提案書は社内外を問わず、ビジネスにおけるさまざまな場面で作成されます。提案書の完成度は、採用可否を左右するため、ポイントを押さえながら作成する必要があるのです。
しかし、社内向け提案書を作成したいが「どう作れば良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内・社外向け提案書の違いや書き方、作成に役立つテンプレートをご紹介します。
- わかりやすい社内向け提案書の書き方・例文を把握したい
- テンプレートを活用して手間をかけずに提案書を作りたい
- 作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、要点を押さえた分かりやすい社内向け提案書を作成できるうえ、提案書をストレスなく管理する方法も分かります。
目次
提案書における社内・社外向けの違いとは
提案書は、提出先によって用途や書き方が異なります。
- 社内向け提案書
- 社外向け提案書
業務改善など、社内で抱える問題に対して解決策を立案するときに使われます。
「自社製品やサービスが顧客の抱える問題に対して、どのようにアプローチできるか」を提案するときに使われます。
このように、提出先によって提案書を作る目的が異なるので、作成するときには必要な情報を過不足なく記載するように注意しましょう。
＜構成＞社内向け提案書に記載すべき項目
以下は、社内向け提案書に記載すべき項目の一覧です。提案書を作成する際には、以下の項目が含まれているかを確認しましょう。
| ＜項目名＞ | ＜説明＞ |
|---|---|
|
タイトル |
タイトルは、提案書の顔とも言える項目なので、提案内容が一目で分かるように記載しましょう。 |
|
課題 |
社内でかかえる問題の背景や原因を明確に記載しましょう。 |
|
提案内容 |
提案書の核とも言える項目なので、「概要→詳細」といった相手に伝わりやすい順番で記載しましょう。 |
|
メリット |
定量的な指標を用いて、具体性を持たせることを心がけましょう。 |
|
費用 |
完遂までに複数のフェーズがある場合は、総額だけではなくその内訳も記載するようにしましょう。 |
|
スケジュール |
現実的な提案だと感じてもらえるよう、無理のない完遂日の設定を心がけましょう。 |
以上6つの項目を含めることで、相手に採用されやすい提案書を作成できるのです。
【例文あり】わかりやすい社内向け提案書の書き方
ここからは、わかりやすい社内向け提案書の書き方を例文付きで解説します。以下の手順に沿って作成すれば、情報に抜け漏れのない提案書をすぐに作成できます。
（1）現状の説明と課題分析をする
はじめに、「業務の現状説明」と「発生している課題や問題点の分析」をします。
業務の現状を詳細に説明するだけでなく、分析結果は定量的に表して、内容を客観的に記載しましょう。例文は以下の通りです。
- 現状
- 問題点
弊社はこれまで、お客様から受注した案件の管理をExcelで行ってきた。顧客数の増加に伴い、Excelシートに記載される案件数は10,000件を超え、今後も増え続ける見込みである。
Excelは部内で共有する場合、チャットツールやメール等の外部ツールを経由する必要があり、非効率。
管理する案件数の増加に伴い、シート内の検索性が低下。
このように、課題解決の必要性を理解してもらうためにも、業務の現状説明と課題分析は必ず記載しなければなりません。
（2）解決策を立案する
次に、課題に対しての具体的な解決策を記載します。
書き方として、解決策の全体像を明記して、次に具体的なプランを時系列で記載すると流れが容易にイメージできます。例文は以下の通りです。
- 提案の趣旨
- 提案の具体的内容
Excelを用いた案件管理は、共有や管理の面で不便が生じる。また、案件の増加に対応できていないため、案件管理に適したITツールの導入を提案する。
株式会社Stockが提案する「ナレカン」を導入する。本ツールは「記事」に案件情報を記録することで、任意のメンバーにすぐ共有できるほか、多階層のフォルダで案件を整理することができる。ナレカンを導入し、Excel内に蓄積された全案件の移行を行う。
一方、優れた提案でも現実的に実現が難しいと判断されては採用には至らないので、解決策が自社の予算やスケジュールの面から見て現実的であるかも検討しましょう。
（3）得られるメリットを伝える
メリットの内容は、提案書の採択を決断するうえで最も重要な項目になるため、正確に記載しなければなりません。
メリットを説明するときも、定量的なデータは重要になるので必ず意識し、相手が一目で分かるように提案書に落とし込みます。例文は以下の通りです。
- 期待できる効果
- 業務効率の○%の向上が見込まれる。
- 一人当たりの業務コストが○％削減される。
ほかにも、「ナレカン」のような表や写真・画像付きの提案書を作成できるツールを活用して、メリットを視覚的に分かりやすくするのも効果的です。
（4）予算・リソース・期間を明記する
最後に予算や必要なリソース、期間について明記します。
提案を実施する場合、物品の購入などにかかる予算（金銭的コスト）に加え、人件費も明記する必要があります。例文は以下の通りです。
- 必要経費・時間
必要経費は月〇〇円。（〇〇円×〇〇人）
導入されるまで〇ヶ月、実際に運用が開始されるまで〇ヶ月を見込んでいる。
