作業指示書を作成することで、作業の必要事項を伝えたり、ノウハウやコツを蓄積したりできるため、口頭で指示を出す必要がなくなります。また、作業の理解度のばらつきを防ぐことも可能です。
 
しかし、「チームに作業指示書を見ないメンバーがいるので、作成する意味がなくなっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、作業指示書を見ない人がいる理由や対策を中心にご紹介します。
 
  • チームに作業指示書を見ないメンバーがいるが原因が分からない
  • 作業指示書を見てもらうための対策が知りたい
  • 作業指示書の管理方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を見ない人がいる理由だけでなく、具体的な対策まで分かります。


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作業指示書を見ない人がいる3つの理由

以下では、作業指示書を見ない人がいる理由をご紹介します。原因を把握することにより、伝わりやすい指示書を作成するヒントが見つかります。

(1)指示書の内容を理解していない

はじめに、作業指示書を見ない人がいる理由には、誰も指示書の内容を理解できていないことがあります。
 
そもそも、指示書を読んでもやるべきことが分からなければ、再び確認することはありません。たとえば、難解な専門用語ばかりを使っている指示書などが挙げられます。
 
そのため、分かりづらい用語には脚注を入れるなど、新入社員でもすぐに理解できるような工夫をしましょう。

(2)指示書が分かりづらい

次に、内容が分かりづらいことも指示書を見なくなる原因です。
 
たとえば、曖昧な言い回しばかりを使っていると、人によって捉え方が変わります。そのため、 最終的には個人の経験値だけで仕事が回るようになってしまい、誰も指示書を見なくなるのです。
 
したがって、指示書通りにすれば問題なく作業ができるように、誰が見てもすぐに動けるほど分かりすい文章になっているかを満たしていることが重要になります。

(3)チームで指示書が共有されていない

最後に、チームで指示書が共有されていないと見なくなる人が増えてしまいます。
 
たとえば、紙の指示書を1部だけ印刷して複数人で見るようにしても、次第に確認しに行かなくなるのです。これではチームで共有されていないのと変わりはありません。
 
上記のように、確認する手間は指示書を見なくなる原因になるため、時間や場所を問わずにチェックできるツールを活用するのが最善です。たとえば、スマホやタブレットでも簡単に使える「Stock」であれば、確認するのに手間はかかりません。


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【必見】作業指示書の作成・管理を効率化できるツール

以下では、作業指示書の作成・管理を効率化できるツールについてご紹介します。
 
分かりやすい指示書を作成しても、メンバーが簡単にアクセスできなければ指示書が見られなくなります。ただし、指示書をデジタル化する場合でも、ExcelやWordはメールやチャットで共有すると流れてしまうので避けましょう。
 
また、ファイルはPC向けなので、スマホやタブレットでは読みづらいデメリットがあります。そのため、現場でも小さな画面でサクサクと使えるツールが必要です。
 
したがって、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、誰でも簡単にスマホから操作できる「Stock」一択だと言えます。
 
Stockの「ノート」を「フォルダ」ごとに整理すれば、案件ごとに情報管理することができます。また、Stockのノートには「メッセージ」も紐づいているので、指示書を管理するだけでなく、ほかの業務でも活躍するのです。

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また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

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作業指示書を見ないデメリットとは

以下では、作業指示書を見ないことによるデメリットをご紹介します。チームへの悪影響を防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。

作業の全貌が把握できない

はじめに、作業指示書を見ないデメリットに挙げられるのが、作業の全貌が把握できないことです。
 
作業指示書を見なければ業務フローがつかめず、効率的に作業ができません。また、間違った作業方法が伝わってしまうと、あとからリカバリーしなければならないのです。
 
このように、作業の全貌を把握できないと、限られた業務時間を無駄にしてしまう可能性があります。

手順が人によって異なる

次に、作業手順が人によって変わってしまうのも、作業指示書を見ないデメリットのひとつです。
 
指示書が見られないと各自が好きなように業務を進めてしまい、次第に仕事が属人化していきます。そのため、主要メンバーの退職や異動に伴って、仕事が上手く回らなくなるのです。
 
以上のように、指示書を見ないメンバーが増えてしまうと、チーム全体のマネジメントも困難になるので注意しましょう。

後任への引き継ぎに時間がかかる

最後に、後任への引き継ぎに時間がかかるのも、指示書を見ないデメリットになります。
 
作業指示書を普段から確認していないと、部署異動などで担当業務の引き継ぎをするときに、スムーズな説明ができません。
 
したがって、スムーズに後任へ引き継ぎをするためにも、作業指示書は必ず確認するように指導しましょう。


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作業指示書を見てもらうための対策とは

以下では、作業指示書を見てもらうための対策をご紹介します。指示書のメリットを生かすためにも、確実に押さえましょう。

見る人の立場に立つ

一つ目の対策は、作業指示書を見る人の立場に立つことです。
 
指示を出す人間だけが、内容を理解できる指示書では意味がありません。そのため、専門用語を使わざるをえない場合には、解説を設けるなどの工夫をして、誰でも理解できる指示書をつくりましょう。
 
このように、指示書を作成するときは「誰が見ても分かりやすい文章になっているか」に注意すべきです。

目的を明記する

二つ目の対策は、指示書に目的を明記することです。
 
与えられた仕事を黙々とこなすことも重要ですが、一つひとつの作業にどのような意味があるのかを考えることは大切です。仕事はあらゆる作業がつながり合っており、目的を把握することで先の工程を意識できるようになります。
 
したがって、効率よく作業をしてもらうためにも、作業の目的は必ず明記しましょう。

簡単に指示書を確認できるようにする

三つ目の対策は、簡単に指示書を確認できるように管理することです。
 
たとえば、作業指示書はWord、Excelで作成されることが多いです。しかし、ファイルの中身を確認するために、わざわざ開かなければならいうえに、スマホやタブレットでは上手く使えません。
 
また、メールやチャットツールで共有されても、ほかのメッセージなどで流れてしまうので、あとから確認するのは面倒です。以上のことからも、作業指示書を見ないのはメンバーの怠慢ではなく、管理方法が良くないということになります。
 
したがって、作業指示書は「誰でも簡単に確認することができるツール」で管理しましょう。たとえば、あらゆる情報を蓄積できる「ノート」を備えている「Stock」のように、スマホやタブレットでもサクサクと使えるツールが最適です。


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作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ

これまで、チームが作業指示書を見ない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。
 
作業指示書を見てもらうためには、誰でも簡単に理解できる内容にすることが大切です。しかし、分かりやすい指示書を作成しても、アクセスしやすい場所で管理していなければ意味がありません。
 
たとえば、WordやExcelはわざわざ開くのが面倒なうえに、スマホやタブレットからは使いづらいです。したがって、ファイルを使うことなく 「ノート」に直接書き込めるツールを選びましょう。
 
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」を備えており、スマホの小さな画面でも直感的に使える「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、作業指示書を適切に管理できるようにしましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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