近年、IT化やデジタル化への関心が高まっています。IT化・デジタル化には「人手不足を解消できる」などのメリットがあり、取り組む企業も増えているのです。
 
一方、IT化にはコストがかかるので、中小企業はハードルを感じるケースもあります。そのため、「どのようにIT化を成功させられるか」悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、IT化のポイントと企業の成功事例、おすすめのツールを紹介します。
 
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、IT化の成功事例を把握しつつ、IT化をスムーズに進めるヒントも見つかります。


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【中小企業編】IT化の現状や課題

ツールの種別ごとの導入状況
 
野村総合研究所が発表した「令和2年度中小企業のデジタル化に関する調査に係る委託事業報告書」には、ツールの種類別の導入状況が報告されています。
 
最も普及している人事ツールでも62.2%にとどまり、ほかのツールの導入率は50%に満たないケースがほとんどです。また、ツールを導入する予定のない企業も3割はいることがわかります。
 
このように、中小企業全体としてデジタルへの関心が低く、IT化が進んでいないのが現状です。一方、今後は日本だけでなく世界中でIT化が進んでいくため、デジタルを使いこなせる企業と使いこなせない企業の二極化が課題になっています。


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中小企業にIT化が必要な理由とは

以下では、中小企業にIT化が必要な理由を解説します。企業がIT化を進めることで、以下のメリットを享受できるようになります。
 
  • 業務の負担を軽減できる
  • IT化を進めると、業務負担を軽減できるようになります。たとえば、IT化の一環として情報共有ツールを導入すれば、社内情報はすべてツールに一元管理され簡単にアクセスでき、情報共有のための会議も減るので、社員の業務負担の軽減につながるのです。
     
  • 人手不足を解消できる
  • 多くの中小企業で課題となっている「人手不足」も、ITツールを活用することで解消できます。たとえば、飲食店に「セルフオーダーツール」を導入すれば、自動でオーダーが取れるので、スタッフが各席に注文を聞きに行く必要がなくなります。
     
  • テレワークを導入できる
  • 総務省が発表したテレワークの最新動向と総務省の政策展開によると、テレワークを積極的に取り入れている企業の6割で長期労働が減っています。チームへの報連相も、ITツールを活用することでスムーズになるのです。
このように、IT化によって業務負荷の軽減や、少ない人手でも業務を効率よく進められるようになります。そのため、「アナログ業務の影響で仕事が円滑に進まない」企業こそ、IT化に踏み切る必要があるのです。


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中小企業がIT化を成功させた事例4選

ここでは、中小企業がIT化を成功させ、業務効率化を実現した事例を紹介します。どのように着手すべきかわからない場合は、すでにある成功事例を参考に施策を検討すると、成功の可能性を高められます。

(1)【士業】主治医のような社会保険労務士法人

主治医のような社会保険労務士法人の紹介ページ
 
 
主治医のような社会保険労務士法人は「経理業務に時間がかかる」という課題をIT化で解消しました。
 
同社は月に150通もの請求書を発行しています。そして、ほとんどが顧問契約のため、毎月請求書を発行しなければならず、定型業務に時間を取られる課題を抱えていました。
 
そこで、同社は会計に特化したITツールを導入した結果、請求書の発行や送付を自動化でき、経理業務がスムーズになりました。最終的に、経理業務にかかる時間は以前の3分の1となり課題が解消されたのです。
 
このように、主治医のような社会保険労務士法人は「請求書を発行する業務」をIT化したことで、定型業務に時間を奪われる課題をスムーズに解消して、社員の業務負担を軽減させました。
 

(2)【飲食業】株式会社SKレストラン

株式会社SKレストランの紹介ページ
 
宮城県で焼き肉店を営む株式会社SKレストランは、人手不足の課題をIT化で解消しました。
 
同社の「人手不足」は深刻であり、ランチ営業は週末のみに限定せざるを得ませんでした。また、注文を受けるときは「肉の部位の聞き間違い」などのミスが多発し、スムーズに運営できていませんでした。
 
そこで、SKレストランではセルフオーダーツールを導入しました。具体的には、「タブレットから注文」するようになったのです。結果、スタッフが注文を受ける必要がなくなったほか、注文の聞き間違いもなくなり、少人数で業務が回るようになりました
 
最終的に、少ない人数でも仕事を回せるようになり、平日のランチ営業を一部再開しました。このように、株式会社SKレストランは「注文を取る」業務をIT化したことで、人手不足をスムーズに解消して営業時間の拡大に成功しています。
 

(3)【製造販売業】松山ヤクルト販売株式会社

松山ヤクルト販売株式会社のトップページ
 
 
松山ヤクルト販売株式会社は「情報共有のスピードが遅い」課題をIT化で解消しました。
 
これまで、同社は情報共有を紙で行っていました。そのため、本部で情報を確認するときは、11か所に点在している各支部から書類を郵送してもらう必要があり、スムーズな情報共有ができていませんでした。
 
そこで導入したのが、情報共有ツール「Stock」です。Stockは書き込んだ情報をリアルタイムで共有し、ツールを本社と各支部に導入した結果、離れた場所からでも情報を瞬時に届けられるようになったのです。
 
