プロジェクトを成功させるためには課題管理が不可欠です。課題管理を徹底すれば、トラブルの原因をすぐに究明して再発防止につなげられます。
とはいえ、課題へ適切に対処できず、プロジェクトの進捗遅れを懸念する担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、課題管理のポイントや項目、効率化方法を中心に解説します。
- 案件に課題が生じてもチームで共有されず、放置されてしまっている
- 課題管理のポイントをプロジェクトの成功につなげたい
- 誰でもストレスなく課題管理できる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、課題管理を効率化する方法が分かり、トラブルを未然に防止できるようになります。
目次
課題管理とは
課題管理とは、企業やプロジェクトにおける問題を把握し、適切な対応をすることです。
仮にプロジェクトの課題を放置すると、納期が遅れたりタスクが抜け漏れたりする重大なトラブルを招きかねません。そのため、課題を発見した際はすぐに原因を究明し、解決策を提示する必要があるのです。
したがって、プロジェクトを円滑に進めるうえでは課題管理が必須であり、課題の大小関わらず迅速な対応が求められます。
課題管理が必要な3つの理由
以下では、課題管理が必要な3つの理由をご紹介します。これまで課題管理の意義を把握していなかった担当者の方は必見です。
理由1｜課題へ確実に対応するため
まずは、課題管理をする理由として挙げられるのが、課題へ確実に対応することです。
仮にプロジェクトのトラブル対応を後回しにしてしまうと、原因がすぐに分からず事態の悪化を招く恐れがあります。しかし、問題が発生したら瞬時にタスクをリスト化するなど課題管理を徹底すれば、迅速な問題解決ができるのです。
また、想定される課題をあらかじめ把握していれば重大な問題に発展する前に手が打てるので、”トラブルそのものが起こるリスク”も解消されます。
理由2｜作業状況を適切に把握するため
作業状況を適切に把握するのも、課題管理をすべき理由です。
課題管理をすれば、プロジェクトに必要なタスクや各メンバーの進捗状況が可視化されます。そのため、仮にタスクがスケジュール通り進んでいない場合でも発見・対応がすぐにできるのです。
また、対応状況を記載・共有すれば「いつ誰が何をしているか」が明確になるので、重複してタスクを処理するような非効率な事態も起こりません。
理由3｜チーム内の連携を深めるため
最後に、課題管理にはチーム内の連携を深める目的もあります。
課題管理により「対応すべき問題は何か」がチームで共有されていれば、共通認識を持ちながら有効な解決策を提示し合えます。このようにチームの連携が深まると、課題の解決スピードも大幅にアップするのです。
また、ひとつの課題解決にかける時間が短縮されれば、ほかの重要タスクへ割くリソースもより多く確保できます。
課題管理で押さえるべきポイント3選
ここでは、課題管理の際に押さえるべきポイントを3つご紹介します。管理ミスを防ぐためにも、以下の点を確実に把握しましょう。
（1）課題を漏れなく把握する
まずは、課題を漏れなく把握することが挙げられます。
プロジェクトでは些細な問題でも納期遅れなどの重大トラブルを招きかねません。そのため、課題は大小問わず漏れなく把握して早期に解決すべきです。
また、課題漏れをより防ぎやすくするために社内ミーティングを定期的に実施するのもポイントです。
（2）課題の対応方法を共有する
課題の対応方法を共有するのも重要なポイントです。
課題解決に必要なことをチーム内で共有すれば、メンバーが独自のやり方でタスクを進める事態を防げるので早期解決につながります。また、再発防止のために解決方法を蓄積しておくのも重要です。
以上のような環境を整えれば、トラブルの再発リスクを抑えられるだけでなくチーム内の連携も深まるのです。
（3）課題の完了条件を明確にする
課題管理では、課題の完了条件を明確にするのも大切です。
たとえば、システム開発において「バグなく稼働するか」と「1週間バグなく稼働するか」のように認識が異なっていると、対応方針を決めるのに無駄な時間がかかってしまいます。また、顧客のニーズから大きくそれた成果物となりかねません。
したがって、課題の対応方法を決める際には完了条件を明確にしておき、必ずチーム内で共通認識を持つべきなのです。
課題管理の必須項目とは
