作業指示書は、従業員がスムーズに作業を進めていくうえではもちろん、取引先の会社に作業を指示するときにも活用されます。作業指示書があればミスを予防できるうえ、工程の見直しにも役立つのです。
しかし、作業指示書は業種や職種によって項目が異なるため、「作業指示書をうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、作業指示書に必要な項目やおすすめのテンプレートを中心に紹介します。
- 作業指示書の作り方や記載すべき項目を知りたい
- すぐに利用できる無料のテンプレートを見つけたい
- 指示書の作成に加えて管理も効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、適切な作業指示書を作成できるだけでなく、作成した指示書を見やすく整理して運用する方法も見つかります。
目次
作業指示書の必要性とは
作業指示書とは、業務の手順や作業連絡に関わる事項を分かりやすくまとめた文書のことです。指示書をもとに作業を進める目的には、以下の4つが挙げられます。
- 作業を確実かつ効率的に進めるため
- 作業内容を記録・管理し、ミスを防止するため
- 重要事項を現場に周知するため
- 安全または衛生面から、法的な根拠に従って作業をするため
このように、作業指示書を作成する背景には業務を適切に進める目的があります。そのため、様式や内容に不備があれば作業に悪影響を及ぼし、トラブルの原因となるのです。
したがって、作業指示書の正しい書き方を確実に把握しておく必要があります。
3ステップ｜作業指示書の作り方とは
以下では、作業指示書の作り方を3ステップで紹介します。業界や業種によって様式や内容は異なりますが、一般的な作り方を確認しておきましょう。
ステップ1｜基本項目を押さえる
まず、作業指示書に記載する基本項目を押さえましょう。以下の項目は汎用性が高いため、さまざまな場面での指示書作成に役立てられます。
| ＜必要な項目＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
作業の名称 |
実施する作業の名称を記載します。製造業であれば検品、組み立て加工などです。 |
|
期間と日時 |
作業する期間や日時を記載します。遅延などのトラブルを招かないためにも明確にしておきましょう。 |
|
担当者名 |
誰に向けた指示かを明確にするために、作業の担当者を明記します。 |
|
依頼者名 |
工事や生産、作業を依頼した顧客を明記します。また、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も記載しておきましょう。 |
|
作業時間 |
あらかじめ作業時間が決められている場合は記載しておき、未定の場合には作業予定時間を書きましょう。 |
|
作業場所 |
たとえば、清掃業であればフロアなど、実際に作業をする場所を記載します。 |
指示書を作成するときには、以上の内容が記載されているか十分に注意しましょう。
ステップ2｜作業内容を記載する
次に、作業内容として「やるべきことや手順」を明記します。
実際に取り組む作業やその手順に関する情報は、指示を出したい相手へ的確に伝える必要があります。記載内容が抽象的だったり、冗長な文章になったりすると、指示書を読んだ人が認識を誤り、トラブルに発展する恐れもあります。
そのため、箇条書きを使ったり、文章の構成を意識したりして、理解しやすい記載内容にすることが重要です。
ステップ3｜作業予定を記載する
最後に、作業予定として「実施する作業のスケジュール」を記載します。
作業担当者への指示に加えて、作業に携わるメンバーにも併せて説明すれば、「どの程度の規模やスケジュールで進める作業か」を伝えられます。このように、作業予定を詳細に残しておけば、予定と実績が大きくかけ離れることがなくなるのです。
また、複数人での作業を効率化するために、指示書に紐づく「コメント・メッセージ機能」を備えた「ナレカン」のようなツールを活用すると、”誰が何をしているのか””どの工程が未着手なのか”を確認しやすくなります。
建設業の作業指示書に必要な3つの項目
建設業に最適な作業指示書には、安全に作業するために必要な項目が存在します。したがって、建設業に携わっている方は以下の項目に十分注意しましょう。
（1）作業間連絡事項
まず、作業間連絡事項には、話し合いで決まったことを書きます。
作業間の連絡が伝わらない場合、連携が取れずに「認識の齟齬」や「作業の停滞」を招いてしまうのです。また、共有事項が伝わっていなければ、混在作業による労災が起こる可能性もあります。
そのため、各業者が確実に内容を理解して、作業を進められるように配慮することが重要です。
（2）元請安全指示事項
次に、元請安全指示事項は、元請業者から現場に向けた指示がある場合の項目です。
元請会社には、下請け会社に対する「安全配慮義務」や「使用者責任」があります。そのため、安全管理の不備により現場で事故が起これば、元請会社は損害賠償を支払わなければなりません。
以上のことから、作業過程や使用機材などに関して、詳細な情報を記録しておく必要があるのです。
