今日では、多くの企業がオンラインストレージを活用しています。オンラインストレージを使えば、社内のあらゆるデータを一元管理できるので便利です。
しかし、なかには「オンラインストレージを導入したいが、どれが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの無料オンラインストレージと選定ポイントを中心に紹介します。
- 無料でチームメンバーと書類や画像を共有したいチームリーダー
- 無料ストレージでのファイル管理が乱雑になっている大企業の経営者
- ITに不慣れなメンバーがストレージを使いこなせず困っている社内DX担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、オンラインストレージを選定するときのポイントが分かり、自社の情報管理を最適化できるようになります。
目次
オンラインストレージとは
以下では、オンラインストレージの概要やプランごとの違いを解説します。オンラインストレージの導入を検討している担当者は必見です。
オンラインストレージの概要
オンラインストレージとは、インターネット上のストレージ（管理場所）にデータを共有・保存できるサービスです。
なお、よくビジネスシーンで耳にすることばに「クラウドストレージ」があります。クラウドは、”インターネット上でソフトウェアを利用すること”を指すため、オンラインストレージと同義です。
ユーザーはアカウントの管理だけをすれば良く、大規模なサーバーを用意したり自社でメンテナンスしたりする必要はありません。さらに、ネット環境があれば時間や場所を問わずアクセスできるほか、アクセス権を設定できることから重宝されているのです。
多くの企業が「無料プラン」から検討する理由
オンラインストレージを導入する時、多くの企業がまず無料プランから試そうとするのは、コストをかけずに使い勝手を確認できるからです。
有料プランを契約してから「自社の業務に合わなかった」となると、費用が無駄になるだけでなく、契約や解約の手続きにも手間がかかります。無料プランであれば、実際の業務で使ってみた上で、必要な機能や容量を見極めてから判断できます。
ただし、無料プランには容量や機能に制限があるため、有料プランへの切り替えも視野に入れておく必要があります。
無料ストレージを使う3つの罠
ここでは、無料オンラインストレージを使う罠を3つ紹介します。
（1）フォルダが増えファイル迷子になる
無料ストレージを使い始めると、フォルダの数が増えすぎて、目的のファイルを見つけにくくなる罠に陥りがちです。
無料プランの多くは、フォルダ構成を一元管理する管理者機能や、保存ルールを全社的に統一する権限設定が制限されています。そのため、フォルダを作る際の判断基準が利用者一人ひとりに委ねられたまま数が増えていきます。
フォルダの数が増えること自体は無料・有料を問わず起こり得ますが、統一のルールを運用できなければ、ファイルが迷子になってしまうのです。
（2）多機能すぎて現場が使わない
無料プランでも多機能なストレージを選んでしまうと、機能を持て余し、結局現場では使われなくなることがあります。
無料プランには集客のために多くの機能を詰め込んだサービスもありますが、現場が求めているのは保存と検索という基本の作業です。使わない機能が画面を占めるほど、操作画面が分かりにくくなり、必要な操作にたどり着くまでに時間がかかるのです。
無料で使える機能の多さに惹かれても、現場が使いこなせなければ意味がありません。そのため、「シンプルさ」もストレージを選ぶ基準に入れる必要があります。
（3）容量・保存期間の制限で破綻する
無料プランには容量や保存期間に制限があるため、使い続けるうちにうまく運用が立ち行かなくなることがあります。
無料プランは容量が数GB程度だったり、一定期間アクセスがないファイルが自動的に削除されたりする場合があります。制限に気づかないまま使い続けると、必要な時に容量が足りない、あるいは過去のファイルが消えているという事態に直面します。
無料プランは始めやすい反面、容量や保存期間の制限をあらかじめ確認しておかないと、運用が途中で破綻するリスクを抱えることになります。
これら3つの罠の内容から、決して無料プランが最適とは言えません。特に多くの資料や情報を管理・保存したい場合は、有料プランを選択する必要があります。
オンラインストレージを選ぶ時の4つのポイント
ここでは、オンラインストレージを選ぶ時の4つのポイントを紹介します。どこを意識して選択すれば良いのか、悩んでいる方は必見です。
（1）大容量を確保できるか
オンラインストレージを選ぶ時は、自社のデータ量に見合った容量を確保できるかを、最初に確認しておく必要があります。
容量が足りなくなると、新しいファイルを保存できなくなったり、古いファイルを削除する作業が発生したりして、業務の手を止めてしまいます。導入時点のデータ量だけでなく、今後増えていく分も見込んで容量を選ばないと、数ヶ月後に同じ問題が再発します。
そのため、今の使用量だけでなく、今後の増加分も踏まえて容量を選んでおくと、後々の面倒な削除作業などを省くことができます。
