「ストレージ」とは、iPhone・AndrsoidなどのスマホやPCにて、デジタルデータを保管する場所を指します。業務で写真・書類などの膨大なデータを扱っていると、ストレージがいっぱいになり、デバイスをスムーズに操作できなくなってしまう可能性があります。
しかし、「ストレージがいっぱいになったらどうすればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ストレージがいっぱいになったときの対処法を中心にご紹介します。
- ストレージがいっぱいになった時の対処法を把握したい
- オンラインストレージの注意点を押さえて導入可否を検討したい
- オンラインストレージよりも安全で簡単に使えるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ストレージがいっぱいになったときの対処法が分かるので、業務を円滑に進められます。
目次
ストレージがいっぱいになるとどうなるのか
ストレージがいっぱいになると、デバイスの画面に「ストレージの空き容量がありません」と表示される場合があります。
また、ストレージがいっぱいになると発生するトラブルとして、以下の内容が挙げられます。
- アプリの動きが重くなる・強制終了される
- ファイルを開けなくなる
- 写真・動画を撮影できなくなる
- データを保存できなくなる
- ソフトウェアのインストールができなくなる
- OSが正常に動かなくなる
したがって、ストレージがいっぱいになると、デバイスをスムーズに操作できなくなり、業務が滞ってしまいます。そのため、ストレージの上限に達した状態で放置せず、適切に対処しなければなりません。
【iPhone/iCloud】ストレージの確認方法
ここでは、iPhoneとiCloudのストレージの確認方法をご紹介します。
iPhoneのストレージは、iPhone本体で使える容量のことを指します。
一方、iCloudのストレージは、Apple社が提供しているクラウドストレージサービスで、インターネット上に用意された、データを保存する領域のことです。
iPhoneのストレージ容量の確認方法
まずは、iPhoneのストレージ容量の確認方法をご紹介します。
iPhoneのストレージ容量は、「設定」アプリから確認できます。
まず「設定」アプリを開き、【一般】をタップします。
次に、「一般」の項目にある、【iPhoneストレージ】をタップします。
すると、画面の上部に、iPhone本体のストレージ容量と使用済みの容量が表示されます。
また、画面を下にスクロールすると、アプリ別のデータ容量を確認できます。
iCloudのストレージ容量の確認方法
続いて、iCloudのストレージ容量の確認方法をご紹介します。
iCloudのストレージ容量も、「設定」アプリから確認できます。
まず「設定」アプリを開き、一番上にある【名前】をタップします。
Apple ID画面に進んだら、【iCloud】をタップします。
すると、画面の上部に、iCloudのストレージ容量と使用済み容量が表示されます。
さらに詳しく使用状況を確認したい場合は、【アカウントのストレージを管理】をタップしましょう。
すると、iCloudストレージ全体の使用状況と、アプリ別のデータ容量を確認できます。
上記の方法で、こまめにストレージを確認しておきましょう。
ストレージがいっぱいになったときの4つの対処法とは
ここでは、ストレージがいっぱいになったときの4つの対処法について解説します。以下の内容を押さえて、スマホ・PCのストレージ不足を解消するにはどうすれば良いか把握しましょう。
（1）キャッシュを削除する
ストレージがいっぱいになったときは、キャッシュを削除しましょう。
「キャッシュ」とは、アプリの設定や状況など、一度読み込んだ情報を一時的に保存しておくデータを指します。例として、デバイスに蓄積されているキャッシュは、以下の通りです。
- ブラウザキャッシュ
- コンテンツキャッシュ
- LINEのキャッシュ
- Google マップのキャッシュ
「Safari」や「Google Chrome」などのWebブラウザでは、閲覧したWebサイトのデータがキャッシュとして蓄積されています。
動画・電子書籍などをダウンロードして利用していると、コンテンツのデータがキャッシュとして蓄積されています。
コミュニケーションアプリの「LINE」では、アプリの表示・読み込みを高速化するために、データがキャッシュとして蓄積されています。キャッシュを削除しても、トーク履歴・写真・ファイルなどが消えることはありません。
Googleが提供している地図アプリの「Google マップ」では、閲覧した地図のデータがキャッシュとして蓄積されています。
したがって、アプリを利用していると、キャッシュがどんどん蓄積されていくので、定期的に削除しておくことが重要です。
（2）不要な写真・動画を削除する
写真や動画の削除によっても、ストレージ容量を減らすことができます。
特に動画は容量が大きいため、不要な動画をたくさん保存している場合は、削除することでストレージの使用容量を大幅に減らせます。
不要な写真や動画は、iPhoneの「写真」アプリから簡単に削除できるため、すぐに実行できる点がメリットです。
（3）データを外部ストレージに移行する
データを外部ストレージに移行することも、ストレージがいっぱいになったときの対処法のひとつです。
スマホ・PCなどのデバイスに搭載されたストレージを「内部ストレージ」と言う一方で、デバイスに接続して使うストレージを「外部ストレージ」と言います。具体的な外部ストレージは、以下の通りです。
