業務に潜む「非効率な作業」を改善して生産性を高めることは、業界業種を問わず求められます。そこで、現場で働く社員が「実体験の気づき」から改善点を見つけ出し、改善を訴えかける手段として、「業務改善提案書」の作成が挙げられます。
 
しかし、「早急に課題解決すべきだ」と経営陣に認識させるような業務改善提案書を、うまく作成できずに悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、採用される業務改善提案書の書き方を中心に解説します。
 
  • プレゼンで使えるような、業務改善提案書の書き方を教えて欲しい
  • 業務改善提案書の例文や参考に出来るネタを知りたい
  • 業務改善提案書を全社で運用するための仕組みをつくりたい
という方は今回の記事を参考にすると、採用される業務改善提案書の書き方が理解でき、職場環境の改善につなげられます。


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業務改善提案書とは

業務改善提案書とは、社内の特定の業務における改善点に対して、具体的な改善提案をおこなうための文書です。
 
業務改善提案書は、職種や業界問わずさまざまな場面で活用されます。また、現場の状況を把握している社員から、管理職向けに「ボトムアップ」の形式で発案されるケースが多くみられます。
 
したがって、業務改善提案書の作成は「業務改善の必要性を経営陣や上層部に共有して、課題解決に向けての意思決定を取り付けること」が最終目標となるのです。
 
そのため、提案書を作成するときは、現場から離れている管理職が読んでもすぐに理解できるように、ポイントを押さえて作成しましょう。


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【4ステップ】業務善提案書の基本的な作成手順

以下では、業務改善提案書の作成フローを「4ステップ」で解説します。「採用される提案書の作り方」をステップごとに解説しているので、手順通りに作成しましょう。

ステップ1. 課題を可視化する

まずは、業務に潜む課題を明確にすることから始めましょう。
 
改善点発見の指標として「3M」が挙げられます。3Mとは「ムリ・ムダ・ムラ」の頭文字の総称であり、業務に潜む3Mを改善することで業務効率の向上が見込めます。そこで、3Mを見つけ出すために業務内容を洗い出して課題を可視化しましょう。
 
とくに、3Mは「属人化・リソース不足・形骸化」している業務に潜みやすいので、このような業務から中心に業務を見直すと、課題点を明確にできます。

ステップ2. 原因から現実的な解決策を立案する

次に「現場からのヒアリング」や「業務の見直し」で発見した課題の原因を特定して、具体的な解決策を作成します。
 
原因を正しく特定しなければ、解決策を実施しても課題解決につながりません。たとえば、「残業が多い」という課題の原因を掘り下げると「タスク管理ができていない」「適材適所に仕事を割り振れていない」など様々な可能性が考えられます。
 
また、解決策は現実的で実行可能なものであることが必須条件です。たとえば、「残業が多い」という課題に対していきなり「週三日ノー残業デーにする」といった施策を提案しても実現は難しいと言えます。
 
以上のように、解決策を考える前に、課題を細分化して正しい原因を必ず特定することが、有効で現実的な解決策を考案するためのポイントとなるのです。

ステップ3. コストや期間を検討する

解決策を考案したら「コストや期間」など定量的な要素から解決策の実現可否を検討しましょう。
 
提出された業務改善提案を実現するために、企業は人材や費用のリソースを割かなければなりません。そのため、「コスト」や「期間」の項目は厳しく確認されるので、提案前の十分な検討が必須です。
 
また、検討したスケジュールには「期間ごとの中間目標」を記載するのもポイントとなります。「いつまでに、なにができる」という具体的なイメージが持てるので説得力が増すのです。

ステップ4. 提案書にする

最後に3ステップで確認した要素を踏まえながら、項目を整理して提案書にまとめます。
 
提案書にまとめるときは、可能なかぎり簡潔に記載して、1~2ページに収めることを意識しましょう。冗長な文章では、内容が頭にインプットされづらかったり、何が言いたいのか伝わらなかったりするからです。
 
