タイムマネジメントと目標設定は、限られた時間の中で成果を最大化するために欠かせないビジネススキルです。適切に目標を定め、その達成に向けて日々の行動を管理できれば、業務の優先順位が明確になります。
しかし実際には、「日々の業務で優先順位や進捗管理がうまくいかず、成果につながっている実感が持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タイムマネジメントと目標設定を両立させるための考え方やフレームワーク、具体的な実践方法を中心にご紹介します。
- 毎日やるべきことが多すぎて、重要な目標に集中できないビジネスパーソン
- 目標を立てても達成できず、自己管理や進捗管理の方法に悩む社会人
- 仕事やプライベートで効率的なスケジュールを作りたい人
という方はこの記事を参考にすると、目標設定の基本から具体的な目標の立て方、タイムマネジメントの効率化に最適なツールを理解できます。
目次
タイムマネジメントとは何か？
以下では、タイムマネジメントの基本的な考え方ついて解説します。日々の業務で優先順位や進捗管理がうまくいかず、成果が出ないと感じている方は必見です。
タイムマネジメントの概要
タイムマネジメントとは、時間の使い方そのものを最適化し、重要な仕事に十分な時間を割ける状態をつくる考え方です。
単にタスクや予定を管理するだけでは、目の前の業務に追われる状態から抜け出せません。「今の時間の使い方が、自分や組織の目標達成に直結しているか」という視点で、業務の優先度や配分時間を見直すことが重要です。
例えば、会議資料の作成やメール対応に多くの時間を使っている一方で、売上につながる提案準備や顧客分析の時間が確保できていない場合、成果は出にくくなります。このような状況では、業務の重要度に基づいて時間の使い方を組み替える必要があります。
したがって、タイムマネジメントとは、予定やタスクを並べることではなく、「重要な仕事に時間を使えているか」を基準に時間配分を設計する考え方だといえます。
「タイムマネジメント」の例文
タイムマネジメントは、ビジネスシーンにおいて「時間の使い方を見直し、成果に直結する業務へ集中する取り組み」として使われます。
意味を正しく理解していないと、単なるスケジュール管理やタスク管理と混同されてしまいます。
具体的な「タイムマネジメント」という言葉をを用いた例文は以下の通りです。
「タイムマネジメントの能力を活かして、仕事の生産性を大幅に向上できました。たとえば、毎朝の30分を使って、その日のタスクリストを作成し、優先順位を決定します。これにより、日中は集中して重要なタスクに取り組め、無駄な時間を減らせました。」
このように、タイムマネジメントは、時間を管理する行為そのものではなく、成果を高めるために時間配分を最適化する取り組みとして使うのが適切です。
タイムマネジメントで目標設定が必要な理由
以下では、タイムマネジメントで目標設定が必要な理由を2つ解説します。目標設定すべき理由を知り、タイムマネジメントの意義を確認したい方は必見です。
（1）個人とチームの作業時間と進捗管理を最適化できる
タイムマネジメントで目標設定すべき理由の1つ目は、個人とチームの作業時間と進捗管理を最適化できるからです。
目標を設定すると、目標達成までに必要なタスクと期限が明確になります。合わせて各タスクに想定時間を設定することで、作業の優先順位を整理できます。
また、作業時間と担当者が明確になるため、チーム内での役割分担や進捗確認も容易になります。
その結果、個人とチームの作業状況を把握しやすくなり、遅延や対応漏れを防ぎやすくなります。
（2）仕事に対するモチベーションが上がる
タイムマネジメントで目標設定すべき理由の2つ目に、「仕事に対するモチベーションも向上させる」ことがあります。
目標設定により、タスクに優先順位をつけられるため、優先度の高いタスクに注力できます。また、タスクを細分化するので、ひとつあたりのタスクが達成しやすくなり、充実感が生まれやすくなるメリットもあるのです。
このように、目標を設定することで、作業の目的と達成基準が明確になり、業務への納得感を持って取り組める状態をつくれます。
成功するタイムマネジメントの目標設定方法
以下では、タイムマネジメントを成功させる目標設定のポイントについて、4つご紹介します。自己管理や進捗管理に悩む方に特に役立つ内容です。
（1）目標数値を具体化する
1つ目は、目標数値の具体化です。
タスクには明確な数値を決めておくのがおすすめです。たとえば「多くの契約をとる」などの定性的な目標より「今月中に見込み顧客との契約を5件とる」「来週までに10名分の書類を作成する」のように、具体的な数値を設定しましょう。
このように、目標が数値で明確に設定されていると、達成までのペースも掴みやすくなるのです。
（2）期日を具体化する
2つ目は、期日を明確にすることです。
期日が曖昧になると、タスクを完了させるまでのペースが掴みづらくなり、着手までに時間がかかる恐れがあります。また、タスクの着手中もメリハリがつかず、無駄に時間をかけてしまう原因になりかねません。
期日を具体化することで、逆算してペースを決められるほか、適度な緊張感を持ってタスクに集中できるようになります。
（3）実現可能な目標を設定する
3つ目は、実現可能な目標なのかについて確認することです。
タイムマネジメントは目標を達成できてこそ意味があります。目標数値や期日を具体化しても、達成が難しい目標を設定していたりスケジュールに余裕が無かったりすると、タイムマネジメントは上手くいきません。
したがって、タスクの難易度や各メンバーの能力を考慮して、達成できる目標をたてるようにしましょう。このときに、チーム内でのタスク目標の管理や進捗状況の共有ができる「Stock」のようなツールがあると便利です。
