社員が一日を通して仕事をする職場環境の快適さは、社員のパフォーマンスや生産性に影響する非常に重要な要素と言えます。
しかし、社員が望むような職場環境を構築するために努力はしているものの、元々根付いた職場環境が悪く社員のパフォーマンスが向上しない現状を変えたい担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、職場環境を改善するアイデアとメリットを中心に解説していきます。
- 職場環境改善の成功事例や具体的な取り組み方を知りたい
- 社員が快適に仕事ができる職場を簡単に作りたい
- 職場環境の改善に役立つツールがあれば導入したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、課題が発生しがちな職場環境を改善し、業務効率の向上を実現できるヒントを得られます。
目次
職場環境とは?
職場環境とは、オフィスの室内環境だけではなく、人間関係や業務内容などの社員個人に影響する環境も含まれます。
たとえば、どんなに設備の整った職場でもコミュニケーションがスムーズでないと業務に遅れが出たり、全体の士気が下がったりすることにもつながりかねません。
そのため、職場環境を改善し社員が快適に過ごせるようにすることが大切です。
改善が必要な職場とは?
以下では、環境改善が必要な職場の状態を紹介します。以下に当てはまる場合はすぐに改善策を検討するべきです。
(1)ワークライフバランスがとれていない
業務量が多すぎたり拘束時間が長すぎたりして、ワークライフバランスがとれていない場合は、職場環境の改善が必要です。
厚生労働省は、ワークライフバランスの実現のために仕事と生活の調和(ワーク・ライフ・バランス)憲章を制定しています。今後、少子化による人材不足が予想される中で、人材の確保のためには職場環境を整え、離職率を減らすことが急務です。
長時間労働を是正し、社内メンバーが仕事と生活を両立できるようにしましょう。
(2)情報共有ができていない
社内で情報共有がスムーズにできていない場合、改善が必要です。
情報共有が不十分だと、誰が何の業務をしているかが分からず、業務の遅れや抜け漏れにつながります。また、社内のコミュニケーションが不足していると人間関係に不和が生じやすく、モチベーションの低下や離職を招く恐れがあるのです。
そのため、普段から社内で共有する手段や習慣をつくるようにしましょう。
【必見】職場環境を改善させるアイデア3選
以下では、職場環境を改善させる代表的なアイデアを3つご紹介します。職場環境を改善するために、以下のアイデアを参考にして社内へ取り入れましょう。
(1)デジタル化する
職場環境の改善のためには、「デジタル化」して社員が働きやすい状態にしましょう。
たとえば、業務連絡や資料共有に口頭での伝達や紙の書類を使っていると、社内にノウハウが蓄積されず、業務の抜け漏れも防止できません。また、紙や口頭でのアナログな情報管理では、成功事例や失敗事例が業務に活かされません。
そこで「Stock」のような情報管理ツールを導入することで、社内に情報を蓄積し、共有漏れや認識齟齬を防ぎましょう。
(2)進捗共有する
進捗状況を共有することで社内メンバーの業務量と労働時間を見直し、業務の効率化を図りましょう。
社内の情報共有が不十分で、誰が・どの仕事を・いつまでに完了させるといった情報や取引先との商談状況が属人化していると、未完了のタスクを把握できず業務が遅滞したり、適切にタスクの振り分けができず、業務負荷が偏ったりする恐れがあります。
そこで、進捗を共有してタスクを可視化することで「ムダ」な業務を省き、業務量と労働時間の削減が実現できるのです。
(3)コミュニケーションツールを活用する
職場での情報伝達をスムーズにするためにコミュニケーションツールを導入しましょう。
コミュニケーションツールを導入することで、リモートワークでもスムーズな報連相が実現できます。たとえば、場所や時間を問わずやりとりできるので、非対面でのコミュニケーションを促したり、作業の進捗状況を管理したりできるのです。
結果、ライフスタイルに応じた労働時間(フレックスタイム制)や在宅ワークの導入など、多様な働き方の促進につながり、働きやすい職場環境を整えられます。
職場環境の改善がもたらすメリットとは
ここでは、職場環境の改善がもたらすメリットを解説します。改善に成功すると、以下のような恩恵を受けながら仕事を進められるようになります。
社員のストレス軽減
職場環境の改善によるメリットの1つ目は、社員のストレス軽減です。
業務配分の見直しやツールの導入によって、メンバーが適切な作業量で業務ができると、社員のストレスは大幅に軽減します。また、ストレスの低減によってミスが減り、生産性の向上も期待されるので、ひとりあたりの業務が多い中小企業こそ職場環境の改善が必須です。
