紙媒体での作業指示書の作成・管理は「印刷や保管にコストがかかる」「社内全体へ瞬時に情報共有できない」などのデメリットがあります。このようなデメリットを解消するためには、作業指示書の電子化が必要です。
 
しかし、「アナログ管理から電子化に移行するのに不安があり、未だに紙を使っている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、作業指示書を電子化するメリット4選とおすすめのアプリを中心に解説します。
 
という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を電子化する具体的なメリットが分かり、指示内容をスムーズに共有できるようになります。


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作業指示書を電子化すべき理由

指示書を電子化すると、場所や時間を問わずに確認したり、書類が紛失・破損するリスクを減らしたりできます。
 
紙の作業指示書を印刷しても、その場にいない作業担当者はすぐに指示を確認できません。また、書類が紛失・破損すると再度印刷する手間がかかるだけでなく、重大な情報漏えいにもなりかねないのです。
 
しかし、WordやExcelの指示書をメールで共有する場合は、わざわざかしこまった挨拶文を書いたり、宛先やCcが間違っていないかを確認したりしなければなりません。また、過去に共有されたメールを探しても、すぐに見つからないことが多いです。
 
そのため、作業指示書を電子化するのは必須ですが、どのような手段で電子化を進めるのかは十分に検討しましょう。


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作業指示書を電子化するメリット4選

以下では、作業指示書を電子化するメリットを4つご紹介します。どのようなメリットがあるのかを把握して、ペーパーレス化を進めましょう。

(1)印刷コストを削減できる

はじめに、指示書を電子化するメリットとして挙げられるのが、印刷コストの削減です。
 
紙の指示書であれば、印刷に用紙やインク、プリンターなどの費用がかかります。また、指示内容のミスや記入漏れがあった場合は、新しく印刷しなければなりません。
 
しかし、作業指示書を電子化すると、印刷にかかる費用や時間も削減でき、書類を保管するスペースも不要になるのです。

(2)早急に対応できる

2つ目に、急な作業変更などがあっても、早急に対応ができることです。
 
指示書を電子化しておけば、急に作業内容を変更しなければならない状況でも、すぐに修正をして現場に共有できるので重宝します。
 
このように、作業指示書を電子化することで、イレギュラーな事態にもスピーディに対応できるようになるのです。

(3)作業手順をすぐに確認できる

3つ目に、作業の進捗をすぐに確認できることです。
 
従来は、現場または事務所でしか作業指示書を閲覧できませんでした。一方で、電子化した作業指示書は、インターネット環境さえ整っていれば、工場や現場などいかなる場所からでも確認可能です。
 
以上のように、作業指示書を電子化をすると、作業の流れを確かめるためにわざわざ現場に電話したり、担当者が出社して報告をしたりする必要がなくなるのです。

(4)書類が簡単に見つかる

最後に、指示書の電子化によるメリットとして、探している書類が簡単に見つかることが挙げられます。
 
紙の作業指示書は一枚ずつ目視で確認しなければならないため、探し出すのにも時間がかかってしまいます。一方、「ナレカン」のような情報管理に役立つITツールを導入して電子化すれば、検索機能で簡単に見つけ出せるうえに、紙を出し入れして保管場所が荒れる心配もありません。
 
以上のように、「目的の書類が見つからない」などの仕事をしていて不便に感じることは、書類を電子化して解消しましょう。


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【製造業必見】作業指示書をスマホ・タブレットで管理できるアプリ

以下では、作業指示書をスマホ・タブレットで管理できるアプリをご紹介します。
 
指示書を電子化する手段として”Word”や”Excel”がありますが、ファイル数が増えやすく、中身を確認するのに都度ファイルを開く手間がかかってしまいます。その結果、しばしば「どこに・どの情報が保存されているのかすぐに分からない状態」になるのです。
 
また、WordやExcelの場合、スマホやタブレットの小さな画面では操作しづらいデメリットもあります。したがって、作業指示書は「あらゆる端末で使いやすく、ファイルを開かなくても内容を確認できるアプリ」で管理しましょう。
 
結論、自社で導入すべきなのは、スマホやタブレットにも対応しており、わずかな操作で目的の情報にアクセスできる「ナレカン」一択です。
 
ナレカンは「記事」に作業指示書を直接ストックできるだけでなく、リアルタイムで任意のメンバーへ共有可能です。また、作業案件ごとに「フォルダ」で振り分けられるほか、強力な「検索機能」もあるため、指示書の保管場所を簡単に探し出せます。

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
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ナレカンを使った指示書の作成例

以下では、ナレカンを使った指示書の例と作成方法を紹介します。
 
  1. はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
  2.  
    テンプレートを選択する画像
     
    テンプレートを作成した画像
     
  3. 画面右下の [+テンプレート] をクリックして、登録しておいた作業指示書のテンプレートを選択します。一度テンプレートを登録しておけば、次回以降はこの操作から始められます。
  4.  
    テンプレートから作成をクリックする画像
     
    テンプレートを選択する画像
     
  5. テンプレートに沿って記載すれば、作業指示書の完成です。
  6.  
    日報を作成した画像
このように、ナレカンを使えば自作のテンプレートで見やすい作業指示書を簡単に作れます。


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作業指示書をデジタル化するときの注意点

以下では、作業指示書をペーパーレス化するときの注意点を3つご紹介します。電子化によるトラブルを避けるためにも、確実に押さえましょう。

(1)セキュリティを徹底する

はじめに、指示書を電子化するときに注意すべきなのが、セキュリティです。
 
電子化した書類をクラウド上に保存する際に、ひとつ設定を間違えると誰でもアクセスできる状態になってしまいます。したがって、IDやパスワードを設定してアクセスを制限しなければ、情報漏えいのリスクと常に隣り合わせになるのです。
 
また、不正なアクセスを検出できる「ウイルス対策ソフト」を導入することも有効です。このように、書類の電子化は便利である一方、セキュリティには十分気をつけなければなりません。

(2)書類データの保管方法を決めておく

次に、指示書を電子化するときは、書類データの保管方法を決めておくことが重要です。
 
書類データの保管方法があらかじめ決められていないと、どこにデータがあるのか分からなくなり、情報検索に必要以上の時間がかかってしまいます。
 
そのため、「ファイル名を半角英数字に統一する」など保管方法を決めておき、スムーズに探し出せるようにしましょう。

(3)アプリを活用する

最後に、指示書の電子化にはアプリも欠かせません。
 
たとえば、Word・Excelで作成した指示書をメールで共有する場合、送信先の抜け漏れがあったり、添付されたファイルをわざわざ開いたりする必要があるため面倒です。
 
一方、情報の蓄積・共有が一か所で完結する「ナレカン」のようなアプリを活用すれば、ファイル共有の煩雑さが解消されて、スムーズに目的の書類を開けます。


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作業指示書を電子化するアプリとメリットまとめ

これまで、作業指示書を電子化するためのアプリと、4つのメリットを中心に解説しました。指示書の電子化には、「時間や場所を問わずに進捗を確認できる」「書類を検索する機能が使える」といったメリットがあります。
 
指示書を電子化すると紙文書で困っていたことが解消されて、スムーズに指示内容を共有できるのです。ただし、WordやExcelは更新するのが面倒になるうえに、スマホやタブレットでは使いづらいので避けましょう。
 
したがって、作業指示書の作成・共有には、あらゆる情報を簡単にストックできて、直感的に使いやすいアプリ「ナレカン」が最適です。ナレカンであれば、作業現場でスマホやタブレットから簡単に作業指示書を確認できるので便利です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、指示書の作成・管理のストレスを解消し、作業の効率化を図りましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。