タスクを管理する方法は「紙」と「ツール」の2種類です。「紙」ではノートや手帳を使い、「ツール」ではパソコンやITツールを活用します。
 
そのため、「紙とツール、結局どちらを使えばいいのか分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
 
また、社内にいる”仕事がデキる人”を観察すると、ほとんどの人が徹底したタスク管理をしていることが分かります。タスク管理の上手い人が何をしているのか分かれば、誰もが効率的にタスクを管理できるようになります。
 
そこで今回は、「タスク管理が上手い人が実践している書き方のポイント」「紙のタスク管理のメリットとデメリット」「タスク管理におすすめのツール」をご紹介します。
 
  • タスク管理を上手くやって仕事を効率化させたい
  • 結局、タスク管理は紙がいいのか、ツールがいいのか分からない
  • 紙とデジタルの良いとこ取りのツールが知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にしていただくことで、効率的なタスク管理のために必要な方法を学ぶことができます。
 

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タスク管理の上手い人が実践している5つの書き方のポイント

社内で”仕事がデキる”と言われている社員は、他の社員よりも飛び抜けた能力があるわけではなく、タスクを上手く管理できている場合が多いです。
 
以下では、タスク管理が上手い人が実践している5つのポイントをご紹介します。

1枚の紙に全てのタスクを書き出す

自分が抱えているタスクを1枚の紙に書き込んでいきます。順番や分類などは全く気にせずに思い付いたタスクから書きましょう。
 
タスクを記憶している場合でも、書き出してみるとタスクの抜け漏れや、新たにやるべきタスクを発見できることがあるので、始業前の時間に1日のタスクを確認する習慣を身につけましょう。
 
また、タスクを書き終えたら、
 
  • いつまでに完了するか
  • 何を基準にタスクの完了とするか
  • 決裁者は誰か
まで深掘りします。具体的なアクションが分かるようにタスクを設定しておけば、タスク遂行の際に迷いません。

「時間管理のマトリックス」で優先度を決める

時間や労力は有限なので、タスクに優先順位を付ける必要があります。そのため、縦軸の重要度と横軸の緊急度で構成されている「時間管理のマトリックス」を使って、4象限にタスクを分類していきます。

時間管理マトリックスの画像

「重要-緊急」に分類されるタスクは優先順位が最も高いので、比較的、集中力がある午前中に完了させると良いです。

自分がやる必要のないタスクを見つける

優先順位が最も低いタスクは、マトリックスの「重要でない-緊急でない」に分類されるタスクです。重要でなく緊急でもないタスクからは何もリターンを得られないので、取り組むべきタスクから外しましょう。
 
また、「重要でない-緊急」に分類されるタスクの中には、自分自身がやる必要のないタスクが多いので、他の社員に協力を求めるなどの対応が求められます。
 
タスク管理はやるべきタスクを管理するだけでなく、やる必要のないタスクの炙り出しもでき、限られた時間や労力を重要なタスクに集中できます。

タスクを開始する時間を設定する

タスク管理をする際には、ほとんどの場合で「期限」を設定しますが、「開始時間(時期)」も考えておくことで、「期限ギリギリになってタスクに追われる事態」を予防できます。
 
ほとんどのタスクは取り組むまでの精神的ハードルを超えてしまえば、スムーズに進むことが多いです。そのため、なかなか期限通りにタスクを完了できない方にとって、開始時間(時期)を決めるのは有効な手段です。

Todoリストを作成する

やるべきタスクが整理できたら、Todoリストを作成します。
 
Todoリストはタスクのステータス(対応中/完了)がわかるようにします。また、タスクが完了したら一覧から削除しましょう。タスクの進捗や残っているタスクが明確になるので、ストレスを感じずにタスクをこなせます。
 
さらに、タスクは一覧で確認できるようにすれば、自分の達成すべきタスクを俯瞰的に捉えられるので、タスクをこなすペースや順序を調整しやすくなります。Todoリストは「やるべきことをやるべきタイミングで終える」ためにあるので、できる限りシンプルかつ使いやすい環境で管理しましょう。


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紙でタスク管理する3つのメリット

タスク管理をするには大きく分けて2つの方法があります。1つが「紙」を使ったアナログな方法で、もう1つが「ツール」を使ったデジタルな方法です。以下では、アナログな「紙」でタスク管理をする3つのメリットをご紹介します。

手書きで記入すると記憶に残りやすい

手書きで書くことは、頭のなかを整理したり、記憶に定着させたりするのに効果的だと言われています。また、紙に書いておけばタスクを忘れても、メモを見れば振り返りができます。そのため、タスクの見落としを減らすことに繋がります。
 
手帳やスケジュール帳を普段から利用する方は、日常的にタスクを確認する機会ができるので、空いているスペースにタスクを記入しましょう。何度も確認することでタスクの期限を常に意識できます。

