【テンプレート】従業員の業務改善指導書や注意書の書き方を解説

勤務態度に問題がある社員への対応として、会社側が業務改善指導書や注意書を作成するケースがあります。指導書・注意書は、社員の勤務態度を改善するだけでなく、雇用関係のトラブルを防止するうえでも重要な書類です。

しかし、「指導書の書き方や管理する方法が分からない」「パワハラ扱いされるのが怖い」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、パワハラにならない業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートを中心に解説します。

この記事でわかること

• 業務改善指導書や注意書は、問題社員の勤務態度を改めるだけでなく、客観的事実に基づき曖昧な表現を避けて作成することで、不当解雇やパワハラなどの雇用トラブルを防ぐ証拠として重要です。
• 作成日付や改善対象の事項など基本5項目を網羅し、人格評価は記載せず、数字などを用いて簡潔・具体的に記載すること、またタイムリーな交付と「受領欄」の設置が法的効力を持たせるために重要です。
• 指導書は紛失リスクや管理の煩雑さを防ぎ、トラブル時にすぐ検索できるよう、アクセス権を設定できるITツールでオンライン管理することが推奨されています。

会社における業務改善指導書・注意書とは

まず、会社における業務改善指導書と注意書の概要や違いについて解説します。指導書や注意書について深く理解していない方は必見です。

業務改善指導書・注意書の概要

会社における業務改善指導書・注意書とは、勤務態度などに問題がある従業員に対して、会社側が正式に改善を求めるための書類です。使用例として、ハラスメント行為の改善を求める場合などが挙げられます。

法令では、従業員に問題があると判断しても、業務改善指導書・注意書などで警告せずに解雇すると、解雇権の濫用となります。これは、「業務改善の機会が十分に与えられなかった」とみなされ、不当解雇として企業側が訴えられる恐れがあるからです。

このように、業務改善指導書・注意書は従業員の業務態度を改善するだけでなく、雇用を取り巻く法的トラブルを防ぐためにも不可欠な書類なのです。

指導書と注意書の違い

指導書と注意書の違いとして、指導書は問題行動に対する改善指針を示す一方、注意書は問題行動を厳重に警告するという点が挙げられます。

たとえば、指導書で業務や問題行動を指摘しても改善の様子が見られなかった場合に、注意書で通知します。指導書や注意書を作成することにより、従業員が自身の業務態度や問題点を見つめ直すきっかけになります。

このように指導書と注意書は使う場面が違いますが、一般的に、両者は同等の文書として扱われます。

業務改善指導を書面に残す必要性

業務改善指導を書面で残す必要性として、以下の3点が挙げられます。

• 指導した内容が記録として残るため、トラブルのときに法的に有力な証拠となりうる
• 指導された従業員が自身の問題点・改善点を正確に把握できる
• 書面に文章化されることで、問題行為を深刻に受け止め早急な改善に繋がりやすい

このように、業務改善指導書を作成すると、指導内容が記録として残り、従業員とのトラブルを未然に防げます。ただし、紙の書類の場合、紛失のリスクがあるほか、管理が煩雑化しやすいため、過去の指導書を探すのに時間がかかってしまいます。

したがって、業務改善指導書・注意書はデジタル化して、オンライン上で管理しましょう。たとえば、さまざまな形式のファイル添付に対応し、任意のメンバーに即共有できる「Stock」のようなツールがおすすめです。

パワハラにならない指導書の書き方ポイント

ここでは、パワハラにあたらない指導書の書き方ポイントを解説します。パワハラで訴えられることを心配している方は必見です。

（1）事実と意見を分け、人格評価を書かない

指導書には、指導者の主観や部下への人格評価を一切含めず、客観的な事実のみを記載してください。

「やる気がない」などの人格否定に捉えられる表現は、業務改善の枠を超えて精神的苦痛を与えるため、パワハラと判断されるリスクが非常に高くなります。

たとえば、「不真面目な態度で遅刻を繰り返した」ではなく、「〇月〇日、〇月〇日の2回、連絡なく〇分遅刻した」のように、誰が見ても明らかな数値や事象のみを記述します。

このように、感情的な言葉や性格への非難を排除し、実際に起きた問題行動（事実）だけに焦点を当てて作成することが重要です。

（2）曖昧な頻度・主観表現を避ける

先ほど述べたことにも繋がりますが、指導書に用いる表現は、「いつも」「何度も」といった曖昧な言葉を使わず、すべて数値化・具体化してください。

頻度や程度の基準が主観的だと、従業員側が「厳しすぎる」「狙い撃ちにされている」と感じ、不当な指導（パワハラ）として反発やトラブルを生む原因になる可能性があります。

そこで、「いつも書類にミスが多い」ではなく、「今月提出された報告書10件のうち、3件に計算誤りがあった」と具体的に指摘することで、客観性を示すことができます。

認識のズレによるトラブルを防ぐためにも、客観的な数字や誰が見ても同じ解釈ができる表現で記述してください。

（3）期待する行動・期限・会社側の支援を書く

過去の過ちを責めるだけでなく、「今後求める行動」「達成期限」「会社が提供するサポート」の3点セットで明記するようにしましょう。

問題点の指摘や叱責だけで終わる指導書は、従業員を精神的に追い詰める「見せしめ」や「退職勧奨」と捉えられ、パワハラとみなされる恐れがあります。

「〇月〇日までに、ミスをなくすためのチェックシートを毎朝上司に提出する。不明点は指導担当の〇〇さんに都度相談できる環境を整える」といった改善へのロードマップを示してあげると、業務改善指導書を受け取った従業員にも分かりやすいです。