職場環境を改善して、社員が快適に業務に取り組めるようにしましょう。
社員のパフォーマンス向上
職場環境を改善するメリットの2つ目は、社員のパフォーマンスの向上です。
社員にとって働きやすい環境は、仕事に対するモチベーションを高めます。仮に、社内の風通しが悪く情報共有が適切にされなければ、「ツールを用いた情報共有を全社でルール化する」といった対策を実施し、社員の帰属意識を強化しましょう。
社員が働きやすい環境の構築には少なからずコストが発生しますが、社員のモチベーション維持やパフォーマンスの向上が期待できます。したがって、長期的な目線で見れば費用対効果は高いと言えるでしょう。
社員間のコミュニケーション活性化
社員間のコミュニケーションの活発さは職場環境と深く関係しています。
業務を進める上で、社内の情報共有は不可欠です。そこで情報共有ツールを導入すると、全体への周知や個人同士でのやりとりがしやすくなるので、おすすめです。
今日では、「Stock」のようなITツールで情報共有をしている会社も多くあります。社員一人ひとりが発信力を持ち、必要な情報が共有されやすい環境を整備しましょう。
【成功例】社内の労働環境改善の具体例は?
以下では、社内の職場環境改善に成功した事例をご紹介します。
松山市を中心にヤクルトの販売を行っている「松山ヤクルト販売株式会社」は日々のレポーティング作業を「紙媒体」で実施しており、作業報告書は輸送トラックを使って集めるという手法でした。煩雑であることに加えて、情報を確認するまでの間に「タイムラグが発生する」という大きな問題を抱えていました。
しかし、宅配部門で勤務するスタッフは半分近くが50歳以上と高齢であり、ITデバイスを使うことに強い抵抗感がありました。そのため、ITツールで情報共有を効率化しようとしても、実現までのハードルが高い状況にあったのです。
この状況を打破したのが情報共有ツールの「Stock」でした。ほかのツールと比べ圧倒的に使いやすく、リアルタイムでチームメンバーへ情報共有できるようになりました。またレポーティング内容に関する議論が生まれ、現場メンバーのモチベーションを向上させることに成功しています。
【おすすめ】情報共有の効率化から職場環境を改善するITツール
以下では、情報共有の効率化から職場環境を改善するITツールをご紹介します。
職場環境の改善のためには、非効率な業務や体制を見直すことから始める必要があります。そのためには、まず社内情報をすばやく共有し管理できるITツールが求められます。
しかし、導入するツールは「導入社数が多いから」という理由だけで選んではなりません。導入社数が多くてもITリテラシーが高いチームや大企業向けのツールだった場合、導入しても社員が使いこなせず毎月のコストだけかかる「無駄」なツールになってしまうのです。
結論、情報共有を効率化させつつ職場環境を改善するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使いこなせるシンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へあらゆる情報を簡単にまとめられ、直感的な「フォルダ」で管理・蓄積が可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」で社内メンバーや上司と話題を錯綜させずに意見交換ができるのも特徴です。
職場環境の改善に貢献する情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
※最低ご利用人数:5ユーザーから
職場環境改善のアイデアとメリットまとめ
ここまで、職場環境改善のアイデアとメリットを中心に解説してきました。
社員にとって職場環境の快適さは、モチベーションやパフォーマンスに直結する重要な要素です。したがって、社内設備を整えるほか、ITツールの導入によってアナログな手法から脱却し、業務で必須の情報共有が円滑に行われる環境構築が重要です。
一方、導入するツールが複雑で使いこなせなければ社員のストレスを発生させ、情報共有がスムーズにできません。そのため、ツールの選定には「過不足ない機能で社員全員が使いこなせるツールであるか」が重要なのです。
そして、情報共有の効率化から職場改善を実現しているチームは、Stockのように、「ノート」「メッセージ」「タスク」の過不足ない機能が備わった、シンプルな情報共有ツールを使っています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有の効率化から社内の職場環境を改善させましょう。