PCやスマートフォンにおけるデータの保存場所は「ストレージ」と呼ばれます。ストレージには容量の上限があるため、データを保存するには常に十分な空き容量を確保しておく必要があるのです。
しかし、ストレージには複数の種類があるため「自社に適したサービスの選び方が分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ストレージの意味や法人向けのおすすめツールを中心に紹介します。
- データをどこに移動・保存すれば安全か分からず戸惑っている非IT職の現場社員
- 社内のデータ管理を見直したい情報システム・総務担当者
- 法人利用に適したおすすめのストレージツールが知りたい業務効率化担当者
上記に当てはまる方は、この記事を参考にすればストレージ不足を解決できる、自社の環境に合ったツールを選べます。
目次
ストレージの意味とは？容量不足が招くリスク
ここでは、ストレージの意味と容量不足を放置した場合のリスクを紹介します。なぜストレージ不足を放置しない方が良いのか、事前に確認しておきましょう。
ストレージの定義
ストレージとは、スマートフォンやパソコンの中で、写真や動画、アプリ、書類といったデータを保存しておくための場所のことです。
ストレージ容量が大きいほど多くのデータを保存できますし、小さいと保存できるデータ量にも限りが出てきます。また「メモリ」とも混同されやすいですが、メモリは電源を切ると内容が消え、ストレージは電源を切ってもデータが消えません。
このように、ストレージとはデータを長期的に保存しておくための場所を指す言葉であり、スマートフォンやパソコンを使ううえで欠かせない存在です。
容量不足を放置するとどうなる？
容量不足を放置したときのリスクとして、以下の3点が挙げられます。
- デバイスの動作低下
アプリの起動や切り替えに時間がかかるようになったり、画面操作に対する反応が遅くなったりします。今まで快適に使えていた操作にもたつきを感じるようになるのは、容量不足のサインと言えます。 - 強制終了の可能性あり
アプリやシステムが正常に動くための空きを確保できなくなり、アプリが突然閉じてしまったり、機器そのものが動かなくなってしまったりすることがあります。作業中のデータが保存されないまま終了してしまうケースもあるため、注意が必要です。 - OSのアップデートができない
OS更新には一時的にまとまった空き容量が必要になります。ストレージが不足していると、アップデートに必要なデータを一時的に置く場所が確保できず、アップデートが始められないため、古いバージョンのまま業務を進める事態になりかねません。
ストレージ不足では、これらのリスクを引き起こす可能性が高いです。そのためにも、ストレージ不足状態を放置してはいけません。
やってはいけない！間違った容量不足の解決方法
ここでは、実はやりがちな、間違った容量不足の解決方法を紹介します。皆さんも1度は経験したことがあると思うので、同じ過ちを繰り返さないようにしましょう。
失敗1：無料の個人向けクラウドストレージを乱立する
容量不足を解消しようとして、無料のクラウドストレージをいくつも使い分けるのはおすすめできません。
無料プランは容量が少ないため、1つのサービスだけでは足りずに複数のサービスを使うことになりがちです。しかし、サービスごとにログイン情報や保存ルールが異なるため、どこに何を保存したか把握しづらく、結果として管理の手間が増え、かえって不便です。
そのため、無料サービスを乱立させるやり方は、一時的なしのぎにはなるものの、根本的な解決にはならず、管理の複雑さという新たな問題を生んでしまいます。
失敗2：USBメモリなどの物理ストレージに頼る
USBメモリや外付けハードディスクといった物理ストレージだけに頼るのも、容量不足の解決策としては不十分です。
物理ストレージは小型で持ち運びやすい反面、紛失や破損、盗難のリスクが常につきまといます。また、対応する機器がないとデータを取り出せないため、いざというときにすぐアクセスできない場合があります。
このように、物理ストレージは補助的な保存手段としては便利ですが、それだけに頼ってしまうと、紛失や破損によってデータそのものを失ってしまう、盗難被害に遭い社内情報を漏えいしてしまうなど、セキュリティ観点から見ても危険と隣り合わせです。
失敗3：管理が現場任せになる
ストレージの管理を各現場や個人の判断に任せきりにしてしまうのも、避けたほうが良いと言えます。
統一されたルールがないまま各自が自由に保存や共有をおこなうと、アクセス権限の設定ミスや、社外への誤送信といったヒューマンエラーが起こりやすくなります。管理が属人化してしまうと、問題が起きたときの原因究明や対応も遅れてしまいます。
現場任せの管理は自由度が高い一方で、統一ルールの欠如が思わぬセキュリティ事故につながります。組織としてルールを整備し、管理体制を明確にしておくことが重要です。
