働き方改革の影響を受け、多くの企業が取り組んでいる業務効率化ですが、人手不足の進んでいる介護業界においては、とくに重要性が高まっています。
しかし、業務効率化をしなければならない一方、具体的に何をすれば効率化できるのか分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護業界での業務効率化を実現するアイデアや介護業界の業務改善事例を中心にご紹介します。
- 人手不足により業務負担が増え、申し送りに時間がかかっている介護施設の管理者
- 紙や口頭での情報共有が中心で、確認作業に追われている現場スタッフ
- シフト制により、情報共有の引き継ぎミスが発生しやすいと感じている介護主任
上記に当てはまる方は今回の記事を読むと、介護業界での業務効率化の重要性を理解し、アイデアを活用して自社の業務効率化を進められるようになります。
目次
介護業界での業務効率化が必要な背景
以下では、介護業界での業務効率化が必要な背景をご紹介します。いずれも、介護業界が抱える根本的な課題に直結するため必見です。
深刻な人材不足と業務負担の増加
1つ目は、深刻な人材不足により、既存のスタッフ1人当たりの業務負担が増えてきていることです。
多くの介護現場は慢性的な人材不足に陥っており、実際、公益財団法人介護労働安定センターの「介護労働実態調査」では、介護事業所の60%以上が人材不足を感じていると答えています。
そのため、人材不足のなかでも業務を進めていくには、日々のケア記録や情報共有といった業務を効率化し、スタッフの負担を減らすことが重要です。
高齢化社会とニーズの多様化
2つ目は、高齢化が進み、介護サービスに対するニーズがますます多様化していることです。
日本の高齢化は急速に進んでおり、2023年10月時点の高齢化率は29.1％に達しています。（参考：内閣府｜令和6年版高齢社会白書（全体版））
さらに、利用者の健康状態や生活習慣が多岐にわたるため、個々のニーズに合わせた柔軟なケアプランの作成も不可欠です。そのためには、個別の情報を正確に管理・共有できる仕組みが求められています。
介護業務の非効率を放置するリスク
以下では、介護業務の非効率を放置するリスクを解説します。小さな課題でも、放っておくと深刻な問題に発展してしまう恐れがあります。
職員の負担増加
1つ目のリスクは、 職員の負担が増加することです。
介護現場ではすでに人手不足が慢性化しており、業務を限られた人数で回している状況が多く見られます。こうした状態で業務の効率化が進まないと、1人あたりが担当する業務が増え、休憩時間の圧迫や残業の常態化につながってしまいます。
さらに、業務負担が増え続けることで心身の疲労が蓄積し、ミスの発生やモチベーション低下を招くだけでなく、最終的には離職者の増加にもつながる恐れがあるのです。
引き継ぎミス
2つ目のリスクは、引き継ぎミスが発生することです。
介護現場ではシフト制が基本となっており、複数の職員が同じ利用者を交代で対応しています。しかし、紙や口頭中心で申し送りをしている場合、「誰がどこまで対応したのか」といった情報が残りにくく、確認に時間がかかってしまいます。
その結果、申し送り漏れや認識のズレが発生しやすくなり、対応の重複や抜け漏れなどが発生する恐れがあるのです。
利用者対応の質低下
3つ目に考えられるリスクは、利用者対応の質が低下することです。
介護現場では、記録作成や申し送りの事務作業に時間がかかるほど、利用者の直接的なケアに充てられる時間が圧迫されてしまいます。その結果、業務に余裕がなくなり、声かけや観察の時間が短くなるなど、対応が機械的になりやすくなります。
その結果、利用者の状態変化に気づくのが遅れたり、個別ニーズに応じたケアが行き届かなくなったりするなど、サービス全体の質低下につながる恐れがあるのです。
介護業務が効率化できない原因
以下では、介護業務が効率化できない原因を解説します。「介護業務の効率化を図っているが、うまくいかない」という方は必見です。
同じ内容を何度も記録している
1つ目の原因は、同じ内容を何度も記録しているためです。
介護現場では、バイタル記録・食事記録・排泄記録などを複数の帳票へ転記しているケースがあります。さらに、申し送り内容を紙にまとめたり、介護ソフトへあとから入力したりすることで二重入力が発生し、記録業務が現場の大きな負担になっているのです。
