タスクを管理する方法は”紙”と”ツール”の2種類です。紙ではノートやメモ帳を使い、ツールではパソコンやスマホを活用します。
 
そのなかで、「結局、紙とツールのどちらでタスク管理すれば良いのか分からない。」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「タスク管理が上手い人が実践している書き方のポイント」「紙のタスク管理のメリットとデメリット」を中心にご紹介します。
 
  • ノートやメモ帳で気軽にタスク管理できれば楽なので方法を教えてほしい
  • 紙のタスク管理をしているが苦労しているので解決策が知りたい
  • タスク管理のデジタル化が良い判断なのか不安なので情報が欲しい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、紙でタスク管理する方法と自社での展開方法が分かります。


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タスク管理の上手い人が実践している5つの書き方のポイント

社内で”仕事がデキる”と言われている社員は、他の社員よりも飛び抜けた能力があるわけではありません。そのため、タスク管理が上手い人の真似をすれば誰でも同じように仕事ができるようになります。
 
以下では、紙のタスク管理が上手い人が実践している5つのポイントをご紹介します。

1枚の紙にすべてのタスクを書き出す

はじめに、1枚の紙にすべてのタスクを書き出しましょう。
 
タスクを覚えている場合でも実際に書き出すことで、タスクの抜け漏れのリスクが限りなく小さくなります。そのため、始業前に1日のタスクを書き出す習慣が大切です。
 
タスクを書き出すときにはタスクの順番や分類などは気にせず、思い付いたタスクから洗い出すのがポイントです。
 
また、タスクを書き出してから以下の項目を深掘りしましょう。
 
  • いつまでに完了するか
  • タスクの決裁者は誰か
  • 何を基準にタスクの完了とするか
これらの項目をあらかじめ深掘りししおくと、タスクに取りかかるときに困ることが少なくなります。

「時間管理のマトリックス」で優先度を決める

次に、タスクの優先度を決めるために時間管理のマトリクスを活用しましょう。
 
すべてのタスクに同等の時間と労力は割けられないので、処理する順番を決める必要があるのです。具体的には、下図のように縦軸に重要性と横軸に緊急性をとった”時間管理のマトリクス”を使って、タスクを4つのパターンに分類します。

時間管理マトリックスの画像

とくに、”重要-緊急”は業務の根幹に関わる重要なタスクなので、最優先で時間と労力を割きましょう。

「担当する必要のないタスク」を見つける

次に、自身が担当する必要のないタスクを探しましょう。
 
一般的なタスク管理は”やるべきタスク”をまとめて管理しますが、逆に”やらないタスク”を決める方法もあります。やるべきたいタイミングでやるべきタスクを処理するためには、不要なタスクを忘れて集中できる環境が必要なのです。
 
つまり、限られた時間や労力を重要なタスクに集中するために、自身が担当する必要のないタスクを見つけるのは重要と言えます。

タスクの開始日時を設定する

次に、タスクには期限だけでなく”開始日時”も設定しましょう。
 
タスクの開始日時を決めておけば「期限ギリギリになってタスクに追われる事態」を未然に防げます。ほとんどのタスクは、取り組むまでのハードルを超えてしまえばスムーズに進むことが多いのです。
 
そのため、なかなかタスクの期限が守れない場合には、タスクの開始日時を決めるのが有効です。

ToDoリストを作成する

最後に、タスクが整理できたらTodoリストを作成します。
 
Todoリストは、タスクのステータス(対応中or完了)が一目で分かるようになる方法です。未完了のタスクが簡単に把握できるので、タスク管理自体にストレスを感じません
 
また、担当するタスクを俯瞰的に捉えられるので作業ペースが調整しやすくなるメリットもあります。
 
関連記事: 誰でも大量のタスク管理ができるコツ10選!
 
関連記事: ノートでタスク管理する3つの方法!バレットジャーナルも解説!