この3つの解決方法は、実施しても根本的な解決には至りません。だからこそ、クラウドを乱立する必要がない一元管理ツールの導入が必須になってくるのです。
法人ストレージ選びで外せない3つの条件
ここでは、法人ストレージ選びで外せない3つの条件を紹介します。ツール選定の基準が分からない方は必見です。
条件1｜ファイルやテキストも一元管理できるか
法人向けストレージを選ぶときは、まず、ファイルだけでなくテキスト情報も一緒に管理できるかどうかを確認しておく必要があります。
業務で扱う情報はファイルだけではなく、議事録や日々のやりとりのメモといったテキスト情報も数多く存在します。ファイル置き場としての機能しかないと、こうしたテキスト情報は別の場所に散らばってしまい、結局あちこち探し回ることになります。
そのため、ファイルとテキストを同じ場所でまとめて管理できるかどうかは、情報を探す手間を減らすうえで欠かせない条件と言えます。
条件2｜ITが苦手なメンバーも迷わず使えるか
次に、ITが苦手なメンバーでも迷わず使える操作性かどうかも重要な条件です。
どれだけ機能が充実していても、使い方が複雑では現場に定着せず、結局一部の人しか使わないツールになってしまいます。特に非IT企業では、日常的にメールやチャットしか使わないメンバーも多いため、専門的な操作を覚えなくても使える設計が求められます。
誰にとっても直感的に扱える操作性は、ツールを企業全体に浸透させるための前提条件とも言えます。
条件3｜蓄積したデータをすぐ探し出せる検索性があるか
最後に、蓄積した情報をすぐに探し出せる検索性があるかどうかも見逃せません。
情報をいくら保存していても、必要なときにすぐ見つけられなければ意味がありません。特にデータが増えてくると、キーワードだけの検索では欲しい情報にたどり着けず、探すこと自体に時間を取られてしまいます。
そのため、必要な情報を素早く探し出すことができるツールを選定しましょう。たとえば、ファイルやメールの情報を一か所で管理可能な「ナレカン」のようなツールであれば、生成AIによる自然言語検索で誰でも迷わず情報を探せられます。
【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ
ここでは、デバイスの容量不足を安全にかつ根本から解消する方法を紹介します。
ストレージの容量不足を「まだ動くから大丈夫」と放置してしまうと、パソコンの動作が遅くなるだけでなく、作業中に突然画面が消えてデータが失われかねません。さらに、セキュリティを守るためのOSアップデートすらできなくなり、社内の機密情報が危険にさらされます。
こうした事態に対し、不要なファイルを都度削除したり、場当たり的に無料クラウドやUSBメモリへデータを移したりして解決しようとする企業は少なくありません。しかし、容量確保だけを目的にデータを分散させると「あのファイルがどこにあるか分からない」「社員が勝手に個人ツールを使う」事態を引き起こし、運用の限界を迎えてしまいます。
そこで、容量不足とデータ散逸の課題を同時に解決するには、ファイルだけでなくテキスト情報も管理でき、必要なデータが一瞬で見つかる仕組みを作ることが不可欠です。
その最適な答えが、社内に散在したあらゆる情報を1箇所に集約できるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、豊富なデータ容量を持っているうえ「上司に質問するような感覚」でAI検索すれば、必要なファイルや過去のやり取りをAIが即座に探してくれるため、容量不足の悩みとデータ探しのストレスを同時に解消してくれます。
あらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ストレージの意味と空き容量を増やす方法・条件まとめ
ここまで、ストレージの意味や法人向けのおすすめツールを中心に紹介してきました。
ストレージには複数の種類がありますが、ビジネスでは複数デバイスから時間や場所を問わずアクセスできる「オンラインストレージ」がおすすめです。ただし、保管するデータには社内の機密情報が含まれることも多く、USBの紛失などで情報が流出すると深刻な問題につながります。
そのため、「セキュリティ機能が充実したツール」を選ぶことが重要です。また、蓄積したデータを有効活用するには、必要な情報をすぐに見つけられる「検索性の高さ」も欠かせません。
たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、高度なセキュリティ機能を備えているうえ、高精度の検索機能で必要な情報にすばやくアクセスできます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、すべてのファイルをまとめて管理できる環境を整えましょう。
