今日、コロナ禍においてはテレワークの推進などで働き方が変化しつつあり、プレゼンテーションをZoomで実施する企業も増えてきています。
しかし、Zoomでのプレゼン経験が浅く、重視すべきポイントが分からない担当者の方も多いのではないのでしょうか。
そこで今回は、プレゼンで使えるZoomの機能やコツを中心に解説します。
- 社員がZoomでのプレゼンに慣れていないため、使える機能を知っておきたい
- Zoomでのプレゼンを失敗しないためにも注意点を押さえたい
- Zoomプレゼンに関わる資料作成や管理のコツもわかると助かる
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、Zoomの画面越しでも聞き手に分かりやすいプレゼンの方法や、準備における工夫がわかります。
目次
プレゼンに使えるZoomの機能とは
以下では、プレゼンに使えるZoom機能を解説します。Zoomに備わっている機能を理解して駆使できれば、プレゼン当日に失敗することなくスムーズに進行できます。
画面共有機能
Zoomの画面共有機能とは、話し手の画面で表示している内容をそのまま聞き手の画面にも共有できる機能です。
聞き手は話し手と同じ画面を見られるので、「今資料のどの部分を話しているのか分からない」といった問題を引き起こさず、円滑にプレゼンを進めれられるのです。
また、画面共有できるパワーポイントのスライドサイズは、標準サイズ(4:3)・ワイドサイズ(16:9)のいずれでも可能です。
リアクション機能
リアクション機能とは、聞き手が「ハート」や「グッドボタン」、「顔文字」などのスタンプを押し、話し手に対して意思表示ができるものです。押したスタンプは聞き手の画面の左上に10秒間映し出されます。(「手を挙げる」スタンプは、「手を降ろす」を押さない限り表示されたまま)
たとえば、話し手に対し質問や不明点があれば「手を挙げる」スタンプで発言でき、逆に聞き手に対し「声が聞こえているかどうか」を確認したい場合は、「グッドボタン」で反応してもらうことも可能です。
このように、聞き手側の「発言しづらい」、話し手側の「聞き手が本当に理解してくれたか分からない」といった、Zoom特有の双方の問題をリアクション機能が解決してくれるのです。
チャット機能
チャット機能とは、Zoom参加者に対しテキストやファイルを送れる機能です。
Zoomのチャット機能は2種類あり、個人宛ての「プライベートチャット」とミーティングの参加者全員に送信する「オープンチャット」があります。
また、「プライベートチャット」では、Zoomの主催者であっても内容を確認できない仕様となっており、特定の個人のみに送受信できます。加えて、「オープンチャット」では、入力したコメントが参加者全員にリアルタイムで共有されるので、質問や確認事項を全体で把握できる点が特徴です。
Zoomでプレゼンを伝えやすくするコツ
ここでは、Zoomでプレゼンを伝えやすくする3つのコツを解説します。Zoomでのプレゼンを成功させている企業やチームは、既に以下の内容を的確に実践しているのです。
カメラ目線を意識する
Zoomでプレゼンを行う際は、カメラ目線への意識が大切です。
仮に、視線が手元の資料や「画面に表示された顔」に向けられていると、聞き手が自分に語りかけていないと感じてしまいます。視線が合わない状況が続けば、聞き手側の興味も薄れ、印象深いプレゼンとはなりません。
したがって、発言する際の目線はカメラに合わせるのが必須です。ただし、スライドを画面共有するときは、画面を見ながら説明するため、時折カメラに目線を向けながら声に抑揚をつけて、聞き手に熱意が伝わるように工夫しましょう。
要点を簡潔に伝える
要点を簡潔に伝える点も重要なポイントです。
オンライン上では、対面のときと比べ聞き手の集中力が持続しにくいです。そのため、1枚のスライドに要点を盛り込み、長々と説明されても聞き手の記憶には残らないのです。
したがって、1枚のスライドにつき1要点に留め、聞き手側が情報を処理しやすいようにデザインを工夫することが大切です。また、1スライドを1分以内で収めるのも意識してみましょう。
動画やアニメーションを使わない
Zoomでは、動画やアニメーションを使わないのも大切です。
動画やアニメーションを多用し過ぎると、画面が固まったり、再生速度が遅くなったりします。加えて、スライドの容量が重すぎた場合、Zoomの接続が途切れてしまうケースも考えられます。
そのため、動画やアニメーションを使用しなければプレゼンの解像度が上がらない場合は、重要な箇所のみに限定しましょう。
Zoom中のプレゼンや資料の蓄積が簡単にできるツール
以下では、Zoom中のプレゼンや資料の蓄積が簡単にできるツールを紹介します。
Zoomのプレゼンを成功させている企業は、単にプレゼン能力が高いだけでなく、プレゼンの準備やその後の情報共有も徹底されています。
たとえば、「Zoomのプレゼンに用いたデータや画像」「プレゼンに成功・失敗した要因や注意点」は情報としてまとめて、メンバー内に共有できれば、一人ひとりの成長速度の上昇はもちろん、チーム全体として質の高いプレゼンが可能になるのです。
しかし、ノウハウをWordやPowerPointで作成しても、ファイルが増えれば乱雑となり、必要なときにすぐに見つけ出せません。そこで、Zoomでのプレゼンに用いた視覚資料やノウハウの「情報」をまとめて一元管理できる情報共有ツールを使いましょう。
ただし、誰もが簡単に操作できるツールでなければ、使いこなせず結局使わなくなってしまいます。結論、非IT企業の65歳以上の社員でも、ストレスなく利用できる情報管理ツール：「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」へプレゼンのデータや画像、さらに動画のURLを添付しておけば、ノウハウとして簡単に社内へ共有できます。さらに、ノートの画面をそのままプレゼン時にも活用できるので、「ファイル容量が大きいことによるラグの発生や音声の途切れ」といった聞き手側のストレスを取り除けます。
最も簡単に資料の管理ができる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プレゼンに使えるZoomの機能やコツまとめ
ここまで、プレゼンで使えるZoomの機能やコツを中心に解説しました。
Zoomのプレゼンで使える「画面共有・リアクション・チャット」機能は、スムーズな進行と聞き手の理解を深めるのに役立ちます。そして、Zoomのプレゼンにおいても、画面越しの聞き手の立場に立った資料作りや発言をするのがポイントです。
また、Zoomプレゼンにおいて、事前の資料やプレゼン後のノウハウを整理して一元的に管理し活用しなければチームの提案力向上には繋がりません。そこで、プレゼンを通して得た情報は「シンプルな情報共有ツール」を使ってZoomの提案ノウハウはもちろん、ヒアリングメモもまとめて管理しましょう。
とくに、Stockのように、即日で情報の管理・共有ができるほど簡単な情報共有ツールであれば、全メンバーがすぐに活用できるので、すぐにチーム全体で提案力を強化できるのです。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使ってシンプルに情報を管理し、Zoomのプレゼンを成功させましょう。
