ビジネスで抜け漏れを防ぐ方法とは？対策やおすすめツールも紹介

仕事の抜け漏れは、業務の遅延や重大なミスを引き起こし、結果的に取引先や顧客からの信頼を失う原因となります。そのため、抜け漏れを防ぐためには、しっかりと対策を講じて、円滑に業務を進めることが必要です。

 

とはいえ、「気をつけているのに、どうしても抜け漏れが発生してしまう」という悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、仕事で抜け漏れが多い人の特徴とその対策方法を中心にご紹介します。

 

という方は本記事を参考にすると、ビジネスで抜け漏れが生じる原因が分かり、タスクの管理を徹底する仕組みを社内で整えられます。

まず、仕事・タスクの抜け漏れとは、業務の進行中に必要な作業や役割を忘れたり、実行しなかったりすることです。

 

厳密にいうと、仕事は業務全体の中でも大きな役割を、タスクはプロジェクトの一部分などの小さな役割を指します。作業の規模には違いがありますが、どちらも対応し忘れると、顧客や関係者に深刻な影響を与える恐れがあります。

 

したがって、仕事やタスクが抜け漏れないように対策することは、業務を円滑に進めるために重要です。

タスク管理は、プロジェクトや仕事を適切かつ効率的に進めるうえで重要です。

 

複数のタスクの期限や優先順位、担当者を常に把握しておかなければ、タスクの抜け漏れが発生しプロジェクトや仕事の進捗を遅らせてしまいます。

 

そのため、チーム全体でタスクを抜け漏れが発生しないように徹底的に管理する必要があります。

 

 

仕事のタスクの抜け漏れが多い人には、以下の5つの特徴が見られます。自身に当てはまる部分がないか確認し、タスクの抜け漏れを防ぐために適切な対策を講じましょう。

業務に必要な情報を記録しないと、対応が後回しになり、そのまま忘れてしまいます。

 

ビジネスでは、商談や電話、メールのやり取りから業務が派生することが多いです。そのため、その都度記録していないと、何を忘れているのか把握できなくなり、抜け漏れが発生しやすくなります。

 

したがって、対応が必要な仕事が発生したら、タスク化しすぐに記録に残す習慣をつけましょう。

抱えている仕事量が多すぎると、タスクの抜け漏れが起こる確率が高くなります。

 

そもそも自分の限界を超えた仕事量を抱えていると、長時間労働の連続により、集中力の低下を招きます。結果、通常では防げたミスが起きたり、タスクが抜け漏れたりする事態につながるのです。

 

そのため、ビジネスにおいて自分のキャパシティを超えた量のタスク設定は避けるようにしましょう。また、さばききれない仕事量になったときには早い段階でチームメンバーに知らせ、対応を相談することが大切です。

対応業務を記録しタスク化していても、確認を怠れば抜け漏れは防げません。

 

タスクを作成しただけでは、着手すべきタイミングやタスクの総量が分からなくなってしまい、結果として抜け漏れを引き起こしてしまいます。そのため、対応すべきタスクは記録するだけでなく定期的な確認が必要なのです。

 

たとえば、毎日決まった時間にタスクを確認する習慣をつければ、対応漏れの防止につながります。ただし、1日単位でタスクをチェックすると、期日直前に対応業務が見つかる恐れがあるので、少なくとも直近1週間分のやるべきことは把握しておきましょう。

タスクの優先順位をつけていない場合、重要なタスクが後回しになり、抜け漏れが発生する恐れがあります。

 

作業を進めるうえで「タスクAをこなさなければ、タスクBに手を付けられない」といったケースは多いです。そのため、タスクの依存関係や緊急度を把握したうえで適切に優先順位を割り振る必要があります。

 

また、優先度が同等のタスクが複数ある場合は、対応時間の短い業務から着手すると未対応のタスクを消化しやすいうえ、細かい作業の抜け漏れ防止になります。

適切なタスク管理ができていないのも、仕事の抜け漏れが発生する原因の1つです。

 

