作業指示書を作成することで、作業の必要事項を伝えたり、ノウハウやコツを蓄積したりできるため、口頭で指示を出す必要がなくなります。また、作業の理解度のばらつきを防ぐことも可能です。
しかし、「チームに作業指示書を見ないメンバーがいるので、作成する意味がなくなっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、作業指示書を見ない人がいる理由や対策を中心にご紹介します。
- チームに作業指示書を見ないメンバーがいるが原因が分からない
- 作業指示書を見てもらうための対策が知りたい
- 作業指示書の管理方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を見ない人がいる理由だけでなく、具体的な対策まで分かります。
目次
作業指示書を見ない人がいる3つの理由
以下では、作業指示書を見ない人がいる理由をご紹介します。原因を把握することにより、伝わりやすい指示書を作成するヒントが見つかります。
(1)指示書の内容を理解していない
はじめに、作業指示書を見ない人がいる理由には、誰も指示書の内容を理解できていないことがあります。
そもそも、指示書を読んでもやるべきことが分からなければ、再び確認することはありません。たとえば、難解な専門用語ばかりを使っている指示書などが挙げられます。
そのため、分かりづらい用語には脚注を入れるなど、新入社員でもすぐに理解できるような工夫をしましょう。
(2)指示書が分かりづらい
次に、内容が分かりづらいことも指示書を見なくなる原因です。
たとえば、曖昧な言い回しばかりを使っていると、人によって捉え方が変わります。そのため、 最終的には個人の経験値だけで仕事が回るようになってしまい、誰も指示書を見なくなるのです。
したがって、指示書通りにすれば問題なく作業ができるように、誰が見てもすぐに動けるほど分かりすい文章になっているかを満たしていることが重要になります。
(3)チームで指示書が共有されていない
最後に、チームで指示書が共有されていないと見なくなる人が増えてしまいます。
たとえば、紙の指示書を1部だけ印刷して複数人で見るようにしても、次第に確認しに行かなくなるのです。これではチームで共有されていないのと変わりはありません。
上記のように、確認する手間は指示書を見なくなる原因になるため、時間や場所を問わずにチェックできるツールを活用するのが最善です。たとえば、スマホやタブレットでも簡単に使える「Stock」であれば、確認するのに手間はかかりません。
【必見】作業指示書の作成・管理を効率化できるツール
以下では、作業指示書の作成・管理を効率化できるツールについてご紹介します。
分かりやすい指示書を作成しても、メンバーが簡単にアクセスできなければ指示書が見られなくなります。ただし、指示書をデジタル化する場合でも、ExcelやWordはメールやチャットで共有すると流れてしまうので避けましょう。
また、ファイルはPC向けなので、スマホやタブレットでは読みづらいデメリットがあります。そのため、現場でも小さな画面でサクサクと使えるツールが必要です。
したがって、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、誰でも簡単にスマホから操作できる「Stock」一択だと言えます。
Stockの「ノート」を「フォルダ」ごとに整理すれば、案件ごとに情報管理することができます。また、Stockのノートには「メッセージ」も紐づいているので、指示書を管理するだけでなく、ほかの業務でも活躍するのです。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
※最低ご利用人数:5ユーザーから
作業指示書を見ないデメリットとは
以下では、作業指示書を見ないことによるデメリットをご紹介します。チームへの悪影響を防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。
作業の全貌が把握できない
はじめに、作業指示書を見ないデメリットに挙げられるのが、作業の全貌が把握できないことです。
作業指示書を見なければ業務フローがつかめず、効率的に作業ができません。また、間違った作業方法が伝わってしまうと、あとからリカバリーしなければならないのです。
このように、作業の全貌を把握できないと、限られた業務時間を無駄にしてしまう可能性があります。
手順が人によって異なる
次に、作業手順が人によって変わってしまうのも、作業指示書を見ないデメリットのひとつです。
指示書が見られないと各自が好きなように業務を進めてしまい、次第に仕事が属人化していきます。そのため、主要メンバーの退職や異動に伴って、仕事が上手く回らなくなるのです。
以上のように、指示書を見ないメンバーが増えてしまうと、チーム全体のマネジメントも困難になるので注意しましょう。
後任への引き継ぎに時間がかかる
最後に、後任への引き継ぎに時間がかかるのも、指示書を見ないデメリットになります。
作業指示書を普段から確認していないと、部署異動などで担当業務の引き継ぎをするときに、スムーズな説明ができません。
したがって、スムーズに後任へ引き継ぎをするためにも、作業指示書は必ず確認するように指導しましょう。
作業指示書を見てもらうための対策とは
以下では、作業指示書を見てもらうための対策をご紹介します。指示書のメリットを生かすためにも、確実に押さえましょう。
見る人の立場に立つ
一つ目の対策は、作業指示書を見る人の立場に立つことです。
指示を出す人間だけが、内容を理解できる指示書では意味がありません。そのため、専門用語を使わざるをえない場合には、解説を設けるなどの工夫をして、誰でも理解できる指示書をつくりましょう。
このように、指示書を作成するときは「誰が見ても分かりやすい文章になっているか」に注意すべきです。
目的を明記する
二つ目の対策は、指示書に目的を明記することです。
与えられた仕事を黙々とこなすことも重要ですが、一つひとつの作業にどのような意味があるのかを考えることは大切です。仕事はあらゆる作業がつながり合っており、目的を把握することで先の工程を意識できるようになります。
したがって、効率よく作業をしてもらうためにも、作業の目的は必ず明記しましょう。
簡単に指示書を確認できるようにする
三つ目の対策は、簡単に指示書を確認できるように管理することです。
たとえば、作業指示書はWord、Excelで作成されることが多いです。しかし、ファイルの中身を確認するために、わざわざ開かなければならいうえに、スマホやタブレットでは上手く使えません。
また、メールやチャットツールで共有されても、ほかのメッセージなどで流れてしまうので、あとから確認するのは面倒です。以上のことからも、作業指示書を見ないのはメンバーの怠慢ではなく、管理方法が良くないということになります。
したがって、作業指示書は「誰でも簡単に確認することができるツール」で管理しましょう。たとえば、あらゆる情報を蓄積できる「ノート」を備えている「Stock」のように、スマホやタブレットでもサクサクと使えるツールが最適です。
作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ
これまで、チームが作業指示書を見ない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。
作業指示書を見てもらうためには、誰でも簡単に理解できる内容にすることが大切です。しかし、分かりやすい指示書を作成しても、アクセスしやすい場所で管理していなければ意味がありません。
たとえば、WordやExcelはわざわざ開くのが面倒なうえに、スマホやタブレットからは使いづらいです。したがって、ファイルを使うことなく 「ノート」に直接書き込めるツールを選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」を備えており、スマホの小さな画面でも直感的に使える「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、作業指示書を適切に管理できるようにしましょう。