PCやスマートフォンにおけるデータの保存場所は「ストレージ」と呼ばれます。ストレージには容量の上限があるため、データを保存するには常に十分な空き容量を確保しておく必要があるのです。
しかし、ストレージには複数の種類があるため「自社に適したサービスの選び方が分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ストレージの意味や種類、法人向けのおすすめツールをご紹介します。
- ストレージの意味や各種類の特徴を把握したい
- 社内情報を適切に管理して生産性を高めたい
- 法人利用に適したおすすめのストレージツールが知りたい
という方は、この記事を参考にすればストレージごとの特徴を理解でき、自社の環境に合ったツールを選べます。
目次
ストレージの意味とは
ストレージとは、PCやスマートフォンなどのデバイスにおいて、電子データを保管するための場所を指します。
具体的には、HDD（ハードディスクドライブ）やSSD（ソリッドステートドライブ）、USBメモリなどがあり、写真・動画・ファイルなどのあらゆる電子データを保存可能です。ただし、ほとんどのストレージには容量（保有できるデータ量）に上限があります。
また、ストレージによっては対応デバイスが限られてることもあるため、自社の利用目的や環境に合ったツールを選ぶことが重要です。
ストレージの種類とその仕組み
ストレージにはさまざまな種類がありますが、ここでは代表的なストレージを4つご紹介します。
- 内部ストレージ
- 外部ストレージ
- コンバージドインフラ
- オンラインストレージ
HDDやSSD、フラッシュメモリなど、PCやスマートフォンに内蔵されているストレージです。変更には専門知識が求められるため、必要となる容量を事前に想定したうえで、適切なストレージが搭載されたデバイスを選びましょう。
USBメモリや外付けHDD・SDD、microSDカードなど、デバイスの内部ストレージのデータを移行できる外付けの装置です。保存したデータを複数のデバイス間で共有できるのが利点ですが、紛失や故障のリスクが高い点に注意しましょう。
ネットワークやサーバー、ストレージ、管理ツールなどを1つのハードウェアに統合したIT製品です。システム運用を効率化できますが、サービス開発の負担軽減に向けて使われるケースが多いので、一般的なデータ保存には向いていません。
インターネット上にデータを保管できるツールであり、クラウドストレージとも呼ばれます。低コストで導入でき、インターネット環境があれば時間や場所を問わずデータにアクセスできる点が特徴です。
以上のように、ストレージによって使い勝手や利用コストが異なります。法人利用の場合は、社内外からアクセスできて情報共有がしやすく、コストも抑えられる「オンラインストレージ」の利用がおすすめです。
外部のクラウドストレージを利用するメリット3選
ここでは、法人向けに提供されているオンラインストレージを利用するメリットを3つご紹介します。インターネット上にデータを保存する特性上、ほかのストレージとは大きく異なる利点があります。
（1）端末のスペックに影響しない
オンラインストレージを利用する1つ目のメリットは、PCやサーバー、スマートフォンの容量を気にせずにデータを保存できる点です。
内部ストレージの場合、容量の上限に近づくとデバイスの動きが悪くなり、使いづらくなる恐れがあります。一方、オンラインストレージはデバイス内にデータを直接保存しないので、使い勝手に悪影響を及ぼすことがありません。
さらに、多くのオンラインストレージは大容量のため、容量が不足するリスクが少ないのです。このように、外部のクラウドストレージには、ストレスなく端末を利用できるというメリットがあります。
（2）場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる
オンラインストレージを利用する2つ目のメリットは、社内外・移動中問わずデータにアクセスできる点です。
オンラインストレージはインターネット上にデータを保管するため、情報が端末に依存しません。そのため、あらゆる端末から必要なデータを閲覧・編集できるのです。
また、保存されたデータは個人ではなく組織単位で管理されるので、情報の属人化を防ぎ、社内でのスムーズな共有が可能になります。
（3）コストを抑えられる
オンラインストレージを利用する3つ目のメリットは、コストを抑えられる点です。
オンラインストレージはサーバー整備が不要なため、機器投資に莫大な費用をかける必要がありません。その結果、少ない初期費用で運用を始められるのです。
また、システムの運用・保守はサービス提供会社が実施するので、社内に専任担当を置く必要がなく、人件費の削減にもつながります。さらに、複数のプランから自社のニーズに最適なものを選択すれば、無駄なコストを抑えながら効率的な運用が可能です。
【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ
以下では、オンラインストレージとしても利用できる、おすすめの法人向けツールをご紹介します。
ビジネスにおいては、アクセス性に優れ、低コストで運用できるオンラインストレージがおすすめです。ただし、全社的に利用する場合は、ユーザーのアクセス権限やファイルの公開範囲を適切に管理しなければ、情報漏えいのリスクが高まります。