（2）あらゆる端末で使えるか
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも同じように使えるかどうかは、選定時に確認しておきたいポイントです。
外出先や在宅勤務など、社員が働く場所や使う端末は一つとは限りません。特定の端末でしか動作しないストレージを選んでしまうと、その端末を持っていない社員はファイルを確認できず、確認のたびに社内にいる誰かへ連絡する手間が発生します。
働く場所や端末を問わずアクセスできるかは、実際の利用シーンを想定して確認しておくべき点です。
（3）保存期間に制限はないか
保存したファイルに保存期間の制限がないかどうかも、契約前に確認しておく必要があります。
一定期間アクセスがないファイルが自動的に削除されたり、契約終了後にデータが一定期間で消去されたりする設定があります。この制限を把握しないまま運用すると、必要になった時に過去のファイルがすでに削除されているという事態を招きます。
保存期間の条件は契約書や利用規約に明記されていることが多いため、導入前に目を通しておきましょう。
（4）有料プランでも低コストか
無料プランから有料プランへ切り替える際は、容量や機能に対して費用が見合っているかを比較しておく必要があります。
有料プランは容量や機能によって価格が異なり、必要以上に高機能なプランを選ぶと使わない機能にも費用を払い続けることになります。逆に価格だけで容量が少ないプランを選ぶと、すぐに上限に達し、上位プランへの切り替えという二度手間が発生します。
そのため、価格だけでなく、自社に必要な容量や機能とのバランスを見て、長期的に見て無駄のないプランを選ぶことが大切です。
これら4つのポイントを押さえたストレージツールの導入が重要になります。
無料で使えるオンラインストレージ6選
ここでは、無料で使えるオンラインストレージを6つ紹介します。是非、各オンラインストレージの特徴や注意点を把握しておきましょう。
【MEGA】大容量が確保されているツール
＜MEGAの特徴・使い方＞
- 大容量が確保されている
無料版でも最大20GBの大容量が確保されています。 - 機能を拡張できる
アップロードの速度を上げたりセキュリティを強化したりと、必要に応じて機能を拡張できます。
＜MEGAがおすすめな企業＞
- プライバシーを重視する小規模・スタートアップ企業
エンドツーエンド暗号化（ゼロ知識暗号化）が標準で適用されるため、サービス側さえファイル内容を見られない仕組みになっており、セキュリティ面で見ても安心と言えます。 - コストを抑えつつ大容量ファイルを扱う個人事業主中心の企業
無料版においても最大20GB使え、大きなファイルの保存・共有にも対応しやすい点が強みです。
＜MEGAの注意点＞
- 保存期間の制限がかかる場合がある
プランによっては、一定期間サービスを利用しないとアカウントが削除され、自動的にデータも消えるため注意が必要です。 - 使用していないとアカウントが削除される
ユーザーの口コミでは「自動バックアップ機能があるが、その容量が気がつくと膨大になっておりストレージ容量を圧迫してしまうことある」との声が寄せられています。（参考：ITreview）
＜MEGAの料金体系＞
下記の価格は、ユーロで請求されます。レートによって円換算は変動するので、ご注意ください。
- 無料プラン：0円/月
- Pro I：1,838円/月（月払い）
- Pro II：3,677円/月（月払い）
- Pro III：5,517円/月（月払い）
- ビジネス：2,759円/月～
【firestorage】登録不要で使えるツール
＜firestorageの特徴・使い方＞
- 登録不要で使える
登録不要で使えるので、簡単に使い始められます。 - 法人向けプランがある
firestorage法人プランでは、高速なアップロード・ダウンロードを実現する専用回線を使えたり、無制限でユーザーを登録できたりと高スペックで使えます。
＜firestorageがおすすめな企業＞
- 大容量ファイルを社外と頻繁にやり取りする企業
建設・設計、製造業、デザイン・映像制作、広告代理店などです。CADデータ、高解像度の写真・動画など、メールでは送れない大きなファイルを取引先や協力会社と簡単に共有したい企業に適しています。 - 手軽にファイル転送を始めたい小規模企業やプロジェクトチーム
国内運営・プライバシーマーク取得で安心でき、無料でも大容量に対応しているため、「まずは簡単に使いたい」という小規模な組織や、プロジェクト単位での一時的な共有に向いています。
＜firestorageの注意点＞
- 長期的な保管には不向きの傾向がある
ユーザーからは「有効期限があり１週間程度で保管期限が来てしまう」というように不満の声が見られます。（引用：SaaSLOG） - 都度ダウンロードが必要な点が煩わしい
ユーザーからは「保管しているファイルの中身を確認したい場合、一度ダウンロードしてからでなければファイルの中身を確認できない。」との声があります。（引用：SaaSLOG）
