ファイルストレージはExcelやWord、PDFや動画などのファイルをクラウド上で管理できるサービスです。あらゆるファイルを一か所にまとめられるメリットがあり、法人への導入が増えています。
しかし、「ファイルストレージを上手く活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、おすすめのツール・選び方を中心に紹介します。
- ファイル検索に時間がかかり作業時間を短縮したい実務担当者
- 既存ファイルサーバーの容量や運用に限界を感じている管理職者
- 自社に最適なファイルストレージの選び方を知りたい人事担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、ファイルストレージを運用するコツがわかるほか、自社に最適なツールも見つかります。
目次
ファイルストレージとは
ファイルストレージとは、インターネット上で写真や文書などのデータを安全に保管・共有できるサービスのことです。
たとえば、パソコンに保存していた資料をクラウド上に置いておけば、出張先からスマホで確認したり、遠く離れた取引先へ大容量ファイルをURLひとつで簡単に共有したりできます。
つまり、USBメモリや紙の資料を持ち歩くことなく、いつでもどこからでも必要なデータにアクセスできるようにする仕組みです。
社内サーバー（NAS）とクラウドストレージの違い
両者の最大の違いは、データを保管する場所が「社内」か「インターネット上」かという点です。
社内サーバーは社内LANを使うため高速で安全ですが、社外からアクセスするには複雑な設定が必要です。一方、クラウドストレージはネット環境さえあれば、機器の準備や面倒な設定なしでどこからでもアクセスできます。
つまり、社内でのデータ管理・セキュリティを自力で完結させたいなら「社内サーバー」、場所を選ばず手軽に共有・運用したいなら「クラウドストレージ」が向いています。
| 社内サーバー（NAS） | クラウドストレージ | |
|---|---|---|
| 特徴 | データの保存場所が「社内」 | データの保存場所が「クラウド上」 |
| メリット | ・アクセス速度が速い ・ランニングコストを抑えられる ・カスタマイズ性が高い |
・場所を選ばず使える ・導入が簡単で初期費用ゼロ ・管理の手間がなく安全 |
| デメリット | ・導入や管理に手間がかかる ・社外からのアクセスが面倒 ・災害・故障のリスク |
・月額費用がかかる ・ネット環境に依存する ・通信速度が回線状況に左右される |
社内のファイル管理でつまずく「3つの落とし穴」
以下では、社内のファイル管理でよくある「3つの落とし穴」をご紹介します。手間のない管理を実施するためにも、つまずきやすいポイントを事前におさえておきましょう。
【容量の限界】データ増加に追いつかず、すぐパンクする
まず、容量制限のあるストレージでは、事業やチームの拡大に伴うデータ増加にすぐ追いつかなくなるという点です。
たとえば、高画質な画像や動画、過去の資料などを日常的に保存しているとあっという間に上限に達し、そのたびにファイルを削除・移行する手間が発生します。
したがって、容量の限界は単に「保管場所がなくなる」だけでなく、作業を止めて整理に追われるという大きな時間ロスを生み出してしまいます。
【アクセス制限】社外や現場からファイルを見られない
次に、アクセス制限が厳しすぎたり環境が整っていなかったりすると、社外や現場からの業務が進まなくなってしまいます。
たとえば、社内ネットワークからしかファイルを開けない仕組みだと、出張先や訪問先で急に資料が必要になったときに、結局オフィスにいる社員へ送信を頼んだり会社に戻って作業したりしなければなりません。
したがって、社外からアクセスできない仕様は単に不便なだけでなく、対応の遅れややり取りの増加といった、業務全体の遅延につながってしまいます。
【検索の限界】「あの資料どこ？」が多発する
最後に、NASなどの社内サーバーに搭載されている標準検索は機能が乏しく、膨大なデータの中から目当ての資料を探し出すには限界があります。
たとえば、ファイル名があいまいだったり中身のテキスト検索に対応していなかったりすると、検索ワードを入力しても見つかりません。その結果、結局フォルダをひとつずつ手作業で探したり社内に聞いて回ったりする手間がかかります。
したがって、社内サーバーの検索性能に依存した管理では「あの資料どこ？」が多発し、データを探すのに多くの時間と労力を費やすことになります。
ファイルストレージを選ぶ5つのポイント
ここでは、ファイルストレージを選ぶ5つのポイントを紹介します。以下を参考に、自社に最適なツールを選定しましょう。
ファイル名検索 or 全文・AI検索