そこで、文章を書くときは「一段落2文まで」「ひら仮名3割・漢字7割」を意識して書くと、読みやすい文章になります。以上のように、段階を踏んで検討した内容を整理して、簡潔かつ説得力のある提案書にまとめることが大切です。


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業務改善提案書に必要な項目

実際に業務改善提案書を書く際に、必要な項目は以下になります。
 
 
  • 全体概要
  • 提案書の概要と要点を短くまとめます。
     
  • 現状の問題点・原因
    「分析した現状の課題」を定量的に記載します。
  •  
  • 業務改善のアプローチ・解決策
    課題に対しての具体的なアプローチ方法をまとめます。
  •  
  • 予想されるメリット・効果
    「課題解決すると企業にどのようなメリットがあるか」という視点で記載します。
  •  
  • 必要な経費・時間・実施スケジュール
    どのようなリソースが必要なのかを数値を使って明確にしましょう。
  •  
  • リスク
    想定されるリスクも記入することで、提案に対する解像度が向上します。
 
提案書を作る際は、以上の項目に沿って情報を整理しましょう。「必要に応じて箇条書きを使う」「結論から書く」ことを意識すると、さらに読みやすい提案書を作れます。


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採用される業務改善提案書の書き方のコツ

以下では、採用される業務改善提案書の書き方を紹介します。以下のコツを押さえると誰が見てもわかる提案書になるだけではなく、ほかの資料作成にも応用できます。

(1)FPSEに当てはめる

1つ目のコツとして、「FPSE」の構成に当てはめて作成するのが効果的です。
 
「FPSE」とは、 Fact(事実) Problem(課題) Solution(解決策) Effect(効果) の4つの要素を取り入れた構成です。 とくに、Factを起点に問題を提起していくため「客観的な見方」が求められる、業務改善提案書を作成するのに最適だと言えます。
 
以上のような論理的な構造を起用すれば、提案書を作成する手間を省きつつ、要点を押さえた提案書の作成が見込めるのです。

(2)客観的で分かりやすく記載する

2つ目のコツは、客観的で分かりやすい記載がしてあることです。
 
採用されやすい提案書の多くは、課題からの改善点が明確で分かりやすく第三者視点で客観的に記載されています。つまり、採用される提案とは、業務改善を要する主観的表現がなく、早急な課題解決の必要性が伝わる提案なのです。
 
また、提案を受けるマネジメント層でも分かるように「結論ファースト」「箇条書きを使って情報を構造化する」など、文章自体のテクニックを取り入れることもポイントです。

(3)目的と期限を定量的に記載する

3つ目のコツは、上司に作成者の意図を正しく伝えるために、「目的と期限を定量的に記載すること」です。
 
業務改善提案書を確認する上司にとって、改善を行う「目的と期限」は重要な項目です。なぜなら、目的や期限が不明瞭な業務改善提案書では、改善策が途中で頓挫したり、完了目処の立たないプロジェクトになったりするからです。
 
そのため、記載した提案内容に「5W1H」「数字」の漏れがないか確認してみましょう。5W1Hで文章に具体性を持たせ、期限やスケジュールをもれなく記載すれば、説得力のある提案書が作成できます。

(4)テンプレートを活用する

4つ目のコツは、質の高い業務改善提案書を短時間で作成するために「テンプレートを活用すること」です。
 
提案書の作成は日々の通常業務と並行して行われるため、多くのリソースは割けません。さらに、書類の構成から考えさせようとすると社員が面倒に感じるうえ、体裁にバラツキがでて管理しづらくなってしまいます。
 
そこで、一度提案書の型が定まったら、社内で書式を統一するためにテンプレートとして活用し、作成する負担を軽減しましょう。ただし、ExcelやWordなどで提案書を作成すると、提案書が増えるに連れて管理が煩雑になってしまうので、避けるべきです。
 