タスクを削除する心配がない

デジタルツールでタスク管理すると、不意の操作ミスで情報を削除してしまう可能性があります。しかし、紙に書き込む方法であれば不注意によってタスクが確認できなくなる事態を避けられます。
 
また、保存したはずのデータが残っていないということも、ノートや手帳ではないので、紙には「確実に手元でタスク確認できる」というメリットがあります。

タスクが一覧で確認できる

紙でタスク管理をすると、タスク全体の把握が簡単になります。紙は開いた瞬間に全体が見渡すことができ、どこに何の情報が記載してあるのかをすぐに確認できるからです。
 
タスク管理において、ひとつひとつのタスクに集中できる環境を整えることも大切ですが、全体を俯瞰できる一覧性があれば、タスクの変更や調整が簡単にできます。
 
また、1枚の紙にタスクをまとめれば、やるべきことが明確になり、集中して業務に取り組めるので業務効率も向上します。


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紙でタスク管理する3つのデメリット

ノートや手帳などの紙を利用してタスク管理することにメリットがある一方で、大きなデメリットがあります。以下では、紙でタスク管理する3つのデメリットをご紹介します。

タスク管理の手間が多い

まず、手書きでのタスク管理は手間がかかるので非効率です。
 
例えば、自分が把握しているタスクのほかに、依頼されたタスクの「内容」「期限」「依頼者」などを都度、紙に書き写さなければいけません。また、タスクの内容や期限を修正する際にも、書き直すのに手間がかかります。
 
タスク管理の目的のひとつに「日々の業務の効率化」がありますが、タスク管理自体に手間をかけるのは本末転倒です。したがって、最小限の労力で効果的なタスク管理が必要になります。

常に持ち歩く必要がある

タスクを書き込んだ紙は常に持ち歩く必要があります。そのため、タスクを確認したいタイミングで手元にない場合に確認ができなくなるリスクがあります。
 
さらに、ノートでは持ち運びに不便ですが、小さなメモ帳では記載できる情報量に制限があります。また、業務に関するタスクは重要な情報なので、持ち歩く際には紛失や盗難に十分注意する必要があります。
 
普段、誰もが持ち歩き、紛失しないように自然と注意を払うアイテムにスマートフォンがあります。スマートフォンであれば、小さなデバイスに膨大な量の情報を記録することができ、いつでもタスクを確認できるので、タスク管理に最適です。

チームで情報共有できない

紙のタスク管理の最大のデメリットは、あくまでも個人のタスク管理でしか使えない点です。
 
個人で完結するタスクであれば紙のタスク管理でも問題ありませんが、業務に関するタスクは、他の社員が担当しているタスクと密接に関係していることが多いので、チームのタスク管理が必要です。
 
チームでタスクを共有できる環境では、チーム全体の進捗が常に確認できるようになり、調整や修正が簡易化できるメリットがあります。
 


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紙のデメリットをカバーするおすすめのデジタルツール

紙でタスクを管理するデメリットは以下の3つでした。
 
  • タスク管理の手間が多い
  • 常に持ち歩く必要がある
  • チームで情報共有できない
これから解消する方法として、「デジタルツールの活用」が挙げられます。パソコン以外のスマートフォンやタブレット端末からも、必要な情報にアクセスできる「クラウド型」のツールであれば、いつでも、どこからでもタスクを確認できます。
 
例えば、これからご紹介するStockは、タスク管理の手間を減らすために、送られてきたメッセージをそのままタスク設定できる機能や、他の社員のタスクも全て把握できる機能を備えたクラウド型のツールです。
 
また、Stockは、非IT企業でもタスクの設定が驚くほど簡単にでき、かつ自分のタスクの期限やステータスを一覧でまとめてくれます。

チームでタスクを管理できるツール「Stock」

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。




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紙でタスク管理する方法のまとめ

今回は、タスク管理が上手い人が実践していることや、紙でタスクを管理するメリット・デメリットをご紹介してきました。以下は、紙でタスク管理をする3つのメリットです。
 
  1. 手書きで記入すると記憶に残りやすい
  2. タスクを削除する心配がない
  3. タスクが一覧で確認できる
一方で、管理工数が多く、紛失の危険もあり、チームや部署で情報共有できない点が紙によるタスク管理の大きなデメリットです。
 
今回ご紹介したツールStockは、非IT企業を含む70,000社以上の導入実績があり、紙でタスク管理するメリットはそのままに、デメリットも解消できる数少ない優秀なツールです。
 
リマインダー機能もあるのでタスクの見落としを防止、タスクの編集で削除を選択してしまっても確認メッセージが出てくるので大切なタスクを消してしまう心配がありません。また、自分が依頼・担当したタスクや、社内全員のタスクを一覧にして確認できます。
 
無料で利用でき、登録は1分で完了するので、ぜひStockで効率的なタスク管理を実感してみてください。