請求業務は企業にとって重要な業務ですが、実行には時間がかかり、日々の業務リソースを圧迫する一面もあります。また、ミスも許されないなかでも効率的に取り組まなければなりません。
しかし、現在の運用を妨げず、どのように効率化すべきかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、請求業務を効率化するメリットやポイント、効率化する際の注意点までを解説します。
- 請求業務を効率化することで得られるメリットが知りたい
- 請求業務を効率化する際のポイントや注意点が知りたい
- 請求業務が非効率になっていないかを確認する項目が分からない
という方は今回の記事を読むと、請求業務について正しく理解でき、自社の請求業務を効率的に進められるようになります。
目次
請求業務を効率化するメリット
以下では、請求業務を効率化するメリットについて解説します。請求業務を効率的に進めるとどのようなメリットが得られるのか、ひとつずつ見ていきましょう。
業務リソースの増加
請求業務の効率化によって得られる一番のメリットは、本来すべき業務へのリソースの増加です。
請求業務は企業が営業活動をするうえで必要不可欠な業務である一方、業務そのものには企業の売上を伸ばす効果はありません。とくに、営業担当者が請求までを行っている企業の場合、請求業務に業務リソースが圧迫され、本来すべき営業業務が行えないという事態に陥りかねません。
そのため、請求業務をあらかじめ効率化しておき、必要最低限の工数で進むように環境を整えておく必要があります。効率化が実現すると、請求業務に必要以上のリソースを割くことなく、営業活動へと時間を充てられるようになるのです。
業務の自動化によるコスト削減
請求業務を効率化する手段である業務の自動化は、コスト削減に大きな影響を与えます。
とくに、毎月の請求作業が煩雑ゆえに担当者が時間外労働をせざるを得ない状況や、業務遂行に多くの社員のリソースをつぎ込む必要がある場合、定型業務をはじめとした業務を自動化するだけで人件費を削減できます。
また、紙媒体で請求書を出力している企業であれば、データでの出力に切り替えれば、印刷コストをはじめとする経費の削減にも繋げられます。
ヒューマンエラーのリスク軽減
請求業務を効率化するとヒューマンエラーのリスクが軽減できます。
請求業務はルーチンワークゆえに業務フローが古いままでも気付きにくく、業務が属人化しやすい傾向があります。請求業務の担当者以外は作業手順が分からない状況では、担当者の業務量増加によってミスが起こりやすくなり、トラブルがあったとしても原因の特定がしづらくなってしまうのです。
こうしたヒューマンエラーのリスクを軽減するためにも、請求業務は誰でも行えるように見える化しておくのが大切です。
請求業務を効率化させるポイント
以下では、請求業務の効率化を実現させるポイントと、非効率になっていないかどうかを確認する方法について解説します。自社での業務が非効率になっていないか照らし合わせながら見ていきましょう。
請求内容の入力
請求内容の入力では、提供した商品やサービスの数量・単価・納品日をはじめとする取引内容をフォーマットに入力し、請求書の作成を行います。
請求書の内容に不備がある場合、取引相手が不信感持つ原因にもなるので、間違いがないか確認しなくてはなりません。人的ミスの回避のため、入力後にはダブルチェックを行うのが一般的です。
非効率になっていないかの判断ポイントとしては「確認作業に時間がかかっていないかどうか」が挙げられます。確認までに数日かかっている場合は、ダブルチェックのシステム自体の改良が必要です。また、そのとき「請求書が確認しやすい状態で作成できているか」も併せてチェックします。
たとえば、紙媒体で作成している場合、担当者がオフィス外にいる場合は内容の確認が行えません。したがって、不在時にも効率的に進められるように、リアルタイムでの確認が可能なクラウド型サービスの導入などがおすすめです。
請求書の承認
作成した請求書には会社の上層部による承認作業が必要です。場合によっては部をまたぐ必要もあるので、作成がスムーズに進んでも、承認に時間がかかるというケースは稀ではありません。
