企業において、会議に欠かせないのが議事録の作成です。昨今は、日々の会議に伴い作成が必要な議事録を「ITツール」によって効率化している企業が増えています。
 
たとえば、「スマート書記」は議事録の作成から共有・活用にまで役立つツールのひとつです。しかし、なかには「スマート書記が、議事録作成ツールとして自社に最適か分からない」と導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、スマート書記の使い方や料金、評判までを網羅的にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、スマート書記について詳しく分かるので、自社での具体的な活用方法がイメージできます。


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スマート書記とは

スマート書記のホーム画像
 
 
スマート書記とは、株式会社エピックベースが提供する議事録作成支援ツールです。以下では、特徴と機能を紹介します。

スマート書記とほかの議事録作成ツールの違い

スマート書記は「高精度の音声認識」と「AIアシスト」が融合した議事録サービスです。
 
スマート書記を使えば「会議を録音する」「会議の要点をメモする」「録音内容を文字に起こす」「議事録を清書する」の工程を完結できます。そのため、場面ごとに、”議事録作成ツール”、”Word”、”Googleドキュメント”を使い分ける面倒がなくなるのです。
 
加えて、誰がどの発言をしたか可視化できる「自動話者分離機能」や、”あー、えー”などの言い淀みを削除する「フィーラー機能」などの便利機能が使えるのが特徴です。
 
以上のように、スマート書記は、単純に議事録を作成できるだけではないという点がほかの議事録作成ツールとは違う特徴だと言えます。
 

スマート書記の機能

スマート書記には、主に以下の機能があります。
 
<機能> <機能の詳細>
録音機能
ICレコーダーのように、会議の内容を録音できます。また、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議はもちろん、同じ時間帯に複数人が別の会議を録音することも可能です。
再生機能
録音内容は「10秒戻る/進む」をコントロールできるほか、再生速度の変更も可能です。
ドキュメント・エディタ機能
会議中のメモも、エディタ上に書き込めるほか、複数人が同時に編集できるので、作成時間の省略化を実現します。
用語登録機能
社内用語や業界用語を登録すれば、文字起こしの認識率が向上します。
フィラー除去機能
発言中に言いがちな「えー」や「あー」など、不要な単語を自動で非表示にできるので、議事録を清書する工程が楽になります。
発言の話者分離機能
対面会議やWeb会議など、複数人が参加する場面でも、事前準備なく話者を判別できます。また、音声認識は、最大20名分まで可能です。
共有機能
作成した議事録データはWord形式のファイルとして出力して共有したり、直接メールで送ったりできます。また、URLの発行も可能です。
管理機能
作成した議事録は、フォルダごとにまとめて管理できます。また、さまざまなグループ単位の権限設定により、議事録の改ざんも防げます。
AI機能
AI機能によって、会議の概要の要約や、会議の要点の抽出が可能になります。ほかにも「です・ます調」に統一したり、文字起こしされた文章をより簡潔な文章に変換したりできるのです。
これらの機能によって、精度の高い議事録が作成できるのです。ただし、スマート書記は、議事録の作成に特化したツールであるため、管理・共有機能に関しては、使いづらさを感じるケースも少なくありません。
 
しかし、議事録は今後の業務に関わる重要な記録となるので、適切に管理するべきです。たとえば、あらゆる情報の管理・共有を一元化できる「ナレカン」は、シンプルな使い勝手のツールなので、スマート書記と併用してすぐに使いこなせます。

2024年版!スマート書記の最新情報

以下では、2024年にリリースされた機能を紹介します。具体的な情報を把握したい方は、必見です。

(1)2024年2月リリース情報

2024年2月8日に、スマート書記のアップデート情報が公開されました。具体的なアップデート内容は以下の通りです。
 
  • リアルタイム文字起こし
  • 録音中にリアルタイムで文字起こしが表示されるようになりました。会議中に確認したり、議事録作成にも活用できます。
     
  • 要点抽出へのタイムスタンプの紐付け
  • AIアシストの要点抽出で抽出された結果に、タイムスタンプも紐付いて抽出されるようになりました。
     
  • 用語登録の処理改善
  • 内部的な処理を改善し、一部用語の認識率が向上しました。

(2)2024年6月リリース情報

2024年6月11日に公開されたアップデート情報では、「GPT-4oを搭載したAIアシスト(テストモデル)」の提供を開始すると発表されました。
 
2023年8月にリリースされて以降、スマート書記を使ううえで、AIアシスト機能は欠かせないものになっています。今回、本モデルのリリースにより「要点抽出の実行から結果表示までの時間の短縮」「議事録作成時間の更なる削減」等の効果が期待されます。
 