ここでは課題管理の必須項目をご紹介します。具体的な項目・内容は以下の通りです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 課題のタイトル |
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| 課題の詳細 |
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| 課題の対応方針 |
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| 対応期限 |
|
| 担当者 |
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| ステータス |
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| 結論 |
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以上7つの項目を漏れなく満たしていれば、現状の課題をスムーズに解決できるだけでなく、再発リスクも大幅に解消されます。
課題管理を効率化する方法2選
以下では、課題管理を効率化する方法を2つご紹介します。時間をかけず適切に管理を進めたい方は必ず実践しましょう。
（1）課題管理表を作成する
まずは、課題管理表の作成が有効です。
課題管理表があれば「誰がどのタスクに対応しているのか」「対応状況はどれほどか」が一目で分かるので、対応の重複や抜け漏れも起こりづらくなります。
そのため、課題管理表は忘れずに記載・更新する旨をチームに教育し、管理ミスを未然に防ぎましょう。
（2）プロジェクト管理ツールを使う
プロジェクト管理ツールを使えば、より課題管理を簡単にできます。
課題管理表を作成しても、紙やWord・Excelといった手法では共有に時間がかかるうえ、管理の属人化をを招く恐れもあります。しかし、あらゆる情報が一元管理される”プロジェクト管理ツール”があれば、対応状況のやりとりも瞬時にできるのです。
とはいえ、ツールの操作が複雑で従業員が使いこなせなくては意味がありません。一方、ITリテラシーの低い従業員でも即日で使える「Stock」を活用すると、シンプルで使い勝手が良いので操作方法を教える手間が省けます。
【担当者必見】課題管理に最適なツール
以下では、課題管理に最適なツールをご紹介します。
課題管理では”チーム内での迅速な情報共有”が重要です。やりとりが活発であれば課題の早期解決につながるだけでなく、各メンバーの対応状況もすぐに分かります。
しかし、電話やメールでは相手からの返信を待つ必要があるので非効率です。一方、常にリアルタイムでやりとりできる「プロジェクト管理ツール」を使えば、課題の解決策もナレッジとして一か所で管理されるので、情報を探す時間がかかりません。
ただし、操作が複雑なツールでは従業員が適切に使いこなせない恐れもあるので避けるべきです。結論、課題管理を効率化するには、非IT企業の65歳が説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」が最適なのです。
Stockは「ノート」に記載した情報をすぐに共有可能なほか、ノートに紐づく「メッセージ」で円滑なやりとりが実現します。さらに「タスク」で課題に関するタスク管理ができ、各メンバーの進捗状況が一目で分かるのも大きな強みです。
非IT企業の65歳でも簡単に使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
課題管理のポイント・項目・効率化方法まとめ
これまで、課題管理ポイントや項目、効率化方法を中心に解説しました。具体的なポイントは以下の3点です。
- 大小関係なく課題を漏れなく把握する
- 対応方法を共有し、やり方のばらつきを防ぐ
- チームで共通認識を持つために、課題の完了条件を明確にする
以上の点を踏まえたうえで、円滑に情報を管理・共有できる”プロジェクト管理ツール”を使えば課題の対応漏れを防ぎやすくなります。ただし、操作が複雑なツールを選定してしまうと、かえって課題管理に不備が出る恐れもあるので注意しましょう。
したがって、ミスなく課題管理するには”誰でも即日で使いこなせるツール”を選定すべきです。つまり、非IT企業の65歳がストレスなく操作できる「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入し、課題管理を効率化してプロジェクトの成功につなげましょう。
