日々の業務では「タスク（作業）の抜け漏れがないか」や「製品の仕上がりに問題がないか」などを必ず確認しなければなりません。とくにルーティン業務では、ミスを減らす工夫として「チェックリストの作成」が効果的です。
チェックリストは項目に印をつけて抜け漏れを防ぐシンプルなものですが、上手く運用すれば製品やサービスの質を担保できます。しかし、「チェックリストの作り方が分からず、運用に頓挫している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「見やすいチェックリストの作り方」や「定着させるコツ」を中心にご紹介します。
- チェックリストを活用して、仕事のミスを減らしたい
- 見やすいチェックリストの作り方がわからない
- チェックリストの作成から共有までできるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、チェックリストの作り方や効果的な運用方法が分かり、仕事のミスを減らせます。
目次
チェックリストとは
仕事のチェックリストには「やるべきことが抜け漏れていないか」「適切に実施されているか」を見える化する役割があります。
たとえば、チェックリストの項目に「レ点」が付いていなければ、業務が抜け漏れているか進捗が遅れていると判断できます。つまり、ミスを事前に防止したり、トラブルを最小限にとどめたりできるのです。
チェックリストは、単純作業と思われがちですが、上手く活用すれば自社に起こりうるトラブルを防止に役立ちます。実際に、ある会社では顧客である500社に対して誤ってメールを送信してしまうミスを、チェックリストで未然に防いだ事例もあります。
チェックリスト・ToDoリスト・チェックシートの違い
チェックリストには、似たような用語があるため、混乱しないように以下の違いを押さえましょう。
- チェックリスト
- ToDoリスト
- チェックシート
チェックリストは、ある特定のプロジェクトや業務を完了させるため、1つの業務を詳しく分解してリスト化します。チェックリストがあれば業務の抜け漏れを防止でき、作業の品質を高く保てます。
ToDoリストはチェックリストに比べて自由度が高く、期限が設けられていないことが多いです。つまり、とりあえず「やること」を書き出してみるのがToDoリストになります。
チェックシートは、チェックリストのように箇条書きにとらわれておらず、様々な書式を含む確認のための文章を指します。
以上のように、3つとも役割が多少異なるものの、どれも作業の抜け漏れを防ぐためには必要です。しかし、作業を実行したかの有無を確かめたい場合や、忙しい業務の中で使用するのであれば、簡潔にまとめられているチェックリストの活用が望ましいです。
チェックリストを作る3つの目的
以下では、チェックリストを作成する目的を3点ご紹介します。作成の目的を正確に理解して、チェックリストを効果的に活用できる環境づくりに役立てましょう。
- 仕事のミスを減らす
- 生産性が向上する
- 業務全体の流れが分かる
チェックリストには作業で確認すべき項目が一覧で記載されているので、作業の抜け漏れに気づきやすくして、「仕事のミスを減らす」ことに役立ちます。
チェックリストを作成すると作業内容の「見える化」によってムダな作業を省けるほか、属人化しやすい作業を標準化できるので、効率的に業務を進められます。
業務の全体像が可視化されるため、やるべき作業が明確になり、優先順位をつけやすくなります。そのため、タスク管理や業務の流れを示したマニュアル・共有資料の作成にも役立つのです。
このように、チェックリストの作成は、ミスや抜け漏れの発生を防止して、業務効率の向上につながるのです。
チェックリストを電子化するメリット3選
ここでは、チェックリストを電子化するメリットを3つ紹介します。紙でチェックリストを作成・管理している方は必見です。
（1）場所を問わず確認できる
1つ目のメリットは、場所を問わず内容を確認できる点です。
チェックリストをスマホやPCで管理すれば、急に期日が変更になったときや緊急のタスクが差し込まれたときでも、すぐに対応が可能です。さらに、紛失のリスクや紙に書き出す手間もないため、業務の効率化にも役立ちます。