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スマート書記の基本的な使い方

以下では、スマート書記の「ドキュメントの作成」「会議音声の録音」方法を解説します。自社での導入後、スムーズに使いこなせるように、あらかじめ使い方を把握しておきましょう。

ドキュメントの作成

  1. 画面右上の「新規ドキュメント作成」をクリックして、新しいドキュメントを作成します。
  2.  
    スマート書記ドキュメント1
     
  3. アジェンダや会議の情報を入力します。
  4.  
    スマート書記ドキュメント2

会議音声の録音

  1. 画面左下の「録音を開始」をクリックします。
  2.  
    スマート書記会議音声の録音1
     
  3. 「録音開始ガイド」でいずれかを選択します。録音が開始されます。
  4.  
    スマート書記会議音声の録音2
     
  5. 会議が終了したら、「終了」をクリックして録音を停止します。
  6.  
    スマート書記会議音声の録音3
     
  7. 画面右上のメニューをクリックすると文字起こし画面が表示されます。「実行」をクリックして文字起こしを行います。
  8.  
    スマート書記会議音声の録音4
     


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スマート書記のよくある質問

以下では、スマート書記に関して、よくある質問とその回答をまとめています。料金や機能の精度などを押さえているので、担当者の方は必見です。

Q1. 料金・初期費用は?

スマート書記の基本料金は月額10,000円~となっています。ただし、文字起こし機能を利用する場合は、別途「AIパック(月額15,000円~)」の購入が必須です。(参考: スマート書記の料金

Q2. 文字起こしの精度は?

公式サイトによると、文字起こしの精度は90%以上と明言されています。また、今後「AIアシスト」の改善が予定されているため、さらなる精度向上が期待できます。

Q3. 対応する言語は?

日本語のほか、英語にも対応しています。


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スマート書記の口コミは?!利用するときの注意点

スマート書記は高い文字起こしの精度を誇り、議事録の作成に有益なツールである反面、注意点も存在します。
 
スマート書記は、作成した議事録を管理・共有するための機能が不十分です。そのため、「作成した議事録をいつでも簡単に見返すことができる体制を整えたい」という方は、スマート書記と併用して、情報の管理・共有に特化したツールを利用する必要があります。
 
また、スマート書記は利用者の口コミが少ない点にも注意しなければなりません。実際に利用した人の評価を知ることができないため、導入前に使用感等を確認することができず、「導入したら思っていたものと違った」という事態になりかねません。
 
したがって、スマート書記の導入を検討されている方は、搭載されている機能や使用感等、導入前にツールの詳細を詳しく調べる必要があるのです。


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スマート書記で作成した議事録の管理・共有に役立つITツール

以下では、スマート書記で作成した議事録の管理・共有に役立つツールを紹介します。
 
スマート書記は、議事録作成に特化したツールであることから、管理・共有機能に懸念が残ります。とくに、会議の議事録には、今後のプロジェクトに活用すべき情報が含まれているため、「ナレッジ」として簡単に振り返られる状態で保管しなければなりません。
 
したがって、スマート書記を使うのであれば「いつでも簡単に議事録を振り返られるツール」との併用が不可欠です。ただし、情報へのアクセス性を高めるために「超高精度の検索機能」「シンプルな情報構造」の2つを備えたアプリにしましょう。
 
結論、議事録をはじめとした情報の管理には、誰でも簡単に、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」には、文字起こしした議事録に加えて会議に関する資料も残せるほか、任意のメンバーにそのまま共有も可能です。また、記事をテーマごとに「フォルダ」を分けて整理しつつ「自然言語検索」を利用すれば、目当ての情報がすぐ見つかります。

作成した議事録をナレッジとして管理できる「ナレカン」

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

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  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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スマート書記の使い方やよくある質問まとめ

ここまで、スマート書記の使い方やよくある質問などを中心に紹介しました。
 
スマート書記は、議事録の作成に役立つ多機能なツールです。一方で、議事録の作成管理に特化しているため、議事録をはじめとした、情報の管理・共有には別のツールを使うのがおすすめです。
 
そこで、情報の共有・管理に役立つITツールを導入すれば、あらゆる社内情報を一元管理できるので、複数のツールを併用せずに済みます。しかし、複雑なITツールを導入しても、ITリテラシーの低い社員にとっては使いづらく、社内に浸透しません。
 
したがって、「記事」「フォルダ」のシンプルな機能性で、誰でも簡単に使いこなせる『ナレカン』を選択するべきです。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、ひとつのツールで議事録を含めたあらゆる社内情報を共有・管理しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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