1つ目は、ファイル名だけの検索か、本文や言葉のニュアンスまで探せるかという点です
たとえばファイル名検索だけの場合、「2025_提案書.pdf」のような正確な名前を覚えていないと目的のファイルが出てきません。一方で全文・AI検索なら、本文中の単語や「〇〇社向けの提案資料」といった大まかな検索でも目的のファイルをすぐ見つけられます。
このように、ファイルを探す機会が多い職場の場合、探す時間を大幅に減らせる「高精度な検索機能」を備えたもので管理するのがおすすめです。
社内限定or 社内外スムーズ共有
2つ目は、社内限定で使うのか、社外ともスムーズに共有したいのかという点です。
たとえば社内限定のシステムだと、大容量データを取引先に送るときに、メールの容量制限やZIPファイル作成の手間が発生します。一方でスムーズな共有機能があれば、有効期限などを設定したリンクを送るだけで、安全かつ一瞬でデータを渡せます。
社外のパートナーや取引先とやり取りする機会が多い職場なら、安全性と共有の手軽さを両立したストレージがおすすめです。
容量制限あり or 無制限
3つ目は、データ容量に制限があるか、無制限で使えるかという点です。
たとえば容量制限のあるストレージだと、画像や動画が増えるたびに「どれを消すか」に悩んだり、こまめに不要データを削除する手間が発生します。一方で容量無制限なら、残量を気にせず大量のファイルをどんどん保存・バックアップできます。
デザインデータや動画など、重いファイルを日常的に扱う職場なら、容量不足のストレスから解放される「容量無制限」のストレージがおすすめです。
PC専用 or マルチデバイス対応
4つ目は、PCだけで使うのか、スマホやタブレットでも使える「マルチデバイス対応」かという点です。
たとえばPC専用のストレージだと、外出先や移動中に急ぎで資料を確認したくなっても、PCを開かないと閲覧できません。一方でマルチデバイス対応なら、手元のスマホからいつでも最新のファイルを確認・共有できます。
直帰の移動時やリモートワークなど、PCがない環境でも柔軟に仕事を進めたい職場なら、どこからでもアクセスできる「マルチデバイス対応」のストレージがおすすめです。
簡易保護のみ or 徹底した安全対策
5つ目は、最低限の簡易保護で十分か、徹底した安全対策まで必要かという点です。
簡易保護だけだと、うっかりファイルを消してしまったり、パスワードが破られてデータが見られたりする危険があります。一方で万全なセキュリティがあれば、見られる人を細かく制限したり、消えたデータを元に戻せたりするため、情報を安全に管理できます。
社外へのデータ漏洩やデータ消去のトラブルを絶対に防ぎたい職場なら、万全な安全対策があるストレージがおすすめです。
【必見】社内サーバーの限界を解消するファイル管理ツール
以下では、ファイル探しの時間を短縮し、社内共有を迅速にできるおすすめツールをご紹介します。
社内サーバーでファイルを管理していると、部署や案件が増えるほどフォルダ階層は深くなり、目的の資料にたどり着くまでの時間が積み重なっていきます。
そのため、保管場所を一元化したうえで、必要な資料をすぐに探し出せる検索機能を備えたITツールが必要です。
ただし、検索の対象がファイル名だけのツールでは、「内容は覚えているがファイル名を思い出せない」資料は見つけられません。また、既存のファイルサーバーからデータを移す負担が大きいと導入自体が進まないため、ファイルの中身まで検索できるか、移行の支援を受けられるかの2点はあわせて確認しましょう。
以上の条件を満たすのが、導入時に既存の社内データの移行支援まで受けられる『非IT企業』向けのAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは「添付ファイル内検索」に対応しているため、ファイル名だけでなく、WordやExcel・手書きの文言からも目的の資料を探し出せます。
ファイルの中身まで検索できるAIナレッジツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ファイルストレージの運用を成功させるコツ3選
以下では、ファイルストレージの運用を成功させる3つのコツを紹介します。導入して終わらせず、現場でしっかり使いこなせる体制を整えましょう。
コツ1｜用途ごとにファイルを整理する
1つ目は、用途ごとにフォルダーを分けてファイルを整理することです。
ファイルが整理されていないと、個人フォルダーや共通フォルダーにデータが混ざり、「どこに何があるか分からない」状態になります。一方で「部署別」「プロジェクト別」など用途ごとに分け方を決めておけば、誰でも一目で目当てのファイルにたどり着けます。