こうした状態では、記録するのに時間がかかるだけでなく、転記の過程で記入漏れや入力ミスが発生するリスクも高まります。その結果、本来注力すべき利用者とのコミュニケーションや見守りの時間が減ってしまうのです。
シフト制で情報共有が分断される
2つ目の原因は、シフト制で情報共有が分断されることです。
介護現場ではシフト制であることが多いため、職員が入れ替わり、同じ利用者を異なる職員が断続的に対応しています。しかし、申し送りや記録が十分に整理されていない場合、利用者の状態変化や対応内容が次のシフトに正確に引き継がれないことがあります。
その結果、対応内容の確認のために過去記録を遡って確認したり、前任者に個別で確認したりする手間が発生し、現場全体の業務効率が低下する原因となるのです。
紙や口頭で申し送りしている
3つ目の原因は、紙や口頭で申し送りしているためです。
介護現場では、申し送りが紙や口頭に依存しているケースが多く、その場では情報が共有されてもあとから振り返れる形で残りにくいという課題があります。そのため、「その日出勤していた職員にしか情報が伝わっていない」といった状態になりやすいです。
その結果、申し送り漏れや認識のズレが発生しやすくなり、「服薬状況の確認漏れ」「利用者への同じ説明の繰り返し」といった問題につながります。また、必要な情報を探したり担当者へ確認したりする手間が増え、本来の業務時間を圧迫してしまうのです。
業務マニュアルが整備されていない
4つ目の原因は、業務マニュアルが整備されていないためです。
介護業務についての手順や判断基準が明文化されていない場合、職員ごとの経験や判断に依存した対応になりやすくなります。その結果、「どこまで対応するか」「どのタイミングで報告するか」といった基準にばらつきが生じる恐れがあるのです。
また、新人職員の教育においても、業務内容を一つひとつ口頭で説明する必要があり、教育担当者の負担が増えるだけでなく、習熟度にも差が出やすくなります。そのため、誰でも同じ手順で業務を確認できる仕組みがないと、現場全体の効率低下につながります。
介護の業務効率化を実現するアイデア5選
以下では、介護業界での業務効率化を実現する5つのアイデアを解説します。自社ではどの方法の導入が効率化に繋がるかを見極めたうえで実行していきましょう。
業務を標準化する
1つ目は、業務を標準化することです。
介護現場では、入浴介助・食事介助・排泄介助・申し送りなど、日々の業務内容が多岐にわたりますが、職員ごとにやり方や判断基準が異なると、対応品質にばらつきが生じたり、引き継ぎ時に混乱が起きたりする原因になります。
そのため、マニュアルを作成するなどして、「どのような手順で対応するか」といった業務ルールを明確に統一し、誰が対応しても同じ品質で業務が進む状態を作ることが重要です。
記録フォーマットを統一する
2つ目は、記録フォーマットを統一することです。
介護現場では、バイタル・食事量などの申し送り内容が職員ごとに書き方や粒度にばらつきがあると、「必要な情報が抜けている」「どこを見ればいいのか分かりにくい」といった問題が発生し、確認作業に時間がかかってしまいます。
そのため、あらかじめ記録項目や書き方のルールを統一したフォーマットを用意し、誰が記録しても同じ情報構造で申し送りができるようにすることが重要です。
申し送り方法を見直す
3つ目は、申し送り方法を見直すことです。
介護現場では、従来の紙や口頭による申し送りが中心となっているケースが多く見られます。しかし、紙や口頭では、聞き漏れや書き漏れなどが発生しやすく、あとから内容を確認したい場合にも情報が散在していて探しにくいという課題があります。
そのため、申し送り内容を記録として残し、その場にいない職員にも適切に情報共有できる環境を整えるべきです。こうした状態であれば、早番・日勤・遅番・夜勤など勤務時間が異なる職員でも必要な情報をいつでも確認できるようになります。
役割分担を明確にする
4つ目は、役割分担を明確にすることです。
業務の担当範囲が曖昧なままだと「誰かがやっているだろう」という状態が生まれ、対応の抜け漏れや業務の重複が発生しやすくなります。その結果、利用者対応の遅れや職員間の認識のズレにつながります。
そのため、「誰が・どの業務を・どこまで担当するのか」を明確に決め、チーム全体で役割を共有することが重要です。また、清掃や洗濯など介護以外の周辺業務については外部委託の活用も検討し、職員が本来の介護業務に集中できる環境を整えることが重要です。
ITツールで情報共有を一元化する
5つ目は、ITツールで情報共有を一元化することです。
