業務のなかで得た情報や、身に付いたスキルは「ノウハウ」となり、自身の成長や成果につながります。また、業務マニュアルやトークスクリプトとして蓄積し、社内で共有すれば、誰でもクオリティを維持して作業を進められるようになるのです。
従来は、マニュアルをはじめとしたナレッジはアナログでの管理が主流でした。しかし、最近では「マニュアル管理アプリ」を使うのがトレンドになっており、たとえば、代表的なアプリのひとつとして「toaster team（トースターチーム）」が挙げられます。
しかし、toaster teamの導入を検討しているが「自社に合っているのか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、toaster teamの使い方や料金、評判までを網羅的にご紹介します。
- toaster teamの使い方を把握して運用イメージを掴みたい
- 料金・評判を知り、toaster teamの導入可否を判断したい
- toaster teamより簡単にマニュアルを更新できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、toaster teamについて詳しく分かり、自社での導入要否を判断できるようになります。
目次
toaster team(トースターチーム)とは
ここでは、toaster teamと他のマニュアル管理アプリの違いや、基本機能をご紹介します。toaster teamの導入を検討する方は必見です。
「toaster team」と「他のマニュアル管理アプリ」の違い
toaster team(トースターチーム)は、業務マニュアルをはじめとした社内情報を格納するマニュアル管理アプリです。AIによってマニュアルを自動作成できる点が、他のマニュアル管理ツールとの大きな違いです。
また、PC・スマホのいずれからでも使える一方で、iOS・Google Playストアでのリリースはされていない点に注意しましょう。
toaster teamの基本機能
toaster teamには、主に以下の機能が備わっています。
- AI自動マニュアル作成
- ノート
- ニュースクリッピング
- 用語集
- 動画マニュアルの作成
「コピー機の使い方」のようにマニュアル名を入力するだけで、AIが自動でマニュアルを作成します。また、マニュアルは、社内向けはもちろん、公開範囲を限定して社外向けとしても提供が可能です。
社内のあらゆる情報を「ノート」へ書き込めるほか、顧客や部署ごとに、ノートへアクセスできるグループを制限できます。
社内に共有したいWebニュースをグループごとに投稿できます。また、投稿されたニュースにコメントも付けられます。
社内で使う用語をまとめられるので、逐一担当者に質問する手間がかかりません。また、登録した用語は検索をかけられるため、あとから見返しやすいです。
パソコン画面を録画し、音声とともにマニュアルに埋め込むことができます。また、動画の再生スピードは変更できるので、忙しいときでも便利です。
このように、toaster teamではAIによってマニュアルの作成負担を省いたり、属人化しがちな情報を集約したりする機能が備わっているのです。
toaster team(トースターチーム)の使い方
ここでは、toaster teamの基本的な使い方を8つ解説します。以下の内容を参考に、自社で導入・運用できるかをイメージしましょう。
使い方1｜toaster teamにログインする
toaster teamの利用には、ユーザー登録が必須です。ユーザー登録を完了すると、ユーザー紹介メールが届き、ログインが可能になります。
以下では「パソコンでログインする方法」と「スマホでログインする方法」の2種類を紹介します。
＜パソコンでログインする方法＞
まず、toaster teamの公式サイトを開いて【サインイン】をクリックします。
次に、サインインしたいチームのドメインを入力して【次へ】をクリックします。
最後に、メールアドレスとパスワードを入力します。【サインイン】をクリックして完了です。
＜スマホでログインする方法＞
まず、toaster teamの公式サイトを開いて、画面右上の【三本線】をタップします。
次に、【サインイン】をタップします。
そして、サインインしたいチームのドメインを入力して【次へ】をタップします。
最後に、メールアドレスとパスワードを入力します。【サインイン】をタップして完了です。
使い方2｜文書マニュアルを作成する