タスク管理の方法は、付箋やノートに書き出したり、ITツールを利用したりするなど様々です。もし、自身や部下で仕事の抜け漏れが繰り返しある場合、実際に会社で導入されているタスク管理の方法が適切ではない可能性があります。

 

最近では、仕事の複雑化に伴ってタスク管理ツールを導入する企業も増えてきています。なかでも、機能に過不足なく、誰でも直感的に使いこなすことのできる「Stock」のようなタスク管理ツールが重宝されているのです。

 

 

以下では、ビジネスで対応の抜け漏れを防ぐおすすめのツールをご紹介します。

 

仕事の抜け漏れは取引先の信用の損失にもつながるので、対策を講じて予防することが必要です。そこで、対応内容のタスク化が重要となりますが、個人単位でタスクを管理していると、ほかのメンバーの状況が分からなくなってしまいます。

 

したがって、「各メンバーのタスクを一覧管理できるITツール」を導入して、ビジネスにおける仕事の抜け漏れを防ぎましょう。ただし、多機能で操作が複雑なツールは社内に浸透しづらいので「誰でも簡単に操作できるか」を重視する必要があります。

 

結論、仕事の抜け漏れ防止には、非IT企業の65歳以上の方でも簡単にタスクを管理・共有できるツール「Stock」が必須です。

 

Stockの「ノート」に対応内容を記載して、ノートに紐づいた「タスク」を設定すれば、タスクの内容と期日を同時に管理できます。さらに、メンバーが担当するタスクの対応状況が一覧で分かるので、チームで仕事の抜け漏れを防げるのです。

 

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

Stockでは、以下のような機能を活用して、タスクの抜け漏れを防げます。

 

 

・ToDoリストの作成

Stockの「ノート」では、表やチェックボックスを使ってToDoリストを作成可能です。ノートは編集すると即座に全メンバーに反映されるので、常に最新の状況が分かります。

 

 

・タスクの作成

対応者や期限を指定し、タスクを作成できます。タスクはノートに紐づけられるうえ、「繰り返しのタスクの設定」や「ほかのメンバーのタスク確認」も簡単です。

 

・タスクの検索・通知

タスクはキーワードや条件検索に対応しています。期日が迫っているタスクは通知が届くので、対応漏れを防ぐこともできます。

 

これらの機能を活用することで、タスクを抜け漏れなく管理し、スムーズな業務遂行が可能になります。

タスク・報告の抜け漏れを解消するには、対象者に適した対策を講じる必要があります。そこで以下では、「自身」と「部下」それぞれのケースに適した抜け漏れ防止方法を紹介します。

自身のタスクの抜け漏れを防ぐには、以下の対策を実践しましょう。

 

• 見える形で記録しておく
対応すべきタスクが発生したら、ノートや付箋、ツールなどに記録しましょう。
 
記録せずに、頭の中だけでタスクを記憶しようとすると、どうしても抜け漏れが発生してしまいます。見える形で記録し、タスクをいつでも確認できるようにすることで抜け漏れの防止になるのです。
 
• タスクの期日管理
タスクを記録しても、期日を忘れれば業務の抜け漏れにつながります。したがって、リマインダー機能でタスクの期日を知らせてくれる「Stock」のようなツールを使ってタスクを管理しましょう。
 
• 継続的なタスク管理
タスクを常に最新の状態を保つために、継続してタスク管理を行うことが必要です。更新を怠ってしまうと、新たなタスクが把握できず、タスクの期限などの変更があっても対応できません。
 
そのため、タスク管理作業が面倒にならないよう、簡単にタスク管理を行えるツールを活用するのがおすすめです。

 

このように、自身のタスクの抜け漏れを防ぐためには、適切なタスク管理と継続的になタスクの更新が必要なのです。

部下のタスク・報告の抜け漏れを防ぐには、以下の対策が効果的です。

 