介護現場では、情報が紙・ホワイトボードなど複数の手段に分散しているケースが多く、「必要な情報がどこにあるのか分からない」といった状態が発生しやすくなります。その結果、情報確認に時間がかかり、現場の介護業務そのものを圧迫してしまいます。
そのため、記録や申し送り、利用者情報などをITツール上で一元管理し、常に最新情報を同じ場所で確認できる仕組みを整えることが重要です。情報を集約することで、検索時間の削減だけでなく、記録の紛失や伝達漏れといったリスクの軽減にもつながります。
介護現場のITツール選びで重要なポイント
以下では、介護現場のITツール選びで重要なポイントを解説します。以下のポイントを押さえて、自社に合ったITツールを導入し、介護業務を効率化させましょう。
ITが苦手でも使えること
1つ目のポイントは、ITが苦手でも使えることです。
介護現場では、職員の年齢層や経験年数によってITリテラシーに差があるため、操作が複雑なツールを導入してしまうと、「入力方法が分からない」「結局一部の人しか使わない」といった状態になります。その結果、次第に現場で使われなくなるのです。
そのため、日々の記録や申し送りを直感的に入力・確認できるような、シンプルな操作性のITツールを選ぶことが重要です。
スマホで簡単に記録できること
2つ目のポイントは、スマホで簡単に記録できることです。
介護現場では、バイタル測定や排泄介助、食事介助などの対応内容を記録する場面が頻繁にあります。しかし、記録のたびに事務所へ戻ってPCを開く運用では、入力があと回しになりやすく、記録漏れの原因になります。
そのため、業務の合間や利用者対応の直後に、その場でスマホからすぐに記録・確認できるようなITツールを選ぶことが重要です。たとえば、「Stock」であればスマホでも職員同士で円滑に情報共有できます。
情報が埋もれないこと
3つ目のポイントは、情報が埋もれないことです。
介護現場は、シフト制であることが多いため、時間帯の異なる職員同士での情報の引継ぎが頻繁に発生します。そのため、チャットやメールのように時系列で情報が流れてしまう仕組みだと、過去の対応内容を探すのに時間がかかってしまいます。
さらに、こうした状態だと利用者の状態変化や家族からの要望、過去の事故報告などが埋もれてしまい、適切なケアができません。そのため、利用者ごと・案件ごとに情報を整理しつつ、すぐに過去の記録へアクセスできるITツールを選ぶことが重要です。
介護業界での業務効率化に貢献するITツール
以下では、介護業界の業務効率化に貢献するITツールをご紹介します。
介護現場では、シフト制勤務や多職種連携によって、申し送りや利用者情報の共有が複雑になりやすいです。とくに、紙や口頭で情報共有していると、確認漏れや転記作業が増え、現場負担につながります。
一方で、紙やメールでの運用を続けると、過去の情報が埋もれやすく、シフトをまたいだ情報共有にも手間がかかります。さらに、機能が複雑なツールは、ITに不慣れな職員へ定着しないケースも少なくありません。
そのため、介護業界の業務効率化には、「情報をリアルタイムで共有できること」「記録を簡単に蓄積・管理できること」「ITが苦手な職員でも迷わず使えること」が重要です。
そこでおすすめなのが、介護記録を簡単に共有・蓄積できる「Stock」です。Stockでは、「ノート」に申し送りを残すだけで、シフトをまたいでリアルタイムに情報共有できます。また、「テンプレート」を使えば記入漏れを防ぎながら、業務負担を減らせます。
介護業界の情報管理・共有を最も簡単に効率化する「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有ツール「Stock」を活用した介護業務改善事例
合同会社アクラスの事例
合同会社アクラスでは、利用者に関する情報の一元管理に「Stock」を活用しています。
同社では、以前までタイムライン形式のツールを利用して情報を管理していました。しかし、タイムライン形式では、情報がことごとく流れていってしまいます。その結果、あとから情報を共有したい場合に、過去の情報を探すのに手間がかかっていました。
そこで、「情報が流れていく」という課題を解決してくれるツールを探していたところ、Stockの存在を知り、導入を決めました。
その結果、職員全員が情報に即座にアクセスできるようになりました。とくに「利用者の情報」をStockで管理することで、いつでもどこでも利用者の情報を知れるようになり、利用者に対して「点のケア」でなく「線のケア」を施せるようになりました。
