今日では業務のデジタル化が進む一方、”紙”を使ってタスクを管理する企業もまだ少なくありません。しかし、紙の場合は社員によって管理手法が異なるので、ルールを統一しなければトラブルの原因になってしまいます。
とはいえ、「紙でタスクを管理しているが、適切な手法が分からず非効率になっている」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、紙ベースのタスク管理が上手い人の書き方6選やメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- 紙でタスクを抜け漏れなく管理する方法が知りたい
- タスク管理に紙とアプリのどちらを使うべきか迷っている
- タスク管理を円滑にできるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、紙のタスク管理における効果的な書き方が分かり、タスクをスムーズに管理できる体制が実現できます。
目次
【即実践】紙ベースでタスクを管理する書き方6選
ここでは、紙のタスク管理が上手い人が実践する書き方を6つご紹介します。紙でのタスク管理に課題があるチームは、以下の方法を取り入れましょう。
（1）すべてのタスクを書き出す
紙でタスク管理するときには、まずは1枚の紙にすべてのタスクを書き出します。思いついた順で構わないので、気軽に書き出すことが大切です。
タスクを実際に書き出せばやるべき内容が可視化されるので、抜け漏れのリスクを減らせます。また、書き出すときは以下の項目を押さえましょう。
- いつまでに完了させるか
- タスクの決裁者は誰か
- 何を基準に完了とするか
上記の項目を意識すれば、逆算思考によって効率よくタスクを進められるのです。
（2）「時間管理のマトリクス」で優先度を決める
タスクを洗い出したら、「時間管理のマトリクス」でタスクの優先度を決めます。
すべてのタスクに同等のコストはかけられないため、処理する順番を決める必要があります。具体的には、縦軸に重要性、横軸に緊急性をとった「時間管理のマトリクス」でタスクを分類します。
上図の分類のうち、”緊急かつ重要”のタスクは業務の根幹に関わる重要なタスクなので、最優先で取り組みましょう。
（3）「担当する必要のないタスク」を見つける
担当する必要のないタスクを探し、タスクを絞ることも重要です。
重要度の低いタスクに多くの時間をかけてしまうと、ほかの重要な業務にあてるリソースが圧迫される恐れがあります。したがって、限られた時間・労力を有効活用するためにも”やらないタスク”を決めるべきなのです。
このように、タスクの重要度を意識すれば「期日直前まで重要度の高いタスクが終わっていなかった」となる心配もありません。
（4）タスクの開始日時を設定する
タスクには期限だけでなく開始日時も設定しましょう。
タスクの開始日時を決めておけば、マルチタスク（複数のタスクを並行して進める）の状態でもやり忘れを防げます。また、”〇日の〇時までに始める”と分かっていると、直前のタスクが無駄に長引く心配もありません。
このように、スケジュール通りにタスクを進めるためにも、開始日時を設定する必要があるのです。
（5）ToDoリストを作成する
整理したタスクはToDoリストにまとめると、状況が分かりやすくなります。
ToDoリストでは、各タスクのステータス（対応中・完了など）を明確に表示することで、どの作業がまだ残っているのかすぐに把握できます。その結果、未完了のタスクにも迷わずスムーズに着手できるようになるのです。
また、タスクの全体像を掴めるので、負荷の高い作業は早めに終わらせるなど、作業ペースも調整しやすくなります。
（6）付箋でタスク管理する
紙でのタスク管理には、付箋を使う方法もあります。
付箋は手軽に書けて貼り剥がしもしやすいため、タスクの追加や移動、削除が簡単にできるのが特徴です。たとえば、ノートにその日にやるべきタスクを貼ったり、ホワイトボードにタスクを並べて進捗ごとに移動させたりと、視覚的にタスクの流れを整理できます。
終了した付箋を剥がしていけば、残りのタスク量もひと目で把握できます。ただし、付箋は剥がれやすく、紛失する可能性があることや、持ち歩くノートに貼っていた場合は毎回開かないと確認できないなど、やや管理の手間がかかる点には注意が必要です。
紙でタスク管理するメリット3選
ここでは、紙でタスク管理をするメリットを3つご紹介します。デジタル化が進む今日ですが、紙には以下のような利便性があるのです。
（1）オフラインでも使える
紙のタスク管理のメリットとして、オフラインでも使えることがあります。
紙でタスク管理する場合、通信環境や充電切れなどを気にする必要はありません。そのため緊急時や社外でもすぐに必要事項を書き込むことができます。
このように、紙でのタスク管理は周りの環境に左右されずに、自分のタイミングで記録できるメリットがあります。またオフラインであるため、不正操作やハッキングなどによる情報漏えいのリスクがないこともメリットのひとつです。
（2）タスクを誤削除する心配がない
紙のタスク管理であれば、内容を誤削除する心配がありません。
デジタルでは、操作ミスによりタスクが誤って削除される可能性があります。一方、紙にタスクを書き残しておけば、突然タスクが消える事態を避けられるのです。
このように、紙では手元で確実にタスクを確認できるメリットがあります。ただし、紙には紛失や水濡れのリスクがあるので、管理には注意が必要です。