一方、ExcelやWordよりも直感的に提案書を書き残すことができ、階層を分けてフォルダ管理できる「ナレカン」 のようなITツールであれば、提案書の作成・管理も一元化できるのでおすすめです。


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業務改善提案書の共有・管理に役立つツール

以下では、業務改善に役立ち、提案書管理のストレスも取り除くITツールを紹介します。
 
業務改善提案書は、書き方のコツさえ押さえれば、時間をかけることなく作成できます。しかし、提案書をExcelやWordを使って作成すると、上司に提出するのに手間がかかったり、ファイル管理が入り乱れたりして面倒です。
 
そのため、業務改善の提案頻度が軽減してしまい、社内全体の業務改善が捗らない事態につながりかねません。そこで、以上のような事象を回避するためにも、まずは「提案書の作成・管理・共有を一元化できる仕組み」を整えることが重要なのです。
 
結論、自社が導入すべきなのは、直感的に情報を書き残せる「記事」と、カテゴリごとに整理できる「フォルダ」を備えた「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」に作成した業務改善提案書は、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるので、メールやチャットを使う手間がかかりません。さらに、思い通りの多階層で「フォルダ」を分けて管理できるので、提案書をはじめとした文書管理にも便利です。

全社で業務改善提案書を運用するITツール「ナレカン」

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「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

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業務改善提案シートの例文

以下は、業務改善提案書の例文です。各項目のまとめ方を確認しましょう。
 
業務改善提案書の記入例
 
以上のような業務改善提案書は、ExcelやWord、PowerPointを使って作れます。
 
ただし、ファイル形式で提案書を作成すると「どこに保存したか分からなくなる」などの問題が起こります。そのため、「ナレカン」のように、提案内容を記載した「記事」をフォルダごとに分かりやすく整理できるツールを使いましょう。


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何を書けば良いか困ったら?改善提案のネタの例

なかには、個人目標などで「半期に1つ以上の改善提案をしなければならないが、改善点を見つけられない」と悩んでいるケースも見られます。以下はそのような場合に参考にできる、4つの「ネタの例」を紹介しているので必見です。
 
  • 無駄の削減
  • 「慣例としておこなっているだけの業務」「無駄な会議」などを削減するための提案です。
     
  • 手順の簡略化
  • 「メールでの確認をやめる」「申請を自動化する」など、業務の手順を簡略化するための提案です。
     
  • マニュアル整備
  • 俗人化しているノウハウを社内や部署内で横展開するための、マニュアル整備の提案です。
     
  • 活性化・奨励
  • 「形骸化している業務効率化ツールの使用を活発化させる」「有給消化率を増やす」などが挙げられます。
このような切り口から、改善提案のネタを見つけることができます。「業務をしていて無駄だと感じたこと」や、「人を巻き込んでもっと活発化したいと思ったこと」は提案のために書き留めておきましょう。


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業務改善提案書の作り方とポイントまとめ

ここまで業務改善提案書の作り方とポイントを中心に紹介しました。
 
業務改善提案書を作成しやすい環境が整備されると、社員各々が日々の業務で得た「気づき」が「業務改善」につながり、業務効率が向上していきます。また、質の高い業務改善提案書を短時間で作るには、「テンプレート」の利用が欠かせません。
 
さらに、業務改善提案書の管理が属人的になり、適切に共有されなければ、周りのメンバーを巻き込んで改善策を実施するのは困難です。そこで、テンプレートを使って作成した業務改善提案書を、簡単な操作で共有・管理できるITツールを使いましょう。
 
ただし、多機能なツールではITに不慣れな社員が使いこなせないので、必要な機能に過不足がないことが大前提です。結論、自社が選ぶべきなのは、「記事」「フォルダ」「テンプレート機能」を兼ね備えた『ナレカン』一択です。
 
ぜひ「ナレカン」を使って、質の高い業務改善提案書を作成・管理しましょう。


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関連記事: 【社外向け】伝わりやすい提案書の書き方とは?構成例や失敗例も解説!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。