＜firestorageの料金体系＞
- プラン1：初期費用110,000円＋月額料金120,780円
- プラン2：初期費用110,000円＋月額料金98,780円
- プラン3：初期費用55,000円＋月額料金78,780円/月
【Yahoo!ボックス】スマホから簡単にアップロードできるツール
＜Yahoo!ボックスの特徴・使い方＞
- アプリを開くだけでバックアップできる
スマホからアプリを開くだけで、簡単に連絡先や画像・動画などをバックアップできます。 - 機種変更時にもデータを復元できる
古い機種でバックアップしておいたデータは、機種変更後の新しい端末でも引き続き利用することができます。
＜Yahoo!ボックスがおすすめな企業＞
- Yahoo! JAPANのサービスを日常的に使っている企業
Yahoo IDを持っていればすぐに始められ、無料枠で基本的なファイル保存・共有ができる点が強みです。 - シンプルなファイル保管・共有だけで十分な小規模チーム
高度な権限管理やAI機能、大容量の本格運用が不要で、「とりあえず無料〜低コストでファイルをクラウドに置きたい」企業に向いています。
＜Yahoo!ボックスの注意点＞
- 1ファイルあたりの容量に制限がある
- 保存が上手く行かない
＜Yahoo!ボックスの料金体系＞
- 一般：無料
- LYPプレミアム会員：508円/月（月払い）
【pCloud】機密性の高い情報も安心して管理できるツール
＜pCloudの特徴・使い方＞
- 情報開示認定制度の認定あり
pCloudは2023年には「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定制度」の認定を受けています。つまり、セキュリティ基準とプライバシー保護の観点で保障されているのです。 - 買い切り型がある
昨今のSaaS業界ではサブスク型が増えている一方、pCloudでは買い切りが可能です。そのため、「終わりのない支払いを変更したい」と考える企業に向いています。
＜pCloudがおすすめな企業＞
- 長期的なコストを抑えたい企業
pCloudの最大の特徴である買い切りプランを活用できる企業です。一度支払えばその後の月額料金が発生しないため、数年単位で利用する場合に非常にコスパが良くなります。 - プライバシー・セキュリティを重視する企業
クライアントサイド暗号化により、機密性の高い資料を扱うデザイン事務所、コンサルタント、クリエイティブ系の小規模チームなど、「データのプライバシーをしっかり守りたい」企業に向いています。
＜pCloudの注意点＞
- 価格が変動制
ユーザーからは「支払いがドルベースなので、円安が進んで追加購入がしにくくなった。」との声が見られます。（引用：ITrevew） - 追加認証が必要
実際に利用しているユーザーの中には「無償利用の上限は10GBだが、最初は容量が4GBにロックされているので、フルで使うためには追加でメール認証が必要。」との声があります。UIやUXは長期的に運用するときに注視すべきポイントなので、要検討が必要です。（引用：ITrevew）
＜pCloudの料金体系＞
プランによって、支払い状況が変わるので注意しましょう。
- Premium 500GB：4.99USD/月（個人向けプラン）
- Premium Plus 2TB：9.99USD/月（個人向けプラン）
- Ultra 10 TB：29.99USD/月（個人向けプラン）
- Familiy 2TB：595USD/買い切り（Familiyプラン）
- Familiy 10TB：1,499USD/買い切り（Familiyプラン）
【Google Drive】Googleツールとの連携が強いツール
＜Google Driveの特徴・使い方＞
- Googleアカウントに登録すればすぐに利用できる
Google DriveはGoogleアカウントに紐づけられるので、アカウントがあればあらゆるデバイスから利用できます。 - 閲覧設定が細かく分けられる
社内全員や特定の部署など、保存したデータの公開範囲を詳細に設定できます。
＜Google Driveがおすすめな企業＞
- Google Workspaceを中心に業務を回している企業
Gmail、Googleドキュメント、スプレッドシート、Meetなどを日常的に使っている企業です。Google Driveはこれらと統合されており、リアルタイムの共同編集やファイル検索が使えます。 - 共同編集とコスパを重視する企業
マーケティング・広告、コンサル、教育機関、リモートワーク中心のチームなどです。複数人で同時に文書を編集する機会が多く、導入コストを抑えつつ使いやすいツールを求めている企業に向いています。
＜Google Driveの注意点＞
- 自動同期が不安定になることがある
- 管理が煩雑化してしまう
＜Google Driveの料金体系＞
- 個人向け：無料
- Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Dropbox】個人から使えるファイル管理ツール
