ファイルストレージはExcelやWord、PDFや動画などのファイルをクラウド上で管理できるサービスです。あらゆるファイルを一か所にまとめられるメリットがあり、法人への導入が増えています。
しかし、「ファイルストレージを上手く活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、おすすめの無料ツールを紹介します。
- 社内のファイル管理に悩んでいる
- ファイルストレージの運用を確実に成功させたい
- 社内情報を安全かつ簡単に管理する方法が知りたい
という担当者の方は本記事を参考にすれば、ファイルストレージを運用するコツがわかるほか、自社に最適なツールも見つかります。
目次
ファイルストレージとは
ファイルストレージとは、データを「.docx」や「.xlsx」といったファイル単位で保存し、管理できるツールを指します。PCに内蔵されているローカルフォルダと同様の形式でデータを保管するため、使い方に迷うことがありません。
ただし、ファイルストレージはローカルフォルダとは異なり、インターネット上にデータが保存されるクラウドサービスです。したがって、場所や端末を問わずファイルにアクセスができる利便性を持ちます。
また、社内のファイルを一元管理することで、過去の資料やデータが見つけやすくなり、データを探し出す手間が省けます。その結果、業務効率の向上にもつながるのです。
各ストレージとの違い
下記の画像は、ファイルストレージとそのほかのストレージとの違いを示したものです。各ツールの違いについて、以下で詳しく説明します。
ブロックストレージとは
ブロックストレージとは、「ボリューム単位」で分解した記憶領域を、さらに「ブロック単位」で分割して管理するツールを指します。
ボリュームとブロックにはそれぞれ番号が振られており、番号を指定することでブロック内のデータにアクセスできます。ファイルストレージと異なり階層構造ではないため、必要なファイルへ瞬時にアクセスできる点がメリットです。
ただし、番号を駆使して検索する手法なので、活用にあたっては高いITリテラシーが必要となる点に注意しましょう。現在では、ベンダーがファイルストレージを構築するときに使われているケースが主流です。
オブジェクトストレージとは
オブジェクトストレージは、各データを「オブジェクト」として保存・管理するツールを指します。
ファイルストレージと異なり、オブジェクトストレージには階層がありません。また、豊富なメタデータを扱えるという特徴があり、写真の撮影場所やコピー回数といった情報まで残せる点がメリットです。
ただし、オブジェクトストレージは社内などの限られた環境でしか利用できず、不便な点に注意しなければなりません。そのため、場所や端末を問わず資料にアクセスしたい場合は、PCやスマホ、タブレットでも使える「ナレカン」のようなツールを選びましょう。
ファイルストレージの運用を成功させるコツ3選
ファイルストレージは導入するだけでは恩恵を受けられず、社内で活用されてはじめて効果を発揮します。以下のコツを参考に、ルールを定めたうえで現場に展開し、運用を成功させましょう。
コツ1｜用途ごとにファイルを整理する
1つ目のコツは、用途ごとにファイルを整理して保管することです。
例として、「案件やクライアント、プロジェクトごとにフォルダを分ける」といった方法が挙げられます。テーマごとにフォルダを分けることで、関連する情報を一か所にまとめられるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。
案件やクライアントといった単位については、実際に使用する現場にヒアリングをしたうえで管理者が設定するのがおすすめです。整理せずに現場に一任すると、フォルダが乱立して情報が散在する原因となりかねないため、必ず事前に設定しましょう。
コツ2｜ファイルの作成・保存ルールを作る
2つ目のコツは、ファイル名や保存についてのルールを作ることです。
ファイル名の付け方が定まっていない場合、作成者以外のメンバーはファイルの中身を推測できません。その結果、都度ファイルを開いて中身を確認する工数が発生し、従業員の負担となりかねないのです。
一方、「作成日」「顧客名」「概要」などをファイル名に記載しておけば、誰でも一目でファイルの内容を理解できます。したがって、データの判別に必要な情報を組織で確認し、ルールを設定したうえで運用しましょう。
コツ3｜データの保管場所を一元化する
3つ目のコツは、社内のデータの保管場所を一元化することです。
ファイルストレージの大きな役割として、「情報の属人化を防ぎ、組織で情報資産を共有すること」が挙げられます。仮に、従業員が自身のPCにデータを保存していた場合、退職や異動のときに引き継ぎができず、業務に支障が出る可能性があるのです。
したがって、「ファイルストレージに情報を保存することの重要性」を従業員へ共有し、誰もがアクセスできる形で情報を一か所に蓄積する環境を整えましょう。
ファイルストレージを選ぶ5つのポイント
ここでは、ファイルストレージを選ぶ5つのポイントを紹介します。以下を参考に、自社に最適なツールを選定しましょう。
（1）ファイルの検索性が優れているか
ファイルストレージを選ぶ1つ目のポイントは、ファイルの検索性が優れているかです。
