業務の円滑な進行に貢献する”マニュアル”は物流業においても重要であり、今日では業務効率化を目的に、マニュアル整備に積極的に取り組む企業が増えています。
一方で、マニュアルを作成してみたものの、うまく運用できていないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、物流業でマニュアル作成が不可欠な理由や、”活用されるマニュアル”の作成手順について解説します。
- 物流業におけるマニュアル作成の必要性を把握して、導入をスムーズに進めたい
- 形骸化しない、実用性の高いマニュアルを作りたい
- 運送業でのマニュアル運用を効率化する、おすすめのツールがあれば導入したい
という方は今回の記事を参考にすると、物流業でマニュアル作成が必要な理由を理解でき、ポイントを押さえながら自社のマニュアル運用を成功に導けます。
目次
物流業でマニュアル作成が欠かせない理由3選
まずは、物流業でマニュアル作成が欠かせない理由を解説します。物流業でマニュアルを活用すると以下のメリットに繋がるため、積極的な導入が必要だとされています。
（1） 顧客によってルールが異なる
「顧客ごとにルールが異なること」が、物流業にマニュアルが欠かせない理由の一つとして挙げられます。
物流業では、すべての顧客が同じ納品を希望するケースは稀なため、基本的には顧客ごとに「送付先や商品・期日」などが異なります。そのため、マニュアルがなければ、該当顧客の担当者以外が「どのように処理すべきかわからない」状態になってしまうのです。
一方で、マニュアルによって「顧客ごとの送付ルール」が明瞭化していれば、仮に担当者が不在の場合でも、マニュアルを参考にほかの社員が業務を進められます。
（2）業務品質の維持に繋がる
物流業でのマニュアル作成は、業務品質を維持するために重要です。
マニュアルがない状態での業務進行は、個人のスキルや経験によって品質に差が生じやすく、顧客満足度の低下につながってしまいます。そのため、マニュアルを活用して、常に一定品質でサービスを提供する必要があるのです。
このように、マニュアルに沿って作業を進めるように義務づけたり、品質基準を設けたりしておくと、経験の有無を問わず社員のパフォーマンスを平均化できます。
（3）人の入れ替わりが多い
マニュアル作成が欠かせない理由には、「人の入れ替わりが多い」という物流業の特徴も挙げられます。
物流業は慢性的な人手不足に陥っている一方で、EC市場規模拡大の影響を受け輸送量は年々増加しているという状況下にあります。そのため、業務マニュアルがなければ、社員の退職に伴い該当作業が処理できなくなる恐れがあるのです。
結論、人の入れ替わりがあったとしても常に同一品質で業務を進めるために、マニュアル運用は欠かせません。
物流業におけるマニュアル作成の3つのコツとは
以下では、物流業におけるマニュアル作成のコツを解説します。以下のステップを押さえて取り組むことで、自社でのマニュアル作成・運用を成功に導けます。
（1）範囲と読み手を設定する
マニュアル作成に取り組む前に、まずはマニュアルの範囲と読み手を設定しましょう。
突然業務すべてをマニュアル化すると、膨大な作成・教育コストが発生するうえ、導入効果を測定しづらくなります。したがって、まずは対象業務の範囲を決めて、マニュアル化を検討しましょう。
また、マニュアルの読み手を設定することも大切です。たとえば、新入社員向けのマニュアルに”予備知識”や”備品の格納場所”などの情報が記載されていなければ、新入社員はマニュアルのみで業務を進められません。
このように、従業員に役立つ情報をスムーズに提供するには、「マニュアルに記載する業務範囲」と「読み手」を明確にする必要があるのです。
（2）目次と見出しを決める
マニュアルの範囲と読み手が決まったら、目次と見出しを決めます。
マニュアルの目的を念頭に、「1.業務の事前準備」「2.具体的な業務の手順」「3.業務後のチェックリスト」など、マニュアル全体の構成を組み立てて見出しを決定します。その際に、記載する情報に抜け漏れがないように、業務に必要な要素を事前にリスト化しておくこともコツの一つです。