（3）タスクを一覧で確認できる
紙でタスク管理をすると、タスク全体の把握が簡単です。
紙の性質上、ページ全体を一度に見られるので、どこに何が書いてあるのかがすぐに分かります。また、整理された環境下で保管していれば、管理場所が分からなくなる心配もないのです。
紙でのタスク管理は一覧性に優れていますが、定期タスクを毎回書き直す必要があり、手間がかかります。たとえば「Stock」のようなITツールを使えば、定期タスクを自動化できるため、入力の手間を省けて便利です。
紙でタスク管理するデメリット3選
ここでは、紙でタスクを管理するデメリットを3つご紹介します。以下を確認すれば、自社に最適なタスク管理の方法を選べるようになります。
（1）管理に手間がかかる
はじめに、紙のタスク管理には手間がかかるデメリットがあります。
紙でタスク管理をしていると、タスクの記録や修正に手間がかかります。たとえば、タスクを作成するときには、タスクの内容や依頼者などを都度手書きで書き込まなければなりません。
さらに、タスクの内容を修正するときに、二重線や塗りつぶしによって内容が読みづらくなる恐れもあります。したがって、「タスクが多い」「タスクの状況が頻繁に変わる」場合は、紙でのタスク管理は無駄な手間がかかると言えるのです。
（2）紛失のリスクがある
次に、紙は紛失のリスクがあるため、仕事のタスク管理には不向きです。
具体的には、ノートやメモ帳は常に持ち歩く必要があり、紛失や盗難のリスクを伴います。また、タスクのメモを失くした場合は再度書き直す手間もかかるのです。
一方、いつでもデータを閲覧できるアプリ上でタスクを管理すると、インターネットがつながっている環境であれば、複数の端末から情報を確認できます。したがって、紙のノートのように紛失によって情報が消失してしまうことがないのです。
（3）スムーズに情報共有できない
最後に、紙のタスク管理にはスムーズに情報共有できないデメリットもあります。
タスクを共有すればチームの正確な進捗状況が分かります。しかし、紙では瞬時にチームへ共有するのが難しいので、タスクが遅れていてもスムーズな対応ができない場合もあるのです。
このような状態を防ぐためにも、チームでのタスク管理にはあらゆる情報をスピーディに蓄積・共有できるアプリが求められます。とくに、誰でも即日から使える「Stock」であれば、操作を教える手間がかかりません。
タスクを紙ではなくデジタルで管理するメリット
タスクを紙ではなくデジタルで管理するメリットとして以下の2つが挙げられます。
- タスクの抜け漏れや遅延を防止できる
- チーム内での情報共有が手軽にできる
リマインダー機能のあるITツールを使えば、タスクの抜け漏れ防止に役立ちます。また、情報に変更が生じても、デジタルなら手書きの付箋に比べて書き直す手間もかからない点もメリットです。
チームで共通のタスク管理ツールを使用すれば、各メンバーのタスク状況をリアルタイムで管理、共有することができます。そのため、メンバーの急な休みがあってもタスクの巻き取りがしやすくなるのです。
チームでプロジェクトを実施する場合はより一層、タスク管理の効率化が求められます。デジタルツールの使用することで紙のデメリットを解消しつつ、情報共有を円滑化しましょう。
【脱アナログ】タスク管理の効率化におすすめのアプリ
以下では、タスク管理を最も簡単に効率化できるアプリをご紹介します。
紙でのタスク管理は管理に手間がかかったり、共有がスムーズにできなかったりといった課題があります。一方、時間や場所を問わずにタスクを共有・確認できるアプリを使えば、紙のデメリットを解消しながら、スピーディにタスク管理を効率化できるのです。
しかし、アナログな方法でのタスク管理に慣れている場合、多機能なアプリでは社内メンバーが使いこなせずに放置されてしまいます。したがって、「必要な機能に過不足がないアプリ」を選びましょう。
結論、導入すべきタスク管理アプリは、非IT企業の65歳以上の社員が説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、文章や画像・ファイルといったあらゆる情報を簡単に残せるうえ、オフライン環境であっても利用可能です。また、ノートに「タスク」が紐づいているので、情報が混ざることなくタスクを管理できる点が紙との大きな違いです。
最も簡単にタスクを管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
紙ベースでタスクを管理する書き方まとめ
これまで、紙のタスク管理における書き方6選やメリット、デメリットを中心にご紹介しました。
適切なタスク管理を実現するには、タスクを洗い出したうえで優先順位を付けることが大切です。また、紙であれば誰でもタスク管理できる一方で、アナログな手法のために管理や共有に時間がかかるというデメリットもあります。
そこで、仕事の情報をすべて集約して共有できるアプリを使うと、紙よりも効率的なタスク管理ができます。ただし、多機能なアプリでは操作ミスを招く可能性もあるため「必要な機能に過不足がないシンプルなアプリ」を選びましょう。
結論、選定すべきアプリは、誰でも説明なしで使えて、タスクの作成から管理までを効率化する「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、正しくタスクを管理して効率よく仕事をこなしましょう。