以上から、チェックリストを電子化すれば、どこにいてもすぐにスケジュールを確認できるため、予定を組み立てやすいというメリットも得られます。また、作成時間の手間を軽減できるため、やるべきことに時間をかけることができるのです。
（2）メンバーに共有しやすい
2つ目のメリットは、リアルタイムで簡単にメンバーへ共有できる点です。
紙のチェックリストでは共有するのに、メンバーを探して手渡しするか、伝達しなければならず、非常に時間がかかります。また、リモートワークを取り入れている会社では、紙だと共有できないため、別途メールなどで送る必要があり面倒です。
以上のような紙のデメリットを解消し、ストレスを軽減させるためにも、電子化されたチェックリストを使用しましょう。
（3）関連情報も紐づけられる
3つ目のメリットは、関連するデータやファイルも紐づけて管理できる点です。
とくに、ビジネスでチェックリストを使用するとき、資料作りに必要なデータや関連情報を一緒にまとめておけば、いちいち情報を探す手間がなくなって便利です。また、紙と異なり、全てインターネット上で管理できるため、かさばる心配もありません。
そのため、「Stock」のように、チェックリストとともにファイルや画像、動画まで添付できるツールを導入すれば、簡単に効果的なチェックリストを作成できるのです。
チェックリストの作成・管理に求められる3つの条件
チェックリストを効果的に活用していくのであれば、紙ではなくITツールでの管理がベストです。ただし、「なんとなく」でツールを導入すると、運用が上手くいかないケースもあるので、以下の条件が揃ったツールを選びましょう。
- 社内で共有できる
- テンプレート機能がある
- 誰でも使いやすい
「作業工程や品質管理のチェックリスト」は複数人が記載するため、必ず社内で共有する必要があります。しかし、なかには、タスク管理するには「外部のアプリと連携」が必要になり、すぐに共有できない場合もあるので注意しましょう。
ルーティン業務に使うチェックリストを毎回一から作成するのは面倒なので、テンプレート機能は必須です。あらかじめチェックリストのひな型を登録しておけば、簡単な操作で呼び起こせるため、作成にほとんど手間がかかりません。
操作が分かりにくいITツールを導入してしまうと、次第に社員が使わなくなり、導入コストが無駄になってしまいます。そのため、最も重要なのは「誰でも簡単に使えるツール」を選ぶことです。
チェックリストを管理するためのITツールには、以上3つの条件があります。たとえば、「ノート」に記載したチェックリストをリアルタイムで共有でき、テンプレート機能も備えている「Stock」は操作が簡単なので、チェックリストの管理に適しています。
【必見】業務改善に役立つチェックリストのおすすめアプリ
以下では、仕事のミスを減らすチェックリストを簡単に作成できるアプリを紹介します。
短時間でチェックリストを作成し、こまめに確認可能な体制を整えるには「テンプレート機能を備えつつ、メールやチャットを使わずに社内共有できるアプリ」が最適です。ただし、運用を定着させるためには、簡単に操作できるアプリでなければなりません。
チェックリストを簡単に作成・共有できれば、確認漏れを防ぐためのダブルチェックもスムーズになります。また、関連するデータや資料を紐づけられるチェックリストであれば、探す手間が省ける分、作業効率も向上するのです。
結論、チェックリストを簡単に運用できるアプリは、非IT企業の65歳の方でも簡単にチェックリストをつくれて、手間をかけずに共有・更新ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、リスト化したい項目を記入して「チェックボックスボタン」をクリックするだけで、簡単にチェックリストを作成できます。また、一度作成したチェックリストを「テンプレート」機能で登録しておけば、わずかな操作で呼び出せるのです。
誰でも簡単にチェックリストを作成・管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
スマホ版｜Stockでチェックリストを作る方法
ここでは、実際に「Stock」を使って、スマホで簡単にチェックリストを作る方法を紹介します。
Stockでは、リストにしたい内容を羅列していき、それらを〔選択〕して〔チェックリストボタン〕をクリックするだけで、チェックリストの作成が完了します。