以上の流れで見出しを決定して、マニュアルの内容に過不足がないことを確認したら、見出しを一覧化して目次を作成します。
（3）マニュアルを共有・更新する
マニュアル作成後は、共有と定期的な更新が必要です。
最初から完璧なマニュアルを作るのは難しいと言えます。そのため、導入後に「運用の変更」が起こるたびに、マニュアルを改善する必要があるのです。
一方、「マニュアルを更新しない」「更新の間隔が長い」状況が続けば、マニュアルに古い情報が残ったままになります。その結果、利用者は「マニュアルが実務に即していない」と感じ、マニュアル運用が根付かない原因になってしまうのです。
結論、「マニュアルさえ確認すれば最適な情報が得られる」認識をメンバーへ根づかせるには、最新情報へのアップデートが欠かせません。そこで、今日では「ナレカン」のような、直感的にマニュアルを編集・更新できるITツールの導入が主流です。
マニュアルの作成・運用を効率化するおすすめのツール
以下では、マニュアルの作成から運用までを効率化できる、おすすめのITツールをご紹介します。
紙やExcelのマニュアルには、「紛失や更新漏れが起こる」「スマホで確認しづらい」といった致命的なデメリットがあります。とくに、物流業ではマニュアルをPCから確認できるタイミングが少ないので、スマホから簡単に閲覧できなければなりません。
そこで、Excelの代わりに「マニュアルの作成から共有までをおこなえるITツール」を使えば、全従業員がストレスなく最新のマニュアルにアクセスできます。ただし、多機能なツールを選んでしまうと、現場の従業員が混乱して次第に使われなくなるのです。
結論、物流業のマニュアル管理には、メールを使える方ならば、誰でも簡単にマニュアル作成・管理ができるツール「ナレカン」が必須です。
ナレカンで作成したマニュアルは、多階層のフォルダで「運送」「保管」「出荷」などに分けて保管できるうえ、離れた拠点や委託業者ともリアルタイムで共有できます。また、ナレカンに保管したマニュアルは確認のために都度ファイルを開く手間がなく、スマホからの閲覧・編集も簡単です。
物流現場のマニュアル共有に最適なツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンでのマニュアル作成例（倉庫マニュアル）
以下は、ナレカンを使って作成した「倉庫マニュアル」の作成例です。
ナレカンでは、紙のノートに書く感覚でマニュアルを作成できます。作成したマニュアルは、部署や業務に分けて「多階層のフォルダ」で管理可能です。
また、ナレカンは、スマホからもマニュアルを閲覧・編集しやすいことが特徴です。サクサクとした動作で、スマホ画面に最適化されたマニュアルを確認できます。
さらに、マニュアルに紐づくコメント機能があるので、「マニュアルの公開・更新」などの情報を、任意のメンバーへ簡単にアナウンス可能です。
物流業でマニュアル作成が必要な理由・作成のコツまとめ
ここまで、物流業でマニュアル作成が不可欠な理由や、マニュアル作成のコツを中心に解説しました。
顧客ごとにルールが異なり、かつ人の入れ替わりが激しい物流業においては、品質保持のためにマニュアル運用が欠かせません。また、マニュアルは作成後の共有・更新が重要ですが、紙やExcelでは工数がかかるうえ形骸化します。
そこで、ITツールの利用が必須で求められます。ただし、従業員にとって使いにくいツールでは運用が頓挫するので、「誰もが使えるツール」を選ぶことは大前提です。
したがって、ITに不慣れな物流業界のメンバーでも、簡単にマニュアル作成・管理ができるナレッジ管理ツールの「ナレカン」を選びましょう。ナレカンには、マニュアルを整備する機能のほかに、”分からないことを簡単に、知恵袋形式で質問する機能”もあります。
導入～運用中のサポートも手厚いので、ぜひ「ナレカン」を導入して、自社でのマニュアル運用を成功に導きましょう。
