会議で決まった内容を正しく共有し、その後の作業を円滑に進めるには、分かりやすい議事録の作成・共有が欠かせません。
しかし、決定事項が分かりにくかったり、担当者や期限が記載されていなかったりして、議事録が十分に活用されていないケースは少なくありません。
そこで今回は、議事録の取り方や失敗しない書き方のコツ、管理方法を分かりやすく紹介します。
- 初めて議事録を取ることになり、何を書けばよいか分からない人
- 議事録を書いても、内容が分かりにくいと言われて困っている人
- 会議の内容を分かりやすくまとめて、スムーズに共有したい人
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、読みやすく活用される議事録の作り方から、管理のポイントまで理解できます。
目次
なぜ議事録が必要なのか
以下では、議事録が必要とされる理由について解説します。会議で決まった内容を正しく記録し、あとから活用するための役割を理解しましょう。
会議の内容を正しく共有するため
議事録が必要な理由の1つ目は、会議の内容を参加者全員へ正しく伝えるためです。
会議だけでは、聞き漏らしや記憶違いが起こりやすく、時間が経つほど内容も曖昧になります。会議後に内容を確認しようとしたものの、参加者ごとに説明が食い違い、どれが正しいか判断できず困る場面は少なくありません。
だからこそ、会議の内容を議事録として残し、誰もが正しい情報を確認できる状態にすることが重要です。
決定事項と担当者を明確にするため
2つ目の理由は、決定事項と担当者を明確に残すためです。
何が決まり、誰が対応するのかが曖昧なままでは、その後の作業が滞ってしまいます。会議が終わったあとに対応を始めようとしても、担当者や期限が記録されておらず、会議後に確認し合う状況になることがあります。
このような事態を防ぐためにも、決定事項・担当者・対応期限などを議事録へ漏れなく記録することが大切です。
「言った・言わない」の認識違いを防ぐため
3つ目の理由は、発言内容を巡る認識違いを防ぐためです。
口頭でのやり取りだけでは、あとから発言内容や合意の範囲を証明できず、責任の所在が曖昧になることがあります。たとえば、納期の変更や業務の依頼について問題が起きたときに、誰が何を了承したのか確認できず、関係者同士のトラブルに発展しかねません。
こうした事態を防ぐためにも、重要な発言や合意事項を議事録へ残し、必要なときに確認できる状態にしておくことが大切です。
【失敗例】読まれない議事録に共通する特徴
以下では、読まれない議事録によく見られる特徴を紹介します。自社の議事録に当てはまる点はないか確認しましょう。
結論がどこに書いてあるか分からない
読まれない議事録に共通する特徴の1つ目は、結論がどこにあるのか分からないことです。
会議の流れだけを長く書くと、読み手は何が決まったのかをすぐに理解できません。あとから会議内容を確認しようとしても、最後まで読み返さなければ結論が見つからず、確認だけで時間が過ぎてしまいます。
だからこそ、議事録は一目で結論を確認できる内容にまとめることが大切です。
会議に出ていない人が内容を理解できない
2つ目の特徴は、欠席した人が内容を理解できないことです。
会議に参加した人だけが分かる前提で書かれていると、背景や経緯が伝わりません。あとから内容を把握しようとしても、何について話し合われたのかが分からず、会議の目的や決定事項を理解できずに戸惑うことがあります。
このような議事録では、欠席者に会議の概要を再度説明する手間がかかるため、誰でも内容を理解できる書き方が求められます。
誰が何をするのか書かれていない
3つ目の特徴は、対応する人や作業内容が書かれていないことです。
決まった内容だけを書いて終えると、その後に誰が動くのかが分からなくなります。会議後に作業に取り掛かろうとしても、自身が対応する内容か判断できず、確認の連絡が何度も発生することがあります。
そのため、会議後のアクションまでもれなく議事録に残すことが重要なのです。
議事録が分かりにくくなる3つの原因
議事録が分かりにくくなる原因には、書き方や管理方法のばらつきがあります。以下では、とくに注意したい3つの原因を解説します。
- 発言をそのまま書こうとしている
会議中の発言をすべて記録すると、重要な内容が埋もれてしまいます。その結果、必要な内容を見つけるまでに時間がかかり、何を確認すべきか分かりにくくなります。 - 書く内容の優先順位が決まっていない
決定事項や担当者などの重要な情報と補足的な説明が混在すると、読み手が内容を判断しにくくなります。決定事項より先に説明が続いた場合、結局どの作業から始めればよいか迷う場面も少なくありません。 - 作成・共有のルールが決まっていない
担当者ごとに書式や保存先が異なると、過去の議事録と内容を比較したり、必要な情報をすぐに確認したりすることも難しくなります。
このように、読みやすい議事録を作るには、記録する内容を整理し、作成・共有方法を統一することが大切です。
議事録を上手くとる方法は？コツ5選
以下では、読み返しやすく活用される議事録を書くためのコツを紹介します。すぐ実践できるポイントから取り入れてみましょう。
テンプレートを利用する
議事録を上手くとるコツの1つ目は、あらかじめテンプレートを用意しておくことです。
毎回一から項目を考える必要がなくなり、書き漏らしや記載順のばらつきを防げます。会議が始まってから慌てて項目を作ると、必要な内容を書き忘れ、あとから修正しなければなりません。
まずは、毎回同じ形式で記録できるテンプレートを活用しましょう。
発言より決定事項を優先して書く
