働き方改革の影響を受け、多くの企業が取り組んでいる業務効率化ですが、昨今介護業界においてもその重要性が説かれてきています。
しかし、業務効率化をしなければならないと考える一方、具体的に介護業務において何をすれば改善できるのかよくわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護業界での業務効率化が必要な背景や、効率化に役立つアイデアを解説します。
- 介護業界での業務効率化が必要な背景を理解したうえで、業務効率化に取り組みたい
- 業務効率化改善に役立つ具体的なアイデアが知りたい
- 最も簡単かつ効果的に業務効率化を進められるITツールが知りたい
という方は今回の記事を読むと、介護業界での業務効率化が必要な背景を理解し、アイデアを活用して自社の業務効率化を進められるようになります。
目次
介護業界での業務効率化が必要な背景
介護業界における業務効率化が求められる背景には「今ある労働力を最大限に発揮するため、業務効率化を実現し、業務上の無駄を省く必要」がある点が挙げられます。
公益財団法人介護労働安定センターの「介護労働実態調査」によると、人材不足を感じていると答えた介護事業所は60%以上あり、労働者のおよそ50%以上が人材不足に対して悩みを抱えていることが明らかになっています。
こうした人材不足が続く介護業界においては、足りない労働力を補う取り組みが不可欠です。
しかし、いくら採用の間口を広げたところで、新規人材が流入してこなければ労働力の向上にはつながりづらいため、徹底的な業務改善が必要です。つまり、業務効率化は、離職防止と新規人材獲得双方に貢献する重要な施策となると言えます。
介護業界での業務効率化を実現するアイデアとは
以下では、介護業界での業務効率化を実現する4つのアイデアを解説します。自社ではどの方法の導入が効率化に繋がるかを見極めたうえで実行していきましょう。
業務の見える化
業務効率化を実現するうえで最も簡単な方法が、業務を見える化することです。
事業所でどのような業務に取り組んでいるのか、個々の職員が何の業務を今実行しているのかといった情報が不透明なままだと、作業が重複したりほかの職員の作業遅れが原因で作業に支障をきたしたりする恐れがあります。
こうした無駄を省くためにも、まずは事業所の全体像を把握し、個々の職員が抱える業務を可視化しましょう。可視化したうえで、まとめられる作業や省略できる作業があれば徹底的に省き、最小限の労力で業務が進めれられるように再構築します。
業務の標準化
業務を標準化し、誰でも同じ作業ができるように調整するのも業務効率化に貢献します。
経験年数の違いによってスキルに差があるなかでも、行うべき業務内容に差があるような事態は避けなくてはなりません。たとえば、所属するすべての職員がいつでも同一品質で業務が遂行できるよう、マニュアルを活用するのも効果的です。
マニュアルに基づいて判断が行えるように基準を明確化しておけば、介護のクオリティを均一化させることにも貢献します。
チームプレイの強化
業務を効率的に進めるには、チームプレイの強化を行いましょう。
介護業界では早番や夜勤などの交代制度が導入されており、24時間利用者のサポートをするという施設がほとんどです。そのため、出勤者が来る度に引き継ぎを行うというのも少なくはありません。
業務効率化を図るには、この引き継ぎそのものを効率化する必要があります。具体的に、報告にて業務内容をそのまま話すのではなく、引き継ぎ相手にどのような情報を共有すべきかを考慮したうえで、引き継ぎを行わなくてはなりません。
たとえば、トイレ介助の必要性のある利用者がいた場合は「いつもより多く水を飲んだから、早めの声掛けを行ったほうがいい」など、その場にいなければ分からない情報を共有できれば、引き継ぎ後の業務を速やかに進められます。
相手を意識した情報共有によって、必要な情報が過不足なく伝わるうえ、チーム間での信頼関係の構築が見込めます。
ITツールの導入
ITツールを導入すると、デジタル化によって業務効率化を実現できます。
介護業界ではいまだに記録や情報共有を紙ベースで行っているという企業が多くあります。手書きでの作業は非効率的であり、内容の修正や加筆に手間がかかるのはもちろん、リアルタイムで情報共有ができないというデメリットがあります。
こうした手書きでの記録作業をITツールに移行し、すべてをデジタル化して管理することで、より効率的に情報共有が行えるようになります。
仮に忙しくて十分な引き継ぎの時間がとれないといった事態に陥っても、ツールに記載さえしておけば内容の確認ができるので、引き継ぎ漏れや確認漏れによるトラブルリスクを軽減できます。
介護業界での業務効率化に貢献するITツール
以下では、介護業界の業務効率化に貢献するITツールをご紹介します。
無駄な業務を省き効率化を実現するうえで、まず取り組むべきはアナログな手作業での業務の廃止です。介護記録や日報、引き継ぎ事項に至るまで、これまで手書きや口頭での共有を行っていた「情報共有の仕組みをITツールに集約させて管理」しましょう。
しかし、ツール選定時には、事業所内のITリテラシーに沿ったツールかどうかの十分な見極めが必要です。見極めが不十分なまま導入を進めれば「ツールを導入したにも関わらず、社内浸透が進まない」という事態に陥りかねません。したがって、そのツールで利用できる機能はもちろん、全職員が迷わずに利用できるかどうかを十分確認しましょう。
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は、直感的な操作で介護業界での情報管理・共有を最も簡単に効率化できる情報共有ツールです。
「ノート」に直接、「介護記録」や「引き継ぎ内容」を記載するだけで簡単に情報共有が行えます。さらに、シンプルに設定できる「タスク」を利用すれば職員ごとに抱えている業務量が可視化されるため、業務の不均衡化を防げます。
介護業界の情報管理・共有を最も簡単に効率化する「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
介護業界での業務効率化が必要な背景や効率化のアイデアまとめ
ここまで、介護業界での業務効率化が必要な背景や効率化のアイデアを解説しました。
慢性的な人材不足に陥っている介護業界では、今ある労働力を最大限活用し、かつ業界の持つイメージ向上による新規人材の流入を増やすためにも業務効率化が必要不可欠です。
業務の標準化や業務の見える化など、業務効率を改善するアイデアはさまざまです。なかでも最も簡単かつ効果を実感しやすいのが、非効率なアナログ作業で扱っていた情報を「管理」しながら、チーム間の情報「共有」も効率化できるITツールの導入になります。
しかし、ツールによっては利用できる機能に差があるため、選定時には十分な注意が必要です。職員の負担を考慮したうえで、機能ごとにツールを併用するような運用ではなく、業務進行上過不足のない機能が搭載されたツールを使いましょう。
今回ご紹介したStockは、「ノート」「メッセージ」「タスク」のシンプルな機能で、業務に必要な情報共有ができるツールです。非IT企業を中心に現在200,000社以上の企業に導入されており、業務効率化の実現に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社の業務効率化向上を実現しましょう。