非効率になっていないかのチェックポイントとしては「承認者が不在の場合にチェックできるか」「承認者の押印が必要か」などが挙げられます。
承認作業を効率化するには、なるべく人の手が入る部分を減らすのがおすすめです。承認者がオフィスにいない間でもチェックできるようなクラウド型のサービスの導入や、デジタルに切り替えて電子署名を利用するなどのアイデアを利用しましょう。
請求書の発行・送付
承認作業の済んだ請求書は、発行を行い取引相手に送付します。
非効率になっていないかのチェックポイントとしては「紙媒体で作業を行っていないか」があります。請求書を紙で発行すると、印刷の手間はもちろん、封筒の作成や郵送などの手作業の負担が増えるからです。
効率的に進めるためにも、紙での作成を依頼された場合を除き、PDF形式の請求書で対応するのがおすすめです。サービスによっては、情報を入力するだけで発行や送付を行ってくれるものもあるので、自社での業務負担に合わせて導入を行いましょう。
入金確認・消込
請求書を取引相手に送付したら、入金確認とリストの消込を行います。実際に入金された金額と請求データの照合作業を行い、過不足なく入金が確認できたらリストに消込をいれていきます。
企業によっては、企業名と口座名が一致しない場合もあるので、入金元の把握には時間がかかることもあるでしょう。地味で細かい作業である一方で、未回収の発生防止や出納に誤りを出さないためにも、正確な消込が必要になります。
自社で請求業務を行う場合、効率化が難しく時間がかかる照合作業は、代行サービスやシステムの導入がおすすめです。
再請求・督促
入金の遅れや金額の誤りがある場合、取引相手に対して問い合わせを行い督促を行います。社外の相手とのやりとりが必要なため、手間と時間がかかるうえ、担当者にとっては精神的な負担を感じる原因でもあります。
非効率になっていないかのチェック項目には「同じ企業が何度も入金遅れをしていないか」「少額の入金に対しての督促作業に時間がかかっていないか」が挙げられます。
未回収金額の大小によらず督促には時間がかかり、担当者の負担も増えるので、速やかな改善が必要です。
未回収にならないよう事前の与信審査を徹底する、入金管理から督促までを行ってくれるサービスやシステムの導入をするなどの方法を取り入れ、改善に努めましょう。
サービスを利用する際の注意点
結論として、請求内容の入力から督促までをすぐにでも効率化するには、請求代行サービスの利用が必要です。
以下では、サービスを利用して請求業務の効率化を図る際に注意すべきポイントを解説します。請求業務の自動化に便利なITサービスを利用する際には、どのような点に気を付ければいいのか、ひとつずつ見ていきましょう。
業務の切り分けを行う
サービスを有効活用するためにも、まずは自社にある業務を「社内で行うべき業務」と「委託すべき業務」の2つに切り分けましょう。
委託できるかどうかの判断に迷う場合は、業務内容が売上や顧客満足度に直結するものかどうかで考えます。売上や顧客満足度に直結する作業は、委託によって効率的になったとしても、企業にとってマイナスの影響を与える恐れがあるからです。
たとえば、請求業務のほとんどは売上や顧客満足度には繋がらない非生産的な業務です。しかしその一方で、手間がかかる重要な業務ではあるので、サービスを利用し委託することで負担を軽減できます。
委託できる範囲の確認
委託する業務の洗い出しが出来たら、それをカバーできるサービスやシステムの選定を行います。利用できる機能はサービスによって異なるため、委託したい業務を過不足なくカバーできるサービスを選択しましょう。
最も請求業務の負担軽減に役立つのは請求代行サービスですが、与信審査のスピードや請求書作成・発行をどこまでカバーしてくれるかなどには違いがあるので、自社の取引内容に適したサービスを考慮する必要があります。
導入による効果の測定
実際に導入を行う前に、事前に導入後の費用対効果を想定しておきましょう。現在の業務に割いている時間や人件費・該当の時間で社員が理論上の売上から、サービス導入を行うのが適切かどうかを見極めます。
