作業指示書は、従業員がスムーズに作業を進めていくうえではもちろん、取引先の会社に作業を指示するときにも活用されます。作業指示書があればミスを予防でき、工程を見直して作業効率の向上にもつながるのです。
 
しかし、作業指示書は業種や職種によって項目が異なるうえ、テンプレートがなければ一から作成しなければなりません。そのため、「作業指示書をうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、作業指示書に必要な項目や、おすすめのテンプレートサイトを中心に紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、適切な作業指示書を作成できるだけでなく、作成した指示書を見やすく整理して運用する方法も見つかります。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

作業指示書の必要性とは

作業指示書とは、業務の手順や作業連絡に関わる事項を分かりやすくまとめた文書のことです。指示書をもとに作業を進める目的には、以下の4つが挙げられます。
 
  • 作業を確実かつ効率的に進めるため
  • 作業内容を記録・管理し、ミスを防止するため
  • 重要事項を現場に周知するため
  • 安全または衛生面から、法的な根拠に従って作業をするため
このように、作業指示書を作成する背景には業務を適切に進める目的があります。そのため、様式や内容に不備があれば作業に悪影響を及ぼし、トラブルの原因となるのです。
 
したがって、作業指示書の正しい書き方を確実に把握しておく必要があります。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

3ステップ|作業指示書の作り方とは

以下では、作業指示書の作り方を3ステップでご紹介します。業界や業種によって様式や内容は異なりますが、一般的な作り方を確認しておきましょう。

ステップ1|基本項目を押さえる

まず、作業指示書に記載する基本項目を押さえましょう。以下の項目は汎用性が高いため、さまざまな場面での指示書作成に役立てられます。
 
<必要な項目> <詳細>
作業の名称
実施する作業の名称を記載します。製造業であれば検品、組み立て加工などです。
期間と日時
作業する期間や日時を記載します。遅延などのトラブルを招かないためにも明確にしておきましょう。
担当者名
誰に向けた指示かを明確にするために、作業の担当者を明記します。
依頼者名
工事や生産、作業を依頼した顧客を明記します。また、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も記載しておきましょう。
作業時間
あらかじめ作業時間が決められている場合は記載しておき、未定の場合には作業予定時間を書きましょう。
作業場所
たとえば、清掃業であればフロアなど、実際に作業をする場所を記載します。
指示書を作成するときには、以上の内容が記載されているか十分に注意しましょう。

ステップ2|作業内容を記載する

次に、作業内容として「やるべきことや手順」を明記します。
 
指示を出したい相手へ的確に伝えることが求められるため、箇条書きを使ったり、文章の構成を意識したりすることが重要です。
 
このように、作業内容は作業担当者が簡単に理解できるように記載しましょう。

ステップ3|作業予定を記載する

最後に、作業予定として「実施する作業のスケジュール」を記載します。
 
作業担当者への指示に加えて、作業に携わるメンバーにも併せて説明すれば、「どの程度の規模やスケジュールで進める作業か」を伝えられます。このように、作業予定を詳細に残しておくことで、予定と実績が大きくかけ離れることがなくなるのです。
 
また、複数人での作業を効率化するために、指示書に紐づく「コメント(メッセージ)機能」を備えた「ナレカン」のようなツールを活用することで、”誰が何をしているのか””どの工程が未着手なのか”をやり取りする方法も効果的です。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

建設業の作業指示書に必要な3つの項目

建設業に最適な作業指示書には、安全に作業するために必要な項目が存在します。したがって、建設業に携わっている方は以下の項目に十分注意しましょう。

(1)作業間連絡事項

まず、作業間連絡事項には作業間連絡調整の話し合いで決まったことを書きます。
 
作業間の連絡が伝わらない場合、連携が取れずに「認識の齟齬」や「作業の停滞」を招いてしまうのです。また、共有事項が伝わっていなければ、混在作業による労災が起こる可能性もあります。
 
そのため、各業者が確実に内容を理解して、作業を進められるように配慮することが重要です。たとえば、5W2H(誰が、いつ、どこで、なぜ、何を、どのように、どれだけ)を意識するだけでも伝わりやすくなります。

(2)元請安全指示事項

次に、元請安全指示事項は元請業者から現場に向けた指示がある場合の項目です。
 
元請会社には、下請け会社に対する「安全配慮義務」や「使用者責任」があります。そのため、安全管理の不備により現場で事故が起これば、元請会社は損害賠償を支払わなければなりません。
 
以上のことから、作業過程や使用機材などに関して、詳細な情報を記録しておく必要があるのです。

(3)追加の可能性がある項目

最後に、建設業では事業規模や作業内容によって、周知が必要な項目が随時追加されることがあります。主な例として以下の内容が挙げられます。
 
  • 稼働予定または搬出、搬入予定の重機や車両の数
  • 現場で必要になる重機や車両の数は、正確に記載します。
     
  • 現場検査や立ち会い予定
  • 機材や車両の安全検査や責任者の立ち会いがある場合は、日時や所要時間を詳細に記載します。
とはいえ、WordやExcelで指示書を管理する場合、都度ファイルを開く手間がかかることから更新を怠ってしまいがちです。そのため、「ナレカン」のような「すぐに情報を更新できるノート型ツール」を活用して、急な変更にも迅速に対応できるようにしましょう。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

