チームで作業をしたり、業務委託先の会社に作業を指示したりするときには、作業指示書を使います。作業指示書があればミスを予防でき、工程を見直して作業効率の向上にもつながるのです。
しかし、作業指示書は業種や職種によって項目が異なるうえ、テンプレートがなければ一から作成しなければなりません。そのため、「作業指示書をつくりたいが、なかなか踏み出せていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、作業指示書に必要な項目やおすすめのテンプレートサイトを中心に紹介します。
- 現場で作業ミスや伝達ミスが起こっているので解消したい
- 作業指示書を一からつくるのは面倒なので雛形が欲しい
- 社内の書類が増えてきたので、簡単に管理できる方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な作業指示書が作成できるだけでなく、あらゆる書類を整理する方法も見つかります。
目次
作業指示書の必要性とは
作業指示書とは、業務の打ち合わせや作業連絡に関わる書類を指します。作業指示書を作成する目的は、以下の4つです。
- 作業を確実かつ効率的に進めるため
- 作業内容を記録・管理するため
- 重要事項を周知するため
- 法的な根拠に従って作業をするため
このように、作業指示書を作成する背景には業務を適切に進める目的があります。そのため、様式や内容に不備があれば作業に悪影響を及ぼし、トラブルの原因となるのです。
したがって、作業指示書の正しい書き方を確実に把握しておく必要があります。
作業指示書の様式とは
作業指示書は、業界や業種によって様式や内容が異なります。ただし、一般的には以下の項目を設けている場合が多いため、確認しておきましょう。
基本項目
基本項目は汎用性が高く、さまざまな場面での指示書作成に役立てられます。
| 必要な項目 | 詳細 |
|---|---|
|
作業の名称 |
実施する作業の名称を記載します。製造業であれば検品、組み立て加工などです。 |
|
期間と日時 |
作業する期間や日時を記載します。遅延などのトラブルを招かないためにも明確にしておきましょう。 |
|
担当者名 |
誰に向けた指示かを明確にするために、作業の担当者を明記します。 |
|
依頼者名 |
工事や生産、作業を依頼した顧客を明記します。また、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も記載しておきましょう。 |
|
作業時間 |
あらかじめ作業時間が決められている場合は記載しておき、未定の場合には作業予定時間を書きましょう。 |
|
作業場所 |
たとえば、清掃業であればフロアなど、実際に作業をする場所を記載します。 |
指示書を作成するときには、以上の内容が記載されているか十分に注意しましょう。
作業内容
次に、作業内容にはやるべきことや手順を明記します。
指示を出したい相手へ的確に伝えることが求められるため、箇条書きを使ったり、文章の構成を意識したりすることが重要です。
このように、作業担当者が簡単に理解できるように、必要であれば詳細まで記載しておきましょう。
作業予定
最後に、作業予定には実施する作業と具体的な指示を記載します。
作業担当への指示に加えて、作業に携わるメンバーも併せて説明すれば、どの程度の規模感で進める作業かを伝えられます。
このように、作業予定を詳細に残しておくことで、予定と実績が大きくかけ離れることもなくなるのです。また、より正確に予定通りの作業を進めるには、「Stock」のようなツールを活用し、工程ごとに進捗管理する方法も効果的です。
建設業の作業指示書に必要な項目とは
建設業に最適な作業指示書には、安全に作業するために必要な項目が存在します。したがって、建設業に携わっている方は以下の項目にも十分注意しましょう。
作業間連絡事項
はじめに、作業間連絡事項には、作業間連絡調整の話し合いで決まったことを書きます。
作業間の連絡が伝わらない場合、連携が取れずに認識の齟齬や作業の停滞を招いてしまうのです。また、共有事項が伝わっていなければ、混在作業による労災が起こる可能性もあります。
そのため、各業者が確実に内容を理解して、作業を進められるように配慮することが重要です。たとえば、5W2H（誰が、いつ、どこで、なぜ、何を、どのように、いくら）を意識するだけでも伝わりやすくなります。
元請安全指示事項
元請安全指示事項は、元請業者から現場に向けた指示がある場合の項目です。
元請会社は下請け会社に対して、安全配慮義務や使用者責任を負っています。そのため、現場の安全管理が原因で労災が発生した場合には、元請会社が損害賠償を払う必要があるのです。
そのため、作業過程や使用機材などに関して詳細に記録しておくことで、安全に作業を進められます。
追加の可能性がある項目
建設業では事業規模や作業内容によって、周知が必要な項目が随時追加されることがあります。主な例として以下の内容が挙げられます。
