建設現場では、日々大量の図面や写真、日報などの書類が飛び交います。これらの書類が各現場や担当者の手元にバラバラに保管されていると、必要な書類を探すだけで時間がかかってしまいます。
そのため、近年では情報を一つの場所にまとめて管理する「一元管理」を進める建設会社が増えました。しかし、ITツールに詳しくない会社では「せっかくシステムを導入しても、現場の職人さんが使ってくれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ITが苦手な建設会社でも情報の一元管理に失敗しないためのコツや、現場に定着する仕組みの選び方を分かりやすく解説します。
- 現場ごとに情報管理がバラバラで、進捗・情報共有に時間を取られている建設会社の管理者
- 図面や写真、作業報告の共有漏れが頻発しており、現場との連携ミスを減らしたい現場責任者
- ITに慣れていない現場メンバーでも使い続けられる管理方法を探している業務改善担当者
という方はこの記事を参考にすると、情報を一元管理するメリットがわかるほか、自社に最適なシステムも見つけられます。
目次
建設業で一元管理が求められている理由
以下では、建設業で一元管理が必要とされる背景を解説します。
現場ごとに情報が分散しやすい
建設業で一元管理が求められる理由の1つ目は、現場ごとに情報が散らばりやすいためです。
建設業では案件ごとに担当者や協力会社が異なり、情報の保存先も分かれやすくなります。たとえば、図面は共有フォルダ、進捗は紙の日報のように、確認先が増えるケースがあり、必要な情報を探すのに手間がかかりがちです。
そのため、必要な情報をすぐ確認できるように、情報をまとめて管理することが重要です。
電話・LINE・紙管理では共有漏れが起きやすい
一元管理が必要な理由として、共有漏れが発生しやすい点も挙げられます。
電話やLINE、紙のメモを中心に連絡すると、やり取りの履歴を追いにくくなるためです。たとえば、口頭で伝えた作業内容が共有されず、現場対応にズレが生じる場合があります。
そのため、連絡内容をまとめて確認できる環境を整え、共有漏れを防ぐことが大切です。
図面・写真・進捗確認の手間が増えている
一元管理が求められる背景には、確認作業の負担が増えている点もあります。
現場では図面や写真、進捗状況などを頻繁に確認するため、管理の手間が増えやすいです。最新の図面を探すたびに担当者に確認するため、作業が止まってしまっては、非効率的です。
必要な情報へすぐにアクセスできる状態を整え、確認作業を減らすことが重要です。
建設業の一元管理でよくある3つの失敗
以下では、建設業で一元管理に失敗したときによく起きる状況をご紹介します。実際に現場で起こりやすい困りごとを把握したい方は、以下を参考にしましょう。
Excel・LINE・電話に情報が分散している
建設業でよくある失敗の1つ目は、情報の確認先が増えてしまうことです。
現場ごとに連絡方法が異なるため、必要な情報を探す手間が増えてしまいます。たとえば、写真はLINE、進捗はExcelのように、確認場所が分かれるケースがあります。
その結果、必要な情報を探すだけで時間がかかり、業務が進みにくくなってしまうのです。
多機能すぎるシステムを導入して現場が使わない
よくある失敗の2つ目として、導入した仕組みが現場へ浸透しないケースがあります。
新しい管理システムを導入しても、現場では以前のやり方へ戻る場合が少なくありません。結局は電話や紙で連絡し、システムがほとんど使われないことがあります。
その結果、情報共有の方法が統一されず、管理の手間だけが増えてしまいます。
一部の担当者しか更新せず、情報が属人化する
よくある失敗の3つ目として、特定の担当者へ情報が集中する状況があります。
一部の人しか内容を把握しておらず、他の担当者が状況を確認できない状況です。実際、担当者が休むだけで、進捗や対応履歴がわからなくなる場合があります。
その結果、確認作業が増えたり、現場対応が止まったりする原因になってしまっています。
建設業の一元管理が定着しない原因
以下では、建設業で一元管理が定着しにくい原因を解説します。運用が続かない理由を整理したい方は、参考にしましょう。
管理ルールが統一されていない
建設業で一元管理が定着しない原因の1つ目は、管理方法が現場ごとに異なることです。
情報の残し方や更新方法が統一されていないと、運用ルールが定着しにくくなります。たとえば、現場ごとに入力方法が異なると、過去の履歴の検索や確認時の負担が増えてしまいます。
そのため、誰でも同じ方法で管理できるように、運用ルールを揃えることが重要です。
機能の多さで選定している
