社員が一日を通して仕事をする職場環境の快適さは、社員のパフォーマンスや生産性に影響する非常に重要な要素と言えます。
しかし、社員が望むような職場環境を構築するために努力はしているものの、元々根付いた職場環境が悪く社員のパフォーマンスが向上しない現状を変えたい担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、職場環境を改善するアイデアとメリットを中心に解説していきます。
- 職場環境の改善で生まれるメリットを社内へ定着させたい
- 職場環境を改善する具体的なアイデアを知り活かしたい
- 職場環境を改善して社員が快適に仕事を進めてられる環境を構築したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、課題が発生しがちな職場環境を改善し、業務効率の向上を実現できるヒントを得られます。
目次
職場環境を改善させるアイデア3選
以下では、職場環境を改善させる代表的なアイデアを3つご紹介します。職場環境を改善するために、以下のアイデアを参考にして社内へ取り入れましょう。
(1)作業環境の改善
職場環境を改善させるためには、社員が働く作業環境を改善させましょう。
たとえば、個々に配慮したリラックスできる社内設備を充実させたり、ライフスタイルに応じた労働時間（フレックスタイム制）の導入など、働き方を多様化したりする方法が挙げられます。このように、社員がストレスを感じずに作業できる外的環境を構築する方法が一般的です。
ただし、物理的な対策は時間や費用のコストがかかるので、企業全体としてデジタル化を推進させることがおすすめの手法となります。
とくに、デジタル化に必須のツールを活用すると、相手の作業状況に関わらずメッセージでスピーディーに報連相できるため、社内の情報共有に遅れを発生させずに済むのです。このように、非IT企業にてありがちな「アナログ」での情報共有から脱却し、テレワークをはじめとした作業環境を整える企業も多いです。
(2)業務時間の効率化
社員の労働状況と時間を見直し、業務の効率化を図りましょう。
たとえば、社員・チーム間の情報共有不足は業務の無駄を発生させます。誰が・どの仕事を・いつまでに完了させるといった情報や取引先との進捗情報が共有されなければ、業務効率を低下させるだけでなくストレスを発生させる原因にもなります。
また、企業内に見えない「ムダ」な業務が発生している場合が多いです。そこで、タスクの見直しをすれば、無駄な業務が浮き彫りとなり、負荷削減に繋がります。結果として、残業しなければならない時間を短縮でき、社員の「やる気」も減少しません。
(3)アナログ業務の改善
職場のアナログな業務は、すぐに改善する必要があります。
代表的な例として「社内の情報管理がいまだに紙や口頭であること」が挙げられます。紙の資料を逐一印刷して配布、会議やミーティングが終了したら使わなくなる環境では、情報が活用されず漏洩リスクも防止できません。
そして、アナログな管理では情報の「蓄積」が上手くできないという致命的な問題も抱えています。紙の資料は必要な情報を後から探す手間が増え、口頭ではそもそも形に残らず共有漏れや認識齟齬に繋がってしまうのです。
情報は共有するだけでなく、蓄積して活用する重要な役割もあるため、「Stock」のようにシンプルなツールの導入でアナログ業務を刷新していく必要があります。
職場環境の改善がもたらすメリットとは
ここでは、職場環境の改善がもたらすメリットを解説します。改善に成功すると、以下のような恩恵を受けながら仕事を進められるようになります。
社員のストレス軽減
職場環境が改善されると、社員のストレスが軽減され、快適に業務に取り組めるようになります。
改善策としてタスクを見直したりツールを導入したりすると、各メンバーが適切な負荷で業務ができるようになることから、社員のストレスは大きく軽減できます。とくに、締め切りが見えない業務や本人の能力を超過した業務は適切に配分させる必要があります。
また、ストレスの軽減はミスの削減にもつながるため、ひとりあたりの業務が多い中小企業こそ業務量の見直しや、適材適所のタスク配分が重要になる点がポイントです。
社員のパフォーマンス向上
職場環境の改善は、社員のパフォーマンスを大きく向上させます。
社員にとって働きやすい環境は、業務進行以外で発生するストレスを軽減します。たとえば、社内の風通しが悪く情報共有が適切にされなければ、「ツールを用いた情報共有を全社でルール化する」といった対策で、社員の帰属意識を高めつつモチベーションを維持する、といった対策もあります。
