企業において、会議に欠かせないのが議事録の作成です。昨今は、日々の会議に伴い作成が必要な議事録を「ITツール」によって効率化している企業が増えています。
 
たとえば、「スマート書記」は議事録の作成から共有・活用にまで役立つツールのひとつです。しかし、なかには「スマート書記が自社の会議に適しているのか分からない」と導入に悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、スマート書記の使い方や料金、評判までを網羅的にご紹介します。
 
  • スマート書記の機能を把握し、自社の会議に導入するべきか判断したい
  • 議事録の作成だけでなく、共有・管理にも役立つツールを探している
  • 現状の社内システムでは機能が不足していると感じる
という方はこの記事を参考にすると、スマート書記について詳しく分かるので、自社での具体的な活用方法がイメージできます。


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スマート書記とは

スマート書記のHP
 
スマート書記とは、株式会社エピックベースが提供する議事録作成支援ツールです。以下では、特徴と機能を紹介します。

スマート書記の特徴

スマート書記の特徴として、議事録の作成から共有・管理まで幅広く活用できる点が挙げられます。
 
スマート書記では「会議の録音機能」や「音声の文字起こし機能」が利用可能です。さらに、議事録の作成に特化したエディタ(編集機能)も利用できます。
 
また、議事録の共有・管理に役立つ「フォルダ管理・権限設定」機能なども備えているので、作成後の振り返りにも活かせます。このように、スマート書記は議事録の作成から活用までを完結できるツールだと言えるのです。

スマート書記の機能

スマート書記には主に以下の機能があります。
 
  • 自動話者分離
  • 事前準備なしで話者を分離して認識します。
     
  • 用語登録
  • 専門用語などを登録しておくことで認識率が向上します。
     
  • フィラー除去
  • 「えー」「あの」などの不要な単語を自動で非表示にします。
     
  • 同時編集
  • 同時に複数人でのドキュメントの入力ができます。
     
  • 日英対応
  • 日本語だけでなく、英語の文字起こしも可能です。
上記のように、スマート書記には、議事録作成の負担を軽減する機能が備わっています。


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スマート書記の使い方

以下では、スマート書記の「ドキュメントの作成」「会議音声の録音」方法を解説します。自社での導入後、スムーズに使いこなせるように、あらかじめ使い方を把握しておきましょう。

ドキュメントの作成

  1. 画面右上の「新規ドキュメント作成」をクリックして、新しいドキュメントを作成します。
  2.  
    スマート書記ドキュメント1
     
  3. アジェンダや会議の情報を入力します。
  4.  
    スマート書記ドキュメント2

会議音声の録音

  1. 画面左下の「録音を開始」をクリックします。
  2.  
    スマート書記会議音声の録音1
     
  3. 「録音開始ガイド」でいずれかを選択します。録音が開始されます。
  4.  
    スマート書記会議音声の録音2
     
  5. 会議が終了したら、「終了」をクリックして録音を停止します。
  6.  
    スマート書記会議音声の録音3
     
  7. 画面右上のメニューをクリックすると文字起こし画面が表示されます。「実行」をクリックして文字起こしを行います。
  8.  
    スマート書記会議音声の録音4
     


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スマート書記の基本料金

スマート書記の基本料金は月額30,000円からとなっています。
 
また、文字起こしは有料オプションとなっています。一か月の利用予定に合わせてオプションの追加が可能ですが、詳しい料金を確かめるには問い合わせが必要です。
 


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スマート書記の評判

ここでは、ユーザーの声の一部を紹介します。以下のような口コミが散見されます。
 
 
上記は一部のユーザーの声ですが、料金が高すぎるとの声が上がっています。スマート書記には14日間の無償トライアル期間があるので、実際に使った後、自社に導入するか否か判断するのもひとつの手段です。


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スマート書記で作成した議事録の共有・管理に役立つITツール

以下では、スマート書記で作成した議事録の共有・管理に役立つITツールを紹介します。
 
スマート書記には、議事録の作成から共有・管理までの機能が幅広く備わっています。一方で、議事録に特化したツールであるため、議事録以外の社内情報を管理するには別のツールを併用しなければなりません。
 
しかし、社内の情報管理に複数のツールを用いると管理が煩雑になりやすく、ツールを使い分けてやりとりすることになるため無駄な確認工数が増えます。そこで、情報共有・管理に役立つITツールを導入し、議事録を含めたすべての社内情報を一元管理すれば、ひとつのツール上で社内情報のやりとりが完結します。
 
結論、情報の共有・管理に必要な機能を過不足なく備えたシンプルなツール:「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」には、議事録を含めた社内のあらゆる情報を残せるだけでなく、リアルタイムで任意のメンバーへ共有可能です。また、ノートに紐付く「メッセージ」を使えば、チャットツールのように話題が錯綜しないので、必要な情報が見つからないストレスがなくなります。

社内情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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スマート書記の使い方や口コミ・評判まとめ

ここまで、スマート書記の使い方や口コミ・評判などを紹介しました。
 
スマート書記は、議事録の作成から共有・管理まで役立つ多機能なツールです。一方で、議事録の作成管理に特化しているため、議事録以外の社内情報を残すには別のツールを使う必要があります。
 
そこで、情報の共有・管理に役立つITツールを導入すれば、あらゆる社内情報を一元管理できるので、複数のツールを併用せずに済みます。しかし、複雑なITツールを導入しても、ITリテラシーの低い社員にとっては使いづらく、社内に浸透しません。
 
したがって、非IT企業における65歳以上の社員でもストレスなく使いこなせる情報共有・管理ツール:「Stock」を選択するべきです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、ひとつのツールで議事録を含めたあらゆる社内情報の共有・管理しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。