マニュアル作成機能は、toaster teamのメイン機能です。同ツールで作成する文書は「レシピ」と呼ばれ、料理のレシピを作る感覚で文書を作成する点が特徴になります。
Wordを使うようにテキストを入力してマニュアルを作成できるのはもちろん、画像や動画ファイルの貼り付けにも対応しています。GoogleドキュメントやGoogleシートといった文書の取り込みや、SNSの投稿を作成してドキュメントへ埋め込むことも可能です。
また、専門用語や業界用語をはじめとした、一般的に分かりにくい言葉に注釈をつける「用語集」を活用すると、初見のメンバーも素早く理解できるマニュアルが作れます。
使い方3｜動画マニュアルを作成する
toaster teamでは動画のマニュアルも作成できます。したがって、テキストや画像だけでは説明が難しい、動きのある業務も視覚的に示せるのです。
動画マニュアルの作成中には任意のテキストやスタンプが入れられるほか、別途音声も追加可能な「ボイスオーバー機能」も備わっています。
従来の動画マニュアルや説明動画は、業務一連の流れを数分～数十分単位で撮影し編集するといった手間をかける必要がありました。しかし、同ツールでは短尺動画にも対応しており、気軽に作れて負担を軽減できるのがポイントです。
使い方4｜用語集を作成する
文章ベースで社内用語を記録・解説・管理できる「用語集」機能も備わっています。
用語集機能では、社内用語や業界用語を記録するだけでなく、マニュアルやノートに紐づけての解説もできます。登録すると、該当の単語をクリックするだけで注釈が出現するので、教育コスト削減に貢献します。
そのため、新卒社員や業界未経験者であっても、専門的な用語につまずかずマニュアルを読み進められるのです。
使い方5｜社内Wiki・議事録を作成する
toaster teamがあれば、簡単に社内Wikiや議事録を作成・共有できます。
ドキュメント管理機能では、マークダウンといった特別な知識がなくても文章を打ち込めるので、簡単に社内Wikiを作れます。また、グループ単位での文書作成・管理ができるため、日報や議事録などの社内情報の記録にも役立ちます。
ドキュメントは画像や動画、ファイル添付にも対応しており、文章と画像をまとめて示せる点がポイントです。
使い方6｜ナレッジを検索する
toaster teamでは、作成・蓄積したマニュアルや用語集などのナレッジを、キーワード検索する使い方も可能です。
たとえば、検索ボックスに「商談議事録」と入力すると、「商談」または「議事録」というキーワードが含まれるナレッジを検索できます。また、「“商談議事録”」とダブルクォーテーションを使って入力すれば、完全一致するキーワードのみを検索できるのです。
したがって、キーワードを限定し、ピンポイントで目的のナレッジを探し出したいという場面では、完全一致での検索が便利です。
使い方7｜Webクリッピング（切り抜き）を保存する
Webメディア上のニュースや記事をスクラップブックのように保存する「Webクリッピング」機能があります。
Webクリッピングでは、WebニュースのURLを投稿し、社内に共有することでニュースに対する意見交換が可能です。コメントの投稿や「いいね」リアクションの表示ができるので、気軽にコミュニケーションが取れるのです。
このように、自社に関する「業界のニュース」や「競合他社の最新情報」を共有するときは、Webクリッピング機能が効果的です。
使い方8｜拡張機能で作業を効率化する
toaster teamにはマニュアル作成を円滑にする、豊富な拡張機能も備わっています。
たとえば、日本語で作ったマニュアルも「自動翻訳機能」で英語や中国語に変換されるので、外国人労働者への教育の負担を減らせます。また、「外部チャットツールとの連携機能」や複数担当者によるマニュアルの「同時編集」にも対応しています。
このように、拡張機能を活用するとマニュアル作成の利便性が高まり、社員教育や入社対応の工数を減らせるのです。
toaster team(トースターチーム)の料金とは
以下は、toaster teamの料金プラン表です。導入前に14日間の無料トライアルを利用できるので、使い勝手を試してから導入可否を判断するのがおすすめです。
| ライト | スタンダード | ビジネス | |
|---|---|---|---|
| 初期費用 |
全プラン100,000円 |
||
| 月額費用 |
35,000円 |
60,000円 |
120,000円 |
| マニュアル閲覧・作成上限数 |