このように、社員が働きやすい環境の構築には少なからずコストが発生しますが、社員がモチベーションを保ちながらパフォーマンスの向上が期待できます。したがって、長期的な目線で費用対効果を考えることが担当者や経営陣には求められます。
社員間のコミュニケーション活性化
社員間のコミュニケーションは職場環境と深く関係しています。
業務を進める上で、チーム内の情報共有は必要不可欠です。そして、社員間のコミュニケーションはツールでの情報共有によって活発になります。社員一人ひとりが発信力を持ち、必要な情報が共有されない事態に陥りません。
アナログな手法では、チームに一斉に発信するのが難しいですが、「Stock」のようなツールで情報共有をすれば、社員間で的確にコミュニケーションを取れるようになります。また、情報の共有だけでなく、管理や蓄積ができない問題も解決します。
【成功例】社内の職場環境改善の取り組みとは
以下では、社内の職場環境改善に成功した事例をご紹介します。
松山市を中心にヤクルトの販売を行っている「松山ヤクルト販売株式会社」は日々のレポーティング作業を「紙媒体」で実施しており、作業報告書は輸送トラックを使って集めるという手法でした。煩雑であることに加えて、情報を確認するまでの間に「タイムラグが発生する」という大きな問題を抱えていました。
しかし、宅配部門で勤務するスタッフは半分近くが50歳以上と高齢であり、ITデバイスを使うことに強い抵抗感がありました。そのため、ITツールで情報共有を効率化しようとしても、実現までのハードルが高い状況にあったのです。
この状況を打破したのが情報共有ツールの「Stock」でした。ほかのツールと比べ圧倒的に使いやすく、リアルタイムでチームメンバーへ情報共有できるようになりました。またレポーティング内容に関する議論が生まれ、現場メンバーのモチベーションを向上させることに成功しています。
情報共有の効率化から職場環境を改善するITツール
以下では、情報共有の効率化から職場環境を改善するITツールをご紹介します。
職場環境の改善のためには、非効率な業務や体制を見直すことから始める必要があります。そこで、業界業種問わず使う「情報管理」をITツールでデジタル化すると最短で改善できるうえ、効率化を実現しているチームの事例もまずは「情報」に関わるストレスを解消しています。
一方、ツールの導入時「導入社数が多いから」といった定性的な理由で選んではなりません。導入社数が多くてもITリテラシーが高いチームや大企業向けのツールだった場合、導入しても社員が使えず毎月のコストだけかかる「無駄」なツールになってしまうのです。
結論、情報共有を効率化させつつ職場環境を改善するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使いこなせるシンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へあらゆる情報を簡単にまとめられ、直感的な「フォルダ」で管理・蓄積が可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」でチームメンバーや上司と話題が錯綜せずに意見交換ができるのも特徴です。
最も簡単に職場環境を情報共有の側面から改善する「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
職場環境改善のアイデアとメリットまとめ
ここまで、職場環境改善のアイデアとメリットを中心に解説してきました。
社員にとって職場環境の快適さは、モチベーションやパフォーマンスに直結する重要な要素です。したがって、社内設備を整えるほか、ITツールの導入によってアナログな手法から脱却し、業務で必須の情報共有が円滑に行われる環境構築が重要です。
一方、導入するツールが複雑で使いこなせなければ社員のストレスを発生させ、情報共有がスムーズに行われません。そのため、ツールの選定には「過不足ない機能で社員全員が使いこなせるツールであるか」が重要なのです。
そして、情報共有の効率化から職場改善を実現しているチームは、Stockのように、「ノート」「メッセージ」「タスク」の過不足ない機能が備わった、シンプルな情報共有ツールを使っています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有の効率化から社内の職場環境を改善させましょう。
