昨今、ホテル業においても顧客管理の重要性が注目されており、顧客管理システムを導入する企業も増加しています。
しかし、「顧客管理システムの種類が多く、どのような基準で選んだらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ホテル業が顧客管理システムを使うメリットと選定ポイントを中心に解説します。
- 顧客管理システムを導入するメリットを理解したうえで、導入するか判断したい
- 選定ポイントを押さえたうえで、顧客管理システムの導入を成功させたい
- ホテル業の顧客管理を効率化させるおすすめのシステムが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、顧客管理システムがもたらすメリットを理解しつつ、自社の顧客情報を効率よく管理できるようになります。
目次
ホテル業で顧客管理システムを使うメリット
ここからは、ホテル業で顧客管理システムを使うメリットを解説します。以下の内容をあらかじめチームメンバーへ伝えておけば、よりスムーズにシステムを導入できます。
業務を効率化できる
顧客管理システムによって、業務を効率よく進められます。
顧客管理システムは、宿泊の記録や問い合わせ履歴など、さまざまなツールに残していた情報を集約して一元管理します。そのため、担当者でなくとも顧客に関するあらゆる情報をシステムから確認できるのです。
また、システムの検索機能を使えば膨大なデータからすぐに必要な情報を取り出せるので、検索時間の短縮にも役立ちます。このように、特定の社員が常に対応する必要がなく、業務を効率的に進められることが顧客管理システムを使うメリットです。
顧客満足度を向上できる
顧客管理システムの導入は、顧客満足度向上にも貢献します。
ホテル業で管理する顧客情報は、顧客の名前や宿泊予約のみではありません。たとえば、顧客の食べ物の好みやアレルギーの有無、オーダーしたドリンクの銘柄や記念日など、顧客に関する情報はすべて管理する必要があります。
顧客管理システムであれば細かな情報も蓄積できるので、ホテル側はパーソナライズされた個別のサービスを提供可能になります。このように、質の高いサービスを提供して顧客満足度を高められるメリットもあるのです。
マーケティングに活用できる
顧客管理システムの情報を、マーケティングに活用できることもメリットです。
一部の顧客管理システムにはデータ分析機能が搭載されているので、システムに蓄積した情報をもとに顧客に適したアプローチができます。たとえば、「誕生日や記念日にクーポンを発行する」「女子会プランなど性別に合わせたプランを設ける」などの活用方法があります。
しかし、データ分析の機能がついたシステムは操作が難しい特徴があるので、ITに不慣れなスタッフが多い場合は、顧客管理に必要な機能が過不足なく揃った、シンプルなシステムを使うのがおすすめです。
ホテル業における顧客管理システムの選定ポイント3選
ここからは、ホテル業における顧客管理システムの選定ポイントを解説します。以下のポイントを押さえ、自社に最適なシステムを導入しましょう。
（1）多くの情報が残せるか
顧客管理システムの選定時には、多くの情報が残せるか確認しましょう。
ホテル業において必要とされる顧客情報は、名前や住所などの基本情報だけではありません。たとえば、利用した部屋やプラン、アレルギーの有無など、利用時に得た情報をすべて残しておく必要があります。
このように、ホテル業では顧客ごとに多くの情報を残しておく必要があるので、顧客に関するあらゆる情報を蓄積できるシステムを選ぶべきです。
（2）全スタッフが簡単に操作できるか
全スタッフが簡単に操作できるかも、重要なポイントです。
多機能なツールでは、残した情報がどこにあるか分からなくなったり、スムーズに情報共有ができなかったりします。さらに、ITに詳しくないスタッフが多い場合には、導入しても浸透せずに使われなくなる可能性もあるのです。
したがって、「ITに不慣れなスタッフでも使いこなせるか」の基準でシステムを選びましょう。たとえば、「Stock」のように、誰でも説明不要で使いこなせるシステムであれば、すぐに運用へ乗せられます。
（3）セキュリティに問題はないか
システムの持つセキュリティ対策も十分な確認が必要です。
システムでは顧客の個人情報を管理するので、情報漏えいに対する対策は不可欠です。したがって、第三者機関による認証の有無など、システムのセキュリティ対策は十分に見極めましょう。
また、従業員からの情報漏えい防止のため、不要な情報へアクセスできないように権限を付与するなど、リスクを最小限に留める対策もあわせて実施しましょう。
ホテル業の顧客管理に役立つおすすめのシステム
以下では、ホテル業での顧客管理に役立つおすすめのシステムをご紹介します。
ホテル業における顧客管理システムの最も重要なポイントは「全スタッフが簡単に使えるか」です。簡単に使いこなせるシステムでなければ、残した情報がどこにあるか分からなくなり、顧客対応のトラブルを招く可能性があります。
また、ホテル業では顧客の細かな情報も蓄積しなければなりません。したがって、「ITに不慣れなスタッフでもすぐ使えて、あらゆる情報を蓄積できるシステム」を導入すべきなのです。
結論、ホテル業の顧客管理には、非IT企業の65歳以上の社員でも使えるほどシンプルで、顧客に関する情報を簡単に蓄積・共有できる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に残した顧客情報は任意のメンバーへ瞬時に共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を使うと、顧客ごとに情報が混ざらず、スムーズにやりとりや作業依頼ができます。
最も簡単に顧客情報を蓄積・管理できるシステム「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ホテル業が顧客管理システムを使うメリットと選定ポイントまとめ
ここまで、ホテル業が顧客管理システムを使うメリットと選定ポイントを解説しました。
ホテル業が顧客管理システムを使うと、業務効率を向上できます。さらに、ホテル業で必要とされる顧客情報をシステムで管理しておけば、顧客ごとに最適化されたサービスを提供できるようになるので、顧客満足度の向上にもつながります。
しかし、操作が複雑なシステムを選んでしまうと、ITに詳しくないスタッフでは使いこなせず放置される可能性があります。
したがって、Stockのように、ITに不慣れなメンバーがすぐに使いこなせるほど、簡単な操作性の情報共有システムが求められるのです。現在、非IT企業を中心に200,000社以上の企業に導入され、顧客情報をはじめとした情報管理の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社における情報管理の効率化を実現しましょう。
