ほとんどの企業で重要なテーマのひとつであるタスク管理ですが、テレワークの普及により、タスク管理がさらに重要視されています。
 
そのタスクの管理方法は「メモ帳に手書きで書いている」「付箋を使ってPCに貼っている」など、さまざまな方法で管理されているのではないでしょうか。
 
しかし、タスクの管理が個人によって違う場合、さまざまなリスクがあります。例えば、期日を守れなかったり、どのようなタスクの内容なのかを理解しないまま進めてしまったりと、業務を進める上で支障が出る可能性があるのです。
 
そのため、抜け漏れがないようなタスクの管理方法を推進していく必要があります。全社でタスク管理の方法を統一できる有効な方法のひとつに「タスク管理ツール」の活用が挙げられます。また、使いこなすことで大幅な業務効率化が可能です。
 
そこで今回は、タスク管理ツールの概要から、メリットや選定ポイントをご紹介しますので、
 
  • タスク管理にツールを導入しようとしているが初めての試みで不安
  • どんなタスク管理ツールが自社にあっているのかがわからない
  • 非IT企業でも導入できるツールがあるのかどうか知りたい
という担当者の方は、ぜひこの記事を参考にしてタスク管理を効率化、生産性の向上を実現しましょう。

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

https://www.stock-app.info/

タスク管理ツールとは何か?

タスク管理ツールとは、業務を具体的な内容に落とし込み、業務内容や担当者、期限などを管理できるツールです。
 
タスクの分割や優先度の決定、タスク量の可視化もできるので、特に小規模から大規模なチームまで幅広く管理ができます。
 
個人用とチーム用のツールがあるため、用途に適したものを選ぶ必要があります。
個人用のものでは、単にタスクを一覧化できること、すぐにタスクを登録できることがメインとなりますが、チーム用では他メンバーのタスクを確認できたり、メモを残せたりなど、「共有」することを目的として作られています。
 
関連記事: 【2021年最新版】タスク管理とは?チームで使える19個のオススメ管理ツールも徹底比較


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

タスク管理ツールで得られる5つのメリット

部署やチームメンバーの多さに関わらず、タスク管理ツールは効果を発揮します。ツールの導入、運用で得られるメリットは以下の5つが挙げられます。

タスク漏れを防げる

タスク管理ツールを使えば、タスクを設定した人は事前に通知が受け取れるため、対応漏れを防止できます。また、メンバー同士のタスクも確認できるため、お互いに注意し合うこともできます。
 
また、タスク漏れの防止に、マイルストーンを設定できるものもあります。マイルストーンとはフェーズの終了目安を指しますが、設定したマイルストーンが達成できていないのであれば、以前のタスクが終わっていない可能性があります。このように、該当タスクの進捗度を確認できます。
 
そのため、プロジェクトの完成間近になって進捗が大幅に遅れている、という事態になりにくく、マイルストーンごとに進捗を確認し、着実にプロジェクトを進めることができます。

チーム全体のタスク管理ができる

各々でタスク管理をしていると、チーム全体(プロジェクト全体)の進捗がわかりにくくなります。
 
そこでタスク管理により全体の進捗が見える化され、作業の優先度がつけやすくなったり、無駄な作業を防止できたりします。さらに、進捗状況や期日も併せて確認ができるので、確実なタスク管理は業務効率化に貢献します。

複数のプロジェクトでの管理が可能

プロジェクトごとにタスクを分けることができるため、何がどのタスクか迷うことがありません。また、タスクに関するドキュメント管理やメッセージのやり取りができれば、情報の分散を防止できます。
 
複数プロジェクトの管理を行う際、ツール内ではフォルダやカテゴリーなどを設定し、階層をつけることもできます。

共通認識や目的を持って仕事ができる

タスクに対する業務目的が明確でないと、作業をする社員のモチベーションはもちろん、認識齟齬によるトラブルが発生する可能性もあります。
 
しかし、タスク管理ツールの活用により、その日やその週にやるべきタスクが明確となります。そのため、目的意識の醸成や共通認識を持って業務に取り組むことが可能です。

緊急の仕事にも対応できる

タスク管理ツールを活用すると、自分やチームの抱えているタスクが可視化するので、緊急で依頼された仕事であっても優先順位を判断し、柔軟に対応可能です。
 
さらに、仕事を依頼された瞬間にタスク管理ツールへ「タスク」を設定しておけば、自分はもちろんチームメンバーにも共有ができます。
 
ツールによっては、ひとつのタスクに対してメッセージでやりとりができる機能もあるので、社内のコミュニケーション活性化にも貢献します。
 
関連記事: タスク管理で仕事を見える化し、生産性を向上させよう!


