建設業において、業務を円滑に進めるには「工事の進捗管理」が不可欠です。また、昨今では負担を減らすために、進捗管理をデジタル化する企業も増えています。
しかし、なかには「最適な進捗管理の方法が見つからない」「進捗管理をデジタル化するには、どのようにしたらいいのか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、工事の進捗管理をデジタル化すべき理由やExcelよりも簡単な方法を中心に解説します。
- 今もなお、工事の進捗管理をアナログな方法で実施している
- 工事現場の進捗管理を効率的に進める方法を知りたい
- ITが苦手な現場のメンバーでも簡単に使えるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、建設業でのアナログ作業が抱える問題点が分かるほか、自社に最適な進捗管理の方法も見つけられます。
目次
建設業における工事の進捗管理とは
建設業における工事の進捗管理とは、現場の進捗を可視化して、計画とのズレがないかを確認する作業です。
進捗管理に不備がある現場では、予実差を把握できず「気づかないうちに作業が遅れている」事態を招きかねません。また、進捗が遅れた原因も不透明になり、改善もしづらくなってしまうのです。
さらに、建設業では天候や機械の故障など、予期せぬトラブルが起こりやすく、計画がズレるリスクを常に抱えています。そのため、スケジュールに余裕を持った進捗管理が求められるのです。
工事進捗管理で記載すべき項目
以下は、「建設業の4大管理」と呼ばれる、工事の進捗管理で記載すべき項目の一覧です。
| 品質管理 | 建築物の品質が保たれているかの管理 |
|---|---|
| 原価管理 | 資材費や人件費などの費用が予算内に収まっているかの管理 |
| 工程管理 | 工期内に完成させるためのスケジュール管理 |
| 安全管理 | 作業員の安全を確保し、事故を防ぐための管理 |
以上のように、「建設業の4大管理」は施工をするうえで、欠かせない要素です。そのため、工事を安全かつ計画通りに遂行するために、正確に進捗管理しなければなりません。
工事の進捗管理をする2つのメリット
ここでは、工事の進捗管理をする2つのメリットをご紹介します。進捗を見える化することによって、下記のメリットが得られます。
（1）計画的に作業を進められる
1つ目のメリットは、工期通りに作業を進められることです。
進捗を把握することによって、その時々に必要な資材や人材を認識し、漏れることなく確保できます。また、仮に遅延が発生しそうな場合でも、作業員が納期に対する遅れを認識できるため、優先度を決めて作業を実施できるのです。
また、進捗が見える化されていることで、業務進捗の把握に要する時間を節約できることも、計画的に作業を進められる要因の1つです。
（2）属人化を防げる
2つ目のメリットは、属人化を防げることです。
進捗を現場のメンバーに共有できれば、都度責任者に指示を仰ぐ必要がなくなり、現場で効率よく作業を進められます。また、複数人で進捗を確認できるため、ミスや作業漏れを防ぎやすくなり、トラブルが発生しにくい体制を整えることが可能なのです。
ただし、現場のメンバー全員が進捗を把握するためには、「誰でも簡単に情報にアクセスできる手法」をとらなければなりません。そこで、「Stock」のような非IT企業の65歳以上の方でも即日使いこなせるツールで、進捗管理をすべきなのです。
アナログな方法で工事の進捗管理をする3つの問題点
ここでは、アナログな方法で工事の進捗管理をする3つの問題点を解説します。今日でデジタル化が求められているのは、以下のように非効率な状態を避けるためです。
（1）記録や修正に時間がかかる
アナログな工事の進捗管理の大きな問題点は、記録や修正に時間がかかることです。
工事の進捗管理では、現場の写真や日報、打ち合わせの議事録など大量の情報を扱います。そのため、手作業での記載や修正は多大な時間がかかるうえに、更新が重なれば次第に見づらくなってしまいます。
また、手作業では記載ミスもありがちなので、場合によっては認識齟齬を招きかねません。したがって、デジタル化によって記載や修正の負担を軽くするべきなのです。
（2）リアルタイムで確認できない
アナログな方法では、リアルタイムで進捗を確認できないことも問題です。
紙で工事の進捗管理をしていると、電話をかけたりわざわざ現場や会社に戻ったりしなければ進捗を確かめられません。また、メールでは、逐一アドレスを設定したり、メール特有の文章を考えたりする手間が生じるため、全体へすぐに共有できず非効率です。
さらに、建設業では現場が遠方だったり、複数の作業拠点があったりするケースも多いです。そのため、リアルタイムで工事の進捗が分からなければ、確認や移動に時間を取られ、作業ペースが落ちてしまいます。
（3）目的の情報を見つけづらい
目的の情報を見つけづらいことも、アナログな進捗管理のデメリットです。
紙やメールで進捗管理をしていると、目的の資料が埋もれて管理場所が分かりづらくなってしまいます。また、内容を確認するのにも一つひとつファイルを確認する工数がかかって面倒です。
そのため、目的の資料やファイルをすぐに探し出せる手法で進捗管理をすべきなのです。たとえば、高度な検索機能を備えた「Stock」のような進捗管理ツールであれば、情報を探す手間を大幅に削減できます。
工事現場の進捗管理を効率的に進める方法
ここでは、工事現場の進捗管理を効率的に進める方法を2つご紹介します。それぞれの方法のメリット・デメリットも解説しているので、アナログな方法で進捗管理をしている方は必見です。
（1）Excel