また、ファイルや動画が添付できるほか、〔メッセージ機能〕を使えば上司や部下と簡単に報連相ができるため、効率的に作業を進めていけるのです。
チェックリストのテンプレート
Stockでは、表やチェック機能を使用して簡単にチェックリストを作成できるうえ、簡単にテンプレートも設定できます。また、作成したテンプレートはほかのメンバーにも共有されるため、効率良くチェックリストを運用できるのです。
【4ステップ】見やすいチェックリストの作成手順
以下では、チェックリストの作成手順を解説します。以下の4つの手順に従って進めると「初めて業務をする人にも分かりやすいチェックリスト」を作成できます。
ステップ1｜作業を洗い出す
まずは、作業や所要時間を時系列で書き出しましょう。
作業を洗い出すときには、実際に作業を担当するメンバーにヒアリングするのが効果的です。業務に携わっていないメンバーがイメージだけで作成すると、実務とチェックリストが大きくかけ離れてしまう可能性があります。
また、作業を洗い出したときに「余計な手順・足りない手順」がある場合は、作業手順を見直すことも大切です。実務に基づいた作業内容を洗い出し、効率よく業務を進めていきましょう。
ステップ2｜チェック項目の粒度を変える
次に、チェック項目の粒度を変えましょう。
たとえば、大型機器を扱う作業では確認漏れが重大な事故につながるため、項目を細かく記載したチェックリストが必須です。一方で、日々の清掃などの作業は、備品補充や掃除箇所などの大まかなチェック項目だけで対応できます。
以上のように、作業内容によってチェック項目の粒度を変えれば、ムダな確認作業を減らしながらも、抜け漏れなく確認できるのです。
ステップ3｜チェック項目をリスト化する
次に、チェック項目をリスト化し、すぐに運用できる形にしましょう。
このとき、チェック項目をリスト化する方法として「紙」もしくは「ITツール」の活用が挙げられます。ただし、紙でチェックリストを運用すると、更新が手間になったり現場で使いづらかったりするので、チェックリストはITツールで管理する方法がおすすめです。
たとえば、マルチデバイスに対応している情報共有ツール「Stock」であれば、スマホからもチェックリストが作れます。また、リアルタイムで更新内容が反映されるので、現場を回ってチェックリストを回収する必要もなくなります。
ステップ4｜運用に合わせて改善する
最後に、運用に合わせてチェックリストを改善しましょう。
実際にチェックリストを運用するのは現場の従業員です。そのため、運用前や開始後に従業員からフィードバックを得て、現場の業務に適していない場合は、ツールや項目の変更が必要です。
ただし、何度も変更を繰り返すと、従業員にとってストレスになりかねません。そのため、まずは少人数で試験運用をし、徐々に人数を増やしていく方法が望ましいです。
＜ツール別＞チェックリストの作り方5選
以下では、WordやExcel、Slackなどの業務で頻繁に利用するツールを使ったチェックリストの作り方を紹介します。また、それぞれの注意点も記載しているので、導入に失敗したくない方は必ず目を通しましょう。
（1）Excel・スプレッドシート
Excelやスプレッドシートを用いたチェックリストの作成手順は以下の通りです。手順が多いので注意しましょう。
＜Excel（Mac）を使った作成手順＞
- Excelを開き、[環境設定]を選択する。
- [表示]を選択する。
- [開発者タブ]にチェックを入れる。
- [開発]タブが表示されるので、選択する。
- [チェックボックス]を選択して、チェックボックスを作成したい位置を選択する。
＜Excel（Windows）を使った作成手順＞
- Excelを開き、ツール上部のリボン部分で右クリックして、開かれたメニューから[リボンのユーザー設定]を選択する。
- 設定画面が開くので、[開発]にチェックを入れる。
- 設定が完了したら、[開発]タブに切り替え、[挿入]→[チェックボックスアイコン]を押す。
- チェックボックスが挿入されるので、任意の場所に移動させる。
＜スプレッドシートを使った作成手順＞
- チェックリストを挿入したいセルを選択して、[挿入]→[チェックボックス]を押す。
- チェックボックスが挿入されるので、隣のセルにチェック項目を記載する。