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

タスク管理ツールを選ぶ際の5つのポイント

タスク管理ツールには海外産、国産のものを含めると非常に数多くの種類が存在します。そのなかから、自社にマッチしたツールを選定するのは非常に時間がかかってしまいます。
 
そこで以下では、タスク管理ツールの選定時に「見ておきたいポイント」を5つご紹介します。

操作性

そのため、ツールを使い慣れた人や、なかなか使い方が覚えられない人など、様々な人がいるなかで、簡単に使うことのできる操作性に優れたものを選ぶのが重要です。
 
「多機能だから」「有名だから」という理由だけでツールを選定した場合、実際に使う現場では使いづらく、ツールを使う人と使わない人で二極化する可能性もあります。
 
また、効率化が目的であるにもかかわらず、入力項目が増えて以前より時間がかかってしまうというケースも考えられます。そのため、ツールの選定は習慣化して運用できる、社内のリテラシーに合わせたツール選定が必要です。

使える機能

便利な機能を希望するほど、高機能なツールを選んでしまいがちです。しかし、管理・運用工数が今まで以上にかかってしまうと、効率化は実現できません。
 
したがって、まずはタスク管理機能はもちろん、どんな機能があるかの確認が必要です。メンバーの混乱を招かないためにも、機能に過不足がないツール選定が望ましいです。

料金

機能やストレージ容量が多くなればなるほど料金も高額になっていきます。
 
1人あたり数百円のものから数千円のものまであるため、いざ導入しようとしたら、予算が合わなかったというケースもあります。そのため、事前にコスト感を確認しておく必要があります。
 
また、料金はクラウド型とオンプレミス型(インストール型)でも費用が異なります。前者は自社にサーバーなどを構える必要がなく、比較的安価で利用できます。後者はカスタマイズ性が高いものの、初期費用が高額になったり、システム移管の際の負担が大きいという特徴があります。
 
今日では、タスク管理ツールに限らず、CRMやSFAなどの管理ツールでもクラウド型が主流となっていますので、初めてタスク管理ツールを導入するのであれば、クラウド型一択と言えます。

使える人数

タスク管理ツールを利用する人数によって、導入するツールは変わります。個人で使うのか、チームで使うのか、全社で使うのかで判断する必要があります。
 
導入コストや運用コストに関わってくるので、実際に使用する人数をあらかじめ把握しておくのがおすすめです。

サポートが充実しているかどうか

初めてタスク管理ツールを導入する場合、導入後に何かトラブルやわからないことがあった際に、質問して対応してもらえるサポートがあるかどうかも重要な選定ポイントです。
 
ツールは長期間の利用によってはじめて効果を発揮します。そのため、長く使い続けられるようなサポートがあると安心です。
 
関連記事: 無料で使えるタスク管理ツール4選|タスクの管理で業務効率化を目指そう!


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

タスク管理で主に用いられる手法

タスク管理の手法にはさまざまなものがありますが、最近ではメモなどを用いたテキストだけの管理方法から図などを使って視覚的にわかりやすくする管理方法が主流となっています。
 
以下では実際にビジネスシーンで使われている代表的な手法3つをご紹介します。

ガントチャート

ガントチャートの図参考:ガントチャート – Wikipedia

ガントチャートは、タスクの開始から終了までの期間、進捗状況や工数がどれくらいあるのかを視覚的に確認できる図です。スプレッドシートに代表されるツールでは、共同編集ができるので、リアルタイムで進捗確認が可能です。

かんばん

かんばん方式のタスク管理の図参考:改善と人材育成のコンサルソーシング株式会社

かんばん方式ではリストと呼ばれる場所(縦軸)に、付箋やメモのようにタスクを貼り付け管理していく方法です。並んだタスクをかんばんのように見立て、進捗に応じてタスクを移動していくので、タスクの状況が一目でわかります。
 