（請求業務にかかる人件費）＋（該当の時間で社員が理論上の売上）ー （サービス導入によるコスト）を計算し、算出がプラスになるのであれば、導入に踏み込むのがおすすめです。
算出がマイナスになる場合は、サービスによる改善ではなく、ほかの方法を利用した改善を行いましょう。
請求業務の効率化に役立つおすすめのサービス
ここでは、請求業務の効率化に役立つおすすめのサービスを紹介します。
請求業務では、提供した商品・サービスに対しての利益回収を確実に行うことが最も重要です。キャッシュフローの滞りは、企業の成長を阻む原因であり、場合によっては企業活動を停止するリスクもあるからです。
しかし、取引相手が多くなればなるほど、入金の遅れなどのトラブルは増えやすくなります。また、度重なる督促作業は担当者の心理的な負担にも繋がり、企業としては速やかな改善が求められます。
こうした金銭的なトラブルを避けるには、請求代行サービスを利用し、請求業務を委託するのがおすすめです。
たとえば、今回ご紹介するマネーフォワード ケッサイは、与信審査や請求書作成から入金確認・督促までのすべての請求業務を行ってくれる請求代行サービスです。
請求担当者にとって負担になりやすい督促業務を行う必要がないうえ、万が一期日までに入金がない場合もマネーフォワードケッサイが100％入金を保証してくれるので、キャッシュフローが滞る恐れもありません。
クラウド型BtoB請求サービス「マネーフォワード ケッサイ」
「マネーフォワード ケッサイ」｜企業間請求代行サービス
https://mfkessai.co.jp/kessai/top
マネーフォワード ケッサイは、クラウド型の企業間（BtoB）請求代行・決済代行サービスです。掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行します。
もし未入金が発生した場合にも入金を保証してくれるため、リスクなく掛け売りが可能です。
また、売掛金も最短3営業日で入金可能なため、成長に欠かすことのできないキャッシュフローを滞りなく回すことができます。
＜マネーフォワードケッサイをおすすめするポイント＞
- Web上で請求を登録するだけ請求業務が自動化されるため、本業に集中できるようになります。
- 最短数秒で与信審査が完了し、通過率も99％スピーディーな与信審査で、取引先の拡大に貢献します。
- 100%入金保証で、未回収リスクが軽減未回収リスクの不安が解消され、安心して販路を拡大できるようになります。
＜マネーフォワード ケッサイの料金＞
https://mfkessai.co.jp/kessai/price
「マネーフォワード ケッサイ」プランと、「マネーフォワード ケッサイ 請求代行プラン」から選択できます。
いずれのプランも、初期費用、月額費用は無料から利用できます。
マネーフォワードケッサイプランの場合、毎月の売掛金額の0.5%〜3.5%の手数料で利用できます。
与信審査や売掛保証が不要で、「デジタル化・効率化したい」企業の方は、「マネーフォワード ケッサイ 請求代行プラン」が最適です。
請求業務を効率化するメリットやポイントのまとめ
ここまで、請求業務を効率化するメリットやポイント・注意点について解説しました。
請求業務を効率化するにはサービスやシステムの利用がおすすめですが、その一方で導入するサービスの選定には注意も必要です。
たとえば請求書サービスひとつにしても「請求書を作成するフォーマットやシステムだけを提供しているもの」「請求書の作成を自動化するもの」「送付までのすべてを通して行えるもの」とそれぞれ利用できる範囲には差があるからです。
したがって、導入する際は効率化できる項目だけでなく、具体的な内容までを正確に確認しなくてはなりません。
たとえば、今回ご紹介したマネーフォワードケッサイは、与信審査や請求書の作成・送信、督促までのすべてを代行してくれる請求代行サービスです。請求業務を行う際に必要な機能が過不足なく搭載されているため、人の手を介する作業を最低限にできます。
最短7日で導入が完了するので、ぜひマネーフォワード ケッサイを導入して請求業務を効率化し、コスト削減に努めましょう。
