プロジェクトを成功させるためには課題管理が不可欠です。課題管理を徹底すれば、トラブルの原因をすぐに究明して再発防止につなげられます。
とはいえ、課題へ適切に対処できず、プロジェクトの進捗遅れを懸念する担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすい課題管理表の作成方法や必須項目を中心に解説します。
- 誰でもストレスなく課題管理できる環境を整えたい
- トラブルの原因をすぐに究明して再発を防止したい
- 案件に課題が生じてもチームで共有されず、放置されているのを改善したい
という方はこの記事を参考にすると、課題管理の適切な方法が分かり、トラブルを未然に防止できるようになります。
目次
課題管理とは
以下では、課題管理の意味や似ている単語との違いについて説明します。プロジェクトの成功に必須の知識となるので、プロジェクトリーダーの方は必見です。
課題管理の意味
課題管理とは、企業やプロジェクトにおける課題を把握し、適切な対応をすることです。
たとえば、プロジェクトの課題を放置すると、納期が遅れたりタスクが抜け漏れたりする重大なトラブルを招きかねません。そのため、課題を発見した際はすぐに原因を究明し、解決策を提示する必要があるのです。
したがって、プロジェクトを円滑に進めるうえでは課題管理が必須であり、課題の大小関わらず迅速な対応が求められます。
タスク管理・問題管理との違い
課題管理と似た言葉に、「タスク管理」と「問題管理」がありますが、以下のような違いがあります。
- 問題管理
- タスク管理
問題管理は、発生した障害やバグを記録し追跡・解決することで、再発防止策を講じるプロセスです。
タスク管理は、プロジェクトにおいて必要な具体的な作業を計画・割り当て・進捗を追跡するプロセスです。
以上のように、それぞれ対象としているものや解決するプロセスに違いがあり、プロジェクトの成功には、違いを理解し適切な対応をすることが求められます。
課題管理が必要な3つの理由
以下では、課題管理が必要な3つの理由をご紹介します。これまで課題管理の意義を把握していなかった担当者の方は必見です。
理由1｜作業状況を適切に把握するため
まず、課題管理をする理由として挙げられるのが、作業状況を適切に把握することです。
課題管理をすれば、プロジェクトに必要なタスクや各メンバーの進捗状況が可視化されます。そのため、仮にタスクがスケジュール通り進んでいない場合でも発見・対応がすぐにできるのです。
また、対応状況を記載・共有すれば「いつ誰が何をしているか」が明確になるので、重複してタスクを処理するような非効率な事態も起こりません。
理由2｜チーム内の連携を深めるため
次に、チーム内の連携を深めることも、課題管理をすべき理由です。
課題管理により「対応すべき問題は何か」がチームで共有されていれば、共通認識を持ちながら有効な解決策を提示し合えます。このようにチームの連携が深まると、課題の解決スピードも大幅にアップするのです。
また、ひとつの課題解決にかける時間が短縮されれば、ほかの重要タスクへ割くリソースもより多く確保できます。
理由3｜トラブルの再発を防止するため
最後に、課題管理にはトラブルの再発を防止する目的もあります。
課題管理は、プロジェクトのリスクを特定し予防策を講じることで、将来の問題を未然に防ぐ役割も果たします。これにより、プロジェクトの成功率を高め、予期せぬ障害による遅延やコスト増加を防止することができます。
また、あらかじめ課題を把握して手を打つことで、予期せぬトラブルでリソース不足になる心配が無くなります。リソースの最適な配分が可能となれば、プロジェクトの目標達成に向けて計画的かつ効果的に進めることができます。
見やすい課題管理表の作成方法
ここでは見やすい課題管理表の作成方法をご紹介します。課題管理表の具体的な作り方を知りたい方は必見です。
項目を作成する
まず、課題管理に必要な項目を作成します。具体的な項目・内容は以下の通りです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 課題のタイトル |
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| 課題の詳細 |
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| 課題の対応方針 |
|
| 対応期限 |
|
| 担当者 |
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| ステータス |
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| 結論 |
|
以上7つの項目を漏れなく満たしていれば、現状の課題をスムーズに解決できるだけでなく、再発リスクも大幅に解消されます。