（3）追加の可能性がある項目
最後に、建設業では事業規模や作業内容によって、周知が必要な項目が随時追加されることがあります。主な例として以下の内容が挙げられます。
- 稼働予定または搬出、搬入予定の重機や車両の数
- 現場検査や立ち会い予定
現場で必要になる重機や車両の数は、正確に記載します。
機材や車両の安全検査や責任者の立ち会いがある場合は、日時や所要時間を詳細に記載します。
とはいえ、WordやExcelで指示書を管理する場合、都度ファイルを開くのは面倒なため更新を怠りがちです。そのため、「ナレカン」のような、「記事形式で直接、情報を確認・更新できるITツール」で、急な変更にも迅速に対応できるようにしましょう。
製造業の作業指示書に必要な3つの項目
多くの作業を交代しながら進めていく製造業のような現場では、従業員が同じ認識を持って取り組むことで、トラブルを防止できます。そのため、指示書を作成するときは、以下の項目に漏れがないように注意しましょう。
（1）製造における責任者
まず、製造における責任者名を記載しましょう。
万が一トラブルが発生した場合、現場の責任者が不明であれば、従業員は誰に報告すべきか分からなくなってしまいます。その結果、早急に報告すべき連絡を後回しにして、大きなトラブルに発展してしまうのです。
そのため、指示書には責任者名はもちろん、緊急時にすぐに連絡できるように電話番号やメールアドレスも併せて記載しておくことが大切です。
（2）製造スケジュール
次に、製造業の作業指示書には製造スケジュールの記載も必須です。
仮に、従業員が納期日を勘違いしていると「まだ、時間に余裕があるから」とほかの作業を優先してしまい、計画通りに進まなくなってしまいます。その結果、期日が近づいてから慌てることになり、作業ミスやトラブルに繋がる可能性があります。
そのため、作業指示書には製造にかかる期間や納期日など、製造スケジュールを明確に書き記すようにしましょう。
（3）作業機器の扱い方
最後に、作業機器や工具の使い方も記載しましょう。
製造現場には、手軽に扱える機器から大掛かりな機器までさまざまな機材があります。万が一、作業機器ごとの正しい使い方やメンテナンス方法を理解できていなければ、業務効率を低下させるだけでなく、大きな事故につながりかねません。
そのため、製造指示書を通じて従業員一人ひとりが適切に扱えるように「作業機器の扱い方」は必ず記載しましょう。たとえば、写真や動画も残せる「ナレカン」のようなアプリを使えば、全従業員が理解できるわかりやすい指示書を作成できます。
【Excel/Word対応】作業指示書の無料テンプレート6選
以下では、作業指示書の作成を効率化できるテンプレートを6つ紹介します。いずれのサイトも、ダウンロード後にカスタマイズできる雛形が揃っているので必見です。
（1）Excel｜建設業で使えるテンプレート
こちらは「おしいれクラウド」が提供する、建設業で使える作業指示書のテンプレートです。
有資格作業や必要保護具、共通指示事項など、項目が細かく設定されている雛形なので、すぐに運用に乗せられます。
（2）Excel｜作業時間まで書き込めるテンプレート
こちらは「テンプレート祭り」が提供する、作業指示書の雛形です。
作業時間を指定できる項目があるうえ、作業の責任者や注意点も残せます。各作業の概要を把握したい場合に便利です。
（3）Excel｜治具・計器の情報も残せるテンプレート
こちらは「フリーテンプレート」の作業指示書に関する雛形です。
製造業において重要な「使用する治具・計器」の項目があらかじめ用意されているため、抜け漏れの心配がありません。
（4）Excel｜多様な職種で利用できるテンプレート
こちらは「テンプレート倉庫」の作業指示書に関する雛形です。
製品コードや製品名を書き込む項目を修正すれば、あらゆる職種や目的で使える項目が揃っています。指示書1枚でひとつの作業の一連の流れやポイントを分かりやすくまとめられる点が特徴です。
（5）Word｜画像や図が入れやすいテンプレート
こちらは「テンプレート倉庫」の作業指示書に関する雛形です。
画像や図も入れやすいように、項目を細かく設けず余白が多い点が特徴です。作業を進めるうえで、機械の操作を分かりやすく示したい場合に役立ちます。
（6）コピペ可｜製造業で使える作業指示書のひな形/テンプレート
以下は、コピペすればそのまま使える製造業で使える作業指示書のテンプレートです。
作業指示書
発行日 令和〇年〇月〇日
現場責任者 〇〇 〇〇
緊急連絡先 090-XXXX-XXXX
＜作業工程・分類＞
＜製造スケジュール＞
- 製造期間：令和〇年〇月〇日~令和〇年〇月〇日
- 納期：令和〇年〇月〇日
＜作業手順＞
- あああ
- あああ
- あああ
＜使用する器具＞
- 使用する目的：〇〇するため
- 使い方：あああ
- 注意事項：あああ
＜備考＞
ただし、作業指示書がすぐに作成できる環境が整っていなければ、現場で活用することができません。したがって、スマホやタブレットでも、テンプレートを呼び起こして作成できる「ナレカン」のようなツールを使いましょう。
作業指示書の書き方のコツ2選