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紙でタスク管理する3つのメリット

タスク管理には大きく分けて2つの方法があります。1つが紙を使ったアナログな方法で、もう1つがデジタルツールを使ったデジタルな方法です。
 
企業情報のデジタル化が主流になっていますが、以下ではアナログな紙でタスク管理をする3つのメリットをご紹介します。

手書きで記入すると記憶に残りやすい

手書きでタスク管理をすれば内容が記憶に残りやすいというメリットがあります。
 
手書きで文字を書くことは、頭のなかを整理したり記憶に定着させたりするのに効果的だと言われています。また、紙に書いておけばタスクを忘れても、メモを振り返れば問題ありません。
 
普段から手帳やスケジュール帳を何度も開く習慣がある場合、空いているスペースでタスク管理をしましょう。アナログな方法では「タスクを記録したが、あとから見返さないので結局忘れる」という問題が多発するのです。

タスクを誤削除する心配がない

紙のタスク管理では紛失や劣化がない限り、誤って情報を削除する心配はありません。
 
つまり、紙に書き込む方法であれば不注意でタスクが確認できなくなる事態を避けられるのです。一方、デジタルツールでタスク管理すると意図しない操作ミスで削除してしまうこともごく稀にあります。
 
以上のように、紙のタスク管理には”確実に手元でタスク確認できる”というメリットがあるのです。

タスクを一覧で確認できる

紙でタスク管理をすると、タスク全体の把握が簡単になります。紙は1ページ全体を見渡せるので、どこに何の情報が記載してあるのかがすぐに確認できます。
 
一つひとつのタスクに集中できる環境を整えるのも大切ですが、タスク全体を見渡せる一覧性があればタスクの変更・調整もストレスがありません


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紙でタスク管理する3つのデメリット

ノート・メモ帳でタスク管理することにメリットがある一方で、無視できない大きなデメリットもあります。以下では、紙でタスク管理する3つのデメリットをご紹介します。

タスク管理の手間が多い

手書きのタスク管理は手間がかかるので非効率です。
 
たとえば、タスクの内容・期限・依頼者などは都度、紙に書き込まなければなりません。また、タスクを修正する際にも書き直すために手間がかかります。
 
タスク管理の目的のひとつに”業務の効率化”がありますが、タスク管理自体に手間がかかってしまうのは本末転倒です。

常に持ち歩く必要がある

タスクが書き込まれたノート・メモ帳は常に持ち歩く必要があります。タスクを確認したいタイミングで手元にないと仕事が何もできません。
 
さらに、ノートは持ち運びに不便ですが、メモ帳は記載できる情報に限りがあります。また、仕事のタスクは重要な社内情報なので、持ち歩く際には紛失や盗難に十分に注意する必要もあるのです。
 
一方で、スマホであれば小さな端末に膨大な量の情報が記録でき、セキュリティ対策も充実しているのでタスク管理に最適です。

チームで情報共有できない

紙のタスク管理のデメリットは、あくまでも個人のタスク管理でしか使えない点です。
 
仕事のタスク管理はほかの社員の業務と密接に関係することが多いので、チームでタスクを共有する必要があるのです。
 
個人のタスク管理であれば紙でも問題ありませんが、ビジネスでタスク管理をする場合にはデジタルがおすすめです。


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紙のデメリットをカバーするおすすめのデジタルツール

紙のデメリットをカバーするおすすめのデジタルツールをご紹介します。
以下は、紙でタスク管理する場合に考慮すべき3つのデメリットです。
 
  1. タスク管理の手間が多い
  2. 常に持ち歩く必要がある
  3. チームで情報共有できない
上記の3つのデメリットを解決するデジタルツールは、タスクを設定すればすぐにチームで共有され、デジタルが苦手な人でも簡単にタスク管理ができるシンプルな「Stock」一択と言えます。
 
上司からのメッセージをそのままタスクに設定したり、スマホやパソコンなどのあらゆる端末からアクセスしたりできるなど、Stockは仕事を効率化する機能・特徴を兼ね備えています。
 
Stockは導入実績が100,000社を超える今注目のツールであり、タスク管理のデジタル化をする非IT企業でも広く活用されています。

チームでタスク管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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紙でタスク管理する方法まとめ

これまで「タスク管理が上手い人が実践している書き方のポイント」「紙のタスク管理のメリットとデメリット」を中心にご紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
 
  • ToDoリストを作成するなど、紙のタスク管理にはいくつかのポイントがある
  • 紙のタスク管理にはメリットもあるが、デメリットもあるので注意すること
  • 仕事のタスク管理をする場合には、デジタルツールを活用するのがおすすめ
今回ご紹介したStockはタスク管理に必要な機能を過不足なく搭載しているので使い勝手が良く、非IT企業に勤める65歳以上の社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルなツールです。
 
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