- SDカード
- USBメモリ
- 外付けハードディスク（HDD）
- DVD・Blu-rayなどのディスク
このように、ストレージがいっぱいになったときは、外部ストレージを活用すると、内部ストレージの容量不足を解消できます。
（4）データをオンラインストレージに移行する
ストレージがいっぱいになったら、データをオンラインストレージに移行しましょう。
「オンラインストレージ」とは、インターネット上にデジタルデータを保管できるサービスを指します。たとえば、Appleが提供する「iCloud」では5GBまで、Googleが提供する「Google ドライブ」では15GBまで無料で利用できます。
オンラインストレージには、自動でバックアップをとれる機能があり、データを保護しながら管理できます。また、自社でサーバーを用意する必要がないので、低コストできる点がメリットです。
以下は、iPhone内の写真・動画を「iCloud」に保存する操作手順です。
まず「設定」アプリを開き、下にスクロールして【写真】をタップします。
【iCloud写真】にチェックを入れると、撮影した写真や動画がiCloudに自動保存されます。
上記の操作で簡単にデータを保存し、容量を節約できます。
オンラインストレージの3つの注意点とは
ここでは、対処法のひとつである「オンラインストレージ」の3つの注意点を解説します。オンラインストレージを導入するときは、以下の3点に注意して、自社に最適なツールを検討しましょう。
（1）情報漏洩のリスクがある
オンラインストレージの注意点として、情報漏洩のリスクがある点が挙げられます。
オンラインストレージでは、不正アクセスを受けて、情報漏洩が発生する恐れがあります。そのため、「アクセス制限を細かく設定できる」「国際規格である「ISO27001」を取得している」などを選定基準にして、高セキュアなツールを導入しましょう。
たとえば、十分なセキュリティ対策に取り組んでいる企業は、「ナレカン」のような「ISO27001」認証を取得している情報管理ツールを使って、高いセキュリティレベルを確保しています。
（2）容量や保存期間に制限がある
オンラインストレージでは、容量や保存期間に制限がある場合もあります。
保存できるデータの容量はツールによって異なるため、すぐに上限に達してしまい使用できなくなることが起こり得ます。また、保存期間が過ぎたり、無料プランで一定の期間以上アクセスしなかったりすると、データが削除されることもあるのです。
したがって、オンラインストレージを導入する際は、容量・保存期間を確認して、自社に合ったツールを選ぶ点に注意しましょう。
（3）情報へのアクセス性が悪い
ツールによっては、情報へのアクセス性が悪いこともオンラインストレージの注意点のひとつです。
ファイルが多くなったり階層が深すぎたりすると、情報がどこにあるのか分からなくなってしまいます。このように、ファイル管理が面倒だと、オンラインストレージの利用がストレスになりかねないのです。
そのため、欲しい情報をすぐに見つけられる使いやすいツールを選ぶようにしましょう。
最も簡単に情報へアクセスできるツール
以下では、最も簡単に情報へアクセスできるツールをご紹介します。
スマホのストレージがいっぱいになると、情報を蓄積できず、必要な情報が適切に管理されません。一方で、オンラインストレージに保管すると、自動でバックアップをとれる一方、情報漏洩のリスクや情報へのアクセスのしづらさがあるので注意が必要です。
とくに、大量の情報を扱う大企業では、個人のスマホで情報管理しているとストレージがすぐにいっぱいになるうえ、社内情報が散在して情報を探す手間がかかります。そこで、「情報へのアクセス性が良く、社内情報を安全に一元管理できるツール」を導入しましょう。
結論として、ストレージがいっぱいになったときに導入するべきは、多階層の「フォルダ」であらゆる情報を適切に管理できる、シンプルな情報管理ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に残した画像やファイルは、「フォルダ」で“内容“や“部署“ごとに分類して管理できます。また、フォルダごとにアクセス権限が設定できるほか、国際基準の厳格なセキュリティによって情報が保護されるので、機密情報も安全に管理できるのです。
社内の情報管理を円滑化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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ストレージがいっぱいになったときの対処法まとめ
これまで、ストレージがいっぱいになったときの対処法を中心にご紹介しました。ストレージの空き容量が不足したときには、以下の4つの対処法があります。
- ブラウザ・コンテンツなどのキャッシュを削除する
- 不要な写真・動画を削除する
- SDカード・外付けハードディスクなどにデータを移行する
- オンラインストレージを活用する
ただし、オンラインストレージによっては、不正アクセスによる情報漏洩のリスクがあったり、必要な情報を探すのに時間がかかったりする恐れがあります。そこで、「高セキュアなうえ、簡単に目的の情報を見つけられるツール」があると便利です。
したがって、ストレージがいっぱいになったときには、厳格なセキュリティで情報を保護できるうえ、大量の情報からすぐに目的の情報へアクセスできる情報管理ツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、スムーズに情報管理を進めましょう。