このように、松山ヤクルト販売株式会社は「各支部との情報共有」をIT化したことで、スムーズに情報を共有できるようになりました。
 

(4)【サービス業】株式会社シタシオンジャパン

株式会社シタシオンジャパンのトップページ
 
 
株式会社シタシオンジャパンは「同時並行しているプロジェクトの情報管理」をIT化で解消しました。
 
同社は主に、企業向けのマーケティング事業を支援しており、常に50~100件のプロジェクトが同時進行しています。一方、情報管理ではWordやExcelなど個人でバラバラだったため、各プロジェクトの情報が属人化していました。
 
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入したところ、プロジェクトの情報が一元管理され、情報共有もスムーズになりました。また、Stockはわざわざメールで情報を共有する必要がないので、簡単に情報を確認できるようになったのです
 
このように、株式会社シタシオンジャパンは「情報管理」をIT化したことで、同時並行している各プロジェクトの情報管理もスムーズになりました。
 


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中小企業のIT化におすすめのツール

以下では、中小企業のIT化におすすめのツールを紹介します。
 
IT化を成功させるためには、6割以上の企業がITツールを導入していることや、事例からもわかるように「ITツール」の活用は必須です。一方、着手の方法としては、身近な業務から少しずつIT化に着手すべきなので、まずはすべての従業員が関わる「情報の管理・共有」を効率化させましょう。
 
ただし、中小企業では業務量が多く多忙であるため、一度に多くの業務を効率化させようと「多機能なツール」を選ぶのは控えなければなりません。現場メンバーのITリテラシーに合わないツールでは複雑なので、運用が頓挫してしまう可能性が高いのです。
 
そこで、非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール:「Stock」を使うと、社内のあらゆる情報を一元管理して、必要な情報へ簡単にアクセスできるようになります。
 
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、任意の社員へ自動的に共有されるので「毎回メールを作成して共有する」手間がかかりません。また、ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づけられ、テーマが混ざらずに情報共有・管理ができる点も大きな特徴です。

最も簡単に情報を共有・管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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中小企業がIT化を成功させるためのポイント3つ

ここでは、中小企業がIT化を進めるための3つのポイントを解説します。やみくもにIT化を進めてしまうと効果が出ないだけでなく、コストも無駄になってしまうので、以下のポイントを必ず押さえましょう。

目的を明確にする

IT化では、目的を明確にすることが重要です。
 
たとえば、IT化に向けてツールを導入すれば、業務プロセスを変更しなければなりません。業務プロセスが変更になると、管理者の負担となるだけでなく、現場で働く社員にも影響を与えるため、社内から反発の声が挙がることもあります。
 
すなわち、IT化を進めるには、現場の反発を生まないようにIT化の目的を明確にする必要があるのです。同時に「IT化のためにツールが必要な理由」が全社に共有されれば、業務プロセスの変更に対しても理解を得られるようになります。
 
このように、IT化を進める際には「自社でIT化に取り組む目的」を設定して、社員に周知させたうえで進めましょう。

一部の業務からIT化に着手する

IT化では、一部の業務から進めることもポイントです。
 
IT化をすると従来の仕事の進め方とは異なるので、一気に進めると現場に大きな負担がかかってしまいます。したがって、従業員にかかる負担を減らすために、一部の業務から少しずつ進めていきましょう。
 
また、最初にIT化する業務としては「情報の管理・共有」が最適です。社内情報をデジタル化すれば、すべての社員が必要な情報にすぐにアクセスできるようになり、業務スピードも向上させられるのです。

使いやすいITツールを導入する

IT化を進めるには、使いやすいITツールの導入が必須です。
 
たとえば、情報共有・管理を効率化するシンプルなITツールを導入すれば、教育コストをかけずに社内情報を一元管理できます。
 
一方、多機能なツールを導入すると、ITに詳しくない社員が使いこなせず、メールやLINEなどの従来の手法で情報共有し始めてしまいます。結果、情報の一元管理ができず「業務負担の軽減」などのメリットも得られません。
 
そのため、IT化に取り組むときは「Stock」のような、ITが苦手な社員でもすぐに使いこなせるシンプルなツールを導入しましょう。


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中小企業がIT化を成功させる方法まとめ

ここまで、中小企業がIT化を進めた成功事例、およびポイントやおすすめのツールを紹介しました。IT化の成功に必要なポイントは以下の3点です。
 
  1. 目的を明確にし、現場メンバーの理解を得ながら進める
  2. 一度にすべての業務を効率化させるのではなく、一部の業務から少しずつ取り組む
  3. 誰でも使えるシンプルなITツールを導入する
上記の3つのポイントを押さえると、IT化を失敗なく進められます。とくに、3つ目の「使いやすいITツールを導入する」は重要であり、ITに慣れていない社員でも使いこなせるツールであれば「導入後に運用されない」事態も防げます。
 
たとえば、教育コスト不要ですぐに運用できるほどシンプルであり、中小企業のIT化に最適な「Stock」は、情報の管理・共有に必要な機能が過不足なく搭載されており、200,000社以上の非IT企業におけるIT化を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内の情報を管理・共有し、自社をスムーズにIT化させましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。