日々の仕事をする上で欠かせないタスク管理ですが、苦手意識をお持ちの方もいるのではないでしょうか。
 
「いつもギリギリになって焦る」「仕事のスケジュールがうまく立てられない」というのはタスク管理にありがちな悩みです。
 
そこで今回の記事では、タスク管理が苦手な人がやってしまいがちなことと、効率よくタスク管理するためのポイントをご紹介させていただきます。
 
タスク管理に課題を抱えている方は、是非今回の記事を参考にしていただければと思います。

 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

タスク管理が苦手な人がやってしまうこと

洗い出したタスクの粒度が大きい

例えば、タスクを作成するとしても「資料を作成する」というタスクだけでは、粒度が大きすぎます。
 
資料を作成するには、「リサーチをする」「構成を考える」など、より細かい作業に落とし込むことができるはずです。
 
大きな塊のままでタスクを設定すると漠然としたイメージで捉えてしまうため、達成するために何から手をつけていいのかわからないという状況に陥りやすいです。

タスクの見積もり時間が曖昧

タスク管理が苦手な人は、時間の見積もりを行わない傾向があるため、納期のギリギリにタスクに取り掛かるということが多いです。
 
結果、「思ったよりも時間がかかってしまった」「終わると思ってたくさんタスクを詰め込みすぎてしまった」という事態に陥りかねません。
 
仕事には必ず納期があるので、この納期を管理し、今進めるべきタスクを処理していくようにしましょう。
 
タスク管理に慣れていないうちは、少しゆとりを持って時間を設定しておくことがおすすめです。

タスクを記憶している

苦手な人ほど、タスクをメモせず、頭で覚えようとしてしまう傾向があります。
 
常に1つしかタスクを抱えていない場合は問題ありませんが、複数のタスクがある場合にはタスク漏れに繋がります。
 
タスク内容のメモをとる、後述するタスク管理アプリに設定するなど、内容を記録として残すことで、タスク漏れを防ぎましょう。

マルチタスクになっている

タスク管理が苦手な人に多いのが、メールのやり取りや資料作成など、複数の作業を同時にこなす、いわゆるマルチタスクの状態になっているというものです。
 
並行してタスクを行き来することにより、集中力が低下し、作業スピードが落ちてしまう傾向があります。

タスクの入れすぎ

タスクの入れすぎとは、業務時間内に終わらすことができないほど「タスク」を詰め込むことです。
 
「タスクを詰めすぎた結果、処理が追い付かず、結局次の日に持ち越してしまった」という事態を防ぐためにも、各タスクの時間を見積もり、1日で終わらすことができる「タスクの量」に調節しましょう。

仕事を全て請け負ってしまう

いくらタスク管理が上手くなっていても、膨大なタスクがあれば終わらすことができません。
 
膨大のタスクの中には、同僚や上司に仕事を頼まれたタスクもあるでしょう。
 
本来進めるべきタスクが、重要でない他のタスクに圧迫されてしまうことがないよう、できないことを無理に請け負わない、別の人に仕事を依頼するなどして、タスクの絶対量を減らす工夫をしましょう。
 
関連記事: タスク管理(ToDo管理)とは?具体的なタスク管理の仕方を解説
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

できる人に共通しているタスク管理のポイントとは?