建設業でよくある原因の1つは、機能数を重視して管理ツールを選んでしまうことです。
機能が多すぎる管理ツールでは、必要な操作を覚える負担が大きくなります。実際、複雑な設定画面が多く、現場担当者が操作を避けてしまう場合があります。
機能数だけではなく、現場で扱いやすいことを重視してツールを選定しましょう。
ITに不慣れな人が使えない
建設業で一元管理が浸透しない原因として、操作への不安が大きい点もあります。
現場ではITツールに慣れていない人も多く、入力作業へ抵抗を感じやすい傾向にあります。操作方法がわからず、結局は紙や口頭連絡へ戻ってしまっていては、ツールを導入した意味がありません。
そのため、説明がなくても直感的に扱える管理ツールを選ぶことが大切です。
【新常識】建設業で一元管理を成功させるポイント
以下では、建設業で一元管理を成功させるためのポイントをご紹介します。運用しやすい管理方法を知り、一元管理を成功させましょう。
図面・写真・進捗をまとめて管理する
建設業で一元管理を成功させるポイントの1つ目は、関連情報をまとめて残すことです。
情報が別々に保存されていると、確認作業や進捗共有に時間がかかりやすくなります。たとえば、図面と現場写真を同じフォルダや場所で確認できれば、状況把握がしやすくなります。
そのため、現場に関する情報を一か所へ集約し、確認しやすくすることが重要です。
現場単位で情報を整理できるようにする
建設業で管理を定着させるには、現場ごとに情報を整理できることが重要です。
案件ごとに内容を分けて管理できれば、必要な情報を探しやすくなります。現場別に履歴を整理しておけば、過去の対応内容もすぐ確認でき、ノウハウとして残しておくことも可能です。
そのため、案件ごとに情報を整理し、誰でも確認しやすい状態を整えましょう。
誰でも迷わず使えるシンプルな仕組みにする
建設業で一元管理を浸透させるには、操作がわかりやすいことも欠かせません。
現場で使い方に迷ってしまうと、情報共有そのものが続かなくなってしまいます。そこで、入力手順が少ない仕組みであれば、現場でもすぐに使い始められます。
そのため、誰でも直感的に扱えるシンプルな管理方法を選ぶことが大切です。
【担当者必見】建設業の情報を最も簡単に一元管理できるシステム
以下では、現場ごとに散らばる図面や写真、進捗状況を一つの場所にまとめ、チーム全員で共有できるツールをご紹介します。
現場の最新情報が事務所のパソコンや担当者のスマホに眠ったままだと、指示の出し漏れや確認ミスが頻発し、最悪の場合は「古い図面のまま施工してしまった」という致命的なトラブルに発展しかねません。
しかし、情報をまとめようとしてExcelの共有や複雑な施工管理システムを導入しても、操作が難しいと現場の職人の方が入力してくれず、結局元の電話やLINEでのやり取りに逆戻りしてしまいます。運用のルールを厳しくしたり、個人の努力に頼ったりするだけでは、ITが苦手な現場メンバーに難しいツールを使ってもらうのには限界があるのです。
そこで重要なのが、マニュアルを読まなくても直感的に扱えて、現場ごとに必要な情報を誰でも一瞬でパッと見返せる「シンプルな仕組み」を取り入れることです。
こうした条件に最も当てはまるのが、ITに詳しくない現場スタッフでも迷わず情報を残せる情報共有ツール「Stock」です。Stockは「ノート」という分かりやすい画面に、現場ごとの図面や写真、日報をテキストと一緒にまとめて蓄積できるため、アナログな職場でもスムーズに定着します。
ITに不慣れな65歳の方でも直感的に使えるシステム「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
建設業で情報をまとめて管理する方法まとめ
ここまで、建設業で一元管理が求められる理由や、失敗しないためのポイントを中心にご紹介しました。
建設業では、図面や写真、進捗情報などが現場ごとに分散しやすく、確認作業や情報共有に手間がかかりがちです。また、電話やLINE、Excelなど管理方法がバラバラな状態では、共有漏れや確認ミスが発生しやすくなってしまいます。
そのため、建設業で一元管理を成功させるには、情報をまとめて管理できることはもちろん、現場ごとに整理しやすく、誰でも迷わず使える仕組みを選ぶことが重要です。ただし、機能が多すぎて操作が複雑なシステムでは、現場に定着せず、以前の管理方法へ戻ってしまうケースも少なくありません。
なかでも、アナログに慣れている建設現場では、必要な情報を簡単に整理できて、アナログに慣れている社員でも使いやすいITツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って建設業の情報管理を成功させましょう。