提案書の内容に抜け漏れがあると、情報が不十分となり適切に提案を進められません。したがって、提案書に記載すべき内容はフォーマット化して、いつでも反映できる体制を整えておく必要があるのです。
社内向け提案書に役立つ無料テンプレート・フォーマット3選
ここからは、社内向けの提案書におすすめのテンプレートとその記入例をご紹介します。テンプレートを活用すれば効率よく体裁の整った提案書を作成できるので、レイアウトから作成するのに不安がある方は必見です。
Word｜業務改善に向けた提案書テンプレート
こちらは、[文書]テンプレートが公開しているWord向けのテンプレートです。
使いやすいシンプルなデザインで、業務改善提案書の作成に役立ちます。また、「現状→問題点→解決策→得られる効果」の流れに沿った構成なので、スムーズに内容を書けるのもポイントです。
また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。
Excel｜用途を問わず使える提案書テンプレート
こちらは、経費削減委員会が公開している提案書のテンプレートです。
シンプルで用途を問わず使えるため、自社のテンプレートとして任意の項目を設けて運用する方法もおすすめです。ただし、ダウンロードには会員登録が必要となります。
また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。
Power Point｜社内提案資料の作成に役立つテンプレート
こちらは、Microsoftの提案書の作成に役立つPowerPointテンプレートです。
企画書ベースで作られていますが、社内向け提案書に必要な「概要・背景・内容・効果」などのスライドが備わっており、情報の整理に便利です。また、スライド内に分かりやすく記載するコツが載っているので、資料作成が苦手な方でも使いやすくなっています。
こちらは、実際の利用を想定した記入例です。
作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツール
以下では、作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツールをご紹介します。
問題解決に向けた意思決定のスピードを上げるには、提案書をスピーディに作成・共有する点が重要です。しかし、ExcelやWordで提案書を作成していると、共有するために別のツールを使う工数がかかるうえに、ファイルが社内に点在して情報が分散する可能性があります。
そこで、ITツールを使って、提案書の作成と共有をひとつのツールで完結すべきです。とくに、「誰でも直感的に検索できるツール」であれば、作成した提案書から必要な情報に即アクセスできるので、迅速な意思決定につなげられます。
結論、社内向け提案書を作成・共有するには、作成した提案書をまとめておけるうえ、欲しい情報をすぐに見つけられる「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」にテキストを書き込むだけで提案書を作成・共有しつつ、作成した形式を「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び起こせます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、平均0.2秒の高速スピード検索が可能です。
最も簡単に提案書の作成から共有までを一元化できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンでの提案書作成と共有例
ナレカンは、提案書の作成や共有をするのに便利なツールです。そこで、ナレカンでの提案書作成と共有例について紹介します。
＜提案書作成＞
ナレカンを開き[新規投稿]をクリックすることで、記事に提案書を残せます。紙のノートに書く感覚で直感的に記載できるうえ、文字サイズを変更したり、参考資料を添付したりして、見やすい提案書を作成可能な点がメリットです。
＜提案書共有＞
提案書の記載を終えたら、右下の[公開する]をクリックすることで、任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、記事に紐づいたコメント機能により、提案書に関するやり取りもできます。
社内向け提案書の書き方やテンプレート・例文まとめ
ここまで、社内・社外向け提案書の違いや書き方、提案書作成に役立つテンプレートをご紹介しました。
提案書を作成するには、解決策の記載はもちろん、自社へのメリットやどのようなスケジュールで進行するのかも定量的に記載しなくてはなりません。そこで、テンプレートを使うと、簡単に体裁を整えられます。
しかし、WordやPowerPointのテンプレートを使って作成した提案書は、ほかのファイルと混ざって管理が煩雑になりやすく、必要な情報を探すのに時間がかかる恐れがあります。
そこで、誰でも思い通りに検索して、欲しい情報にアクセスできる「ナレカン」を使いましょう。ナレカンでは”テンプレート”で手間をかけずに提案書を作成できるうえ、高度な検索機能もあるので、情報が見つからないストレスが発生しません。
ぜひ「ナレカン」を導入して、提案書の作成から運用までを効率化しましょう。