優先順位を設定する
次に、緊急度と重要度を軸として課題の優先度を設定します。
優先順位を設定せずに対応をしてしまうと、重大な問題が見過ごされる可能性があります。また、優先度の低い課題に時間やリソースが浪費され全体の効率が低下し、プロジェクトの進行が遅れる可能性もあります。
優先順位の設定により、最も重要な課題にリソースを集中させることで、迅速な課題解決につながります。プロジェクトの遅延を防ぎ、計画通りに進行するためには優先順位を常に把握しておく必要があるのです。
タスクに分解する
最後に、優先順位を設定した課題をタスクに分解します。
課題への対応を、現実的かつ具体的なタスクに分解することで、何をすべきかを明確に理解し、具体的な行動を取ることができます。タスクごとに進捗を追跡すれば、プロジェクト全体の進行状況の把握につながるので、遅延が発生しても迅速な対応が可能となるのです。
また、タスクに分解する際は、担当者と期日を明確にしておくことが重要です。責任の所在がはっきりし、タスクの進行がスムーズになれば、タスクが放置されたり、他のメンバーに責任が分散してしまうことが無くなります。
課題管理で押さえるべきポイント3選
ここでは、課題管理の際に押さえるべきポイントを3つご紹介します。管理ミスを防ぐためにも、以下の点を確実に把握しましょう。
（1）課題を漏れなく把握する
まずは、課題を漏れなく把握することが挙げられます。
プロジェクトでは些細な問題でも納期遅れなどの重大トラブルを招きかねません。そのため、課題は大小問わず漏れなく把握して早期に解決すべきです。
また、課題漏れをより防ぎやすくするために社内ミーティングを定期的に実施するのもポイントです。
（2）課題の対応方法を共有する
課題の対応方法を共有するのも重要なポイントです。
課題解決に必要なことをチーム内で共有すれば、メンバーが独自のやり方でタスクを進める事態を防げるので早期解決につながります。また、再発防止のために解決方法を蓄積しておくのも重要です。
以上のような環境を整えれば、トラブルの再発リスクを抑えられるだけでなくチーム内の連携も深まるのです。
（3）課題の完了条件を明確にする
課題管理では、課題の完了条件を明確にするのも大切です。
たとえば、システム開発において「バグなく稼働するか」と「1週間バグなく稼働するか」のように認識が異なっていると、対応方針を決めるのに無駄な時間がかかってしまいます。また、顧客のニーズから大きくそれた成果物となりかねません。
したがって、課題の対応方法を決める際には完了条件を明確にしておき、必ずチーム内で共通認識を持つべきなのです。
【注意】課題管理で最も重要なこと
以下では、課題管理で最も重要なことを紹介します。
課題管理で最も重要なことは、優先順位の設定でも期日の設定でもありません。
課題管理で最も重要なことは、チーム内でリアルタイムに情報共有をすることです。日ごろのやりとりが活発であれば課題の早期解決につながるだけでなく、将来のトラブルを未然に防ぐこともできます。
そこで、常にリアルタイムでやりとりできる「プロジェクト管理ツール」を使えば、課題の解決策もナレッジとして一か所で管理されるので、情報を探す時間がかかりません。
ただし、操作が複雑なツールでは従業員が適切に使いこなせない恐れもあるので避けるべきです。結論、課題管理を効率化するには、非IT企業の65歳が説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」が最適なのです。
Stockは「ノート」に記載した情報をすぐに共有可能なほか、ノートに紐づく「メッセージ」で円滑なやりとりが実現します。さらに「タスク」で課題に関するタスク管理ができ、各メンバーの進捗状況が一目で分かるのも大きな強みです。
非IT企業の65歳でも簡単に使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
課題管理のポイント・項目・効率化方法まとめ
これまで、課題管理表の作成方法やポイントを中心に解説しました。具体的なポイントは以下の3点です。
- 大小関係なく課題を漏れなく把握し、優先順位を明確にする
- 課題の完了条件を明確にし、担当者と期日を設定する
- 対応状況をチーム内で迅速に共有する
以上の点を踏まえたうえで、円滑に情報を管理・共有できる”プロジェクト管理ツール”を使えば課題の対応漏れを防ぎやすくなります。ただし、操作が複雑なツールを選定してしまうと、かえって課題管理に不備が出る恐れもあるので注意しましょう。
したがって、ミスなく課題管理するには”誰でも即日で使いこなせるツール”を選定すべきです。つまり、非IT企業の65歳がストレスなく操作できる「Stock」が最適なのです。
ぜひ「Stock」を導入し、課題管理を効率化してプロジェクトの成功につなげましょう。