- 稼働予定または搬出、搬入予定の重機や車両の数
- 現場検査や立ち会い予定
現場で必要になる重機や車両の数は、正確に記載します。
機材や車両の安全検査や責任者の立ち会いがある場合は、日時や所要時間を詳細に記載します。
このような項目は、現場の全体像を把握するうえで重要になります。一方、頻繁に項目が変わるとファイルを探し出して編集しなければならず面倒です。
そのため、WordやExcelが使いこなせない場合には、「Stock」のような誰でも簡単に使いこなせるノート型ツールが必要になります。
【Excel/Word対応】作業指示書の無料テンプレートサイト5選
以下では、作業指示書の作成を効率化できるテンプレートサイトを5つ紹介します。いずれのサイトも、ダウンロード後にカスタマイズできる雛形が揃っているので必見です。
（1）おしいれクラウド
おしいれクラウドが提供する作業指示書のテンプレートです。
有資格作業や必要保護具、共通指示事項など、項目が細かく設定されている雛形なので、すぐに運用に乗せられます。
ただし、細かい項目が設けられているので自社にマッチしない可能性がある点に注意しましょう。
（2）テンプレート祭り
テンプレート祭りが提供する作業指示書の雛形です。
業界や業種に応じた項目を追加したり、他言語に変換したりと目的に合わせて自由にカスタマイズできます。
書類の種類も非常に豊富で、ビジネスだけでなく日常生活にも利用できる書類のテンプレートも備わっています。
（3）Smartsheet（スマートシート）
Smartsheetが提供する作業指示書のテンプレートです。
Smartsheetのテンプレートは、メンテナンス作業指示書やサービス作業指示書、自動車作業指示書など、種類が豊富です。
また、必要に応じてフォームを変更すれば、指示を追加できるという特徴もあります。
（4）フリー テンプレート
フリーテンプレートの作業指示書に関する雛形です。
ExcelやWordで作成した幅広いジャンルの作業指示書をダウンロードできます。基本フォーマットも項目が絞られており、必要に応じて項目の修正が可能です。
（5）テンプレート倉庫
テンプレート倉庫の作業指示書に関する雛形です。
テンプレート倉庫の作業指示書もビジネスだけでなく学校や自治会など、多様な職種や目的に応じて利用できます。
また、テンプレート倉庫では、Excelの表形式とWordの文書形式の2パターンが用意されているため、自社に適した形式で作成可能です。
作業指示書の作成から管理まで簡単にできるツール
ここでは、作業指示書の作成と管理が簡単にできるツールを紹介します。
WordやExcelのテンプレートは便利ですが、ファイルが乱立すると適切な管理が難しくなり、目的の作業指示書を見つけづらくなります。そこで、チームの情報をまとめて管理できる「ノート型ツール」を活用し、必要な情報へアクセスしやすい体制を整えるべきです。
ツール上でチームで情報を一元管理すれば、常に最新情報を把握できるようになります。ただし、高性能なツールを導入してもITリテラシーの低いメンバーが使いこなせず放置してしまうので、操作性がシンプルなツールを活用しましょう。
結論、導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に使えて、あらゆるファイルを「ノート」に保存できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作業指示書などのファイルを残しつつ、リアルタイムで更新された情報を同期します。また、「タスク」「メッセージ」はノートに紐づくので、業務ごとの進捗状況やメンバー間のやりとりが混ざったり流れたりする心配もありません。
ITが苦手な65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
作業指示書の項目やテンプレートまとめ
ここまで、作業指示書の項目やおすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
作業指示書は依頼する仕事を的確に伝える役割があり、メンバー全員が共通認識を持つために不可欠です。作業指示書を作成するときはWordやExcelのテンプレートを使うと時短できますが、ファイルが乱立すると管理が面倒になります。
そこで、チームの情報を「ノート」にまとめて管理できるノート型情報管理ツールを活用すべきです。ただし、多機能なツールを使いこなすには高いITリテラシーが要求されるので、「過不足のない機能を備えたツール」を導入しましょう。
結論、「ノート」「タスク」「メッセージ」の過不足のない機能を備え、古い情報が流れず最新情報へのアクセスも簡単なStockが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報管理のストレスを解消しましょう。
