メモは見聞きしたことを忘れないように記録しておく「備忘録」の役割があり、最大のメリットは「あとから見返して大切な情報を確認できること」です。
しかし、ビジネスでもメモをする人は多いですが、メモを見返す習慣が付いている人は少ないです。そのため、「部下はメモをするが見返さないので、何度も同じ質問をしてくる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモを見返す習慣を身に付ける工夫や、メモを見返さないデメリットを中心にご紹介します。
- 何度も同じ質問をしてくる部下に、メモを見返すようにアドバイスしたい
- 「メモを見返さないと忘れてしまう」という以外にデメリットがあるなら知りたい
- メモがそのまま放置されている現状を今すぐに変えたい
という方はこの記事を参考にすると、メモを見返さないことで発生するデメリットが分かり、簡単にメモを見返す習慣をつける方法が見つかります。
目次
メモを見返さない人が陥るデメリット
メモはあとから大切な情報を見返すための備忘録ですが、メモを見返そうとしない人が多いのが現状です。そのような状態が続くと以下のようなデメリットがあるため、あらかじめ把握したうえで対策を練りましょう。
- 何度も質問することになる
- 必要なときにメモが見つからない
- 認識齟齬が起こる
メモを見返さないので同じ質問を何度もすることになります。このような状況が続くと、上司に余計な手間をかけ、業務時間を圧迫するようになるのです。
メモを定期的に見返して整理しなければ、不要なメモが増えて大切なメモが埋もれてしまいます。そのため、メモの情報が必要になった場合でも見つからなくなってしまうのです。
仕事のメモを共有している場合、定期的に処分もしくは更新しなければ、チーム内で情報の行き違いが発生します。メモを見返すたびに更新日を確認するのは手間なので、常に最新の情報へアクセスできるようにしておきましょう。
このように、メモを定期的に見返さなければ、さまざまなデメリットを被ります。とくに、メモの処分や更新をしていないことが原因で、業務全体に影響を与えかねない認識齟齬が起きる可能性もあるため、十分に注意しましょう。
メモを見返す習慣を付ける3つの工夫
「メモを見返そう」と意識していても、メモは次第に放置されてしまうのが現状です。そこで以下では、メモを見返す習慣を身に付ける3つの工夫をご紹介します。
（1）日付とタイトルを付ける
メモには、日付とタイトルを記載するようにしましょう。
メモを見返さなくなる原因のひとつに「どのメモに書いたのか分からない/思い出せない」ということがあります。とくに、メモが整理されていない状況では、メモを一つひとつ確認するのは現実的ではありません。
そのため、メモに日付とタイトルを記載しておけば、何のメモかを瞬時に判断できるうえに、いつ書いたメモかも分かるので、目的のメモを見つけやすくなるのです。
（2）見返すタイミングを決める
メモを見返すタイミングを決めれば、メモを放置してしまうこともなくなります。
メモを見返さなくなる原因のひとつは、いつかは見返すだろうという考えから、メモしたこと自体を忘れる点にあるのです。そのため、メモを見返すタイミングをスケジュールに組み込めば、メモを開く習慣がつきやすくなります。
たとえば、仕事のメモを見返す場合には、退勤前の時間にスケジュールを入れるのが最適です。ほかの業務と同じように「〇〇時にメモをチェックする」とタスクを設定し、一日の仕事を振り返る感覚でメモを確認しましょう。
（3）メモアプリを使う
メモを振り返るための最大のポイントとして、メモアプリを使うことが挙げられます。
紙のメモ帳の場合、使い始めは丁寧に使って何度もメモを振り返りますが、次第に何が書いてあるのか分からないメモになり、そのまま放置されるようになります。つまり、メモを振り返らない根本的な原因は「メモ帳そのもの」だったのです。
したがって、紙のメモ帳ではなく、デジタルの「メモアプリ」を使いましょう。ただし、多機能なメモアプリでは使うのが大変なので、デジタルが苦手な方でも簡単に使える「Stock」が最適です。
メモを見返す習慣づくりに役立つおすすめのアプリ