製造業の作業指示書に必要な3つの項目

多くの作業を交代しながら進めていく製造業のような現場では、従業員が同じ認識を持って取り組むことで、トラブルを防止できます。そのため、指示書を作成するときは、以下の項目に漏れがないように注意しましょう。

(1)製造における責任者

まず、製造における責任者名を記載しましょう。
 
万が一トラブルが発生した場合、現場の責任者が不明であれば、従業員は誰に報告すればよいか分からなくなってしまいます。その結果、早急に報告すべき連絡を後回しにして、大きなトラブルに発展してしまうのです。
 
そのため、指示書には責任者名はもちろん、緊急時にすぐに連絡できるように電話番号やメールアドレスも併せて記載しておくことが大切です。

(2)製造スケジュール

次に、製造業の作業指示書には製造スケジュールの記載も必須です。
 
仮に、従業員が納期日を勘違いしていると「まだ、時間に余裕があるから」とほかの作業を優先してしまい、計画通りに進まなくなってしまいます。その結果、期日が近づいてから慌てることになり、作業ミスが起きたり最悪の事態には事故が起きたりするのです。
 
そのため、作業指示書には製造にかかる期間や納期日など、製造スケジュールを明確に書き記すようにしましょう。

(3)作業機器の扱い方

最後に、作業機器や工具の使い方も記載しましょう。
 
製造現場には、手軽に扱える機器から大掛かりな機器までさまざまな機器があります。万が一、作業機器ごとの正しい使い方やメンテナンス方法を理解できていなければ、業務効率を低下させるだけでなく、大きな事故につながりかねません。
 
そのため、製造指示書を通じて従業員一人ひとりが適切に扱えるように「作業機器の扱い方」は必ず記載しましょう。ノートに写真や動画も添付できる「ナレカン」のようなアプリを使えば、全従業員が理解できるわかりやすい指示書を作成できます。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

製造業で使える作業指示書のひな形/テンプレート

以下は、製造業で使える作業指示書のテンプレートです。誰が見ても分かりやすいように、文章を簡潔に書くことを意識しましょう。
 
作業指示書
 
発行日 令和〇年〇月〇日
現場責任者 〇〇 〇〇
緊急連絡先 090-XXXX-XXXX
 
<作業工程・分類>
 
 
<製造スケジュール>
  • 製造期間:令和〇年〇月〇日~令和〇年〇月〇日
  • 納期:令和〇年〇月〇日
<作業手順>
  1. あああ
  2. あああ
  3. あああ
<使用する器具>
  • 使用する目的:〇〇するため
  • 使い方:あああ
  • 注意事項:あああ
<備考>
 
 
 
上図のテンプレートは、「ナレカン」の「記事(ノート)」にテンプレートとしてそのまま活用することができます。また、製造業における機器の使い方など言葉で説明しづらい場合は、画像や動画を貼り付けていくのもおすすめです。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