ファイルの一括管理ができるストレージであっても、ただファイルを保存するだけでは、やがて情報が散乱してしまいます。その結果、目的のファイルを探す手間が生じるので、ストレージの活用メリットを十分に享受できません。
そのため、「キーワード検索」「ファイル内検索」「絞り込み検索」などの機能が備わったツールを選びましょう。検索性に優れたツールを導入すれば、必要な情報をすばやく見つけることができ、業務効率化や情報活用の促進にもつながります。
（2）ファイルの共有がしやすいか
ファイルストレージを選ぶ2つ目のポイントは、ファイル共有がしやすいかです。
ファイルの共有方法としては、メールに添付する形が一般的です。一方、情報共有機能を備えたファイルストレージであれば、ツールを切り替えずとも共有でき、データのやり取りにかかる手間を削減できます。
情報共有機能の例としては、テキストで連絡できる「メッセージ機能」や「コメント機能」などが挙げられます。ストレスなくファイルを共有したい方は、こうした機能が搭載されたファイルストレージを選びましょう。
（3）十分なデータ容量を確保できるか
ファイルストレージを選ぶ3つ目のポイントは、十分なデータ容量を確保できるかです。
>ファイルストレージは業務の基幹ツールとなるため、運用期間が長くなるほど保存するデータ量も増えていきます。そのため、契約時に保存できる容量を確認することはもちろん、必要に応じて容量を増やせるかも確認すべきです。
また、契約当初に想定しなかった事態にも対応できるように、変更に柔軟なツールを選びましょう。
（4）複数デバイスからアクセス可能か
ファイルストレージを選ぶ4つ目のポイントは、複数のデバイスからアクセスできるかです。
多くのファイルストレージでは、インターネット上にデータが保管されています。そのため、PCに加えてスマホでも使えるツールを選択すれば、社外でも資料を閲覧でき、業務効率が向上するのです。
とくに、「外出先でもファイルにアクセスしたい」という方は、PCやスマホ、タブレットといった複数の端末に対応しているツールを選びましょう。
（5）セキュリティ対策は万全か
ファイルストレージを選ぶ5つ目のポイントは、セキュリティ対策が万全であるかです。
ファイルストレージにはさまざまな形式のデータを保管できますが、セキュリティ対策が不十分なツールでは、データ漏えいや不正アクセスといったリスクが生じやすくなります。とくに、社内の機密情報が外部に流出した場合、信用問題にもつながりかねません。
そのため、ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティ機能が充実しているかを必ず確認しましょう。たとえば、「アクセス制限」「データの暗号化」「二段階認証」などの機能が備わったツールを選ぶと、安全に情報を管理できます。
【必見】ファイル管理の手間を解消するツール
ここでは、ファイル管理の手間を解消するおすすめのツールをご紹介します。
ファイルストレージを選ぶときは、情報共有のしやすさやアクセス性が重要なポイントです。共有機能や高精度の検索機能を備えたストレージであれば、ツール内で情報共有が完結し、必要な情報にもスムーズにアクセスできます。
ただし、情報の更新がしづらいと、最新情報がわからなかったり、情報を残した目的が不明になったりします。そのため、「情報の背景と併せて、情報を継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールが求められるのです。
結論、自社のファイル管理には、ナレッジを“活用される形”で残せるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、社内のあらゆる情報を「記事」として蓄積・共有でき、必要な情報にすぐアクセスして活用可能です。また、記事に誰が・なぜ・いつ投稿したかといった情報も残せば、ナレッジの活用がしやすく、意思決定の参考にされやすくなります。
PC・スマホで簡単にファイルを管理できる「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ファイルストレージの概要まとめ
本記事では、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、選定ポイントを中心にご紹介しました。
ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティや共有のしやすさ、検索性などを重視しましょう。また、導入後はルールを設けて、スムーズに情報を共有・管理できるようにすることも大切です。
しかし、ファイルストレージだけでは情報が埋もれてしまったり、更新されずに古いまま放置されたりといった課題も起こりがちです。そこで、「情報を共有・保管するだけでなく、背景とともに継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールを導入しましょう。
結論、社内の情報共有には社内のあらゆる情報を“活用される形”で蓄積・共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。誰が・なぜ・いつ投稿したかといった情報も合わせて残せるため、スムーズな意思決定にも役立ちます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル共有・管理の手間を解消しましょう。