優先度や緊急で振られた仕事はもちろん、縦軸に担当者の名前を設定すれば社員ごとの業務負荷も判断できます。

ToDoリスト

かんばん方式のタスク管理の図
参考:ToDo リスト画像|テンプレートのダウンロードはbizocean(ビズオーシャン)

ToDoリストは、タスクを担当者ごとに割り振れるのはもちろん、簡易的にその日の業務を執筆するだけのものもあれば、図やイラスト、カラーなども豊富に設定できるものもあります。
 
シンプルなものでは、メモやノートをToDoリストとして設定しておき、該当の担当者のにタスクとして割り振る機能がついているツールもあります。


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

簡単にタスク管理ができるツールとは?

タスク管理ツールはどれでも良いという訳ではなく、自社にマッチしたツールが必要です。とはいえツールを選定するにしても、
 
  • 多機能だが運用コストがかかる
  • 安価で導入したが、無料のメモ帳などと変わらない
  • リテラシーが異なる社内では使いづらい
というツールもあり、なかなか自社にあったタスク管理ツールが選べないという声が多いのも事実です。
 
ご紹介したツールの選定ポイントを軸にツールを比較検討する必要がありますが、「非IT企業でもわかりやすく使いやすい、さらにコストも安価」なタスク管理ツールであれば、Stock一択と言えます。
 
Stockは導入社数70,000社以上の実績を誇る、今話題のタスク管理ツールです。
 
料金に関しても、Stockは非常に安価で効率的なタスク管理を実現できます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockを使えば、チャットツールのように大事な情報が流れず、必要な情報やデータなどを簡単に管理できます。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができるので、チームの情報があちこちに分散しません。
 
2.驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックができ、タスク管理も直感的で、会議中に発生したタスクを議事録と一緒に管理できます。

■Stockの主な機能

Stockには「ノート機能」「タスク管理機能」「コメント機能」の、タスク管理に必要な機能が全て備わっています。
ノート

Stockのノート画面

各会議の議事録や書類のデータなど、関連する情報を一箇所にまとめられます。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

チームのタスクを一覧で管理することができます。
また、タスクはノートに紐づいた形で管理されるため、タスクに関連する情報と一緒に管理できます。
コメント

Stockのメッセージ画面

テーマ毎にコメントできるのが特徴です。
ノートの内容に対してコメントをするため、余計な会話や、テーマに関係のない会話が混じることがありません。
また、コメントの内容をそのままタスクに設定できます。

■Stockの料金

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料で利用できます。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って、効果的なタスク管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、チャットツールでのタスク管理機能や、エクセルでのタスク管理を試してきましたが、チャットツールのタスク管理は直観的でなく、エクセルでの管理は複数人が競合編集して事故につながりかける等の問題があり、最適な管理方法を模索されていました。
 
そのような状況下にStockを導入したことで、例えば議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけ、びっくりするほど直観的にタスク管理ができるようになったということです!
 
 




「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

タスク管理ツールのまとめ

これまでタスク管理ツールに関するメリットや選定ポイント、おすすめツールなどをご紹介しました。以下が今回のまとめになります。
 
  • タスク管理ツールにはさまざまなメリットがあるが、自社の目的にあったツールを選定しなければ思うような効果が得られない。
  • タスク管理ツールの選定には費用や機能の豊富さはもちろんだが、長く使い続けられるかどうかが重要である。
自社にマッチしたタスク管理ツールの導入により、今までのタスク管理のストレスが解消されます。
 
今回ご紹介したツールのStockは、無料から始められ登録も1分で完了します。ぜひその使い勝手を確かめてみて、効率的なタスク管理を実現しましょう。
 
関連記事: 使いやすいタスク管理アプリ20選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう
 
関連記事: エクセルでタスク管理する方法とは?ツールを使った方法も試してみよう!
 
関連記事: Windows10でタスク管理をするなら?シンプルで使いやすいものを選ぼう!
 
関連記事: エクセルとスプレッドシートでタスクを管理する方法とは?効率的なツールをご紹介!
 
関連記事: Gmailを使ってタスク管理!Google To Doリストとの連携方法もご紹介
 
関連記事: [簡単]Googleスプレッドシート×タスク管理!タスク管理の意味とメリットも解説