【Excel/Word対応】作業指示書の無料テンプレートサイト5選

以下では、作業指示書の作成を効率化できるテンプレートサイトを5つ紹介します。いずれのサイトも、ダウンロード後にカスタマイズできる雛形が揃っているので必見です。

(1)おしいれクラウド|細かな項目が設けられているテンプレート

おしいれクラウドのテンプレート画像
 
「おしいれクラウド」が提供する作業指示書のテンプレートです。
 
有資格作業や必要保護具、共通指示事項など、項目が細かく設定されている雛形なので、すぐに運用に乗せられます。
 
ただし、細かい項目が設けられているので自社にマッチしない可能性がある点に注意しましょう。
 

(2)テンプレート祭り|カスタマイズ性のあるテンプレート

テンプレート祭りのテンプレート画像
 
「テンプレート祭り」が提供する作業指示書の雛形です。
 
業界や業種に応じた項目を追加したり、他言語に変換したりと目的に合わせて自由にカスタマイズできます。
 
書類の種類も非常に豊富で、ビジネスだけでなく日常生活にも利用できる書類のテンプレートも備わっています。
 

(3)Smartsheet(スマートシート)|種類豊富なテンプレート

スマートシートのテンプレート画像
 
「Smartsheet」が提供する作業指示書のテンプレートです。
 
Smartsheetのテンプレートは、メンテナンス作業指示書やサービス作業指示書、自動車作業指示書など、種類が豊富です。
 
また、必要に応じてフォームを変更すれば、指示を追加できるという特徴もあります。
 

(4)フリー テンプレート|幅広いジャンルが揃うテンプレート

フリーテンプレートのテンプレート画像
 
「フリーテンプレート」の作業指示書に関する雛形です。
 
ExcelやWordで作成した幅広いジャンルの作業指示書をダウンロードできます。
 
製造業において重要な「使用する治具・計器」の項目があらかじめ用意されているため、抜け漏れの心配がありません。また、項目は必要に応じて修正が可能です。
 

(5)テンプレート倉庫|多様な職種で利用できるテンプレート

テンプレート倉庫のテンプレート画像
 
「テンプレート倉庫」の作業指示書に関する雛形です。
 
テンプレート倉庫の作業指示書もビジネスだけでなく、学校や自治会など多様な職種や目的に応じて利用できます。
 
また、テンプレート倉庫では「表形式のものはExcel形式、文書形式のものはWord形式」という使い分けがされているので、記載内容によって使いやすい形式のテンプレートが揃っています。
 


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

ExcelはNG?作業指示書の作成・管理を一元化するアプリ

ここでは、作業指示書の作成と管理が簡単にできるツールを紹介します。
 
WordやExcelのテンプレートは便利ですが、ファイルが乱立すると適切な管理が難しくなり、目的の指示書をすぐに見つけ出せません。そこで、作業指示書をナレッジとして一元管理できるツールを活用して、必要な情報へアクセスしやすい体制を整えましょう。
 
たとえば、ITツールの検索機能で作成した作業指示書を見つけられるようにすれば、欲しい情報が簡単に取得できます。ただし、使い方が難しいとITリテラシーの低いメンバーが使いこなせずナレッジが蓄積されないので、簡単に操作できるツールを活用しましょう。
 
結論、導入すべきなのは、ITに不慣れな社員も使いこなせて、テキストの書き込みや画像・ファイルの添付もできる”ノート”が備わった「ナレカン」一択です。
 
ナレカンでは、予め登録したテンプレートを呼び出して作業指示書を作成し、リアルタイムで任意のメンバーに共有できます。また、指示書には「コメント(メッセージ)」が紐づくので、業務ごとの進捗やメンバー間のやりとりが混在する心配もありません。

ITに不慣れな現場にもすぐに浸透するアプリ「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカン資料の無料ダウンロード

<ナレカンを使った作業指示書の作成例>

以下は、ナレカンを使って作業指示書を作成・管理した例になります。
 
ナレカン|作業指示書の作成
  • テンプレート機能
  • ナレカンでは、画像のようなテンプレートを作成・登録できます。作成したテンプレートは簡単に編集・更新できるので、必要に応じて自由に項目を追加できる点が特徴です。
     
    ナレカン|作業指示書の管理
  • フォルダ機能
  • ナレカンで作成した「記事(ノート)」は、“部署”や“案件”ごとにフォルダで分類できます。そのため、情報が混在せず「何の情報がどこにあるのか」がひと目でわかるのです。
     
  • 精度の高い検索機能
  • ナレカンはフォルダで情報を整理できるうえ、精度の高い検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられます。タイトルやファイル名での絞り込み検索のほか、ファイル内の検索も可能です。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

作業指示書作成・管理アプリを導入するメリット

以下では、作業指示書作成・管理アプリを導入するメリットを3点紹介します。
 
  • 見やすく正確な指示書が作成できる
  • アプリを使えば、フォント・書体の変更やテンプレートの活用ができるので、体裁の整った指示書を作成可能です。また、画像や動画も添付できるアプリを選べば、「従業員が使う工具や操作を間違える事態」を避けられます。
     
  • 最新の情報を共有しやすい
  • アプリはリアルタイムでの共有機能が備わっているものが多く、変更した情報をメンバーに迅速に伝えられます。そのため、”どれが最新の情報か分からない”といった問題を解消します。
     
  • 管理がしやすい
  • アプリの多くにはフォルダ機能が備わっており、部署や案件ごとに作業指示書を整理できる点がメリットです。また、ピン止め機能が備わったアプリを使えば、そのときに使っている指示書を1番上に固定でき、アクセス性が高まります。
このように、作業指示書作成・管理アプリを導入することで、従業員が最新の指示書にアクセスして確実な作業するのに役立ちます。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

作業指示書の項目やテンプレートまとめ

ここまで、作業指示書の項目やおすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
 
作業指示書には依頼する仕事を的確に伝える役割があり、メンバー全員が共通認識を持つために不可欠です。作業指示書を作成するときはWordやExcelのテンプレートを使うと時短できますが、ファイルが乱立すると管理が面倒になります。
 
そこで、あらゆる情報をノート形式でまとめてフォルダで管理できる”ノート型ナレッジ管理ツール”を活用すべきです。ただし、作業指示書に変更があった場合でも情報の更新が簡単で、優れた検索機能で欲しい作業指示書をすぐに見つけられるツールを選びましょう。
 
結論、「テンプレート」「メッセージ」等の過不足のない機能を備え、作成した作業指示書を手間なく共有・管理できる「ナレカン」が最適です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、作業指示書を作成・管理するストレスを解消しましょう。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
 
関連記事: 【例文あり】指示書とは?フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。