株式会社アットティーの事例
株式会社アットティーでは、社内の情報共有の効率化に「Stock」を活用しています。
同社では、以前まで紙で情報共有をしていました。しかし、紙での情報共有はリアルタイム性がなく、情報が遅れて共有されてしまいます。その結果、最新の情報を知らないまま現場対応してしまうといった問題が発生していました。
そこで、情報共有のクラウド化を検討していたところ、Stockのことを知り、すぐに導入を決めました。
その結果、Stockの「ノート」に記載した情報はすぐに共有され、リアルタイムでの情報共有が実現しました。また、スマホにも対応しており、即情報を書き留められるため、「共有をあと回しにして忘れる」といった事態がなくなりました。
リハビリデイサービスエールの事例
リハビリデイサービスエールでは、介護業務に関する情報の一元管理に「Stock」を活用しています。
同社では、以前までチャットツールを使って情報共有をしていました。しかし、チャットツールでは情報がことごとく流れていってしまう点で不便さを感じていました。
そこで、「蓄積型」の情報共有ツールを探していたところ、Stockに出会い、導入を決めました。
その結果、いつでもどこでも情報を記載・管理できるようになり、本来の業務にあたる時間を増やせました。また、監査を受けるときには、Stockで管理している情報を提出するだけで完結するため、業務負担を軽減しています。
3ステップ｜介護業務の効率化の手順
以下では、介護業務を効率化させるための手順を3ステップで解説します。手順を具体的に知りたい方は必見です。
（1）業務に優先順位をつける
業務効率化の第一歩は、業務に優先順位をつけることです。
介護現場では、入浴介助・食事介助・排泄介助・記録業務など多くの業務を並行して進めます。しかし、すべてを同じ優先度で対応していると、緊急性の高い対応があと回しになったり、記録業務に時間が取られすぎて現場対応が圧迫されたりすることがあります。
そのため、「利用者対応に直結する業務」「事務作業」のように業務を分類し、どれを優先するべきかを明確に整理することが重要です。優先順位が明確になることで、限られた人員でも判断に迷わず動けるようになり、業務全体の流れがスムーズになります。
（2）無駄な業務を削減する
次に、無駄な業務を削減しましょう。
介護現場では、同じ内容を複数の帳票に転記したり、口頭で伝えた内容を改めて紙に記録したりするなど、本来のケア以外の作業に時間を取られているケースが少なくありません。
そのため、まずは「本当に必要な業務かどうか」を見直し、重複している作業や目的が曖昧な手順を整理することが重要です。削減できる業務を減らすことで、介護や利用者対応など本来注力すべき業務に時間を割けるようになるのです。
（3）定期的に振り返る
最後は、定期的に振り返りましょう。
介護現場では、業務改善をしても「現場の負担が本当に減っているか」「記録漏れや申し送りミスが減ったか」といった効果が感覚的なままになってしまうことがあります。その結果、改善したつもりでも実態としては負担が変わっていないケースも起こり得ます。
そのため、記録時間の短縮や申し送りのミス件数、残業時間などの具体的な指標をもとに効果を確認し、現場スタッフの声も踏まえて改善内容を見直すことが重要です。こうした振り返りを繰り返すことで、現場に本当に合った業務フローを定着させられるのです。
介護業界での業務効率化を実現するアイデアや業務改善事例まとめ
これまで、介護業界での業務効率化を実現するアイデアや介護業界の業務改善事例中心にご紹介しました。
人材不足と高齢化によって業務効率化がとくに重要視されている介護業界では、現状の業務フローを見直し、情報共有にITツールを活用することがポイントです。この仕組みがあれば、事務作業の負担を軽減し、本来の業務である介護業務に専念できます。
ただし、機能が多すぎるツールを導入すると、ITに不慣れな職員には扱いづらく、最終的に定着しない恐れがあります。そのため、必要な機能が過不足なく備わって、誰でも直感的に操作できる「シンプルな情報共有ツール」を選ぶことが重要です。
なかでも、介護の業務効率化には、誰でも簡単に情報を管理・共有できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社の業務効率化向上を実現しましょう。