このように、会社が従業員の成長を促し、業務改善を誠実に支援する姿勢を指導書内に明確に残すことが、パワハラのリスクヘッジになります。

＜例文あり＞伝わりやすい業務改善指導書・注意書の書き方

ここでは、業務改善指導書・注意書の書き方をご紹介します。以下を意識すれば、口頭での指導では効果が薄い場合に、改善点を正確に伝え従業員の行動を改めさせられます。

（1）基本の5項目を記載する

はじめに、業務改善指導書・注意書の基本項目を記載しましょう。指導書・注意書の基本的な項目として、以下の5つが挙げられます。

以上を参考に、従業員の勤務態度における改善点を明記しましょう。

（2）交付のタイミングに留意する

業務改善指導書・注意書は、問題行動が発生したあと、できるだけ早いタイミングでの交付が重要です。

問題行動発覚から指導書の交付までに時間が空いてしまうと、従業員に対して会社がその行動を黙認していたと捉えられ、会社の印象が悪くなる可能性があります。また、従業員の問題行動に対する自覚も薄れ、早急な改善が期待できません。

そのため、タイムリーに交付して従業員に問題意識を持たせ、改善指導の効果を最大限に引き出しましょう。

（3）受領欄を忘れずに設ける

最後に、業務改善指導書・注意書には「受領欄」を必ず設けます。

業務改善を口頭で指導した場合、あとから「そのような指導は受けていない」と抗議される可能性があります。また、文面での指導であっても、受領欄がなければ読み手が確認した記録が残らず、指導した証拠としての法的効力が薄れてしまうのです。

したがって、トラブルを避けるためにも受領欄を設けて、従業員が改善指示に同意したことを書類に残しましょう。

業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレート

ここでは、業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートを2つご紹介します。通常版と簡易版を用意していますので、自社に合ったテンプレートを選択しましょう。

【通常版】業務改善指導・注意書テンプレート

【簡易版】業務改善指導・注意書テンプレート

【必見！】業務指導書・注意書の管理に最適なツール

指導書は1通では終わらず、口頭指導・交付・受領・期限・再指導の経緯が担当者のPCやメールに散らばり、時系列で追えなくなることがよくあります。

しかし、この課題を放置すると、フォローが記憶頼みになり改善が進まず、懲戒や配置転換を検討する段階でも「いつ・何を指導したか」を示せず手続きの相当性を説明しにくくなってしまうのです。

だからといって従来の紙での運用は検索できず、チャットは流れ、共有フォルダは最新版と期限が別管理になり、高機能な労務システムは現場が使いこなせません。

そこで重要なのが、従業員ごとに文書・添付・やりとり・改善期限を同じ場所へ集約し、閲覧権限を人事と上長に限定して残す仕組みを作り上げることです。

「Stock」では「ノート」に残した指導書・注意書をはじめとするあらゆる文書は、フォルダごとにアクセス権を細かく設定し、一元管理できます。また、そのノートへタスクとメッセージを紐づけられるため、指導書が流れず期限も消えずに管理可能です。

社内の情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

Stockで指導書を管理する例

以下では、「Stock」で指導書を適切に管理する方法をご紹介します。

Stockの「ノート」は、カテゴリごとにフォルダ分けして管理できるため、指導書のみをまとめたフォルダを作成し一元管理できます。また、記事に紐づく「メッセージ」で任意のメンバーと自由にやりとりが可能です。

注意指導書を拒否されたときにすべき対応

注意指導書の内容を拒否された場合、まずは従業員側の意見を聞きましょう。

従業員の説明が適切であり、指導の必要がないと判断されると、指導が取り消される可能性もあります。しかし、従業員側の意見に正当性が全くなく、自身の行動に対して反省の色を示さない場合は、厳重な処分を考えなければいけません。

なぜなら、繰り返し問題行動を起こされるリスクがあるうえ、他の社員に対して示しがつかないからです。処分としては、減給や出勤停止、降格、退職勧告などのように様々あり、問題行動の重さによって適切に処分を下す必要があります。

【日常的にできる】問題社員の勤務態度を改善する方法とは

問題社員の勤務態度を改善する方法としては、「指導体制を整える」「日報を作成させる」といった対処法が挙げられます。

上司が業務の進捗を把握しやすい環境を作れば、必要に応じて早い段階で指導ができ、改善効果が高まります。また、日報の作成も指導体制を強化するために有効で、従業員が自分の業務を振り返る習慣がつけられます。

そこで、自社に適した形で日報をまとめられ、ノートに直接書き込むことで簡単に日報を作成できる「Stock」のようなアプリを用いると日報業務を効率化できます。業務への取り組みが可視化されると、指導や改善方法も明確になるのです。

従業員への業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートまとめ

これまで、パワハラにあたらない業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートを中心に解説しました。

指導書・注意書は、問題社員の勤務態度を改善するだけでなく、不当解雇などのトラブルを防ぐうえでも重要な書類です。しかし、紙やWord、Excelの指導書では、ほかの書類やファイルに埋もれ、必要な時にすぐに取り出せません。

したがって、指導書・注意書は、指導経緯や内容がすぐに分かるように、「文書を一元管理でき、充実した検索機能があるツール」を導入しましょう。またツールは、指導書に含まれる社員の個人情報やデリケートな内容を適切に保護する必要があります。

そこで、指導書の管理に最適なのは、細かくアクセス権を設定して文書管理が可能なうえに、高精度な検索機能で欲しい情報を即見つけられるツールを導入することが重要です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、指導書や注意書を効率よく安全に管理しましょう。