案件を進めるうえで重要なのは、期日までにいくつかのマイルストーン（中間目標）を設定することです。マイルストーンを設ければ進捗をこまめに把握でき、遅延が発生している場合にも早い段階で対策を打てます。
一方「マイルストーンの管理方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マイルストーンの管理に使えるテンプレート9選を中心にご紹介します。
- マイルストーンの作り方や例文などの概要を知りたい
- 無料のフォーマットを使ってマイルストーンを効率的に管理したい
- マイルストーンを含むあらゆる社内情報を一元管理したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なマイルストーンのテンプレートだけでなく、管理方法まで分かります。
目次
マイルストーンとは
以下では、マイルストーンについての説明をします。マイルストーンの意味や例文、書き方を確認したい方は必見です。
マイルストーンの概要
マイルストーンとは、一定の距離（マイル）ごとに置かれる標石（ストーン）のことです。ビジネスにおいては、業務計画の節目となる中間目標として設定され、スケジュール管理や進捗の把握に活用されます。
一般的には、「企画立案」「システム開発」などの場面で、プロジェクトの期日や商品品質などを基準に設定されます。また、会話のなかでは「マイルストーン達成に向けて順調だ」というような使われ方をすることが多いです。
マイルストーンは、プロジェクトの”中間目標地点”であるゆえ「現実的かつ達成可能であること」を条件に設定すべきです。そのため、担当者はタスクが抜け漏れることなく遂行できるよう、こまめに確認し、遅れなどにも臨機応変に対応していく必要があるのです。
以上のように、マイルストーンが設定されると、進むべき方向が明確になり、従業員のモチベーションや生産性の向上が見込めます。
マイルストーンの書き方
マイルストーンを書くために以下の手順を踏む必要があります。このとき、タスクが抜け漏れてしまわないように細心の注意を払いましょう。
- プロジェクトのタスクを全て洗い出す
- 各タスクの工数を算出する
- ガントチャートを作成する
- マイルストーンを設定する
- マイルストーンを時系列順に書き起こす
上記のステップを踏み、マイルストーンを文書に書いていきます。マイルストーンの文書を作成するときは、テンプレート機能を備え、作成後の共有も簡単にできる「Stock」のようなITツールを利用するのが最適です。
マイルストーンとガントチャートの違い
マイルストーンと混同しやすい言葉に「ガントチャート」が挙げられます。ガントチャートとは、縦軸にタスクの作業内容や担当者・開始日・終了日などを置き、横軸に日付をとったグラフのことです。
ガントチャートに進捗をその都度記入することで、タスクの状況が把握でき、進捗管理に役立ちます。一方、マイルストーンは、ガントチャート上に設置する中間目標地点を指します。
したがって、ガントチャートがスケジュールやタスクを管理するための「全体像」であるのに対し、マイルストーンはスケジュール・タスク管理を楽にするための「手段」ということになります。
マイルストーンの無料テンプレート/ひな形9選
以下では、マイルストーンの無料テンプレート・ひな形9選をご紹介します。テンプレートを活用して、マイルストーンを管理するフォーマットを社内で統一しましょう。
Excel｜タイムラインに自動で反映されるテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する、マイルストーンがタイムライン（スケジュール表）に自動で反映される無料テンプレートです。
マイルストーンをリストへ入力すると、タイムラインに自動で反映されます。また、担当者と日付を入力する項目があるため、メンバーの作業内容も簡単に確認できるのです。
Excel｜マイルストーンとタスクを管理するテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する、マイルストーンとタスクをタイムラインで管理できるテンプレートです。
“タスク”と”マイルストーン”それぞれの期日が、タイムラインで分かりやすく表示されます。また、散布図でタスクの依存関係も確認できるので、タスクに優先順位を付けながら取り組めるのです。
Excel｜プロジェクトタイムラインのテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するプロジェクトタイムラインの無料テンプレートです。
4週間分のタスクをタイムラインで管理するテンプレートで、タスクの担当者や期日だけでなく進捗も把握できます。ただし、マイルストーンを記載する欄が設けられていないので、カスタマイズする必要がある点に注意しましょう。
Excel｜ガントチャートで管理できるテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するガントチャート形式の無料テンプレートです。
「フェーズ」のタイトルにマイルストーンを記入すれば、マイルストーンをタスクと一元管理できます。また、タスクの進捗を達成率で示すので、プロジェクト全体の進捗を詳細に把握できるのです。
ただし、ガントチャートは作業が遅れるたびに日付を変更しなければならず、修正が負担となる点に注意が必要です。
Excel｜作業や開発スケジュールが立てられるテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するタイムライン形式の作業計画書の無料テンプレートです。
製品のニーズ把握から市場投入までを4つのフェーズに分け、それぞれに対して「アクティビティ」と「結果」を記入することができます。そのため、マイルストーンまでのおおまかな進捗状況が可視化されます。
ただし、細かいタスクの日程や達成具合はわからないため、別のテンプレートを併用しなくてはならないというデメリットはあります。
PowerPoint｜マイルストーンを可視化するタイムラインテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する、マイルストーンを可視化するタイムラインの無料テンプレートです。
時系列が一目で分かるように設計されており、マイルストーンに到達するごとにそれまでの工程を振り返れます。日付は「大きな数字」と「画像」で表されており、プロジェクトのスケジュールを分かりやすく表示できるのです。
ただし、このテンプレートはマイルストーン管理に特化しており、タスク管理ができない点に注意が必要です。マイルストーンとタスクをまとめて管理したい方は、すべての情報を一元管理できる「Stock」のようなタスク管理ツールを導入しましょう。
PowerPoint｜ロードマップで管理できるテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するロードマップ形式の無料テンプレートです。
