メモは見聞きしたことを忘れないように記録をしておく「備忘録」の役割があります。そのため、メモは「あとから見返すことで、大切な情報を確認できる」というのが最大のメリットです。
 
しかし、ビジネスでもメモをする人は多いですが、メモを見返す習慣が付いている人は少ないのが現状です。そのため、「部下はメモをするが見返さないので、何度も同じ質問をしてくる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、メモを見返す習慣を身に付ける工夫や、メモを見返さないデメリットを中心にご紹介します。
 
  • 何度も同じ質問をしてくる部下に、メモを見返すようにアドバイスしたい
  • 「メモを見返さないと忘れてしまう」という以外にデメリットがあるなら知りたい
  • メモがそのまま放置されている現状を今すぐに変えたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、メモを見返さないことで発生するデメリットが分かり、さらにそれらを簡単に解消する方法が見つかります。


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メモを見返さない人が陥るデメリット

メモはあとから大切な情報を見返すための備忘録ですが、なかなかメモを見返そうとしない人が多いのが現状です。そのような状態が続くと、以下のようなデメリットを被ることになります。

メモを見返さないデメリット

メモをあとから見返さない人やその周囲が被るデメリットは以下の通りです。
 
  • 自己満足で終わる
  • メモをとること自体が目的になると、何も身に付きません。何度も同じミスを繰り返すのは、メモをあとから見返していないケースが多いです。
     
  • 何度も質問することになる
  • メモを見返さないので同じ質問を何度もすることになります。このような状況が続くと、上司に余計な手間をかけ、業務時間を圧迫するようになるのです。
     
  • 文脈などの詳細部分を忘れる
  • メモの文脈や詳細は時間とともに忘れていきます。そのため、すぐにメモを振り返らなければ、重要なメモがただの文字列になるのです。
メモの目的は、大切な情報をあとから確認できるように書き残すことなので、必ず「見返す」というステップを踏みましょう。

見返さないメモを放置するデメリット

何ヶ月も見返していないメモを「いつか使えるだろう」と放置しておくことには、以下のようなデメリットがあります。
 
  • メモが見つからない
  • 不要なメモを残しておくと、大切なメモが埋もれてしまいます。メモは「すぐに書けて、すぐに見返せる」という状態にしておけばストレスがありません。
     
  • 認識齟齬が起こる
  • 仕事のメモを共有している場合、定期的に処分もしくは更新しなければ、チーム内で情報の行き違いが発生します。メモを見返すたびに更新日を確認するのは手間なので、常に最新の情報へアクセスできるようにしておきましょう。
以上のように、メモを確認するのに余計な手間がかかるのはビジネスシーンでは致命的です。さらに、業務全体に影響を与えかねない認識の齟齬が起きる可能性もあるため十分に注意しましょう。


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メモを見返す習慣を付ける3つの工夫

「メモを見返そう」と意識していても、メモは次第に放置されてしまうのが現状です。そこで以下では、メモを見返す習慣を身に付ける3つの工夫をご紹介します。

(1)日付とタイトルを付ける

メモには、日付とタイトルを記載するようにしましょう。
 
メモを見返さなくなる原因のひとつに「どのメモに書いたのか分からない/思い出せない」ということがあります。とくに、メモが整理されていない状況では、メモを一つひとつ確認するのは現実的ではありません。
 
そのため、メモに日付とタイトルを記載しておけば、何のメモかをひとめで判断できるうえに、いつ書いたメモかも分かるので、すぐに目的のメモを見つけられるのです。

(2)見返すタイミングを決める

次に、メモを見返すタイミングを決めるのは、メモを放置してしまうことの抑止力になります。
 
メモを見返さなくなる原因のひとつは、いつかは見返すだろうという惰性から、いつしかメモしたこと自体を忘れる点にあるのです。そのため、メモを見返すタイミングをスケジュールに組み込めば、半強制的にメモを開くようになります。
 
たとえば、仕事のメモを見返す場合には、退勤前の時間にスケジュールを入れるのが最適です。ほかの業務と同じように「〇〇時にメモをチェックする」というタスクに設定して、一日の仕事を振り返るという感覚でメモを確認しましょう。

(3)メモ帳にはメモをしない

最後に、「メモ帳にはメモをしない」のがメモを振り返るための最大のポイントです。
 
紙のメモ帳の場合、使い始めこそは丁寧に使って何度もメモを振り返ることもしますが、次第に何が書いてあるのか分からないメモになり、そのまま放置されるようになります。つまり、メモを振り返らない根本的な原因は「メモ帳そのもの」だったのです。
 
