タスク管理で困ったことはありませんでしょうか?もしくは、タスク管理の方法を変えたいと思っていませんでしょうか?
 
「メモ帳に手書きで書いている」「付箋を使ってPCに貼っている」「タスク管理ツールを使っている」などなど、様々な方法で管理されているかと思います。
 
しかし、タスク管理の仕方を間違えてしまったり、雑に管理をしていると、期日を守れなかったり、どのようなタスクの内容なのかを理解しないまま進めてしまったりと、業務を進める上で支障が出てきてしまいます。
 
そのため、タスク管理は「簡単に記載できる」「どのようなタスクか把握しやすい」「他のメンバーに共有できる」といったことができる方法を選ぶといいのではないでしょうか。
 
そこで今回は、簡単にタスク管理ができるツールの選び方をご紹介させていただきます。
実際にお試しいただき、現在の管理方法より効率化できるか、是非お試しください。

 

タスク管理ツールとは何なのか?

タスク管理ツールとは、業務を具体的な内容に落とし込み、それらの担当者と期限を管理することができるツールです。
 
個人用とチーム用のツールがあるため、用途に適したものを選ぶ必要があります。
個人用のものでは、単にタスクを一覧化できること、すぐにタスクを登録できることがメインとなりますが、チーム用では他メンバーのタスクを確認できたり、メモを残せるなど、「共有」することを目的として作られています。
 
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タスク管理ツールを使うことのメリット

①タスク漏れを防げる

タスク管理ツールを使えば、事前に通知を受け取ることができるため、対応漏れを防ぐことができます。
また、メンバー同士のタスクも確認できるため、お互いに注意し合うこともできます。

②チーム全体のタスク管理ができる

各々でタスク管理をしていると、チーム全体(プロジェクト全体)の進捗がわかりにくくなります。
そこでタスク管理をすることで、全体の進捗が見える化され、作業の優先度がつけやすくなったり、無駄な作業を防ぐことができます。

③複数のプロジェクトでの管理が可能

プロジェクトごとにタスクを分けることができるため、何がどのタスクか迷うことがありません。
また、タスクに関するドキュメント管理やメッセージのやり取りができれば、情報も分散してしまうことがありません。
 
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タスク管理ツールを選ぶ際の3つのポイント

①操作性

そのため、ツールを使い慣れた人や、なかなか使い方が覚えられない人など、様々な人がいる中で、簡単に使うことのできる操作性に優れたものを選ぶのが重要です。

②使える機能

欲張れば欲張るほど、高機能なツールを選んでしまいがちですが、実際に使う機能はそこまで多くはないのではないでしょうか。
まずは日頃の業務にマッチしている機能があるかを確認し、メンバーの混乱を招かないためにも、余計な機能がないものを選ぶことが望ましいです。

③料金

できることが多くなればなるほど料金も高額になっていきます。
1人あたり数百円のものから数千円のものまであるため、いざ導入しようとしたら、予算が合わなかったということを避けるためにも、事前にコスト感を確認しておく必要があります。
 
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簡単にタスク管理ができるツールとは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockを使えば、チャットツールのように大事な情報が流れていってしまうことなく、必要な情報やデータなどを簡単に管理することが可能となります。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができるので、チームの情報があちこちに分散することがありません。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
 何よりも簡単に情報をストックができ、タスク管理も直感的で、会議中に発生したタスクを議事録と一緒に管理することが可能になります。

■Stockの主な機能

ノート機能

Stockのノート画面

各会議の議事録や書類のデータなど、関連する情報を一箇所にまとめるができます。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、タスクに関連する情報と一緒に管理することができます。
コメント

Stockのメッセージ画面

テーマ毎にコメントをできるのが特徴です。
ノートの内容に対してコメントをするため、余計な会話や、テーマに関係のない会話が混じることはありません。
また、コメントの内容をそのままタスク設定することができます。

■Stockの料金

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料で利用することができます。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、効果的なタスク管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チャットツールでのタスク管理機能や、エクセルでのタスク管理を試してきましたが、チャットツールのタスク管理は直観的でなく、エクセルでの管理は複数人が競合編集して事故につながりかける等の問題があり、最適な管理方法を模索されていました。
 
そのような中、Stockを導入したことで、例えば議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけることが出来るため、びっくりするほど直観的にタスク管理ができるようになったということです!
 
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
タスク管理がメインのツールかどうかではなく、普段のタスク管理の悩みを解決できるツールを探すことで、今までのタスク管理のストレスが解消されるのではないでしょうか。
 
今回ご紹介させていただいた選び方を参考に、是非色々お試しいただき、合うツールを見つけていただければと思います。
 
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