Excelやスプレッドシートは使い慣れている反面、設定するのに工数がかかったり、チェックのたびにファイルを開かなければならず面倒です。また、ExcelなどはPCでの利用が主になるので、現場作業には不向きな点に注意しましょう。
（2）Word・Googleドキュメント
WordやGoogleドキュメントを用いたチェックリストの作成手順は以下の通りです。Excel同様、導入しやすいのがメリットです。
＜Wordを使った作成手順＞
- 画面上部を右クリックして、[リボンユーザーの設定]を選択する。
- [開発]にチェックを入れる。
- [開発]タブが表示されるので、[チェックボックスアイコン]を選択する。
- チェックボックスが挿入されるので、必要な項目を書き足す。
＜Googleドキュメント＞
- チェックリストの右の三角アイコン、[チェックリストメニュー]をクリックして、打消し線の有無を選択する。
- チェックリストが挿入されるので、項目を記載する。
WordやGoogleドキュメントもExcelと同じく、チェックのたびにファイルを開かなければならず手間がかかるというデメリットがあります。
（3）Microsoft Teams
Microsoft Teamsを使ったチェックリストの作成手順は以下の通りです。Microsoft Teamsでは同じくMicrosoftアプリの「Planner」を連携してタスクを設定し、そのタスクに紐づける形でチェックリストを作成します。
- チェックリストを作成したいタスクをクリックする。
- [チェックリスト]に項目を書き込む。
Teamsでチェックリストを作成するには、Plannerの利用や事前のタスク設定が前提となっています。チェックリスト単体を作成できない点に注意が必要です。
（4）Slack
Slackでチェックリストを作成するには、まとまった情報を残せるSlack canvas機能を使います。Slack canvasでチェックリストを作成する手順は以下の通りです。
- 任意のチャンネルを開いて、右上の[canvasアイコン]をクリックする。
- 画面右端にSlack canvasが開くので、下部の[チェックリスト]を押してリストを作成する。
- 作成したcanvasは、チャンネル右上のアイコンにカーソルを合わせると、いつでも確認できる。
作成したチェックボックスはチーム内で共有できますが、無料版では1チャンネルに1つまでしかcanvasを作成できません。そのため、タスクが更新されるたびにcanvasを書き換える必要があります。
（5）チェックリストWeb
ブラウザでダウンロードせずに無料で使えるチェックリストWebでの作成方法です。
- [編集]をタップしてタイトルやチェック項目を編集する
- タイトルとチェック項目が入力できたら[保存]を押す
チェックリストWebはスマホやブラウザから簡単にチェックリストを作成できます。
ただし、シンプルで見やすい一方、他人との共有が難しく、ファイルやフォルダに分けて管理ができないというデメリットが伴います。そのため、作業進捗が個人管理になってしまう点に注意しましょう。
継続されるチェックリストとは？作成時の4つのポイント
チェックリスト作成時のポイントは4つあります。作成するときは、以下の点をとくに意識しましょう。
（1）簡潔に伝える
チェックリストには、やるべきことを簡潔に記載しましょう。
長い文章だと、チェックリストの項目内容の理解や読解に時間がかかり、結果として業務の遅れにつながります。また、チェックする項目が多すぎると確認作業に時間がかかるため、確認そのものが雑になり、防止できるはずのミスも見落としてしまうのです。
そのため、項目の粒度を細かくしすぎないために、現場担当者と意見をすり合わせながら、簡潔で分かりやすい文章を意識しましょう。ただし、端的に伝えようとするあまり、言葉足らずとなり、担当者によって認識に齟齬が生まれないように注意するべきです。
（2）視覚的な工夫を加える
チェックリストには視覚的な工夫も必要です。
メリハリのない文章が並んでいると、ポイント・注意点を見逃しやすくなってしまいます。とくに、集中力が低下している状態のときは、重要なチェック項目の見落としが起こりがちなため、視覚的な工夫が重要です。
そのため、チェックリストのなかに「ポイントや注意点」が含まれる場合は、文字のサイズ・色を変えて、メリハリをつけましょう。また、業務を進めるなかでとくにミスの多い箇所には視覚的な強調を加えて、見やすくするのがおすすめです。