そのため、「セキュリティ対策が万全なツール」を選ぶことが重要です。また、ストレージに保管した情報は、必要な時にすぐに探し出せなければして活用できないので、使いやすく検索性に優れたツールを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、高セキュリティで社内のあらゆる情報を安全に管理でき、必要な情報にも素早くアクセス可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、テキストやファイルなどあらゆる形式の情報を一元管理でき、国際基準のセキュリティや柔軟なアクセス権限設定により、安全な情報共有が可能です。また、ファイル内検索を含む高精度の検索機能を備えており、蓄積した情報を有効活用できます。
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「ストレージの空き容量がありません」とは
ストレージの容量が不足すると、「ストレージの空き容量がありません」と表示されることがあります。以下では、空き容量が不足すると起こる主な影響についてご紹介します。
- PCやスマートフォンの動きが遅くなる
- 強制終了・再起動が繰り返される
- OSをアップデートできない
- データ共有に時間がかかる
ストレージがいっぱいになると、ファイルの読み込みやアプリの起動に時間がかかるようになります。負荷がかかりすぎると、デバイスの故障リスクも高まるため注意が必要です。
デバイスが正常に動作しなくなった結果、突然の強制終了や、再起動を繰り返すケースがあります。操作ができなくなるうえ、作業中のデータが消失したり、デバイスの信頼性が損なわれる恐れもあるのです。
OSのアップデートには十分な空き容量が必要です。不足している場合、アップデートのダウンロードやインストールができず、セキュリティリスクが高まるほか、最新のアプリが動作しない原因となります。
容量不足で動作が遅くなると、ファイルのアップロードや送信にも時間がかかり、スムーズな情報共有が難しくなります。ビジネスにおいては、業務効率の低下に直結するため注意しましょう。
以上のように、ストレージの空き容量が不足すると、さまざまな不具合やリスクが生じます。そのため、自社の利用状況に合った容量のストレージを導入し、十分な容量を確保することが大切です。
ストレージの空き容量を増やす3つの方法
導入時にはストレージに十分な容量があっても、次第にデータが増え容量が不足することは珍しくありません。そこで、以下でご紹介する「空き容量を増やす3つの方法」を参考に、重要なデータを確実に保存できる環境を整えましょう。
（1）ストレージ内のデータを消去する
まず、ストレージ内のデータを消去して空き容量を増やす方法があります。
あらゆるファイルを管理できるストレージですが、使い方を明確に定めないまま運用していると、重要度の低いデータで容量が埋まってしまうのです。そこで、定期的に不要なファイルを消去することで、重要なデータの保存に必要な空き容量を確保できます。
そのため、ストレージに空きがない場合は、使用頻度の低いデータや重複しているデータを消去し、ストレージをいつでも活用できるようにしましょう。
（2）クラウドストレージを利用する
次に、クラウドストレージの活用も、空き容量を確保する有効な手段です。
クラウドストレージはインターネット上にデータを保存するため、PCやスマートフォンなどの端末本体の容量を消費せずに済みます。さらに、複数のデバイスで利用できるので、「スマホの空き容量がない」といった場合にも柔軟な対応が可能です。
空き容量をすぐに確保したい方は、導入サポートがあり、直感的に操作できる「ナレカン」のような、シンプルかつサポート体制の整ったクラウドストレージを選びましょう。
（3）手元の端末から追加購入する
最後に、端末のストレージを追加購入することで、空き容量を確保できます。
たとえば、iPhoneで使われているiCloudは、5GBであれば無料で利用できるほか、月額料金を支払うことで2TBまで増やせます。その結果、ひとつのストレージにすべてのデータをまとめられるので、必要な情報を見つけやすくなるのです。
多くのクラウドストレージでは、オプションとして「容量追加」を選択できます。そのため、複数のストレージを管理したくない方は、ストレージを追加購入して容量を確保しましょう。
ストレージの意味と空き容量を増やす方法まとめ
本記事では、ストレージの意味やオンラインストレージのメリット、法人向けのおすすめツールをご紹介しました。
ストレージは複数の種類がありますが、ビジネスでは複数デバイスから時間や場所を問わずアクセスできる「オンラインストレージ」がおすすめです。ただし、保管するデータには社内の機密情報が含まれることも多く、もし流出すると深刻な問題につながります。
そのため、「セキュリティ機能が充実したツール」を選ぶことが重要です。また、蓄積したデータを有効活用するには、必要な情報をすぐに見つけられる「検索性の高さ」も欠かせません。
たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、高度なセキュリティ機能を備えているうえ、高精度の検索機能で必要な情報にすばやくアクセスできます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、すべてのファイルをまとめて管理できる環境を整えましょう。