• 社員教育
タスク・報告の抜け漏れを起こさないために、社員へ報告やタスク管理の重要性を教育しましょう。チェック方法が決まっている場合は、ルール化したうえで周知すると社内で認識を統一できます。
 
• 定期的な進捗共有
仕事の進捗共有の機会を定期的に設けることで、部下のタスクの進捗状況の把握や、未対応のタスクの確認につながるので、抜け漏れ防止になります。
 
また、商談の結果などの業務連絡を併せて確認すれば、部下の報告の抜け漏れを防ぐことができます。
 
• タスク管理ツールの導入
タスク管理ツールを導入すると、対応が完了しているかをリアルタイムで見られるため、部下の進捗を見ながら適切にタスクを割り振ることができます。
 
メッセージ機能の備わったツールを選べば、ひとつのツールでタスク管理と業務連絡が完結するので、他のツールで業務報告する手間がかかりません。

 

このように、部下のタスク・報告の抜け漏れを防ぐには、個別の対策だけでなく社内の仕組みそのものの対策が必要です。

 

 

タスクの抜け漏れを防ぐためには、大きな仕事を小さなステップに分解することが重要です。以下の4ステップで、タスクを確実に管理できるようになりましょう。

 

1. ゴールを明確に設定する
達成すべきゴールをはっきりと設定し、目的を明確にします。
 
2. 具体的なタスクに細分化する
必要なタスクを具体化し、細かくすることで視覚的にも、心理的にも取り組むハードルも低くなります。タスクは実際の行動にまで落とし込み、取り組みやすくしましょう。
 
3. 優先順位をつける
各タスクに対して優先順位をつけ、重要なものから取り組みましょう。緊急度、重要度を考慮して、余裕を持った期限を設定し、タスク同士の前後関係を考慮することが必要です。
 
4. タスクを可視化して管理し、定期的に見直す
タスクをリスト化し、進捗を可視化して定期的に見直すことで抜け漏れを防げます。リマインドや一覧表示などの過不足ない機能があるITツールを活用すると、さらに効果的です。

 

これらの4ステップを実践することで、タスクが整理され、業務の抜け漏れが大幅に減少します。

万が一、仕事で抜け漏れがあった時は以下の順で対応しましょう。

 

以上のように、抜け漏れがあった場合は、1人で解決しようとしたり隠そうとしたりせずに、誰かに相談し、真摯に対応することが重要です。周囲の信頼を得るためにも、ミスを素直に受け止め、次に生かす姿勢を見せましょう。

仕事の抜け漏れによって迷惑をかけた相手には、以下のように真摯に謝罪をしましょう。

 

 

相手にお詫びの連絡をする際には、言い訳をせず素直に、問題発生の経緯や対応策を説明し、お詫びの気持ちを伝えましょう。件名で簡潔に謝罪の意思を伝えることや、迅速に対応することも誠意を伝えるうえで重要です。

これまで、仕事のタスクの抜け漏れが多い人の特徴や対策方法、抜け漏れを防ぐためのおすすめツールを中心にご紹介しました。

 

タスクの抜け漏れは「情報の記録漏れ、仕事量の多さ、タスクの確認不足、優先事項が未定、不適切なタスク管理」などが原因で起こります。また、個人単位で管理すると他のメンバーの状況を把握できず、部下の対応漏れが発生するリスクが高まります。

 

そこで、「メンバーのタスクを一覧で管理できるITツール」を導入して、仕事の抜け漏れが起こらない仕組みを社内に構築することが効果的です。ただし、ツールを選ぶときには、社員全員が使えるように「シンプルな操作性があるか」を重視すべきなのです。

 

結論、自社が導入すべきなのは、マニュアルなしでも直感的にタスクを管理できるツール「Stock」一択です。

 

ぜひ「Stock」を導入して、仕事の抜け漏れをなくしましょう。