2つ目のコツは、発言より決定事項を優先して記録することです。
読み手が最初に知りたい内容を先にまとめることで、確認しやすい議事録になります。話し合いの内容が長く続くと、何が決まったのか探すために何度も読み返す場面が生まれがちです。
だからこそ、最初に決定事項を整理して書くことを意識しましょう。
誰が何をするかを明確に書く
3つ目のコツは、担当者と対応内容を具体的に記録することです。
「誰が・何を・いつまでに対応するのか」を明確にしておけば、会議後に担当者や期限を確認し合う手間を減らせます。また、各自が次に取るべき行動を把握しやすくなり、作業の抜け漏れも防げます。
そこで、担当者と対応内容をセットで記録する習慣をつけましょう。
数字や期限を必ず残す
4つ目のコツは、数字や期限を正確に記録することです。
具体的な日付や数値が残っていれば、あとから内容を確認するときも迷いません。資料を見返したとき「できるだけ早く」や「来月中」だけでは詳細な期日を判断できず、改めて確認することがあります。
このような行き違いを防ぐためにも、数字や期限は具体的に記載しましょう。
会議後すぐに共有する仕組みをつくる
5つ目のコツは、会議後すぐに共有できる仕組みを整えることです。
共有が遅れるほど内容を確認する機会を逃し、議事録が活用されにくくなります。会議直後は共有できても、忙しい日は後回しになり、そのまま忘れてしまうことも少なくありません。
そのため、担当者の記憶や手間に頼らず議事録が自然と共有できる環境を整えることが重要です。
Excel・Wordだけでは議事録管理が続かない理由
以下では、ExcelやWordで議事録を管理し続ける場合に起こりやすい問題を紹介します。今現在、議事録をWordで取っている方は必見です。
ファイルが増えて過去の議事録を探せない
ExcelやWordで議事録を管理する問題の1つ目は、過去の議事録を探しにくくなることです。
議事録が増えるほど、保存先やファイル名だけでは目的の資料を見つけにくくなります。たとえば「営業会議議事録」「営業会議議事録_最新版」「営業会議議事録_修正版」といった似た名前のファイルが並ぶと、どれが確認したい議事録なのか判断できません。
だからこそ、必要な議事録をすぐ見つけられる管理方法に移行することが大切です。
最新版が分からなくなる
2つ目の問題は、どの議事録が最新版なのか判断しにくくなることです。
メール添付や複製したファイルで管理すると、同じ議事録が複数存在しやすくなります。いつもの保存場所を開いたものの、修正前の議事録を見てしまい、内容を確認し直す手間が発生する場面もあります。
このような混乱を防ぐには、常に最新の内容を確認できる環境を整えるべきなのです。
情報共有が担当者任せになる
3つ目の問題は、議事録の共有が担当者任せになってしまうことです。
手動で送付や保存を続ける運用では、担当者の対応状況によって共有漏れが起こります。会議後は共有しようと思っていても、別の対応に追われるうちに送り忘れ、後日確認の連絡が届くこともあります。
そこで、担当者の作業に頼らず情報を共有できる仕組みを取り入れることが重要です。
【必見】非IT企業の社員でもすぐに使えるツール
以下では、議事録の作成・管理を効率化できる情報共有ツールをご紹介します。
議事録は作成するだけでなく、必要なときにすぐ確認でき、社員全員が活用できる状態にすることが重要です。
しかし、ExcelやWordで議事録を管理する方法では、作成後の共有にメールやチャットを使う必要があります。また、ファイルが増えるにつれて、過去の議事録を探すために一つずつファイルを開かなければならず、必要な情報へすぐにたどり着けないケースも少なくありません。
この状態を放置すると、最新版の議事録が分からなくなったり、情報共有が担当者任せになったりするなど、せっかく作成した議事録が十分に活用されなくなります。そこで重要なのは、議事録を簡単に作成・共有できるだけでなく、蓄積した情報を誰でもすぐに探し出せるツールを選ぶことです。
この条件に最も当てはまるのが、社内の情報を一元管理できるツール「ナレカン」です。ナレカンは超高精度検索によって、必要な議事録をすぐに見つけられます。また、生成AIによる「自然言語検索」にも対応しているため、検索スキルに関係なく、欲しい情報へ簡単にアクセスできます。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
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生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
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議事録の取り方や失敗しない書き方のコツまとめ
これまで、議事録の取り方や失敗しない書き方のコツ、管理方法を紹介しました。分かりやすく活用される議事録を作成するには、以下の5点を意識することが大切です。
- 項目の漏れや書式のばらつきを防ぐために、テンプレートを活用する
- 発言内容よりも決定事項を優先して記録する
- 担当者と対応内容を明確に記載する
- 数字や期限を具体的に残す
- 会議後すぐに共有できる仕組みを整える
とくに、5点目の「会議後すぐに共有できる仕組みを整える」は重要です。ExcelやWordだけで管理すると、ファイルが増えるほど過去の議事録を探しにくくなり、最新版が分からなくなったり、共有漏れが起きたりすることがあります。
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