全プラン無制限 |
||
| ファイル容量 |
全プラン無制限 |
||
| 編集アカウント上限数 |
50 |
100 |
200 |
| ビデオクリップ（スクリーン録画） |
最大5分 |
||
プランごとに利用できる基本機能は異なりますが、「自動翻訳」や「外部公開ドキュメントの保護」機能の利用はスタンダードプランからとなる点に注意です。
＜スマホで使うには？＞toaster team(トースターチーム)の注意点
toaster teamを使ううえでは、以下の点に注意しましょう。
- ブラウザでの利用が前提
- チャット機能は外部ツールとの連携が前提
- 動画の対応形式がMP4のみ
toaster teamでは現在、パソコン版アプリやスマートフォン専用アプリ（iOS版）は提供されていません。そのため、toaster teamを利用する場合は、ブラウザでの利用が前提となります。
コメント機能はあるものの、チャット機能はtoaster team内に備わっていないので、連携に対応している「Slack」「Microsoft Teams」「Chatwork」のいずれかのビジネスチャットとの併用が前提になります。（参考：ヘルプページ｜ビジネスチャットとの連携方法）
レシピを作成するときに動画をアップロードできるものの、対応動画ファイルが「MP4」のみとなっています。MP4以外の動画をレシピ内に追加する場合は、変換もしくは外部コンテンツの埋め込み機能を活用する必要があります。（参考：ヘルプページ｜ファイルアップロード・動画ファイルに対応しました）
また、スマホからブラウザ利用するときには、動画マニュアルを直接編集できない点に注意が必要です。（参考：スマートフォン専用アプリ（iOS版）のサービス提供終了に関するお知らせ）
このように、toaster teamは一部機能で利用方法に注意が必要です。とくに、スマホからは利用できないので自社での利用方法を検討してから導入するようにしましょう。
toaster teamより簡単にマニュアルへアクセスできるアプリ
以下では、toaster teamより簡単にマニュアルへアクセスできるアプリをご紹介します。
toaster teamは、レシピ形式で文書・動画マニュアルを作成・管理を1つのツール内で完結できるほか、AIが自動でマニュアルを作成できる点が特徴です。一方で、AIによる自動生成では、経験者の持つノウハウを共有するには不向きな可能性があります。
また、ユーザーからは「複数端末からログインすると不具合が生じる」「検索しても情報を絞れない」という声があります。とくに、社員によって多様な端末からマニュアルを閲覧する大企業では、端末を問わず目的の情報をすぐに見つけられなければ面倒です。
結論、自社が導入すべきは、全デバイスから簡単にマニュアルを作成でき、誰でも直感的に検索できるアプリ「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」にテキスト・画像・動画を残すだけでマニュアルを作成しつつ、編集履歴を見れば“誰がどこを更新したのか”を把握できます。また、ヒット率100%の超高精度な検索機能によって、作成したマニュアルから欲しい情報をすぐに見つけられます。
ナレッジとしてマニュアルを簡単に蓄積できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
toaster team(トースターチーム)の口コミ・評判
以下では、toaster teamを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入を検討するときは、実際のユーザーの声を参考にすると運用のイメージが深まります。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。
toaster teamの良い口コミ・評判
ここでは、toaster teamの良い口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは「アクティビティユーザーの表示が利用を促進している」「見やすい文書を作成できる」などの意見が見られました。
非公開ユーザー、投稿日：2024年06月05日・Monthly Ranking⇒ 負けず嫌いな人間からすると、ランキング形式でアクティブユーザーが表示されるともっとtoasterを利用しよう！となるので助かります！