まず、Excelを用いた進捗管理の方法が挙げられます。
Excelを利用するメリットは、自身で自由に管理項目を設定できるカスタマイズ性の高さです。また、Excelは使い慣れている人が多いため、教育コストを抑えられる点も大きなメリットと言えます。
一方で、Excelは編集するたびに「ファイルを開いて更新・保存」をしなければならない手間がかかってしまいます。また、リアルタイムでの情報共有ができないため、工事現場の進捗管理には不向きなのです。
（2）進捗管理ツール
次に、進捗管理に特化したツールを用いた方法があります。
進捗管理ツールを使えば、施工計画や進捗状況をすぐに把握できたり、情報をリアルタイムで共有できたりします。また、「タスク管理機能」や「メッセージ機能」を備えたものであれば、作業を効率的に進められたり、情報共有を活発化したりできるのです。
ただし、多機能で操作が複雑なツールを導入してしまうと、ITに詳しくない現場の作業員が使いこなせない恐れがあります。そこで、必要な機能に過不足がなくシンプルで、誰でも直感的に使いこなせる「Stock」のようなツールを導入すべきなのです。
【脱アナログ】工事現場の進捗管理に最適なツール
以下では、建設業における工事の進捗管理に最適なツールをご紹介します。
アナログな進捗管理をしていると、情報の記載や修正に手間がかかるうえリアルタイムでの確認もできません。その結果、工期通りに進められなくなる恐れもあるため、早急に「デジタルツール」へ移行すべきなのです。
ただし、Excelでは、ファイルを開く工数がかかったり、ほかのメンバーに共有しづらかったりするため、「進捗管理に特化したITツール」を導入しましょう。また、多機能なものでは従業員が使いこなせない可能性が高いため、操作がシンプルなものを選ぶべきです。
結論、建設業の進捗管理には、必要な機能に過不足がなくシンプルで、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる進捗管理ツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には工事の進捗を詳細に残せるほか、変更した内容もリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」を使えば、共有した情報に合わせて、チームで連携を取りながらスムーズに作業を進められるのです。
必要な機能に過不足がないシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
建設業における進捗管理ツールの選び方
ここでは、建設業における進捗管理ツールの選び方を4つ解説します。「想定よりもツールが社内に浸透しなかった」事態を防ぐために、以下のポイントを押さえましょう。
（1）自社の目的に合っているか
まずは、自社の目的に合っているかを確認しましょう。
工事現場の進捗管理ツールは、チャットツールのようにコミュニケーションに特化したものから、タスクやToDoを管理できるものまで多岐に渡ります。
そのため、自社の目的に合ったものでなければ、使いづらさから次第に利用されなくなる恐れがあります。したがって、ツールを導入する前に「自社の課題を解決できるか」を判断すべきです。
（2）アクセス権限を付与できるか
次に、アクセス権限を付与できるかもポイントです。
たとえば、施主との打ち合わせや関連業者とのやりとりを記録する場合、個人情報が含まれるため、特定のメンバーだけがアクセスできるようにすべきです。
万が一、機密情報がすべてのメンバーに閲覧されてしまうと、情報漏洩のリスクも無視できません。したがって、アクセス権限の有無は必ず確認しましょう。
（3）操作がシンプルか
次に、ツールを選ぶときには操作がシンプルかも重要です。
「さまざまな用途に使えるから」と安易に多機能なツールを導入すると、ITが苦手な従業員は使いこなせない恐れがあります。また、多機能であれば操作を覚える時間もかかるため、人材不足が問題視される建設業では避けるべきです。
したがって、新たな進捗管理の方法を現場に浸透させるには「シンプルで誰でも使えるか」を基準にしましょう。たとえば、必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」であれば、非IT企業の65歳の方でも直感的に進捗管理ができます。
（4）コストは適切か
最後に、コストが適切かも必ず確認すべきです。
工事現場の進捗管理ツールは継続的な利用が前提なので、必要以上のコストがかかれば工事の予算を圧迫しかねません。そのため、月額料金はもちろん、初期費用やオプション料金も漏れなくチェックしましょう。
加えて、無料プランのあるツールであれば、コストをかけずに使い勝手を試せるのでおすすめです。
建設業の進捗管理をデジタル化すべき理由まとめ
ここまで、建設業における工事の進捗管理をデジタル化すべき理由や、ツールの選び方を中心に解説しました。
進捗管理は、計画とズレがないかを把握するのに必須です。しかし、アナログな方法では記載や共有に時間がかかったり、情報を見つけづらかったりするので、早急に”デジタル化”して業務効率を高めるべきなのです。
ただし、アナログ文化が根強い現場で多機能なツールを導入すると、従業員が使いこなせず、工事・進捗管理が効率化しません。したがって、「チーム全員が即日で利用できるほど簡単なツール」が最適です。
そのため、建設業界の進捗管理には、ITの専門知識がない65歳の方でも、説明なしで操作できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」で工事・進捗管理のデジタル化を成功させましょう。