以下では、誰でもメモを見返す習慣をつくれるアプリをご紹介します。
メモを見返すためには「メモにタイトルを付ける」「メモを見返すタイミングを決める」のが効果的です。メモにタイトルを付ければ「何について書いてあるメモか」がすぐに分かり、メモを見返す日時をあらかじめ決めておけば定期的に振り返るようになります。
そして、紙のメモ帳ではなくメモアプリを使えば、タイトルに含まれるキーワードから特定のメモを探し出す「検索機能」や、見返す期限をメモごとに設定する「タスク機能」も利用できるのです。
以上からも、メモを見返す習慣をつくるためには、特定のメモをすぐに探し出せる高度な検索機能があり、メモごとにタスク管理ができる「Stock」が適しています。
Stockの「ノート」に残したメモは、すぐに任意のメンバーへ共有されるので、仕事の情報共有に最適です。また、ノートには期限を設定する「タスク」や部下とやりとりできる「メッセージ」が紐づいており、複数のアプリを併用する必要がありません。
あらゆるメモを残せて簡単に見返せるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
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メモを見返すのにアプリが有効な理由
これまで、メモを見返す習慣をつくるにはメモアプリが必要であると説明しました。そこで以下では、メモアプリがメモを見返す習慣づくりに有効な理由を具体的に解説します。
見直すタイミングを設定できる
はじめに、メモを見直すタイミングを設定できることが大きなメリットです。
メモアプリに備わっているタスク管理機能は、設定した期限になると通知がくるように設定できます。そのため、メモを見返そうと思っていても後回しにしてしまう状況を一気に解消するのです。
また、タスクを期限ごとに絞り込めるメモアプリもあるので、期限が迫ったタスクだけを一覧で確認できます。
検索機能が充実している
メモアプリの検索機能を使えば、必要なメモをすぐに確認できます。
紙のメモ帳を使っていると、確認したいことがあったときにメモを一つひとつ見返さなければなりません。しかし、メモアプリの検索機能は、メモのタイトルや本文に含まれるキーワードを入力するだけで、該当のメモのみがすぐに表示されます。
以上のように、メモアプリには「あとから振り返る」という本来の目的を満たすための検索機能が備わっており、メモを探す時間を大幅に減らせるのです。
部下へ簡単な連絡ができる
メッセージ機能がついたアプリであれば、部下とのやりとりも簡単です。
とくに、ビジネス向けのメモアプリでは、個人向けメモアプリのように共有リンクなどを発行する必要はなく、メモを作成した瞬間からメンバーへ共有される便利な仕様です。メモはすぐに社内で共有されるので、メールのような情報の行き違いが少なくなります。
また、メモごとにメッセージ機能が紐づけられる「Stock」であれば、チャットアプリのように話題が入り乱れてしまう状況が改善されます。同時に、Wordファイルをメールやチャットアプリに添付して部下とやりとりする必要もなくなるのです。
メモを見返す習慣を付ける工夫まとめ
これまで、メモを見返さないデメリットや習慣化する工夫、メモアプリをおすすめする理由をご紹介しました。
紙のメモ帳の場合、最初の数日は見返しますが、次第にメモしたこと自体を忘れて放置されます。つまり、メモを振り返らない根本的な原因は「紙のメモ帳」にあるのです。
そのため、「部下から何度も同じ質問が来ないようにしたい」という場合は、すぐにメモアプリを導入しましょう。メモアプリのなかにはメモを見返す期限を設定して、時間になったら通知がくるようにできるものがあります。
しかし、紙からデジタルへの移行は簡単ではないので、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるシンプルな「Stock」を使って、メモを有効活用すべきです。
無料登録は1分で完了するので、「Stock」を導入して、メモをこまめに振り返る習慣をつくりましょう。