タスクを細かく洗い出す

具体的な作業レベルまで落とし込んだ上で洗い出すことがポイントになります。
 
上述の通り、タスク管理が苦手な方は、タスクを洗い出す際に粒度が大きくなってしまいやすいです。
 
できるだけ細かく洗い出すことで、見積もりも立てやすく、完了までの工程を視覚的にも確認しやすくなります。

タスクの優先順位をつける

洗い出したタスクをただこなすのではなく、優先度順に並べ替えて処理することで業務を効率よく進めることができます。
 
「緊急度」や「重要度」に応じてタスクを分類し、やるべきタスクを見える化していきましょう。
 
また、優先順位の高いものから順に処理していくことで、納期に間に合わないなどの状況を回避できます。
 
また、この時にすぐに終わるタスクから片付けるというのも一つの方法です。
 
次にやるべきタスクの納期や作業のボリュームに合わせて分類することをおすすめします。

タスク管理をするための仕組み作り

タスク管理が上手い人は、自分なりのタスク管理の仕方を確立できています。
 
たとえば「メモ帳を使う」「付箋を使う」「ツールを使う」など、人によって様々な管理方法があります。
 
その方法がアナログなのか、デジタルなのかという点も含めて、自分に合った手法を探し選択することが大切です。

シングルタスクにする

タスクを効率的にこなすためには「マルチタスク」ではなく、「シングルタスク」にする必要性があります。
 
シングルタスクにすると、タスクの切り替えがないため、目の前のタスクのみに集中することができます。
 
タスクをシングルタスクにするには、「タスクの優先順位」をつけるだけです。
 
優先順位をつけることで、一つのタスクが終了するまで、タスクを切り替える必要がないため、最後まで集中することができます。

ゆとりを持たせる

この「ゆとり」とは、タスクの見積もりやタスク間の時間に、余裕を持たせるということです。
 
よくタスク管理でありがちなのは、一つのタスクが終わった後に、すぐに別のタスクを入れてスケジュールを組むことです。
 
また、見積もり時間がタイトに設定されている場合もあります。
 
人間の集中力には限りがあり、さらに業務を行ううちにタスクに対するトラブルが起きることもあります。
 
こうした事態にも対応できるよう、余裕を持ったタスク管理を心がけましょう。

タスクを整理する時間を作る

ただタスクを処理していくだけでなく、整理する時間を作ることで、よりタスク管理を効率化できます。
 
一番おすすめなのは、作業を始める前の「朝」の時間を整理にあてる方法です。
 
作業を始めながらではなく、作業を始める前にタスク整理をすることで、一日の流れをつかみやすくなります。
 
また、タスクが思うように進まない場合も、タスクを整理をおすすめします。
 
優先順位を入れ替えたり、進捗度を振り返ることで、業務を効率化することができます。
 
関連記事: タスク管理の方法とは?効果的に管理できる方法をツールも合わせてご紹介


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

お手軽タスク管理術

紙と付箋でタスク管理をする

用意するのは「紙」と「付箋」のふたつです。
まず初めに、下記画像のように「緊急度」と「重要度」を軸としたグラフを紙に書きます。
 
写真
 
次に、付箋に今日やるタスクを全て書き出し、重要度と緊急度を考慮しながら、グラフに貼り付けていきます。
 
こうすることで、優先度がより明確になり、視覚的にもどのタスクからこなしていくべきかが、理解できるようになります。
 
また、より優先度を理解しやすいように、付箋の色を変更するという方法もあります。
 
重要度を記載した紙を、デスクの上やボードに貼り付けるなどすれば、タスク忘れも防止できるようになります。

エクセルやスプレッドシートでタスク管理をする

日常的にエクセルを使って作業をすることが多い人は、エクセルやスプレッドシートでのタスク管理がおすすめです。
 
タスク名や作業開始日、終了日、重要度やステータスなどといった項目の表を作成し、あとは表にタスクを記載していくだけです。
 
フィルター機能を使って、「重要度の高いタスクのうち開始日が一番古いもの」などといった特定の条件のタスクを調べることも出来ます。
 
スプレッドシートを利用すれば、いつでもオンラインで確認・共有が出来るため、チームでのタスク管理にも使えます。

オンラインカレンダーでタスク管理をする

Googleカレンダーなどのオンラインカレンダーに直接タスクを入力して管理することもできます。
 
過去のタスクについて確認するのも簡単で、カレンダーによっては時間になったらメールなどで通知を受けることが出来るものもあります。
 
また、Googleカレンダーではタスクにサブタスクをつけることが出来るので、細分化したタスクを大本のひとつのタスクに関連付けるといったことも可能です。

タスク管理アプリを導入する

チームでタスクを管理するのであれば、タスク管理アプリを導入する方法が一番おすすめです。
 
手書きのTodoリストは確かに便利ですが、複数人で管理することが難しく、「出張先でタスクを確認したい」というときに不便です。
 
また、チーム内でのタスクの遂行状況などが分かりにくいというデメリットもあります。
 
アプリを利用することで、いつでもスマートフォンやパソコンからタスクがチェックすることができるようになります。
 
また、タスク管理アプリにはコミュニケーションツールとしての機能を含んでいるものや、ストレージとして使えるものもあるので、「タスクの内容についてメッセージでやりとりがしたい」「タスクに関連するデータを一緒に管理したい」という場合には最適です。
 
関連記事: タスク管理で仕事を見える化し、生産性を向上させよう!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

苦手なタスク管理を効率化できるツールとは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
関連記事: 使いやすいタスク管理アプリ20選!今すぐ使ってタスク漏れを防ごう


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

まとめ

苦手意識を持たれがちなタスク管理ですが、自分に合った方法を選び、ひとつひとつの設定に注意すれば誰でも簡単に管理ができるようになります。
 
適切にタスク管理を行い、確実に処理を進めていくことはビジネスパーソンにとって必要不可欠であり、タスク管理に確実性が出てくることは、自身の成長にも繋がります。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容を実践して、タスク管理に取り組んでみていただければ幸いです。

 

関連記事: 【2021年最新版】タスク管理とは?チームで使える19個のオススメ管理ツールも徹底比較