非公開ユーザー、投稿日：2024年05月07日弊社は従業員に医療従事者が多く、PC操作苦手なユーザーが多いのですが、実際に導入開始してみると関数や罫線、フォントの知識がなくとも感覚で簡単に【見やすい】文書を作成することができるのが最大のメリットであると実感しています。今ではマニュアルだけではなく社内報、議事録、社内委員会での研修、レポート提出等多岐に渡り活用させていただいております。
非公開ユーザー、投稿日：2024年04月24日製品に関しては、数ある動画作成ツールの中でも機能が充実している割には費用が抑えられる点、そして画面上の雰囲気もお洒落でとっつきやすい点も、動画作成ツール初導入の弊社としては高評価でした。
toaster teamの改善点に関する口コミ・評判
以下では、toaster teamの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは「検索しても情報を絞れない」「複数端末からログインすると不具合が生じる」といった声が寄せられています。
非公開ユーザー、投稿日：2024年06月05日・検索機能⇒ 検索した際、キーワードを入力しても当社会社として膨大にマニュアルを作成している関係で、候補が沢山でてくるため、検索しても実質絞れていないといったことがございます。そのため、検索のトリガーをもう少し増やしていただく、、例えば作成日や作成者で絞れるようにするetcを期待します。
非公開ユーザー、投稿日：2024年05月07日同時接続をしていないにも関わらず、何種類かのデバイスでログインすると上限表記が出て、パスワード初期化設定をしないと使えなくなってしまう仕様に困っています。直行直帰の従業員が多く、スマホ、iPad、PC等多様なデバイスからのアクセスを想定していますので、改善していただけるとより良いです。また、価格ももう少し抑えられると助かります。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月29日レシピを「更新」→「公開」したら、どの部分を更新したのか自動的に文字色や箇条書きでどこかに反映される、という機能はありますか？レシピの更新が頻繁なのと、利用者側が大勢いて人によっては更新箇所をすぐに確認する人、また長期間分の更新箇所をまとめて確認する人、など様々なため、そのような機能があれば嬉しいなと思いました。
上記のうち、とくにレシピ（マニュアル）の更新箇所が分かりづらいのはストレスです。そこで、テキストでナレッジを残しつつ「編集履歴機能」「検索機能」がある「ナレカン」のようなツールを使うと、簡単に変更箇所が確認できます。
toaster team(トースターチーム)の導入事例
株式会社 ジェイアール西日本デイリーサービスネットでは、紙でマニュアルを作成していました。そのため、内容を更新するたびに紙のマニュアルを店舗へ配布する必要があるうえ、作成者によってマニュアルの品質にムラが生まれる課題がありました。
そこで、toaster teamを導入し、紙のマニュアルを電子化しました。そして、各店舗のスタッフが、店舗に設置している端末からマニュアルをいつでも参照できる体制を整えたのです。
その結果、ボタン1つで各店舗のマニュアルを更新できるようになり、コストが大幅に削減されました。また、誰でもマニュアルを作れるようになったことで、チーム全体であらゆる業務に関する情報をマニュアル化するという文化が根づきはじめました。
toaster team(トースターチーム)の使い方や料金・評判まとめ
ここまで、toaster teamの使い方や料金、評判まで網羅的にご紹介しました。
toaster teamのように簡単にマニュアルを作成し、社内wikiとしても横展開できるツールを使うと、ツール内に蓄積された情報がデータベース化します。そして、そこから各社員が必要な情報を活用し、また得た情報を蓄積する、という好循環が生まれるのです。
一方、口コミにもあるように、toaster teamは「検索しても情報を絞りづらい」という課題があります。マニュアルやナレッジはすぐに確認して業務に必要な情報を得なければならないので、目的の情報が見つからないのは致命的です。
そこで、超高精度の検索機能によって、Google検索のように思い通りに情報を探し出せる「ナレカン」を使うと、目的のマニュアルにアクセスする手間がかかりません。ナレカンはメールを使える方ならば誰でも簡単に利用できるため、全社へすぐに浸透します。
ぜひ「ナレカン」を導入し、マニュアルを適切に管理しましょう。