そのため、紙のメモ帳ではなく、デジタルの「メモアプリ」を使いましょう。メモアプリには、「メモのタイトルや日付を入力する枠」が用意されていたり、メモごとに「見返すタイミングを知らせるタスク管理機能」が備わったりしています。
 
また、メモアプリは常に肩身はなさずに持っているスマホから利用できるので、気軽にメモを見返せるのもポイントです。


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【納得】メモを見返すのにアプリが有効な理由

これまで、メモを見返す習慣をつくるためにはメモアプリが必要であると説明しました。そこで以下では、さらに具体的にメモアプリが「メモを見返す」という習慣づくりに有効な理由を解説します。

見直すタイミングを設定できる

メモを見返す習慣を付けるために、一部のメモアプリに備わっている「タスク管理機能」を使いこなしましょう。
 
タスク管理機能は、設定した期限になると通知がくるように設定できる機能です。そのため、「メモを見返そうと思っていても、どうしても後回しにしてしまう」という状況を一気に解消できます。
 
タスクは期限ごとに絞り込み検索できるメモアプリもあるので、期限が迫ったタスクだけを一覧で確認することも可能です。

検索機能が充実している

メモアプリには検索機能が搭載されているものがあります。
 
紙のメモ帳を使っていると、確認したいことがあった際にメモを一つひとつ見返さなければなりません。しかし、メモアプリの検索機能は、メモのタイトルや本文に含まれるキーワードを入力するだけで、該当のメモのみがすぐに表示されます。
 
以上のように、メモアプリには「あとから振り返る」という本来の目的を満たすための検索機能が備わっており、メモを探す無駄な時間を大幅に減らしてくれるのです。

部下へ簡単な連絡ができる

最後に、一部のメモアプリには、チームでメモを共有し、メッセージを送り合える機能を搭載するものがあります。
 
とくに、ビジネス向けのメモアプリでは、個人向けメモアプリのように共有リンクなどを発行する必要はなく、メモを作成した瞬間からメンバーへ共有される便利な仕様です。メモはすぐに社内で共有されるので、メールのような情報の行き違いが少なくなります。
 
また、メモごとにメッセージ機能が紐づけられたメモアプリでは、チャットアプリのように「話題が乱立してしまう」という状況が改善されます。同時に、Wordファイルをメールやチャットアプリに添付して部下とやりとりする必要もなくなるのです。
 
以上のように、ビジネス向けメモアプリの導入を検討するチームでは、部下と簡単なコミュニケーションがとれるメッセージ機能が搭載されているメモアプリを選びましょう。


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誰でもメモを見返す習慣をつくれるアプリ

以下では、誰でもメモを見返す習慣をつくれるアプリをご紹介します。
 
メモを見返すためには「メモにタイトルを付ける」「メモを見返すタイミングを決める」のが効果的です。メモにタイトルを付ければ「何について書いてあるメモか」がすぐに分かり、メモを見返す日時をあらかじめ決めておけば予定として消化できます。
 
そして、紙のメモ帳ではなくメモアプリを使えば、タイトルに含まれるキーワードから特定のメモを探し出す「検索機能」や、見返す期限をメモごとに設定できる「タスク管理機能」が利用可能です。
 
以上のことからも、メモを見返す習慣をつくるためには特定のメモをすぐに探し出せる高度な検索機能があり、メモごとにタスク管理ができる「Stock」が適しています。
 
Stockの「ノート」にメモを残せば、そのまますぐに任意のメンバーへ共有されるので、仕事の情報共有に最適です。また、ノートには期限を設定する「タスク」が紐づいているだけでなく、部下とやりとりできる「メッセージ」もあり、複数のアプリを併用する必要がありません。

あらゆるメモを残せて簡単に見返せるアプリ「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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メモを見返す習慣を付ける工夫まとめ

これまで、メモを見返さないデメリットや習慣化する工夫、メモアプリをおすすめする理由をご紹介しました。
 
紙のメモ帳の場合、最初の数日はメモを見返しますが、次第にメモしたこと自体を忘れるようになり、見返さずに放置されます。つまり、メモを振り返らない根本的な原因は「紙のメモ帳」にあるのです。
 
そのため、「部下から何度も同じ質問が来ないようにしたい」というマネジメント層は、すぐに紙のメモ帳をやめさせてメモアプリを導入しましょう。メモアプリのなかにはメモを見返す期限を設定して、時間になったら通知がくるようにできるものがあります。
 
しかし、紙からデジタルへの移行は簡単ではないので、メモを見返す習慣づくりのために必要な機能が過不足なく搭載され、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」を使い、メモを有効活用すべきです。
 
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