（3）テンプレートを使う
誰にとっても分かりやすい文章であることもポイントのひとつです。
チェックリストの種類によっては新入社員からベテラン社員まで多くの社員が読む可能性があります。そのため、誰にとっても分かりやすく、社員同士で認識の齟齬が生じない文章を意識しましょう。
また、「わざわざ書かなくてもおそらく理解できるだろう」という思い込みには、注意するべきです。ひと目で内容が理解できるチェックリストを運用するには、「作成後、該当の業務を経験したことのない社員に確認を依頼する」といった手順が必要です。
【応用編】チェックリストを定着させる4つのポイント
以下では、チェックリストを定着させるためのコツをご紹介します。より効果的にチェックリストを定着させたい場合は、必見です。
（1）運用フローをマニュアルに組み込む
チェックリストを定着させるためのコツ1つ目は、マニュアルに「チェックリストを使用すること」自体を組み込むことです。
「チェックリストの確認」を1つの作業としてマニュアルに組み込むと、確実に作業の抜け漏れを防げます。しかし、「ミスが発覚した場合の対処法」「進捗が悪化した場合の報告先」などの運用方法が曖昧だと、その後の対応が面倒に感じられやすくなります。
その結果、社員がチェックリストを利用しなくなる可能性があるのです。したがって、チェックリストで見つかった不具合やトラブルへの対処法など、運用フローを明確に定めることが求められます。
（2）重要な項目をダブルチェックする
コツの2つ目は、チェックリストを1人で確認するのではなく、2人でダブルチェックをして抜け漏れを少なくすることです。
たとえば、担当者の経験が浅かったり、さまざまな作業を並行したりすると確認漏れのリスクが上がります。そのため、重要な作業はダブルチェックをして、抜け漏れを防がなければなりません。
また、ベテラン社員であっても、セルフチェックでは100%ミスをカバーできるとは言い切れません。そのため、チェックリストを無駄にしないためにも、チェックリスト自体の改良だけでなく、「チェック体制」の見直しを実施しましょう。
（3）すぐに取り出せる状態にする
コツの3つ目は、対応状況に応じて、チェックリストを更新していくことです。
しかし、ExcelやWordのチェックリストは、更新する度に「ファイルを開く→編集する→保存する→共有し直す」という手間がかかります。その結果、「後でまとめて更新しよう」と後まわしになり、結果として意味のないリストになってしまうのです。
したがって、チェックリストの運用には、すぐに取り出せて簡単に更新できるツールが必要です。たとえば、PCだけでなくスマホからも使えるうえ、情報がリアルタイムで更新される「Stock」であれば、誰でも負担を感じずに使えます。
（4）判断基準を明確にする
コツの4つ目に、チェックの判断基準は明確でなければなりません。
判断基準があいまいでは従業員が適切にチェックをつけられなくなり、正しく運用されなくなります。そのため、以下の工夫をする必要があるのです。
- 数値化できるものは数値で表す
- 「〜を理解しているか」などのあいまいな表現は避ける
- 「Aの部分が〜になっていたらチェック」など、具体的に書く
上記の要素を過不足なく満たしていなければ、判断基準が属人化してチェックリストの意味がなくなってしまう点に注意が必要です。
ミス防止に役立つチェックリストの作り方や運用方法まとめ
ここまで、確実に仕事のミスを減らし、形だけにならないチェックリストの作り方やコツを中心にご紹介しました。
チェックリストはミスの削減につながる一方、作成に手間がかかると業務効率が低下します。また、チェックリストの項目が多すぎて使いづらかったり、実際の作業内容との乖離があったりすると形骸化してしまうのです。
そのため、「チェックリストの作成だけでなく、共有や更新も簡単にできるツール」を導入しましょう。しかし、多機能なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、継続的な運用が困難になります。
したがって、導入すべきツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、チェックリストの活用で仕事のミスを減らしましょう。
