、など - e-文書法
・見読性の確保：デバイスを問わず該当の文書が見やすく確認できること
・検索性の確保：必要なときやに必要な情報へとすぐにアクセスできること
・完全性の確保：電子署名やタイムスタンプによってデータが証明され、消滅しないよう措置がされていること
・機密性の確保：第三者からの不正アクセスに関する対策がされていること
文書の電子化におけるメリットや進め方まとめ
ここまで文書管理の電子化のメリットや、失敗しない文書電子化の進め方を中心に紹介しました。
文書の電子化は、保存場所が統一されていないことや、文書作成・管理のルールがないことにより失敗します。成功させるには、電子化する文書の優先順位を決め、管理ルールをシンプルに統一することが必要です。
とくに、ITツールを使って文書を管理すれば、物理的・経済的コストの削減やセキュリティ性の向上が大いに期待できます。しかし、あまりに多機能なツールは社内に定着しないため、ITに不慣れな社員でも使いこなせるツールを導入しましょう。
結論、自社で文書管理の電子化を進めるには、非IT企業の方でも簡単に文書を作成・管理できるツール「Stock」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「Stock」で文書管理を電子化して、情報検索・共有の円滑化に役立てましょう。