テンプレートを使って体裁を整えられても、内容がまとまっていない指示書では、読まれなくなってしまいます。そこで、作業指示書の書き方のコツを2つ紹介するので、業界問わず、作業指示書を作成する人は以下の書き方を意識しましょう。
（1）5W1Hを意識して記載する
1つ目は、「5W1Hを意識して記載する」です。
作業指示書は、作業を正しく安全に行う上で重要な書類であり、記載項目に抜け漏れがないように作成する必要があります。もし記載内容に不備があった場合、作業の遅延やトラブルを引き起こす恐れがあるのです。
そのため、作業指示書を作成するときは、常に「5W1H」に照らし合わせながら内容を記載し、情報の不足がないように心がけましょう。
（2）難しい専門用語の使用は避ける
2つ目は、「難しい専門用語の使用は避ける」です。
作業指示書は、業務に携わる幅広い従業員に共有される資料です。そのため、難しい専門用語を用いて記載すると、経験の浅い新人や、提携先企業の従業員に内容が適切に伝わらない可能性があります。
したがって、作業指示書は、誰でも内容を理解できる言い回しで記載するようにしましょう。また、やむを得ず専門用語を使用する必要がある場合は、別途「専門用語の一覧」を作成しておき、従業員が学習できる環境を整えることが大切です。
Excel/Wordの作業指示書の注意点
ここでは、Excel/Wordで作成した作業指示書の注意点を紹介します。ExcelやWordはテンプレートが豊富にある反面、以下の2点に注意が必要です。
（1）ファイル管理が煩雑化する
1つ目は、ファイル管理が煩雑化する点です。
ExcelやWordは作業指示書以外にも様々な用途で利用されるツールです。そのため、事前に他のExcel/Wordファイルと異なる保存場所を決めておかないと、「ファイルが入り乱れて作業指示書が見つけられない」といった事態になりかねません。
加えて、ファイル形式は検索機能が乏しいため、必要な作業指示書を見つけられず、形骸化していく恐れがあるのです。したがって、作業指示書は、「情報の一元管理」や「検索性」に長けたツール上で作成・管理するようにしましょう。
（2）スマホでの利用に不向き
2つ目は、スマホでの利用に不向きな点です。
特に建設業や製造業では、オフィス外からスマホで作業指示書を開く機会が多くあります。しかし、ExcelやWordはスマホの小さい画面では非常に見づらいため、指示書の内容をスムーズに確認できないほか、誤タップを誘発してしまいます。
したがって、オフィス外から情報を確認する機会が多い方は、スマホからでも快適に作業指示書を確認できる体制を整えましょう。たとえば、スマホの小さい画面での表示に最適化されている「ナレカン」のようなツールであれば、ストレスなく使えます。
作業指示書の作成・管理を一元化するアプリ
ここでは、作業指示書の作成と管理が簡単にできるツールを紹介します。
WordやExcelのテンプレートは便利ですが、ファイルが乱立すると適切な管理が難しくなり、目的の指示書をすぐに見つけ出せません。結果、実際に作業に取りかかるまでにタイムロスが生じてしまうのです。
そこで、「作業指示書の管理に役立つITツール」を導入すれば、指示書を一カ所に集約して管理できます。ただし、集約しただけでは目的の情報は見つけられないため、「検索機能が優れているか」を重視してツールを選定しましょう。
結論、現場に導入すべきなのは、指示書をはじめとしたあらゆる情報を蓄積・管理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、登録した「テンプレート」に沿って詳細を記載していくだけなので、項目の抜け漏れを防止し、作成時間を短縮できます。また、指示書の内容は、ヒット率100％の「キーワード検索」で瞬時に振り返れるので、円滑に作業を進められるのです。
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＜ナレカンを使った作業指示書の作成例＞
以下は、ナレカンを使って作業指示書を作成・管理した例です。
- テンプレート機能
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作業指示書の項目やテンプレートまとめ
ここまで、作業指示書の項目やおすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
作業指示書には依頼する仕事を的確に伝える役割があり、メンバー全員が共通認識を持つために不可欠です。作業指示書を作成するときはWordやExcelのテンプレートを使うと時短できますが、ファイルが乱立すると管理が面倒になります。
そこで、あらゆる情報をノート形式でまとめつつ、フォルダで管理できる”情報管理ツール”を活用すべきです。とくに、優れた検索機能で欲しい作業指示書をすぐに見つけられるツールを選ぶと、現場の作業がスムーズに進みます。
結論、ITに不慣れでも作成した作業指示書を手間なく共有・管理できるツール「ナレカン」が最適です。
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