社内全体で迷わず快適にファイルを探せる環境を作るなら、まずは「用途ごとのフォルダー整理ルール」を決めることが大切です。
コツ2｜ファイルの保存ルールや仕組みを作る
2つ目は、ファイルの作成や保存に関するルールを作ることです。
たとえばルールがないと、「提案書_最終.pptx」や「提案書_修正版2.pptx」のようにファイル名がバラバラになり、どれが最新データか分からなくなります。一方で「日付_件名_作成者」といった命名ルールを決めておけば、ひと目で最新ファイルを見分けられます。
確認作業の手間や上書きミスをなくしたいなら、あらかじめ「ファイルの保存ルール」を社内にしっかり浸透させておくことが重要です。
一方で、ルールや個人の努力に頼るだけでは、日々の忙しさに追われてルールを守りきれなくなり形骸化してしまいます。したがって、ルールと合わせて、「忙しい中でも必要な情報を瞬時に見つけられる仕組み」も構築しましょう。
コツ3｜データの保管場所を1箇所に集約する
3つ目は、データの保管場所をクラウドストレージ1箇所に集約することです。
保管場所がバラバラだと、「自分のPC」「メールの添付ファイル」「個人のチャット」などにデータが分散し、最新版を探すだけで手間がかかります。一方で保管場所をひとつに集約しておけば、常に全員が同じ場所にある最新のデータにアクセスできます。
このように、情報を探す時間を最小限にし、社内の共有スピードを上げるなら、「データの保管場所を一元化すること」が大切です。
ファイルストレージに関するよくある質問
以下では、ファイルストレージに関する「よくある質問」にお答えします。似たようなお悩みや疑問があれば、ぜひチェックしてみてください。
ファイルストレージとファイルサーバーの違いは？
大きな違いは、インターネット上の保管場所か、会社の中に置く専用のパソコンかという点です。
ファイルストレージは「ネット上の安全なデータ置き場」のことで、会社に行かなくてもどこからでも使えます。一方でファイルサーバーは「自社のオフィスに置いて使う大きなデータ専用パソコン」のことで、社内ネットワークからアクセスして使います。
どこからでも手軽に使いたいなら「ファイルストレージ」、社内だけにデータを閉じ込めてガッチリ管理したいなら「ファイルサーバー」がおすすめです。
法人で無料のファイルストレージを使っても安全ですか？
結論から言うと、法人での無料ファイルストレージの利用はセキュリティ上のリスクが高いためおすすめできません。
無料ストレージは安全対策が不十分で、万が一データが漏洩・消去されても補償されないことがほとんどです。また「誰がアクセスしたか」を調べる機能もないため、不正アクセスや社内のデータ持ち出しを防ぎきれません。
社内の重要情報やお客様のデータを安全に守り、トラブルを防ぐためにも、法人向けの有料ファイルストレージを選ぶのが安心です。
クラウド移行で失敗しやすいのはどんなケースですか？
おもな原因は、導入後の「運用ルール」や「費用計算」をあやふやにしたまま移行してしまうことです。
ルールを決めずにデータを丸ごと移すと、必要なファイルが迷子になり、余分なデータで容量オーバーでコストが膨らみます。また使い方の共有が足りないと、現場が混乱して誰も使わなくなってしまうケースも多いです。
クラウド移行を成功させるには、事前にデータ整理とルール決めを行い、現場が使いこなせるサポート体制を整えておくことが大切です。
ファイルストレージの概要まとめ
本記事では、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、選定ポイントを中心にご紹介しました。
ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティや共有のしやすさ、検索性などを重視しましょう。また、導入後はルールを設けて、迅速に情報を共有・管理できるようにすることも大切です。
しかし、ファイルストレージだけでは情報が埋もれてしまったり、更新されずに古いまま放置されたりといった課題も起こりがちです。そこで、「情報を共有・保管するだけでなく、背景とともに継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールを導入しましょう。
結論、社内の情報管理・共有におすすめなのは、社内のあらゆる情報を“活用される形”で蓄積・共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」です。誰が・いつ投稿したかといった情報も合わせて残せるため、迅速な意思決定にも役立ちます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル共有・管理の手間を解消しましょう。