＜Dropboxの特徴・使い方＞
- ファイルを簡単に共有できる
共有用リンクを送るだけで簡単にファイルを共有できます。 - パスワードを設定して安全に管理できる
リンクを共有した相手が、パスワードがなければファイルを開けないように設定できます。
＜Dropboxがおすすめな企業＞
- 大容量ファイルを扱うクリエイティブ・設計・建設系の企業
動画、高解像度画像、CADデータなど、重いファイルを日常的に扱う企業です。Dropboxはファイル同期の速度と安定性に優れており、大容量ファイルの転送・共有がスムーズな点が強みです。 - 確実なファイル共有・同期を重視する中小企業
直感的なUIと高い同期性能で、個人利用からチーム利用への移行がしやすいため、数名〜数十名規模の中小企業やプロジェクトチームに向いています。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランのストレージ容量が少ない
Dropboxの無料プランのストレージ容量は2GBまでなので、チーム利用するのに支障がないか要注意です。 - アップロードに制限がある
ユーザーからは「個人のパソコンへのアップロードは可能だが、社内フォルダへのアップロードはできない。」との声が寄せられています。（参考：ITrview）
＜Dropboxの利用料金＞
- Basic：無料
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Standard：1,800円/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：料金は要問い合わせ
無料の罠を解消するおすすめオンラインストレージ2選
ここでは、無料オンラインストレージの限界を乗り越え、散らばる資料を1箇所に集めて全員が迷わず使いこなせるツールを紹介します。
「とりあえず無料だから」とフォルダにファイルを放り込み続けていると、数ヶ月後にはどれが最新版か分からなくなります。結果、過去の資料を1つ探すためだけに、毎日何十分も時間を取られてしまうのです。
しかし、フォルダを整理するための社内ルールを細かく決めても、人によってファイルの置き方がバラバラになるため、自力での運用の維持は難しいです。結果、必要な情報が特定の人のパソコンや頭の中に閉じ込められたままブラックボックス化し、「あの書類どこにありますか？」という確認の手間が現場に溜まっていきます。
そこで大切なのは、単なるデータの「置き場」を増やすことではありません。予算や人数が限られていても、フォルダが多少散らかっていても、目当てのファイルにたどり着ける仕組みを作ることです。無料のストレージは「保管」は得意でも「探す・共有する」までは支えてくれないからです。
この仕組みに当てはまるのが誰でも迷わず使えるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンなら、ファイル名だけでなく添付したPDFやExcelの中身まで探せるため、探すのに苦労していた資料もすぐ見つかります。さらに、置いたファイルはAIが要点を自動でまとめてくれるので、中身を開いて読み込まなくても必要な情報かどうかを判断できます。
【ナレカン】必要なデータに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】低コストで誰でも簡単に使えるツール
Stockは、ノート形式であらゆる情報をストックできるツールです。
「Stock」で作成した「ノート」にはメッセージが紐づけられるため、メールなどと違いやり取りが流れてしまうことはありません。また、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせるほど簡単に操作できるのが特徴です。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
無料から使えるオンラインストレージまとめ
ここまで、おすすめの無料オンラインストレージと選定ポイントを中心に紹介しました。
オンラインストレージは情報を一元管理できますが、保存期間を過ぎるとファイルが自動で削除されたり、ファイルの管理が面倒だったりするので注意が必要です。また、コミュニケーションをするにはメールやチャットアプリを併用して使わなければなりません。
そこで「あらゆる情報を一元化し、長期的に蓄積できるツール」であれば、オンラインストレージのデメリットを解消します。また、上記の機能のほか、検索性も豊富に備わったツールであれば、有料化しても費用対効果が高いと言えます。
つまり、扱う情報の多い大企業でも「フォルダ」で情報を整理し、超高精度の「検索機能」で即アクセスできる『ナレカン』が最適なのです。また、ナレカンは「既存データの移行支援」や「初期セットアップ」も実施しているので、すぐに運用できる環境がつくれます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル管理のストレスを取り除きましょう。