ロードマップとは「プロジェクトの計画を時系列でまとめた図」を指します。このように、ロードマップにマイルストーンを置けば、プロジェクトの全体を俯瞰しながらタスクに取り組めるのです。
Word｜レポート形式でプロジェクトの進捗管理ができるテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するレポート形式の無料テンプレートです。
タスクの完了率を記載して、メンバー間で進捗を共有できます。ただし、タスクやマイルストーンの詳細までは残せない点に注意が必要です。
Google スプレッドシート｜案件タイムラインのテンプレート
こちらは、Google社が提供する案件タイムラインの無料テンプレートです。
スプレッドシートの「テンプレートギャラリー」から「プロジェクトのタイムライン」を選択すれば、上図のテンプレートをダウンロードできます。案件を複数の段階に分けられるため、プロジェクトの全容を振り返れる点がメリットです。
ただし、マクロが組まれているわけではないので、手入力する手間がかかる点に注意しましょう。したがって、簡単にプロジェクトのスケジュールを管理したい場合は、誰でも簡単に使いこなせる「Stock」のようなタスク管理ツールが最適です。
マイルストーンのテンプレートを使うときの注意点
マイルストーンのテンプレートは、更新や共有に手間がかかる点に注意しましょう。
ExcelやPowerPoint、Wordに備わるテンプレートは、無料で使える一方で、更新するには一つひとつファイルを開かなければなりません。また、ほかのメンバーへ共有する場合は、別途メールやクラウド上にファイルを添付する工数がかかり面倒です。
このように、Excelなどでマイルストーンを作成する場合、リアルタイムで進捗を確認・共有するのが困難な点が課題なのです。
一方、「Stock」のような情報共有ツールを使えば、記載した内容をリアルタイムでメンバーに共有でき、「タスク」機能によって、メンバー全員の進捗も瞬時に把握できるようになります。
【脱Excel】最も簡単にマイルストーンを管理・共有できるツール
以下では、最も簡単にマイルストーンを管理・共有できるITツールをご紹介します。
テンプレートを使えば、マイルストーンを簡単に作成できるうえ、フォーマットも統一されます。しかし、ExcelやPowerPointは更新する度にファイルを開いたり、メールに添付して共有したりする手間がかかるため、効率性が求められる職場においては不向きです。
そこで、「リアルタイムで情報共有できるツール」を導入すれば、プロジェクトの進捗をすぐに更新・確認できるので、迅速な対応で円滑に業務を進められます。ただし、多機能なツールは操作が複雑なので、ITに不慣れな社員は使いこなせません。
したがって、プロジェクト管理に必要なのは、機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では作成したマイルストーンを管理でき、記載した情報はリアルタイムで共有されます。また、ノートに紐づく「タスク」でマイルストーンを確実に達成できるよう管理可能なうえ、「メッセージ」で気軽に進捗状況を連絡し合うことができます。
非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの使用例＞
Stockでは「ノート」にスケジュールやタスクを書き込んで管理する使い方ができる一方、「Excelで作成したマイルストーンを管理する」使い方も可能です。これにより、Excelなどの解題である”ファイルが煩雑化する”という課題を解消します。
Stockの「ノート」には、マイルストーンをはじめとしたあらゆる情報を残せます。Excelなどのテンプレ―トを使って作成した、マイルストーンのファイルや画像を添付できるので、確認や共有に手間がかかりません。
また、ノートに紐づく「タスク」で任意のメンバーにタスクを設定できます。タスクは下の画像のようにノートに表示されるほか、通知設定も可能なので抜け漏れの心配がありません。
＜比較表＞マイルストーンの管理におすすめのツール
以下は、マイルストーンの管理におすすめのツール3選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | Jooto | Notion | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール |
カンバン方式のプロジェクト管理ツール |
多機能なドキュメント管理ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【△】※タスク内コメント機能あり |
【〇】 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 共同編集機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上の利用が前提 |
無料プランでは機能が厳しく制限される |
スマホでは使いづらい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは500円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/メンバー/月（月払い） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Jooto」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
上記のうち機能が多すぎるツールでは、社員が使いこなせず社内に上手く浸透しません。そのため、マイルストーンを適切に管理するには「必要な機能が過不足なく備わっているツール」を導入することがポイントです。
マイルストーンの無料テンプレート9選まとめ
これまで、マイルストーンの無料テンプレート9選を中心にご紹介しました。
ExcelやPowerPointであれば、テンプレートがあるのですぐにマイルストーンを管理できます。しかし、ファイル管理が煩雑になりやすいうえ、メンバーに共有するには毎回メールやチャットを送る手間がかかります。
一方、マイルストーンを含むあらゆる情報がリアルタイムで共有される”情報共有ツール”を使うと、進捗管理の負担が減ってプロジェクトを円滑に進められます。なかでも、タスク機能が備わるツールであれば、メンバーの進捗をこまめに把握できて便利です。
結論、マイルストーンを適切に管理するには、あらゆる社内情報を「ノート」へ残しつつ、ノートに紐づく「タスク」で進捗管理もできる情報共有ツール『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、マイルストーンを効果的に管理しましょう。