（4）結果目標ではなく、行動目標を立てる
4つ目は、目標は結果ベースではなく、行動目標として立てることです。
結果目標の達成は一筋縄ではいかず、途中で挫折してしまいやすいからです。一方、行動目標は実施内容と頻度を明確にでき、日々の進捗を管理しやすくなります。
たとえば、「売上を2倍にする」という結果目標ではなく、「1週間に新規商談を3件設定する」「1日5件の既存顧客フォローを実施する」といった行動目標を設定します。
このように、結果のための細かい行動目標をたて、小さな成功体験を積み重ねていくことが大きな結果目標の達成につながります。目標設定の際には、自身の目標が結果目標になってないか再度確認することが大切です。
【具体例】すぐ使えるタイムマネジメントの目標
以下では、業務の成果につながるタイムマネジメントの目標例についてご紹介します。日々の業務で優先順位や進捗管理がうまくいかず、目標を立てても行動に落とし込めていない方は必ず確認しておきましょう。
日常業務の効率化を目指す目標例
日常業務の効率化を目的とする場合は、作業時間を基準にした目標を設定することが重要です。
「業務を効率化する」といった抽象的な目標では、行動が変わったかどうかを判断できず、改善につながりにくくなります。時間や作業量を数値で管理することで、成果を客観的に把握できます。
具体例として以下2つ紹介します。
- 毎日のメール対応をテンプレート化し、対応時間を1日30分削減する
- 日報作成にかかる時間を10分以内に収める
したがって、日常業務のタイムマネジメントでは、削減する時間や作業量を明確にした目標を設定しましょう。
チームとの連携を改善する目標例
チームとの連携を改善するには、情報共有と確認作業にかかる時間を減らす目標が効果的です。
進捗確認や認識のズレが多い職場では、無駄なやり取りや修正対応が発生し、本来取り組むべき業務の時間が圧迫されます。
具体例として以下2つ紹介します。
- 毎朝10分の進捗共有ミーティングを実施し、当日の優先タスクを全員で確認する
- 案件ごとの進捗更新を毎日17時までに更新する
このように、ルールと時間を明確にした目標を設定することで、チーム全体のタイムマネジメントを改善できます。
キャリア成長を意識した目標例
キャリア成長を意識する場合は、将来に直結する業務へ時間を確保する目標を設定しましょう。
目の前の業務だけに時間を使い続けていると、スキル習得や経験の蓄積が後回しになり、中長期的な成長につながりません。
具体例として以下2つ紹介します。
- 毎週2時間を専門分野の知識習得や資格学習の時間に充てる
- 月に1本、担当領域に関する専門記事や業界レポートを読み、自身の業務に活かせる知見を整理する
したがって、キャリア成長を意識したタイムマネジメントでは、将来価値の高い活動に時間を割く目標設定が重要です。
目標設定で避けるべきNGワードは？
タイムマネジメントの目標では、「頑張る」「意識する」などの行動が曖昧な表現は避けるべきです。
曖昧な言葉を使うと、何をどこまで実行すれば達成なのか判断できず、振り返りや改善ができなくなります。
たとえば、「仕事を早く終わらせるように頑張る」「時間を意識して行動する」といった表現は、行動内容や達成基準が不明確です。
そのため、タイムマネジメントの目標は、「いつまでに」「何を」「どれくらい実施するか」を明確にした表現に置き換えることが重要です。
目標設定とタイムマネジメントの効率化に最適なツール
以下では、目標設定やタイムマネジメントに最適なツールをご紹介します。
各メンバーの進捗状況が可視化されていなければ、目標設定が曖昧になり、チーム全体のタイムマネジメントが困難になります。その結果、計画通りに業務を進められません。
紙、チャットだけでタイムマネジメントをすると、目標設定の進捗や時間配分の状況が把握できません。そのため、情報の更新漏れや共有遅れが発生し、チーム全体の状況把握という課題は未解決のままです。
その点、ツールを導入すれば、全員の進捗をリアルタイムで共有でき、タスク管理や目標への達成状況が可視化されます。しかし、多機能すぎるツールはITに不慣れなメンバーが使いこなせないため、誰でも簡単に使えるツールを選ぶことが重要です。
この条件に最も当てはまるのは、非IT企業の65歳の方でも即日で、情報共有・タスク管理ができる情報共有ツール：「Stock」です。ノートに紐づくタスク機能で、メンバーごとの進捗や作業内容が一目で把握できるため、目標設定やタイムマネジメントをスムーズに実現できます。
チームの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タイムマネジメントを成功させるための目標設定まとめ
ここまで、タイムマネジメントを成功させるための目標設定のポイントを中心にご紹介しました。
タイムマネジメントでは、具体的な目標を設定することで、チームのタスク内容と進捗状況を把握しやすくなります。また、目標を明確にすることはメンバーのモチベーション維持につながります。
仕事においてタイムマネジメントを円滑に進めるには、「ITツールでのタスク管理」が必須です。また、メンバー全員が使いこなせるシンプルなツールを選ぶと、導入するときにスムーズに自社へ浸透させられます。
したがって、非IT企業の65歳以上の方でも簡単にタスク管理、タイムマネジメントができるツール「Stock」を使うべきです。実際に、非IT企業を中心として240,000社以上が導入し、タスク管理におけるストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、タスク管理から効率的なタイムマネジメントを実現しましょう。
